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SOCIALIZACIÓNSGI
SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA
MANEJO DE ARCHIVOS
IMPORTANCIA DEL MANEJO DE ARCHIVOS
• Salvaguardar el patrimonio documental del Instituto
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
• Conservar los documentos organizados como evidencia del
cumplimiento de los procesos y funciones de la entidad
• Racionalizar y optimizar los recursos involucrados en la
producción, almacenamiento y conservación de documentos
• Conformar una base documental útil para facilitar la toma de
decisiones y la transparencia en la gestión
• Cumplir con la normatividad vigente en relación a la gestión documental
• Las carpetas no deben llamarse “varios, correspondencia, misceláneos o documentos”, el
nombre esta dado en la TRD.
• Para perforar documentos se debe tener en cuenta: - Alinear los documentos en la parte
superior y no en el centro. - Usar ganchos plásticos - Perforar los documentos de manera
que no se afecte la información.
• Los documentos producidos o recibidos deben ser archivados inmediatamente de acuerdo
a la TRD, para evitar que se acumulen, dañen o pierdan.
• No es recomendable el uso de ganchos de cosedora, de ser indispensable se debe utilizar
un papel aislante blanco para evitar la oxidación.
• No se deben subrayar o resaltar los documentos para evitar manchas y deterioro
irreversible en los documentos.
RECOMENDACIONES GENERALES
Los siguientes no son documentos de archivo de gestión y se deben retirar de los
expedientes:
• Las notas post-It, notas o apuntes manuscritos.
• Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones de otras
entidades (siempre y cuando no hagan parte integral de los expedientes).
• Circulares informativas que no hagan parte de instrucciones en los procesos
misionales.
• Hojas en blanco, formatos sin diligenciar.
• Comunicaciones informativas que no requieren trámite
• Invitación a eventos sociales.
• Revistas, folletos publicitarios, publicaciones (material bibliográfico y revistas).
• Duplicidad de documentos.
• Listados de actualización permanente.
• Baberos.
• Memorando Interno de tramitación.
• El orden de los documentos dentro de la carpeta debe hacerse respetando
el orden natural en que fueron generados es decir, como se lee un libro.
• La ubicación correcta de los documentos debe
respetar el principio de orden original, es decir, en
orden cronológico.
• Mantener la integridad del trámite de los
documentos, es decir que las solicitudes o
comunicaciones estén acompañadas de su
correspondiente respuesta y/o antecedentes.
• La foliación debe hacerse en lápiz mina negra 2H o HB en la esquina
superior derecha de la hoja
“LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LOS PROCESOS
MISIONALES GEOGRÁFICOS, CARTOGRÁFICOS, AGROLÓGICOS,
CATASTRALES, GEODÉSICO Y DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO,
DEBEN CLASIFICARSE ACORDE CON LO ESTABLECIDO EN LAS
TRD TODA VEZ QUE SON DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE
REPRESENTA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN”
LISTADO MAESTRO DE DODUMENTOS – PROCESO DE GESTIÓN AGROLÓGICA
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTOElaboración y actualización de áreas homogéneas de
tierras con fines multipropósitoP40200-01/15.V4
INSTRUCTIVOTrabajo en campo para elaborar y/o actualizar Áreas
Homogéneas de Tierras con fines multipropósitoI40200-04/15.V3
METODOLOGÍAElaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con
fines catastralesM40200-01/15.V6
FORMATOLista de chequeo y evaluación documentos para ATH
multipropósitoF40200-01/15.V3
FORMATOCálculo del valor potencial para áreas homogéneas de
tierras multipropósitoF40200-02/15.V5
FORMATOControl de calidad temático Estudio de ATH con fines
multipropósitoF40200-05/15.V3
FORMATO
Verificación de Requisitos para ejercer control de calidad
temático en la elaboración y actualización de AHT con
fines multipropósito
F40200-09/15.V3
FORMATOCaracterísticas de los suelos para la elaboración y
actualización de AHT con fines multipropósitoF40200-10/15.V3
FORMATO Lista de chequeo de las carpetas de trazabilidad F40200-12/15.V3
FORMATOCaptura de datos de campo de áreas homogéneas de
tierras con fines multipropósitoF40200-16/15.V1
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE AHT
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE LEVANTAMIENTOS AGROLÓGICOS
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTO Levantamiento de Suelos a diferentes escalas P40100-01/14.V4
PROCEDIMIENTO Certificación Agrológica P40100-02/14.V1
INSTRUCTIVO Preparación de la información I40100-03/14.V2
INSTRUCTIVO Trabajo en campo I40100-04/14.V2
INSTRUCTIVO Zonificación Climática I40100-05/14.V1
INSTRUCTIVO Códigos Para los Levantamientos de Suelos I40100-06/14.V1
INSTRUCTIVOGestión Social en proceso de levantamiento
de suelos y sus aplicacionesI40100-07/15.V1
METODOLOGÍA Levantamiento de Suelos M40100-01/14.V2
METODOLOGÍAPara la clasificación de las tierras por su
capacidad de usoM40100-02/14.V2
GUIAInterpretación de fotografías aéreas con fines
de levantamiento de suelosG40100-01/14.V2
GUIAPara elaborar la memoria técnica de un
estudio de suelosG40100-02/14.V2
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
FORMATO Inventario cartografía base F40100-02/14.V2
FORMATOInformación secundaria para el
levantamiento y/o estudio de suelosF40100-03/14.V2
FORMATO Inventario imágenes de sensores remotos F40100-04/14.V2
FORMATO Perfiles de suelos - Información secundaria F40100-05/14.V2
FORMATO Planeación comisión en campo F40100-08/14.V2
FORMATOProgramación gastos de la comisión de
campoF40100-10/14.V2
FORMATOInforme de avance semanal y consolidado
de la comisión de campo.F40100-11/14.V2
FORMATO Descripción fotografías de perfiles de suelos F40100-12/14.V2
FORMATODescripción fotografías panorámicas para
levantamiento de suelosF40100-13/14.V2
FORMATOEntrega de información cartográfica análoga
o digitalF40100-15/14.V3
FORMATO Control de calidad levantamiento de suelos F40100-19/14.V2
FORMATO Trazabilidad del trámite F40100-20/14.V1
FORMATO Acta de contancia F40100-21/14.V1
FORMATO Solicitud y préstamo de material técnico F40100-22/14.V1
FORMATO Solicitud de certificación Agrológica F40100-23/14.V1
FORMATOLista de chequeo carpeta de trazabilidad
gestión socialF40100-24/15.V1
FORMATO Base de datos de actores sociales F40100-25/15.V1
FORMATOPlan de actividades de la comisión de
campoF40100-26/15.V1
FORMATO Lista de chequeo precampo F40100-27/15.V1
FORMATO Leyenda de Fotointerpretación FM40100-01/14.V1
FORMATO Certificación Agrológíca FM40100-02/14.V1
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTOElaboración de cartografía aplicada a la gestiónagrologica
P40500-01/15.V2
INSTRUCTIVOElaboración del Producto Digital de CartografíaTemática
I40500-01/15.V3
INSTRUCTIVO Operación del Sketchmaster I40500-02/14.V2
FORMATO Control de calidad a la cartografia temática digital F40500-02/15.V3
FORMATO Registro de ploteos F40500-03/15.V1
FORMATO Entrega de información análoga o digital F40500-04/15.V1
FORMATO Solicitud de información análoga o digital F40500-05/15.V1
FORMATOControl de calidad a productos cartográficosanálogos
F40500-06/15.V3
FORMATORegistro de préstamo de fotografías aéreas coninformación de suelos
F40500-07/15.V4
FORMATO Control de actividades geomáticas F40500-08/15.V1
FORMATOInsumos utilizados para elaborar productoscartográficos digitales de ATH
F40500-09/15.V3
FORMATO Inventario de archivo fotográfico F40500-10/15.V1
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE GEOMÁTICA
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTODiseño y Desarrollo de Políticas y/o
MetodologíasP40300-01/14.V1
INSTRUCTIVODiseño y Diagramación de
PublicacionesI40500-03/14.V1
FORMATO Informe de Comisión F40300-01/15.V1
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE PROYECTOS ESPECIALES
El formato de informe de comisión debe aplicarse por todos los funcionarios y
contratistas de la Subdirección de Agrología
El instructivo de diseño y diagramación de publicaciones aun cuando tiene código
del GIT de geomática es aplicado por el GIT de proyectos especiales y esta en
proceso de actualización.
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE INTERPRETACION
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTO Elaboración del Mapa de Cobertura de la Tierra P40700-01/15.V3
INSTRUCTIVO
Uso del software ARCGIS extensión estéreo
analyst en la interpretación geomorfológica a partir
de bloques fotogramétricos
I40700-01/15.V1
INSTRUCTIVOTrabajo de campo para la elaboración del mapa de
geomorfología aplicada a levantamientos de suelosI40700-02/15.V1
METODOLOGÍA Interpretación de Imágenes de Sensores Remotos M40400-02/14.V1
METODOLOGÍAActualización de Estudios de Cobertura de la
TierraM40700-01/15.V3
GUÍAInterpretación de fotografías aéreas con fines de
levantamientos de suelosG40700-01/15.V3
GUÍA
Elaboración de informe de descripción de las
unidades geológicas y geomorfológicas en los
estudios de suelos a diferentes escalas
G40700-02/15.V1
FORMATOInforme de producción "Corine Land Cover
Colombia"F40700-01/15.V3
DODUMENTOS VIGENTES GIT DE LNS
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
PROCEDIMIENTO Control de calidad, trabajo no conforme y aprobación de resultados de análisis P40600-05/14.V8
PROCEDIMIENTO Solicitud y custodia de elementos de laboratorio P40600-06/14.V3
PROCEDIMIENTO Analisis de muestras en el Laboratorio Nacional de Suelos P40600-07/15.V3
INSTRUCTIVO Medidas de seguridad en la ejecución de análisis I40600-01/14.V5
INSTRUCTIVO Muestreo, preparación, distribución y almacenamiento de muestras control internas I40600-02/14.V2
INSTRUCTIVO Elaboración, análisis y evaluación cartas control y duplicados I40600-03/15.V3
INSTRUCTIVO Aseguramiento de calidad de los procesos analíticos I40600-04/14.V4
INSTRUCTIVO Preparación y control de reactivos y soluciones para determinaciones analíticas I40600-06/14.V5
INSTRUCTIVO Limpieza de áreas de trabajo y material de laboratorio I40600-07/14.V6
INSTRUCTIVO Manejo de residuos analíticos I40600-08/14.V4
INSTRUCTIVO Control metrológico de equipos, instrumentos y patrones I40600-09/15.V6
INSTRUCTIVORequisitos generales para la selección, adquisición,inspección y evaluación de productos y
serviciosI40600-10/14.V3
INSTRUCTIVO Identificación, preparación y distribución de muestras para análisis I40600-18/14.V1
INSTRUCTIVO Determinación de bases intercambiables método del acetato de amonio 1N PH 7.0 I40600-19/14.V1
INSTRUCTIVO Recolección, preparación y mantenimiento de monolitos de suelos I40600-20/14.V1
INSTRUCTIVO Elaboración de secciones delgadas I40600-21/14.V1
INSTRUCTIVOCuantificación de microorganismos nitrificantes, amonificantes, celulíticos anaerobios, oxidantes de
azufre por la técnica de tubos múltiples,I40600-22/14.V1
INSTRUCTIVO Establecimiento de equivalente peso y preparación de diluciones para procedimientos biológicos. I40600-23/15.V2
INSTRUCTIVO Preparación y manejo de reactivos de campo I40600-24/15.V1
INSTRUCTIVO Determinación de la textura del suelo - Hidrómetro de Bouyoucos (Método Igac) I40601-05/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación de la capacidad de intercambio catiónico Método del acetato de amonio 1M, pH 7.0 I40601-06/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación fósforo disponible en suelos por el Método de Bray II modificado I40601-07/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación de la acidez intercambiable Método del KCl 1M I40601-08/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación del pH Método Potenciométrico I40601-10/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación del carbón orgánico por el Método Walkley - Black I40601-11/14.V6
INSTRUCTIVO Determinación de residuos de glifosato y AMPA en suelos mediante LC/MS I40601-12/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación de azufre disponible en suelo I40601-13/14.V2
TIPO DE
DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
INSTRUCTIVO Determinación de bicarbonatos y carbonatos en extracto de suelos I40601-14/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación de sulfatos en extracto de suelos método espectrofotométrico I40601-15/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación de la humedad de suelos por metodo gravimétrico I40601-16/14.V4
INSTRUCTIVO Determinación de nitrógeno total en suelos método kjendahl modificado I40601-17/14.V2
INSTRUCTIVODeterminación de retención de humedad del suelo a diferentes tensiones método del extractor de
presión con platos de cerámica y membrana de celulosa.I40602-01/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación de la distribución de particulas por tamaño -textura del suelo- Método de la pipeta I40602-02/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación de la densidad aparente del suelo por métodos: terrón parafinado y/o cilindro I40602-03/14.V2
INSTRUCTIVO Determinación del coeficiente de extensibilidad lineal - COLE - por los métodos: estándar y/o rodillo I40602-04/14.V2
INSTRUCTIVO Estabilidad estructural - método yoder I40602-05/14.V1
INSTRUCTIVOObtención y preparación de las fracciones arena, arcilla y muestras en polvo para análisis
mineralógicoI40603-01/14.V2
INSTRUCTIVODetección y cuantificación de coliformes totales, fecales y E.coli, en sustratos y aguas, por la técnica
de fermentación en tubos múltiplesI40604-03/15.V4
INSTRUCTIVO Determinación de la producción de CO2 biológico en suelos y sustratos método IGAC I40604-04/15.V3
INSTRUCTIVO Cuantificación de grupos funcionales por recuento en placa I40604-05/15.V3
INSTRUCTIVOCuantificación de huevos de helmintos presentes en agua y sustratos, método de Bailinger
modificadoI40604-06/15.V3
INSTRUCTIVO Cuantificación de microorganismos por la técnica en tubos multiples I40604-07/15.V3
INSTRUCTIVO Detección de Salmonella sp por cultivo en placa I40604-08/15.V3
INSTRUCTIVO Bioensayo de inhibición de germinación y productividad vegetal - Metodo IGAC I40604-09/15.V3
INSTRUCTIVO Evaluación y cuantificación de endomicorrizas- método IGAC I40604-10/15.V2
INSTRUCTIVO Extracción y cuantificación de nematodos de vegetales, sustratos y suelo I40604-11/15.V2
INSTRUCTIVO Cuantificación de mesofauna edáfica. I40604-12/14.V1
INSTRUCTIVO Siembra de Microorganismos en Superficie y Profundidad I40604-13/15.V1
INSTRUCTIVO Evaluación de Fitopatógenos en Suelo I40604-14/15.V2
INSTRUCTIVO Recuento de Células en Cámara de Neubauer I40604-15/15.V1
GUÍA Validación y cálculo de incertidumbre general de métodos analíticos G40600-02/14.V3
GUÍA Recomendaciones de fertilizantes y enmiendas G40600-03/14.V2
GUÍA Recomendaciones para la toma de muestras para análisis en el laboratorio de nacional suelos G40600-04/15.V1
• Utilizar en todo momento los elementos de protección personal.
• Cerrar el grifo de agua cuando no esté lavando el material.
• Verificar que ya ha finalizado el procedimiento analítico antes de proceder a lavar
el material de laboratorio.
• Mantener aseados los sitios destinados para el almacenamiento del material.
• Comunicar el daño de los materiales
• Al esterilizar en la autoclave disponga el material de manera que su contenido no
se derrame, para ello coloque las cajas Petri con la tapa hacia arriba y los tubos
con las tapas sin apretar.
• Utilizar la autoclave según lo establecido en las instrucciones básicas de uso del
equipo en la carpeta correspondiente al mismo.
LIMPIEZA DE ÁREAS DE TRABAJO Y MATERIAL DE LABORATORIO
• Se debe lavar lo más pronto posible el material empleado en cromatografía líquida de
alto desempeño (HPLC) y espectrometría de masas.
• Mantener la identificación de los envases empleados en cromatografía líquida de alto
desempeño (HPLC) para evitar su confusión.
• Evitar dejar las soluciones de hipoclorito de sodio en contacto con superficies metálicas.
• Preparar la solución de hipoclorito al momento de uso.
• Es indispensable, mantener seca y libre de obstáculos el área de trabajo.
• Todo material con contenido biológico debe ser autoclavado o desinfectado
previamente al lavado.
• El material de desecho debe ser manejado según el instructivo I40600-08 Manejo de
residuos analíticos
• Limpie los estantes de reactivos y muestras de las áreas mensualmente.
• Verifique que las mesas de trabajo estén organizadas con todos los materiales necesarios
para desarrollar el procedimiento analítico.
• Limpie inmediatamente se produzca cualquier derrame o salpicadura en los sitios de
trabajo con toallas de papel o con un paño limpio.
• Si el derrame es de tipo biológico, cubra con solución hipoclorito de sodio al 5%, dejar
actuar por un mínimo de 30 minutos y luego limpie normalmente.
• Mantenga el piso seco, en caso de encontrarse húmedo señalice el área.
• Mantenga limpios los carros transportadores del material del laboratorio.
• Asee semanalmente los lavaderos enjuague con agua desionizada, secado a temperatura
ambiente. No coloque las cubiertas de caucho sobre superficies húmedas.
• Realice quincenalmente la limpieza de entrepaños y cajones.
• Verifique periódicamente el estado de los vertederos.
• Limpie semanalmente la superficie de los equipos.
GRACIAS
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