View
240
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Latar Belakang Program Modernisasi UKPBJ
• UKPBJ belumpermanen
• Pokja tidak bekerjapenuh waktu
• UKPBJ yang harusmengelola operasionalpengadaan di beberapa lokasigeografis
• Mengelola pemilihandengan kualitasperencanaan yang kurang baik
• Ecatalog lokal• Ecatalog sectoral• Agen pengadaan
• Membentuk UKPBJ yang permanen danmandiri
• Mitigasi risiko hukum
Kendala UKPBJ Tantangan UKPBJ Mendukung Program Strategis LKPP
Mendukung Program Stranas PK dari KPK
Arah dan Target Program Modernisasi UKPBJ
• UKPBJ sbg motor penggerak reformasi Pemerintah• Mendukung program strategis LKPP• Mendukung program strategis Stranas PKARAH
• 2024 : 78%• 2023 : 62%• 2022: 47%• 2021: 32%• 2020: 17% = 100• TOTAL K/L/PEMDA : 617
TARGET level-3 (CoE)
Pemangku Kepentingan Modernisasi UKPBJ
ModernisasiUKPBJ
LKPP
MAIN Sister
PAIR SisterMentor CoE
LembagaPelatihan / Konsultan
CoE
UKPBJ ProvinsiUKPBJ K/L PercontohanUKPBJ Percontohan MCAI
Pengorganisasian Program Modernisasi UKPBJ
PelaksanaProgram
Pembina Regional/Sektoral
Penanggungjawab Nasional LKPP
UKPBJ Provinsi
UKPBJ Kabupaten
UKPBJ Kota
LKPP
UKPBJ K/L
UKPBJSbg CoE
Main Sister
Mentor CoEKonsultan CoE
PengendaliMutu
Struktur Pembinaan dalamModernisasi UKPBJ
Pembinaan Regional oleh Pemprov
• Kabupaten• Kota
Pembinaan olehLKPP
• Kementerian• Lembaga
Pembinaan olehUKPBJ Percontohan
• Lanjutan program sistering MCAI
Mekanisme Sistering CoE
PERAN dalam Program ModernisasiPengadaan
STRATEGIS
• Kebijakan• Strategi• Tatakelola• Sistem• Standar• Pengakuan &
Penghargaan
KOORDINASI
• Koordinasi mentee• Mentoring• Monitoring kemajuan• Pengendalian mutu
OPERASIONAL
• Tim pelaksana• Anggaran program
kerja• Pengembangan
(Kelembagaan, Proses, SDM, SI)
• Koordinasi internal K/L/PD
Kolaborasi Nasional Pengembangan UKPBJ menjadi Pusat Keunggulan Pengadaan
LKPP
Main Sister
UKPBJ / Pair Sister
KPKKemenpan RBKemendagriKemenkeu
KSP
Mentor CoEKonsultan CoE
PusatPelatihan CoE
Mekanisme Pengendalian Program Modernisasi
UKPBJ
Pengendalian jadwal
Laporan kemajuan per triwulan
Laporan pencapaian CoE
Pengendalian mutu
Laporan verifikator atas bukti dukung
Laporan surveyor atas perilaku organisasi
Eskalasi permasalahan & Penyelesaiannya
Sosialisasi
Pengembangan kebijakan
Layanan Pelanggan/Pemangku Kepentingan
Apresiasi
UKPBJ menjadi CoE
UKPBJ sbg main sister
Pimpinan K/L/Pemda
Mentor CoE
Prestasi di bidang tertentu
Benchmark kelembagaan
Benchmark SDM
Benchmark Proses bisnis
Benchmark Sistem Informasi
Mekanisme Pelaksanaan Program Modernisasi UKPBJ
INISIASI• Komitmen memulai
program ModernisasiUKPBJ
PERENCANAAN• Membuat strategi
implementasi danmempersiapkan sumberdaya yang diperlukan
PELAKSANAAN• Melakukan serangkaian
aktifitas penguatanorganisasi baik dariaspek kelembagaan, SDM, proses kerja dansistem informasi
PENGENDALIAN• Menyampaikan
kemajuan program modernisasi UKPBJ, analisis permasalahandan langkahpenyelesaiannya
PEMBELAJARAN• Berbagi pengalaman
atas keberhasilan ataupengalaman mengatasimasalah
INISIASI Program oleh UKPBJ
• Pembuatan MOU dengan Main SISTER• MOU Sistering CoE (bila diperlukan)• MOU dapat dijadikan dasar untuk menyusun program kerja Modernisasi
UKPBJ• Kick-off Program Modernisasi UKPBJ Menuju Pusat Keunggulan
Pengadaan• Mandat dari pimpinan daerah / kementerian (Sekda/Sekjen) kepada pimpinan
program UKPBJ Menuju CoE• Komitmen pimpinan daerah / kementerian atas program UKPBJ menuju CoE• Sosialisasi kepada pemangku kepentingan internal K/L/Pemda atas program
UKPBJ menuju CoE
Menetapkan tim Modernisasi UKPBJ
Ketua
Tim Pengembangan
Proses
Tim PengembanganKelembagaan
Tim Pengembangan
SDM
Tim Pengembangan
Sistem Informasi
Sekretariat
Dewan Pengarah:Pimpinan, Sekjen/Sekda
Main SisterMain Sister
Mentor CoE
Konsultan CoE
Perencanaan Program Sistering CoE
1. Asesmen Kematangan UKPBJ menggunakan Model Kematangan UKPBJ untuk 4 domain dan 9 variabel
2. Membuat peta jalan dan rencana aksi menuju level-3 (CoE), dari kondisihasil tingkat kematangan UKPBJ
3. Menetapkan urutan prioritas rencana aksi• Sesuai kebutuhan K/L/Pemda• Sesuai strategi pencapaian ke kematangan level-3
4. Menunjuk penanggung jawab kegiatan untuk setiap aktifitas dalamrencana aksi (PIC)
5. Mempersiapkan anggaran dan sumber daya yang diperlukan6. Analisis risiko yang mungkin timbul dan membuat rencana mitigasinya
Struktur Program Modernisasi UKPBJ
Program Modernisasi
UKPBJ
ProyekPengembangan
Proses
Training & Pembuatan SOP
Mgmt Kinerja
Pembuatan SOP PengadaanTerintegrasi
ProyekPengembanganKelembagaan
Pembuatan SOTK UKPBJ
ProyekPengembangan
SDM
ProyekPengembangan
Sistem Informasi
Program
Proyek
Kegiatan
Peta Jalan – Menuju UKPBJ sbg CoE
No Area Kegiatan2019 2020
Estimasi BiayaQ1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
1 PengembanganKelembagaan
Rp. 250.000.000,-
2 Pengembangan FungsiSDM
Rp. 300.000.000,-
3 Pengembangan Tata Kelola PBJ
4 PengembanganPerlindungan Hukum PBJ
5 PengembanganKetrampilan Manajerial
6 Pengembangan LPSE
Nama Program : MODERNISASI UKPBJUKPBJ : ……………………………..Program Manager : ……………………………..Tujuan : Menjadi Pusat Unggulan Pengadaan Barang/Jasa
contoh
Contoh Rencana Aksi Penyusunan SOP
No. Aktifitas Target Penyelesaian PIC1 TAHAP PERSIAPAN
A. Pembentukan tim penyusunan SOP
B. Analisis kondisi eksiting dan gap dengan Perpres 16 Tahun 2018
C. Identifikasi kebutuhan pengembangan SOP serta keterkaitandengan SOP dari fungsi lain (jika ada)
D. Identifikasi stakeholder SOP
E. Riset/benchmark SOP dari UKPBJ lain
2 TAHAP PENGEMBANGAN
A. Pengembangan SOP bersama tim dan fungsi terkait
B. Workshop review dan perbaikan SOP
C. Penyusunan rencana implementasi SOP
D. Pengajuan dan pengesahan SOP
3 TAHAP IMPLEMENTASI
A. Sosialisasi/pelatihan SOP kepada stakeholder terkait
B. Dimulainya penerapan SOP
C. Penyediaan Helpdesk/Coaching Clinic bagi stakeholder terkait
D. Monitoring dan evaluasi implementasi
Nama Proyek : Penyusunan SOP UKPBJ: ……………………………..
Area : Tata Kelola Project Manager: ……………………………..
Tujuan : Menyusun, memformalkan dan mensosialisasikan SOP ..... sebagai panduan pelaku proses di lingkungan K/L/PD
Target penyelesaianbisa berbeda2 untukSOP yang dibuat
Pertimbangkan perlunyakebijakan utama yang memayungi seluruh SOP yang akan dibuat
Contoh Penggambaran Proses Bisnis
Level 0
Level 1
Level N
Peta Proses Bisnis (BPMN)PermenpanRB No. 19 Tahun 2018
SOPPermenpanRB No. 35 Tahun 2012
Peta Proses
Peta Proses Bisnis (Gambar Peta)
Peta Sub-Proses
Peta Lintas Fungsi
PermenpanRB No. 19 Tahun 2018
Siklus Pelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ
AsesmenKematangan & Buat Renaksi
Training Manajerial UKPBJ
PengembanganUKPBJ
Kendali Mutuoutput
PengembanganUKPBJ
Sosialisasi Internal Pengembangan
UKPBJ
1. Proses2. Kelembagaan3. SDM4. Sistem Informasi
12 CBT Modul Manajerial
Verifikasi oleh Mentor CoE, Konsultan atau LKPP
Mengkomunikasikan hasilpengembangan UKPBJ ke pemangku
kepentingan
Siklus update kematangan UKPBJ per triwulan
Pengendalian Program Modernisasi UKPBJ
• Melaporkan kemajuan program per 3 bulan• Membandingkan kemajuan vs perencanaan• Membuat rencana aksi 3 bulan mendatang
LaporanTriwulan
• Melaporkan output pengembangan UKPBJ yang diselesaikan di perioda 3 bulan
• Menyampaikan hasil verifikasi oleh Mentor CoE/Konsultan/LKPPLaporan Hasil
• Menyampaikan kendala program yang tidak bisa diselesaikansecara internal K/L/Pemda
• Mengusulkan alternatif solusi untuk dibahas dengan LKPP
EskalasiPermasalahan
Pelaporan Kemajuan Proyek
No. Aktifitas Target
PenyelesaianProgres
PenyelesaianEstimasi
PenyelesaianPenanggung Jawab
(PIC)
1 KEGIATAN X
1. Aktifitas X1 10 Mar 2019 12 Mar 2019
2. Aktifitas X2 20 Mar 50% 10 Apr 2019
Aktifitas Xn ……
2 KEGIATAN Y
1. Aktifitas Y1 20 Apr 2019 25%
2. Aktifitas Y2 15 Mei 2019
Aktifitas Yn ……
3 KEGIATAN Z
1. Aktifitas Y1
2. Aktifitas Y2
Aktifitas Yn ……
Nama Proyek : ……………. UKPBJ : ……………………………..Area : ………… Project Manager : ……………………………..Tujuan : …………………………. Period Pelaporan : Maret 2019
contoh
Penutupan dan Pembelajaran
• Penutupan Proyek• Untuk setiap proyek yang sudah
mencapai level-3 kematanganUKPBJ agar dilakukan penutupanproyek• Pengarsipan semua dokumentasi• Melaporkan ke pimpinan atas
capaian yang sudah dilakukan
• Pembelajaran Proyek• Pembelajaran positif yang dapat
ditularkan ke UKPBJ lain• Pembelajaran negatif yang dapat
diinformasikan kepada UKPBJ lain sehingga menjadi pustaka risikoprogram modernisasi UKPBJ
Beberapa Teknik dalam Program ModernisasiUKPBJ
Model KematanganUKPBJ
Alat ukur yang digunakan untukmengetahuikemajuan program modernisasi UKPBJ
Program Sisteringmenuju CoE
Mekanisme pembinaandalam program modernisasi UKPBJ, denganmemberdayakan UKPBJ yg sudah menjadi PusatKeunggulan Pengadaan(CoE) dan Mentor CoE
Workshop UKPBJ
• Forum UKPBJ untukupdate kemajuanprogram modernisasiUKPBJ
• Sarana berbagipengalaman dari Main Sister dan Pair Sister dalam Program Sistering CoE
MK-UKPBJ: Tingkatan Kematangan untukUKPBJ
Dasar usulan:• Behaviour
Approach• Memastikan
konsistensipenjabaran kesetiap variable• Menjadi alat
bantu bagiK/L/PD untukmelakukanperbaikan
Esensi
Proaktif
Strategis
Unggul
Low
High Penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik yang berkelanjutan sehinggamenjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya
Proses/pola pikir pengelolaan pengadaan inovatif yang terintegrasi dan strategis untukmendukung pencapaian kinerja organisasi
Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsiperencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal
Memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, namun masih tersegmentasidan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif
Inisiasi Pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih adhoc dan belummerefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ)
MK-UKPBJ: Domain dan VariabelMenggambarkan area kunci (attributes) yang dianggap penting dan wajib ada dalam pelaksanaan sebuahmodel yang saling terkait sehingga menjadi sebuah kesatuan kerangka berpikir yang logis dan sistematisuntuk memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Proses Kelembagaan SDM Sistem Informasi
Manajemen Pengadaan Pengorganisasian
Tugas & Fungsi
Perencanaan
Pengembangan
Manajemen Kinerja
Manajemen Penyedia
Manajemen Risiko
Domain
Variabel Sistem Informasi
KEY DRIVER:
• Setiap variable di atas akan dideskripsikan untuk setiap tingkatan kematangan
• Hal tersebut dicirikan oleh beberapa key driver, dimana setiap key driver akan memiliki karakter yang berbeda-bedadi setiap tingkatan kematangan.
• Pencapaian organisasi atas tingkat tertentu di setiap variabel bersifat menyeluruh, artinya bahwa apabila ada key driver yang belum terpenuhi, maka organisasi tidak dapat mengakui sudah berada di tingkatan tersebut.
Kriteria CoE – Domain Proses
Variabel Definisi Bukti DukungManajemenPengadaan
Pengelolaan proses PBJ terintegrasi di seluruhmata rantai proses pengadaan denganberkolaborasi dengan pihak terkait
1. SOP Pengadaan Terintegrasi, meliputi:- SOP Perencanaan- SOP Persiapan Pengadaan- SOP Pemilihan- SOP Pelaksanaan Pekerjaan
2. Standar layanan Helpdesk pengadaan secara elektronik3. Standar kebijakan layanan pengadaan secara elektronik4. Berita acara/notulensi rapat dengan pelaku pengadaan dan atau
pelaku usahaManajemenPenyedia
Pengelolaan penyedia meliputi proses registrasi, kualifikasi dan pemantauan ketersediaanpenyedia untuk memastikan keberhasilanproses pemilihan
1. SOP Pengelolaan Penyedia2. Program pembinaan penyedia berdasarkan hasil analisis ketersediaan
penyedia3. Notulensi rapat progress pelaksanaan pekerjaan untuk mencatat
kinerja penyediaManajemen
KinerjaSudah ada sistem pengelolaan kinerja yang mencakup perencanaan dan pengendaliankinerja
1. SOP Pengelolaan Kinerja2. Dok. perencanaan kinerja3. Laporan pencapaian indikator kinerja utama UKPBJ
ManajemenRisiko
Sudah diterapkan SOP perencanaan dan mitigasi risiko pengadaan serta pelaporan untukmendukung tercapai target kegiatan pengadaan, termasuk risiko hukum
1. SOP Manajemen Risiko (mengakomodir berbagai jenis risiko, sepertirisiko hukum, gagal tender, keterlambatan penyelesaian pekerjaan)
2. Standar Pengelolaan Risiko layanan pengadaan secara elektronik3. Dokumen Mitigasi Risiko Pengadaan4. Kode etik pengelola UKPBJ
Level 3Proaktif
Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal
Kriteria CoE – Domain Kelembagaan
Variabel Definisi Bukti DukungPengorganisasian UKPBJ struktural yang melakukan fungsi
penyediaan barang/jasa1. Permen/Perka/ Perkada terkait SOTK yang mengatur
pengelolaan pengadaan barang/jasa2. Standar Pengorganisasian layanan pengadaan secara
elektronik
Tugas dan Fungsi Mengelola fungsi pengelolaan PBJ, fungsipengelolaan layanan pengadaan secaraelektronik serta fungsi pembinaan dan advokasi PBJ dengan memastikan kebutuhanbarang/jasa terpenuhi dengan baik
1. Tusi UKPBJ sesuai dengan amanat Perpres 16 Tahun 20182. Pembinaan hubungan dengan pemangku kepentingan
melalui analisis stakeholder PBJ dan engagement plan dengan pihak internal (PPK, PPHP, APIP) serta eskternal(penyedia, APH)
3. Laporan koordinasi UKPBJ dengan pihak terkait dalampelaksanaan paket
4. Standar Pengelolaan Hubungan dengan Pengguna layananpengadaan secara elektronik
Level 3Proaktif
Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal
Kriteria CoE – Domain SDM
Variabel Definisi Bukti DukungPerencanaan SDM Perencanaan SDM berupa Anjab dan ABK
SDM Pengadaan yang berbasis kompetensidan program kerja UKPBJ
1. Dokumen Anjab dan ABK berbasis kompetensi untuk PokjaPBJ, PP dan seluruh staf UKPBJ berbasis program kerjaUKPBJ
2. Surat Penempatan Jabfung PPJB di Pokja dan PP
PengembanganSDM
Pengembangan SDM berbasis kompetensidengan metoda pelatihan dan mentoring serta diselaraskan dengan kinerja staf UKPBJ dan Jabfung PPJB
1. Training Need Analysis untuk Unit Kompetensi Nasional PBJ2. Laporan Pelatihan dan Mentoring berbasis kompetensi
bagi Pokja, PP dan Seluruh Staf UKPBJ3. Laporan Evaluasi Kinerja Staf UKPBJ & Jabfung PPJB
Level 3Proaktif
Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal
Kriteria CoE – Domain Sistem Informasi
Variabel Definisi Bukti DukungSistem Informasi Pengelolaan sistem informasi pengadaan
sudah terkendali dengan baik shgpelayanan pengadaan secara elektronikkepada pengguna dan penyedia berjalandengan baik serta bebas dari fraud
1. Laporan penggunaan Sistem Informasi Pengadaansecara penuh
2. Laporan pengendalian risiko sistem informasipengadaan
3. Sertifikasi Standar layanan pengadaan secaraelektronik
Level 3Proaktif
Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal
Beberapa Segmen Workshop UKPBJ
1. Workshop UKPBJ – tingkat Nasional, dikelola oleh LKPP2. Workshop UKPBJ – tingkat Provinsi, dikelola oleh Pemprov3. Workshop UKPBJ – Kementerian/Lembaga, dikelola oleh LKPP4. Workshop UKPBJ – per Main Sister, dikelola oleh Main Sister5. Workshop UKPBJ – per spesialisasi domain• Area proses bisnis dan manajemen• Area kelembagaaan• Area SDM• Area sistem informasi
Agenda Workshop UKPBJ1. Pengkinian Informasi
• Peraturan / Pedoman• Alat bantu program modernisasi UKPBJ
2. Monitoring Kemajuan Program• Laporan kemajuan program• Analisis kendala dan masalah• Perencanaan program perioda berikutnya• Kendali risiko• Manajemen Perubahan terkait Program Modernisasi UKPBJ
3. Apresiasi & Pembelajaran• Pemberian award kepada UKPBJ berprestasi dalam Modernisasi UKPBJ• Berbagi pengalaman dari UKPBJ yang sudah menjadi Pusat Unggulan Pengadaan• Berbagi pengalaman
Recommended