View
4
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)
SUBBAGIAN TATA USAHA
DAFTAR ISI
SOP Penerimaan Surat Masuk Rektor, Wakil Rektor, danKabag UHTBMN..............................................................................1-1 s.d. 1-2
SOP Pengiriman Surat dan paket Dinas pada Unit Kerja .......................2-1 s.d. 2-2
SOP Pelayanan Tamu Pimpinan .............................................................3-1 s.d. 3-2
SOP Pemberian Nomor Surat Dinas, Surat Keputusan Rektor, danPeraturan Rektor ............................................................................4-1 s.d. 4-2
SOP Permintaan Pengiriman Surat Keluar .............................................5-1 s.d. 5-2
SOP Akuisisi Arsip .................................................................................6-1 s.d. 6-2
SOP Alih Media Arsip .............................................................................7-1 s.d. 7-2
SOP Layanan Informasi Arsip Statis.......................................................8-1 s.d. 8-2
SOP Pemindahan Arsip Inaktif ...............................................................9-1 s.d. 9-2
SOP Pemusnahan Arsip ....................................................................10-1 s.d. 10.-2
SOP Pengolahan Arsip Inaktif ............................................................ 11-1 s.d. 11.2
SOP Pengolahan Arsip Statis.............................................................. 12-1 s.d. 12-2
SOP Penyediaan Informasi Arsip Dinamis ...........................................13-1 s.d 13-2
SOP Hak akses dan keamanan arsip................................................... 14-1 s.d 14-2
SOP Pelayanan Konsultasi Pengenalan Sumber danKhasanah Arsip...........................................................................15-1 s.d 15-2
SOP Pelayanan Penelusuran Arsip ...................................................... 16-1 s.d 16-2
SOP Pelayanan Penataan Arsip ........................................................... 17-1 s.d 17-2
SOP Peminjaman Arsip .......................................................................18-1 s.d 18-2
SOP Penyerahan Arsip Statis/Permanen.............................................19-1 s.d 19-2
SOP Pemberkasan Arsip......................................................................20-1 s.d 20-2
SOP Klasifikasi Arsip...........................................................................21-1 s.d 21-2
SOP Penentuan Retensi Arsip ............................................................. 22-1 s.d 22-2
Subbag Tata Usaha 1 - 1
Nomor SOP : 9.1.101/UN32.17/KL/2017
Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017
Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN
SUB BAGIAN TATA USAHAJudul SOP : Penerimaan surat masuk ke
Rektor, Para Wakil Rektor, danKabag UHTMBN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang PetunjukTeknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan StandarPelayanan
1. Memahami Penomoran Surat Dinas
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang
2. Memahami Kode Surat Dinas
3. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.
3. Memahami tatacara pengarsipan surat
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. Komputer 4. Locker/tempat penyimpananSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register 5. Pesawat Telepon
3. Buku Tata Naskah DinasPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANNaskah Asli Produk Hukum harus tersimpan paling lama 1 hari
Subbag Tata Usaha 1 - 2
PROSEDUR KERJA
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KeteranganKasubbagTU
PengadministrasiPersuratan
PihakLain Kelengkapan Waktu Output
1. PP menerima surat danpaket
1 menit
2. PP Membuka danmelakukan scanningsurat yang masuk.membuka aplikasie- office untukmelakukan input datasesuai dengan alamattujuan.
KomputerBolpointBukutatanaskahdinas
1 menit
3. PP mencetak lembardisposisi dan melekatkanlembar disposisi dengansurat. surat yang sudahdiberi lembar disposisidimasukkan kedalammap masing-masingpejabat penerima, danmencetak lembarpenerimaan surat (LPS)
KomputerBolpointBuku Daftar
1 menit BukuKeluarmasuksurat dinas
4. Map disampaikankepada Kasubag untukdilakukan ferifikasidengan cara memberiparaf.
1 menit Photocopy suratdinas
5. PP menerima surat yangsudah di paraf olehKasubag untukdisampaikan kepadapejabat penerima.
Lemari arsipKertasBolpointKomputer
1 menit Filetersimpan
6. Surat diterima oleh SP,dan menandatangani LPS
1 menit Copy suratdinas
SOP nomorSuratDinas
Catatan:PP adalah Pengadministrasi PersuratanLPS Lembar Penerima SuratSP Sekretris Pimpinan
Subbag Tata Usaha 2 - 1
Nomor SOP : 9.1.102/UN32.17/KL/2017
Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017
Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN
SUB BAGIAN TATA USAHAJudul SOP : Pengiriman Surat dan Paket Dinas
ke Unit Lain di Universitas NegeriMalang
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang PetunjukTeknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan StandarPelayanan
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang
3. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.
1. Memahami Penomoran Surat Dinas
2. Memahami Kode Surat Dinas
3. Memahami tatacara pengarsipan surat
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. KomputerSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar RegisterSOP Penerimaan surat masuk ke Rektor, Para Wakil Rektor, dan
Kabag UHTMBN3. Sepeda Motor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Subbag Tata Usaha 2 - 2
PROSEDUR KERJA
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KeteranganKasubbagTU
PengadministrasiPersuratan
PihakLain Kelengkapan Waktu Output
1. PP menerimapengiriman surat danpaket dinas dari luarUM.
1 menit
2. PP mengklasifikasi suratyang diterima :1. Ke Rektor dan Para
WakilRektor.
2. Ke Unit lain
5 menit
3. Untuk surat yangtujukan ke pejabatRektorat diinput keaplikasi e-Office di menuRektor. Selain keRektorat diinput di menuunit lain, dan mencetakLPS.
KomputerBolpointBuku Daftar
5 menit
4. PP Mengkalisifikasi suratdan paket berdasarkanfakultas, Pascasarjana.lembaga, UPT dan unitlain.
30 menit Kwitansipengiriman
5. PP melakuan pengirimansurat dan paket dinas kefakultas, Pascasarjana.lembaga, UPT dan unitlain.
KertasBolpointKomputer
1 menit
6. Unit penerimamenandatangani LPS
1 menit Tandaterimapengiriman
Catatan:
PP adalah Pengadministrasi PersuratanLPS Lembar Penerima SuratSP Sekretris Pimpinan
Subbag Tata Usaha 3 - 1
Nomor SOP : 9.1.103/UN32.17/KL/2017
Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017
Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN
SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Pelayanan Tamu Pimpinan dariLuar Universitas Negeri Malang
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang PetunjukTeknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan StandarPelayanan
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang
3. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.
1. Memahami Prosedur Alur Penerimaan Tamu PimpinanUniversitas
2. Memahami Prosedur Pelayanan Tamu PimpinanUniversitas
3. Memahami Operasional komputer, Printer dan LCD4. Memahami Operasional Kamera SLR
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Penerimaan Surat dari Luar 1. Komputer, printer dan LCDSOP Pengiriman Surat 2. Materi Tayangan Profil UMSOP penerimaan surat masuk ke Rektor, Para Wakil Rektor danKabag UHTBMN.
5. Wireless dan Mic6. Kamera SLR7. Nampan dan taplak
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Subbag Tata Usaha 3 - 2
PROSEDUR KERJA
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.PejabatUniversitas
KasubbagTU
PP danstaf TU Pihak Lain Keleng-
kapan Waktu Output
1. PP menerima suratpemberitahuankunjungan dari intansiluar , mencatat diaplikasi eoffice danmencetak lembardisposisi sertamenyampaian kePimpinan Universitas.
1 menit Lembardisposisi
2. Pejabat Universitasmemberikan disposisikepada bawahan,apakah kujunganditerima atau di tolak
1 hari Lembardisposisi
3. PP melakukanpembuatan surat balasanyang ditandatanganipimpinan universitas danmengirimkan kepemohon
KomputerBolpoin
1 hari Surat Dinas
4. Jika diterima KasubagTata Usaha membuatnota permintaanSouvenir ke KasubbagSistem Informasi danPlakat ke Kasubbag BMN
5 menit Notapermintaanbarang
5. PP melakukan persiapanpenerimaan kunjunganyang meliputi:pembuatan undangan,tempat penerimaan,konsumsi, susunanacara, materi tayangan,dan daftar hadir.
Komputer,printerBolpoin
1 hari Undangan,dan daftardaftar hadir
6. PP melakukan pelaksanaanpenerimaan di ruang yangtelah disediakan,menyediakan konsumsisesuai undangan.Melaksanakan susunanacara yang telah disusun,bertugas di pintu masukuntuk daftar hadir danmengarahkan undangankeruangan. Bertugassebagai operator LCD,pelayanan konsumsi bagipimpinan.Mendokumentasikankegiatan.
Komputer,LCD, Filetayanganprofil UM,kameraSLR,
Daftar hadir
Catatan: PP adalah Pengadministrasi Persuratan
Subbag Tata Usaha 4 - 1
Nomor SOP : 9.1.104/UN32.17/KL/2017
Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017
Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN
SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Pemberian Nomor Surat Dinas, SKRektor dan Peraturan Rektor
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA1. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.
1. Memahami Penomoran Surat Dinas
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang
2. Memahami Kode Surat Dinas
3. Memahami tatacara pengarsipan suratKETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. Komputer 4. Locker/tempat penyimpananSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register 5. Pesawat Telepon
3. Buku Tata Naskah DinasPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANNaskah Asli Produk Hukum harus tersimpan paling lama 1 hari
Subbag Tata Usaha 4 - 2
PROSEDUR KERJA
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KeteranganKasubbagTU
PengadministrasiPersuratan
PihakLain Kelengkapan Waktu Output
1. PP menerima permintaannomor surat dinas baikmelalaui telpon, aplikasi E-Office atau datang langsungke Subag TU
1 menit
2. PP Menanyakan :1. Tanggal berapa2. Kegiatan apa3. Penandatangan
Siapa4. Peminta nomor dari
unit mana
KomputerBolpointBukutatanaskahdinas
5 menit
3. PP melakukan pencatatansesuai jawaban dari 4pertanyaan. Sertamemberikan nomor suratdan kode hal surat.
KomputerBolpointBuku Daftar
5 menit BukuKeluarmasuksuratdinas
4. PP melakukan permintaanarsip kepada unit peminta.Jika surat sudah ditandatangani pejabat, maka bisadi foto kopi di Subag TU. Jikabelum ditandatangani makaPP meminta Arsip dari unitpeminta.
5 menit Photocopy suratdinas
5. PP menginput datapenomoran surat ke aplikasiE-Office.photo copy arsipdisimpan dalamtempat/locker terpisahdiurut sesuai hari,
Lemari arsipKertasBolpointKomputer
10menit
Filetersimpan
6. Jika proses sudah dilakukanmaka Surat aslidikembalikan kepada unitpeminta.
1 menit Copy suratdinas
SOP nomorSuratDinas
Catatan:
PP adalah Pengadministrasi Persuratan
Subbag Tata Usaha 5 - 1
Nomor SOP : 9.1.105/UN32.17/KL/2017
Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017
Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN
SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Permintaan Pengiriman SuratKeluar
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang PetunjukTeknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan StandarPelayanan
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang
3. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.
1. Memahami Penomoran Surat Dinas
2. Memahami Kode Surat Dinas
3. Memahami tatacara pengarsipan surat
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. KomputerSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register
3. Sepeda MotorPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Subbag Tata Usaha 5 - 2
PROSEDUR KERJA
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KeteranganKasubbagTU
PengadministrasiPersuratan
PihakLain Kelengkapan Waktu Output
1. Menerima permintaanpengiriman surat dinasdan paket dari unit lain.
1 menit
2. PP memeriksa surat yangakan dikirim
5 menit
3. PP melakukanpermintaan danapengiriman kepada stafPUMK.
KomputerBolpointBuku Daftar
5 menit
4. PP melakukanpengiriman melaluiKantor Pos UM
30 menit Kwitansipengiriman
5. PP tanda terimapengiriman memintadan cap stempel di suratpengantar
KertasBolpointKomputer
1 menit
6. PP menggandakan tandaterima pengiriman dansurat pengantar untukdisampaikan pada unitpeminta subagai buktibahwa surat atau pakettelah dikirim.
1 menit Tandaterimapengiriman
Catatan:
PP adalah Pengadministrasi Persuratan
Subbag Tata Usaha 6 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.106/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Akuisisi ArsipSUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009tentang Kearsipan.
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik IndonesiaNomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi4. 4. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor5. 12 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip5. 5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun6. 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
7. Keputusan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor0163/KEP/H32/TU/2008 tentang Pedoman Akuisisi Arsip
1. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi UnitKerja Pencipta Arsip
2. Memahami Jadwal Retensi Arsip3. Memahami sistem, mekanisme dan prosedur
kerja akuisisi arsip4. Memahami jenis arsipdinamis dan arsip statis5. Memahami nilai guna arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pemindahan Arsip Statis/Permanen2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pemusnahan Arsip
1. Komputer yang dilengkapi aplikasi laporankegiatan
2. Box arsip, kertas label3. Kertas samson4. Benang kasur5. Masker6. Alat tulis kantor7. Tempat penyimpanan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar Inventaris Arsip Statis2. Daftar Inventaris Arsip Inaktif3. Daftar Arsip Yang Dimusnahkan dan Berita
Acara Pemusnahan Arsip
Subbag Tata Usaha 6 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1.Permohonan untukdilakukan akuisisi arsip
5 menit
2. Disposisi pimpinanmelakukan survey arsip
3.Melakukan survei arsip
Kamera,meteran,bollpoint,form survei
60menit
Formsurvei
4.Penyusunan proposalkegiatan akuisisi arsip
Komputer 60menit
Proposalakuisisi
5.Pembentukan Tim/PanitiaAkuisisi Arsip Komputer 60
menitSurattugas
6.
Persiapan tempatpengolahan danpemindahan arsip yangakan diakuisisi
Meja, kursi,vakom kliner,kereta dorong,dll
120menit
7.
Menyeleksi,mengklasifikasi, danmenilai arsip berdasarkanJadwal Retensi Arsip
Masker,gunting, kater,alat tulis ktr
2,5bulan6 bulan9 bulan
1-5 mtrlinier60-125ml126-167ml
8.
Entri data arsipberdasarkanklasifikasinya: arsip statis,arsip inaktif yang akandipindahkan dan arsipusul musnah
Laptop,komputer,pensil,penghapus
9 jam 250nomor
9.
Penilaian berdasarkanklasifikasi arsip(statis/permanen, arsipinaktif dan arsip usulmusnah)
1menit
1 berkasarsip
10.Mengambil kembali arsipusul musnah yang tidakdisetujui
2menit
Arsipinaktif
11.Menandatangani BeritaAcara Penyerahan Arsip
10menit
BeritaAcaraSeraharsip
12.Mengklasifikasi arsipstatis/permanen dan arsipinaktif
1menit
1 berkasarsip
13.Pemberkasan arsip danmemasukkan arsip kedalam boks arsip
Boks, kertassamson/label,benang kasur,lem
120menit
ArsipstatisArsipinaktifAr. usulmusnah
14.Penyimpanan arsip
Lokasisimpanarsip
Subbag Tata Usaha 7 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.107/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Alih Media ArsipSUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Stati
1. Memahami nilai guna arsip vital dan arsipstatis2. Memahami jadwal retensi arsip3. Memahami proses dan prosedurpengolahan arsip yang akan dialihmediakan4. Memahami perubahan penyimpanan arsipelektronik5. Memahami aplikasi kearsipan6. Memahami mregistrasi/kontrol operasi7. Memahami penyimpanan kopi digital
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Arsip Elektronik2. SOP Pengelolaan Arsip Statis
1. Komputer yang dilengkapi aplikasi2. Mesin scanner3. Form data base arsip elektronik
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Berita acara persetujuan alih media arsip2. Berita acara legalisasi alih media arsip3. Daftar pencarian arsip media baru
Subbag Tata Usaha 7 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1.Permohonan alih mediaarsip
2.Penugasan alih media arsip 10 menit Surat
tugas
3.
Menyeleksi/melakukanpenilaian arsip yangmemiliki nilai gunapermanen, berdasarkanJadwal Retensi Arsip danKlasifikasi Arsip
Berkasarsip:-memberkas-belumdiberkas
2 menit15 menit
ArsipmediabaruArsipmediabaru
1 berkas1 berkas
4. Membuat berita acarapersetujuan alih media arsip
20 menitDrafBeritaacaraalihmediaarsip
5.
Menandatangani beritaacara persetujuan alihmedia arsip danmelaksanakan alih mediaarsip tersebut
5 menitBeritaacaraalihmediaarsip
6.
Buat sistem database arsip,proses alih media arsip(pemilahan dulu atau tidak)
KomputerScannerPensil
2 menitDatabasearsipmediabaru
1 berkas
7.
Berkas arsip aktif yangsudah di scan disimpan kedalam folder, arsip statisdan inaktif tekstualdimasukkan ke dalam boks
FolderBoks arsip
5 menitPenyimpananarsiptertatadifolder/boks
8.
Buat tempel label boksarsip inaktif dan statissesuai tahun dan klasifikasiarsip
Kertas label 5 menitIdentitas arsipsesuailabelnya
9.
Simpan boks arsip inaktifdan statis di tempatpenyimpanan arsip
Boks arsip5 menit
Tersimpannyaarsip diboks
10.
Membuat daftar pencarianarsip media baru danmembuat berita acaralegalisasi alih media arsip
Komputer 10 menitDaftarinventaris arsipmediabaru
11.
Memeriksa, memverifikasidan mensyahkan daftarpencarian arsip media barudan menandatangani beritaacara legalisasi alih mediaarsip
Komputer 10 menitBeritaacaralegalisasi arsipmediabaru
12.
Mengolah, mengklasifikasidan membuat daftarpencarian arsip media baru
KomputerDaftarpencarian arsipmediabaru
Subbag Tata Usaha 8 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.108/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Layanan Informasi ArsipStatis
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1.Memahami nilai guna arsip vital dan arsipstatis
2. Memahami keterbukaan dan ketertutupaninformasi yang terkandung dalam arsip
3.Memahami pelayanan keterbukaaninformasi publik
4. Memahami kualifikasi pengguna dankontrol pengguna arsip statis
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Hak Akses dan keamanan fisik arsip
1. Komputer (data base arsipstatis/permanen)2. Buku tamu3. Buku layanan konsultasi
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data kunjungan pengguna arsip2. Data layanan konsultasi kearsipan
Subbag Tata Usaha 8 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KetKasubagTata Usaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1.
Jadwal layanan arsip:Senin s.d. kamis pukul 07.00 –16.00 Jum’at pukul 07.00 –14.30
Jadwallayanan
2. Piket layanan arsip sesuai jadwal Petugaspiket
3. Permohonan layanan penggunaarsip
3 menit
4. Persetujuan peminjaman arsip 3 menit
5.
Permintaan pengisian form/bukulayanan, layanan informasikearsipan dan menyerahkan arsipyang dipinjam (kalau melihatfisik arsipnya)
KomputerBuku tamuFormlayanan
10 s.d.30 menit
Layananinformasi danfisikarsip
6.
Menerima pengembalian fisikarsip dari pengguna
Berkasfisik arsip
5 menitLayananinformasi danfisikarsip
7.
Merapikan dan mengembalikanarsip ke tempat asal (boks arsip)
Fisik&Boks arsip
2 menitLayananinformasi danfisikarsip
Subbag Tata Usaha 9 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.109/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemindahan Arsip Inaktif
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami penyusutan arsip3. Memahamipenilaian arsip dan kebijakan
pimpinan4. Memahami frekwensi penggunaan arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Penyusutan Arsip2. SOP Akuisisi Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif
1. Komputer2. Benang kasur3. Boks arsip4. Kertas samson5. Kertas label
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip yang dipindahkan2.Berita Acara Pemindahan Arsip
Subbag Tata Usaha 9 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan pemindahanarsip inaktif dari unit kerja
2.
Menerima suratpermohonan pemindahanarsip inaktif dari pimpinanunit kerja
5 menit Disposisipersetujuan
3.Pemeriksaan/penyeleksianarsip yang benar-benarinaktif atau belumberdasarkan JadwalRetensi Arsip. Penyatuanfile-file menjadi seriesarsip (kesatuan informasi)
Berkasfisik arsip,JadwalRetensiArsip,komputer
2 menit Berkasarsip
4. Membuat daftararsip yangakan dipindahkan,verifikasi kelengkapanfisik arsip
KomputerFisik arsip
3 menit Berkasarsip
5. Penataan fisik arsipinaktif
Fisik arsip 2 menit Berkasarsip
6. Verifikasi fisik arsip yangakan dipindahkan danpembuatan Berita AcaraPemindahan Arsip
Fisik arsipkomputer
2 menit Berkasarsipdandrafberitaacarapemindahan
7. Penandatanganan BeritaAcara Pemindahan Arsip
5 menitBeritaAcaraPemindahan dandaftararsipyangdipindahkan
8. Pelaksanaan pemindahandan penyimpanan arsip
BoksarsipKertassamsonBenangkasurKertaslabel
30 menitLokasisimpanarsipunitkerja
Subbag Tata Usaha 10 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.110/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemusnahan arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman
Pemusnahan Arsip5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami peraturan perundang-undanganyang terkait dengan pemusnahan arsip4. Memahami tugas pokok unit kerja yangbersangkutan
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Penyusutan Arsip2. SOP Pengolahan Arsip Inaktif
1. Komputer2. Mesin cacah arsip3. Tim/panitia pemusnahan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar arsip musnah2.Berita acara pemusnahan arsip
Subbag Tata Usaha 10 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan pemusnahan arsip
2.
Rekomendasi persetujuan suratpermohonan pemusnahan arsipdari unit kerja
Daftararsip usulmusnah(kalau ada)
5 menitRekomendasipersetujuanpimpinan
3.Pemeriksaan terhadap jangkawaktu retensinya, melakukanpendaftaran arsip yangdiusulkan musnah (enttri data)
Berkasfisik arsip,Komputer,Alat tuliskantor,Daftar arsipusulmusnah:- Sudah adadaftar- Belum adadaftar
1 menit5 menit
DaftararsipDaftararsip
4. Pembentukan panitiapemusnahan
Komputer 15menit
Tim/Panitiapemusnahanarsip
5.Panitia pemusnahan melakukanpemeriksaan, penilaian setiapberkas arsip, dan persetujuandan pengesahan pemusnahanarsip
DaftararsipFisik arsip
1 menit 1Berkasarsip
6. Panitia menetapkan penolakanarsip yang diusulkan musnah
DaftararsipFisik arsip
1 menit 1Berkasarsip
7. Penelusuran, penarikan danpenyimpanan kembali arsipyang ditolak panitiapemusnahan
Boks arsipKertassamsonBenangkasurKertaslabel
5 menit Berkasarsipinaktif
8. Pembuatan dan pengesahanberita acara pemusnahan
15menit
Beritaacarapemusnahanarsip
9. Pelaksanaan pemusnahan Mesincacah arsip
Sesuaijumlah/volumearsip
DaftararsipmusnahBeritaacarapemusnahanarsip
Subbag Tata Usaha 11 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.111/UN32.17/KL/2017Tanggalpembuatan
: 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pengolahan arsip inaktif
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip
dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang PedomanPenyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi
5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip
6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami mengindeks, klasifikasi danmemberkaskan arsip(rekontruksi arsip)2. Memahami pemberian kode dan tunjuk silangarsip3. Memahami Jadwal Retensi Arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis2. SOP Pengelolaan Arsip Statis3. SOP Penyusutan Arsip
1. Komputer dan scanner2. Pedoman klasifikasi arsip3. Alat tulis kantor4. Folder atau ordner5. Tempat penyimpanan arsip(rak/almari/mobilling)
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar arsip inaktif2. Daftar arsip statis/permanen
Subbag Tata Usaha 11 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan tenaga untukmembenahi arsip inaktif unitkerja
2.Surat persetujuan danpembuatan surat penugasanuntuk melakukan kegiatanpengolahan arsip inaktif
Disposisipersetujuanpimpinan
5 menit Suratpenugasan
3. Melakukan kegiatanpemeriksaan danrekonstruksi arsip
Berkas fisikarsipVakumklinnerAlat tuliskantor
1 menit Berkasarsip
4. Pemilahan, penilaian arsip(berdasarkan JRA dan nilaiguna arsip), dan klasifikasi(subyek arsip) arsip
Alat tuliskantor
2 menitKlasifikasiberkasarsip:-Arsipstatis-Arsipinaktif-Arsipmusnah
5. Pemberkasan/pengelompokanberdasarkan klasifikasi arsip(series, rubrik, dosier)
BenangkasurKertas label
2 menit Berkasarsip
6. Pendiskripsian (entri data)setiap berkas arsip
KomputerAlat tuliskantor
3 menitArsipstatisArsipinaktifArsipmusnah
7. Penataan dan pembungkusanberkas
Boks arsipBenangkasurKertas label
2 menit ArsipstatisArsipinaktif
8. Penempatan berkas dalamboks, penempatan boks, danpelabelan boks
Boks arsipBenangkasurKertas label
2 menit ArsipstatisArsipinaktif
9.
Pembuatan daftar pencarianarsip
Komputer 2 menitDaftarpencarianarsip:ArsipstatisArsipinaktif
10. Penyimpanan arsipstatis/permanen dan arsipinaktif
Boks arsipRak arsip
2 menitLokasisimpan:ArsipstatisArsipinaktif
Subbag Tata Usaha 12 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.112/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pengolahan arsip statis
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:
1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami jadwal retensi arsip2. Memahami informasi dan publikasi arsip3. Memahami preservasi arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan informasi dan publikasi arsip2. SOP Hak akses dan pengamanan fisik arsip3. SOP Pemeliharaan fisik arsip
1. Komputer dan scanner2. Preservasi arsip (kuas, tisu)3. Tempat penyimpanan arsip(rak/almari/mobilling)4. Vakum klinner5. Kapur barus
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip statis/permanen2. Berita acara serah terima arsip3. Daftar sifat arsip (ketertutupan danketerbukaan informasi)
Subbag Tata Usaha 12 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Penyerahan arsip inaktif (statis)
2.Surat penugasan untukmelakukan rekonstruksi arsipinaktif, untuk menentukan arsipstatis
Disposisipersetujuan pimpinan
10menit
Suratpenugasan
3. Rekonstruksi arsip statis(pemilahan dan penilaian arsip)
BerkasarsipAlat tuliskantor
2 menit 1berkasarsip
4. Pendiskripsian arsip statis(kartufiches)
KartufichesKomputerAlat tuliskantor
3 menit 1berkasarsip
5. Pengelompokan/klasifikasi(kartu fiches)
Kartufiches
2 menit 1berkasarsip
6. Penomoran definitif Berkasarsip
1 menit 1berkasarsip
7. Penataan fisik arsip statis Berkasarsip
2 menit 1boksarsip
8.Penyusunan daftar inventarisarsip statis
BerkasarsipKomputer
3 menit Berkasarsip
9. Mengevaluasi danmemverifikasi daftar inventarisarsip statis dengan fisikarsipnya
BerkasarsipDaftararsip
1 menitDaftarinventarisarsipstatis
10. Daftar inventaris arsip statisdiserahkan untuk mendapatkanpengesahan
Daftarinventarisarsip
2 menit Daftarinventarisarsipstatis
11. Daftar inventaris arsip statissiap dilayangkan
Subbag Tata Usaha 13 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.113/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penyediaan informasiarsip dinamis
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata cara
Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Memahami teknologi dan informasikearsipan2. Memahami prosedur dan ketentuanlayanan informasi publik3. Memahami sumber dan khasanah arsip4. Memahami tugas dan fungsi unit kerja
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Hak Akses dan Keamanan Arsip3. SOP Layanan Konsultasi Pengenalan Sumber dan Khasanah Arsip4. SOP Pelayanan Penelusuran Arsip
1. Komputer (data base)2. Khasanah fisik arsip3. Manual arsip dinamis4. Buku tamu5. Buku layanan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar kunjungan2. Daftar layanan arsip
Subbag Tata Usaha 13 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan pemberkasanarsip dinamis
Suratpermohonan
5menit
2. Surat penugasan untukmelakukan pemberkasan arsipaktif
Notapersetujuanpimpinan
10menit
Suratpenugasan
3. Identifikasi dan klasifikasiarsip aktif dan arsip inaktif
Komputer 3menit
1 nomorberkas
4. Pemberkasan arsip aktif danpemberkasan arsip inaktif
Indeks,kode, tunjuksilang, kertaslabel,benang, boks
3menit
Berkasarsip
5. Pendaftaran arsip aktif danarsip inaktif (entri data)
KomputerBerkas arsip
3menit
1 nomorberkas
6. Pengolahan informasi menjadidaftar informasi tematik
Daftar arsip 2menit
Daftararsiptematik
7. Daftar berkas, daftar isi berkas,daftar arsip inaktif dan daftarinformasi tematik
Berkas arsipDaftar arsip
2menit
Daftarberkas:-Arsipinaktif-Informasitematik
arsip
8.Penyediaan dan pelayananinformasi publik
Buku tamuBukulayananSuratpermohonan
1menit
Layananarsip
9. Jenis arsip yang diinginkanpengguna arsip
Daftarkhasanaharsip dikomputer
2menit
Layananarsip
10.Melihat daftar arsip inaktif Daftar
khasanaharsip dikomputer
1menit
Layananarsip
11. Penyerahan fisik arsip Fisik arsip 2menit
Layananarsip
Subbag Tata Usaha 14 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.114/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Hak akses dan keamananarsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor
1320/A.P2/SE/2012 tentang Pengelolaan Arsip di LingkunganKementerian Pendidikan dan Kebudayaan
7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami sifat dan fungsi arsip: terbuka,tertutup, terbatas, rahasia2. Memahami pengaturan akses jenis arsip3. Memahami keamanan fisik arsip4. Memahami teknologi dan informasi
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Pengelolaan Arsip Statis
1. Komputer dan scanner2. Arsip media baru3. Tematik sumber kearsipan
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data Viewer
Subbag Tata Usaha 14 - 2
PROSEDUR
No.Kegiatan
Pelaksana Mutu BakuKet.Kasubag Tata
UsahaArsiparis Pihak Lain
Kelengkapan
Waktu Output
1. Penugasan penerbitan tematiksumber arsip di web site 10
menit
Suratpenugasan
2. Pengumpulan bahan yangdiplublikasikan
Berkasarsip
60menit
Berkasarsip
3.Menyeleksi materi/bahan arsip yangakan dialih mediakan
Berkasarsip
3menit
Berkasarsip
4. Alih media arsip (ScanningPDF/JPEG) dan editing
BerkasarsipKomputerscanning
5menit
Berkasarsip
5. Entri data dan membuat representasiinformasi
BerkasarsipKomputer
3menit
Berkasarsip
6., Persetujuan apploat ke web site Berkasarsip
2menit
Rekomendasipersetujuan
7. Proses apploat ke web siteBerkasarsipKomputer
5menit
Berkasarsip
8. Penerbitan tematik sumber arsipBerkasarsipKomputer
3menit
Berkasarsip
9. Apploat data ke web siteBerkasarsipKomputer
-Datastatistikpengunjung
10. Layanan kontak
Subbag Tata Usaha 15 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.115/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan konsultasipengenalan sumber dankhasanah arsipSUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang PedomanPenyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi
6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata caraPenyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
1. Memahami peraturan perundang-undangan kearsipan
2. Memahami teknologi dan informasikearsipan
3. Memahami pengelolaan arsip aktif,inaktif, statis, vital, dinamis
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Dokumentasi dan Informasi Publik Kearsipan2. SOP Penyusutan Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip4. SOP Akuisisi Arsip
1. Peraturan perundang-undangan kearsipan2. Peraturan Pengelolaan kearsipan (dinamis,statis)3. Komputer (data base khasanah arsip)4. Daftar inventaris arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar pencarian arsip2. Daftar layanan jasa penelusuran arsip
Subbag Tata Usaha 15 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KetKasubagTata Usaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Pemohon mengajukan surat,datang langsung, dan melaluitelepon (media elektronik)
2. Surat rekomendasi pimpinanDisposisipimpinan 5 menit
3. Pemohon mengisi buku tamu,buku layanan konsultasikearsipan
Buku tamuBukulayanan
2 menit
4. Layanan informasipengenalan sumber dankhasanah arsip
BukupedomanKomputerDaftarinventaris
15-30menit
5. Layanan fisik arsipKomputerKhasanaharsipStrukturorganisasi
5 menit Fisikarsip
6. Layanan informasi dan fisikkhasanah arsip
BukupedomanKomputerDaftarinventaris
15-45menit
7. Saran dan masukan perbaikanbila ada
Subbag Tata Usaha 16 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.116/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan penelusuranarsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan.
4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsipdan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan PerguruanTinggi
6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tatacara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami organisasi dan tata kerjauniversitas
2. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja3. Memahami sifat dan kualifikasi arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pelayanan Informasi Publik 1. Daftar manual khasanah arsip
2. Komputer (data base arsip aktif, inaktif,statis/permanen)3. Buku tamu4. Buku peminjaman arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data pengguna arsip2. Buku peminjaman arsip
Subbag Tata Usaha 16 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
ArsiparisPihakLain
Kelengkapan Waktu Output
1. Pemohon mengajukan surat,datang langsung, melalui telepon
2. Rekomendasi pimpinan Suratrekomendari
3 menit
3. Pemohon mengisi buku tamu danpermintaan identitas arsip yangdicari (nomor/hal surat)
Buku tamu 2 menit
3. Pengguna mencariarsip/dokumen dalam data basedi komputer (ada)
KomputerIdentitassurat
2 menit Fisikarsip
4. Pencarian arsip/dokumen yangbelum ada telepon ke unit kerjapencipta arsip
5 menit
5. Pengambilan arsip/dokumenberdasarkan kode klasifikasiarsip
Fisik arsip 1 menit Fisikarsipyangdicari
6. Pemohon menerimaarsip/dokumen yang dicari
Fisik arsip 2 menit Penyerahanfisikarsip
7. Penggandaan arsip/dokumen Fisik arsip 3 menit Penyerahancopi
Subbag Tata Usaha 17 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.117/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan penataan arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan.
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan PerguruanTinggi
5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip
6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami organisasi dan tata kerja universitas2. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja3. Memahami klasifikasi, kode surat,
pemberkasan, indeks arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Aktif2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pengelolaan Arsip Statis
1. Komputer2. Folder atau ordner3. Boks arsip, kertas samson, benang kasur4. Rak penyimpanan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip aktif2. Daftar inventaris arsip inaktif3. Daftar inventaris arsip statis/permanen
Subbag Tata Usaha 17 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.KasubagTata Usaha
ArsiparisPihakLain
Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan penataan arsip unit kerja
2.Surat penugasan penataan arsip 10 menit Surat
penugasan
3. Pemeriksaan danidentifikasiberdasarkan azas asal-usul
BerkasarsipAlat tuliskantor
2 menit Berkasarsip
4. Rekonstruksi arsipTunjuksilangKode,indeksklasifikasi
2 menit Berkasarsip
5. Klasifikasi dan pemberkasan arsip Berkasarsip
2 menit Klasifikasiberkasarsip
6. Entri data berdasarkan klasifikasinya BerkasarsipKomputer
3 menit Daftarberkasarsip
7. Penataan fisik arsip dan pengolahaninformasi arsip
Berkasarsip
1 menit Berkasarsip
8.Pembuatan daftar inventaris arsipinaktif
Daftarberkas arsipKomputer
3 menitDaftararsip:-aktif-inaktif-statis
9. Pembungkusan dan pelabelankemudian dimasukkan ke dalam boksarsip
KertassamsonBoks arsipBenangkasurKertaslabel
2 menit Daftarisi boksarsip
10. Penyimpanan arsip ke rak/mobillingRak arsipLemarimobilling
2 menit Lokasisimpanarsip
Subbag Tata Usaha 18 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.118/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017
Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Peminjaman arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata cara
Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami IPTEK2. Memahami sifat dan kualifikasi arsipnya
(tertutup)3. Memahami maksud dan tujuan
peminjaman arsip, batasan waktu pinjam4. Memahami khasanah arsip5. Memahami pencatatan, pengendalian,
penerimaan kembali arsip yang dipinjam
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Penyediaan Informasi Arsip Dinamis3. SOP Hak Akses dan Keamanan Arsip4. SOP Layanan Informasi Arsip Statis
1. Komputer2. Buku peminjaman3. Kartu identitas pengguna arsip4. Khasanah arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar peminjaman arsip2. Statistik peminjaman/pengguna arsip
Subbag Tata Usaha 18 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.KasubagTata Usaha Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Permohonan peminjamanarsip/dokumen
2. Surat rekomendasipersetujuan pimpinan
5 menit
3. Pengguna mencari di database komputer yangdisediakan atau arsiparismerminta data nomor atauhal surat yang dicari (ada)
KumputerIdentitassurat
2 menit
4. Pencarian lokasi simpanfisik sesuai kode simpanarsip
Fisik arsip 2 menit
5. Pengambilan fisikarsip/dokumen
Fisik arsip 1 menit
6. Pengguna mencatat dibuku peminjaman danmeninggalkan kartuidentitas (KTM/KTP)apabila dimungkinkan
BukupeminjamanKartuidentitaspengguna
2 menit
7. Penyerahanarsip/dokumen kepadapengguna
Fisik arsip 2 menit Layananarsip
8. Pengendalian/pengawasanpeminjaman arsip
Fisik arsip 2 menit Layananarsip
9. Menyerahkan hasilpenggandaan (copy) kalaudimungkinkan
Fisik arsip 5 menit Layananarsip
10. Penyimpanan kembaliarsip ke boks arsip
Fisik arsip 3 menit
Subbag Tata Usaha 19 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.119/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penyerahan arsipstatis/permanen
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan.
4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang PengelolaanArsip dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi
6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami prosedur penyerahan arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Akses dan Publikasi Arsip2. SOP Keamanan dan Pelestarian Fisik Arsip
1. Alat tulis kantor2. Komputer3. Boks Arsip, Kertas samson, benang kasur, kertaslabel4. Rak penyimpanan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip statis2. Berita acara serah terima arsip statis
Subbag Tata Usaha 19 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
KeteranganKasubag TataUsaha
ArsiparisPihakLain
Kelengkapan Waktu Output
1. Pengajuan penyerahan arsipatatis/permanen
5 menit
2. Surat rekomendasipersetujuan pimpinan
5 menit
3. Pemeriksaan, pendaftaran,penataan fisik arsip danmembuat daftar arsip usulserah
Daftararsipserah:- sudahada daftar- belumada daftar
1 menit3 menit
Daftarinventarisarsipserah
Cek fisikarsipEntri dataarsip
4. Penandatanganan beritaacara serah terima arsipstatis/permanen
5 menit
5. Penyimpanan arsipBoksarsip,benang,kertassamson
5 menitDaftarinventarisarsipserah,BA serah
Subbag Tata Usaha 20 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.120/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemberkasan arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Memahami klasifikasi arsip, pemberianindeks, pemberian kode surat
2. Memahami jadwal retensi arsip3. Memahami pengelolaan arsip dinamis4. Memahami fungsi dan kegiatan organisasi
pencipta5. Memahami sistem pengelompokan arsip
menurut urusan/masalah/kronologi danSistematis
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Aktif2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pengelolaan Arsip Statis
1. Komputer2. Alat tulis kantor3. Boks arsip, benang kasur, kertas samson4. rak penyimpanan arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar berkas arsip2. Daftar isi berkas arsip
Subbag Tata Usaha 20 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
Permohonan/penerimaanarsip/dokumen
Rekomendasi pimpinan 5 menit Suratpenugasan
Lihat alur sistem pemberkasanarsip yang sudah ada
Alat tuliskantor 5 menit
Registrasi surat masuk (kodehal surat)
1 menit
Menganalisa isi dan kontek isisurat, berpedoman polaklasifikasi arsip
2 menit
Menentukan dan menulis kodedan indeks sisi kanan atasarsip/dokumen(tunjuk silang)
1 menit
Penyortiran, penataan danmasukkan arsip ke dalamfolder/ordner
FolderOrdner 2 menit
Tertatanyafisik daninformasiarsip
Berikan sekat jika diperlukan,misalnya dalam satu ordnerterdapat dua maslah atauberbeda tahun
3 menit
Memberikan label padapunggung ordner/folder
Kertaslabel
2 menit
Membuat daftar pencarianarsip
Komputer 3 menitDaftarberkasDaftar isiberkas
Menyimpan ordner/folder padalemari arsip berdasarkanpengelompokan masalah
Almari,rak,mobilling
3 menitLokasisimpanarsip
Subbag Tata Usaha 21 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.121/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Klasifikasi arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan
Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis
1. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja2. Memahami kode surat dan mengindeks arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pemberkasan Arsip2. SOP Penyusutan Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip Statis
1. Komputer2. Data klasifikasi arsip unit kerja3. Folder/ordner
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar klasifikasi arsip2. Daftar masa simpan arsip
Subbag Tata Usaha 21 - 2
PROSEDUR
No. KegiatanPelaksana Mutu Baku
Ket.Kasubag TataUsaha
Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Arsip masuk
2. Membaca dan memahamiisi dari arsip
Alat tuliskantor 2 menit
3. Menentukan masalahdalam arsip
Berkas arsip 1 menit
4. Pilih satu masalah utamaapabila dalam surat lebihdari satu pokok masalah
Berkas arsip 2 menit
5. Lihat daftar klasifikasiarsip (ada/tidak ada)
Berkas arsipKlasifikasiarsip
2 menit
6. Musyawarah danpersetujuan penambahankode klasifikasi baru
3 menitUsulkodeklasifikasiarsip
7. Merevisi/tambahkan kodeklasifikasi baru dalamdaftar klasifikasi
2 menit Kodeklasifikasi baru
8. Tentukan kode klasifikasiarsip
2 menit
9. Catat kode klasifikasinya 3 menitDaftarklasifikasiarsip
10. Masukkan ke dalamfolder/ordner/boks arsip
FolderOrdnerBoks arsip
2 menit Berkasarsip
Subbag Tata Usaha 22 - 1
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Nomor : 9.1.122/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan
Keuangan,
Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001
BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penentuan retensi arsip
SUB BAGIAN TATA USAHA
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan.
4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang PengelolaanArsip dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi
6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip
1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami nilai informasi arsip, biaya pengelolaandan penyimpanan arsip
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis2. SOP Pengelolaan Arsip Statis3. SOP Penyusutan Arsip
1. Alat tulis kantor2. Komputer3. Pedoman Jadwal retensi arsip
PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar retensi arsip2. Jadwal Retensi Arsip (Tambahan)
Subbag Tata Usaha 22 - 2
PROSEDUR
No.Kegiatan
Pelaksana Mutu BakuKet.Kasubag
Tata UsahaArsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output
1. Penugasan pimpinan unitkerja
10 menit Suratpenugasan
2. Melihat kode klasifikasi yangtelah dicatat
Alat tuliskantor
3 menit
3. Melihat tahun penciptaanarsip
1 menit
4.Melihat retensi arsip dalamJadwal Retensi Arsip (sudahada/belum ada)
1 menit
5. Membentuk tim/panitiapenilai arsip apabila di dalamJadwal Retensi Arsip belumada
10 menit Suratpenugasan
6. Melakukan inventarisasi arsipuntuk usul retensi
Komputer 3 menit Daftarinventarisarsip
7. Menyusun usulan retensi,nilaiguna dan nasib akhirarsip
Komputer 5 menit Daftar usulJRA
8. Menetapkan retensi, nilaiguna dan nasib akhir arsip
Komputer 3 menitJadwalRetensiArsip(tambahan)
9. Menentukan retensi aktif,inaktif dan keterangannya
3 menit
10. Mencatat retensinya dekatkode klasifikasi
2 menitRetensi(masasimpan)arsip
Recommended