TEGURAN KETUA AUDIT NEGARA -...

TEGURAN KETUA AUDIT NEGARA

OLEH : ENCIK ZAMANI BIN MD. JIDIN

TIMBALAN PENGARAH (TEKNIKAL) JABATAN AUDIT NEGARA

zamani@audit.gov.my nota 1

KURSUS LESSONS LEARNT KKR/JKR BIL.3/2014

SKOP

1. PENGURUSAN PROJEK

2. FUNGSI BAHAGIAN TEKNIKAL

3. PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

4. PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT

5. KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT

6. AGENSI PELAKSANA

7. METODOLOGI PENGAUDITAN

8. KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

9. ISU-ISU DI SETIAP PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK

PEMBINAAN

10. GAMBAR-GAMBAR PENEMUAN AUDIT

11. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

2

PENGURUSAN PROJEK

Perancangan keseluruhan, pengawalan dan koordinasi sesuatu projek daripada peringkat permulaan hingga peringkat penyiapan bagi memenuhi keperluan pelanggan dan memastikan projek tersebut disiapkan pada masa yang ditetapkan, dalam lingkungan kos dan juga kualiti kerja seperti yang diharapkan oleh pelanggan.

3

FUNGSI BAHAGIAN TEKNIKAL

PENGAUDITAN

Sektor Audit Kerajaan Persekutuan

Sektor Audit Kerajaan Negeri

Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan

Sektor Audit Khas & Penyelidikan

PEMBANGUNAN JABATAN

KHIDMAT NASIHAT TEKNIKAL

4

5

6

7

8

9

10

JAN Negeri Melaka

11

Lawatan tapak

JAN Negeri Selangor semasa pembinaan

Bermula dari tahun 2013, Laporan Ketua Audit

Negara dibentangkan tiga kali setahun.

MENGAUDIT

MELAPOR

KEMENTERIAN / JABATAN

12

AUDIT SUSULAN 1. Samada tindakan Ketua

Jabatan keatas pegawai telah

diambil/memadai atau tidak

2. Samada teguran-teguran

terhadap penemuan audit

telah diambil tindakan

sewajarnya

13

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA

14

Antara punca kelemahan ialah kurang

kemahiran dalam pengurusan projek.

Berita Harian 2 Okt.2013

15

Kerajaan terpaksa menanggung kerugian sebanyak RM 4.89 juta

akibat kegagalan JKR membuat tuntutan daripada pihak

bank/insurans terhadap tiga projek yang dimansuhkan.

Berita Harian 2 Okt. 2013

16

Setiap program atau projek di bawah kementerian atau jabatan perlu dilaksanakan dengan cekap , ekonomi, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan.

Berita Harian 2 Okt.2013

17

KERATAN AKHBAR LAPORAN KAN TELUS

“Kita dapati semasa proses audit itu masih terdapat agensi kerajaan yang gagal melaksanakan projek yang memberi nilai terhadap perbelanjaan kerajaan”. “Aspek penyelenggaraan juga tidak diambil perhatian oleh pihak terlibat dan

ini menimbulkan lebih banyak masalah lain yang semuanya berpunca daripada faktor manusia”.

PENGAUDITAN PENGURUSAN

PROJEK PEMBINAAN

Salah satu cabang pengauditan prestasi

Objektif :

Untuk menilai sama ada pengurusan Projek Pembinaan dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berhemat serta mencapai matlamat pembinaan.

Skop

Meliputi aspek Perancangan, Pelaksanaan dan Pemantauan Projek

18

PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT

1) Bangunan - pejabat, sekolah, institusi

pengajian tinggi, pasar, kem tentera dan

lain-lain.

2) Jalan dan jambatan

3) Kerja Kejuruteraan Mekanikal

4) Kerja Kejuruteraan Elektrik

5) Kerja lanskap

6) Empangan dan terowong

7) Landasan keretapi dan

8) Projek /kerja penyenggaraan

19

20

JALAN

Bangunan hospital

21

Pembinaan jalan

22

Jambatan

23

Empangan Bakun

24 Terowong

25 Landasan keretapi berkembar elektrik

26 Penyenggaraan

KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT

1) Projek Baru/Projek di dalam pelaksanaan - Projek yang telah dimulakan dan sedang dalam peringkat

pembinaan

2) Projek yang telah disiapkan - Projek yang telah disiapkan tetapi masih dalam tempoh

tanggungan kecacatan dan yang telah tamat tempoh tanggungan kecacatan.

3) Projek bermasalah - Projek yang berada dalam kategori projek sakit/lembab

- Projek yang telah dimansuhkan

27

AGENSI PELAKSANA

1) Dilaksanakan oleh Kementerian atau Jabatan

sendiri

2) Dilaksanakan oleh Jabatan Teknikal

28

29

A. Entrance Conference

Satu sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi

dengan Pasukan Audit yang akan melaksanakan

kajian audit.

Taklimat ringkas mengenai projek, pengenalan

kepada personel-personel yang akan terlibat dalam

kerja pengauditan.

Soal jawab terhadap projek yang akan diaudit

Penyelarasan bagi melancarkan proses pengauditan

30

Taklimat oleh Auditi

31

B. Semakan Dokumen Dan

Analisis Maklumat

Merupakan bahan/bukti audit yang penting dalam penyediaan laporan audit.

Antaranya seperti :

1) Dokumen Kontrak yang mengandungi syarat- syarat kontrak, senarai kuantiti, spesifikasi dan lukisan. 2) Fail-fail Projek yang mengandungi minit mesyuarat,

bayaran kemajuan, laporan kemajuan kerja, surat- surat dan sijil-sijil berkaitan pentadbiran kontrak, rekod kualiti dll.

32

Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb)

Antara yang disemak:

Perkara-perkara berkaitan perolehan

Pematuhan kepada syarat-syarat kontrak

Kuantiti kerja yang dilaksanakan selaras dengan

kuantiti yang dinyatakan dalam Bill Of Quantities

(BQ) dan lukisan

Pematuhan kepada lukisan dan spesifikasi

Kemajuan kerja di tapak

33

34

Bayaran kemajuan mengikut jadual dan selaras

dengan kerja yang telah disiapkan

Keputusan penting dalam minit mesyuarat dan

surat-menyurat seperti arahan-arahan, permintaan

pelanggan, kelulusan dan kehendak daripada PBT

serta pembekal utiliti

Sijil-sijil seperti Insuran, Lanjutan Masa, Perakuan

Siap Kerja, Perubahan Kerja dan Buku Harian Tapak

Rekod-rekod permeriksaan dan ujian di tapak,

Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dan senarai

kecacatan.

Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb)

Menyemak dokumen dan fail

35

C. Pemeriksaan Fizikal / Lawatan

Tapak

Untuk mendapatkan maklumat dan gambaran yang

jelas tentang projek yang diaudit.

Membuat pemeriksaan fizikal keatas kualiti

pembinaan yang sedang dilaksanakan/telah siap.

Merupakan aktiviti susulan yang penting bagi

mengesahkan bahan / bukti audit.

36

Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak (Samb)

Pemeriksaan dan pemerhatian yang dibuat antaranya

ialah:

Adakah mutu kerja yang dilaksanakan memuaskan,

mengikut spesifikasi dan lukisan?

Adakah ujian-ujian dan pemeriksaan dilaksanakan

Pemeriksaan ketidakpatuhan, ketidaksempurnaan,

kecacatan dan kerosakan yang timbul terutama

selepas pembinaan siap

37

Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak (Samb)

Bahan-bahan di tapak disimpan dengan sempurna

dan di tempat yang sesuai

Penjagaan alam sekitar

Kawasan tapak bersih dan teratur

Keselamatan di tapak

38

Taklimat dan penerangan oleh Pengurus Projek

sebelum lawatan tapak.

39

40

Pemeriksaan fizikal dan penerangan di

tapak

41

Kerja-kerja pengukuran lebar jalan sedang

dijalankan.

42

Mengukur ketinggian tebing jalan

Membuat pemeriksaan fizikal dan

mengambil gambar 43

Memeriksa punca kebocoran

44

D. Temubual/Soal Selidik /Perbincangan

Penerangan oleh pihak perunding

45

E. Ujian di tapak

46

Ujian coring sedang dijalankan bagi menentukan ketebalan turapan jalan

Mengukur ketebalan turapan

47

F. Mendapatkan Pandangan

Dan Nasihat Teknikal

Daripada Profesional

Yang Lain

48

G. Exit Conference

Sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi dengan Pasukan Audit selepas kajian audit dilaksanakan.

Taklimat mengenai laporan penemuan audit kepada pihak Auditi.

Sesi soal jawab/perbincangan/maklum balas mengenai laporan penemuan audit.

Laporan muktamad akan disediakan selepas sesi ini.

49

Exit Conference 50

Dilihat daripada tiga sudut utama iaitu:

i Masa Untuk memastikan projek disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau jangka masa yang telah ditetapkan ii Kualiti Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut spesifikasi dan mutu kerja yang ditetapkan supaya memenuhi kehendak pelanggan. iii Kos Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan belanjawan asal yang telah diperuntukkan

51

PERINGKAT-PERINGKAT

PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

PERANCANGAN

REKABENTUK

PEROLEHAN

PEMBINAAN

SIAP & PENYERAHAN PROJEK

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK

52

ISU-ISU

DI SETIAP PERINGKAT

PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

53

PERANCANGAN

54

PERANCANGAN

Keadaan tapak/tanah kurang sesuai

Pengambilan balik tanah belum selesai

Keperluan pelanggan tidak jelas/ tidak lengkap

Pengalihan/sambongan utiliti tidak diambilkira

Peruntukan terhad

55

Kawasan tapak berpaya, perlu ditambak

sebelum bangunan dibina

56

Kawasan tapak adalah jenis tanah lembut,

mendapan berlaku selepas bangunan dibina 57

58

Keretakan yang serius akibat mendapan di

kaki lima

59

Kawasan berbukit memerlukan sistem

saliran yang extensif dan tembok penahan

tebing

Tembok penahan perlu dibina di tebing cerun

60

Tanah yang terhakis memenuhi longkang dan

menyekat laluan air, penanaman rumput tiada

dalam skop kerja 61

62

REKABENTUK

REKABENTUK

1. Tidak sesuai/ tidak praktikal/ tidak memenuhi

keperluan pengguna/ tidak lengkap

2. Kurang maklumat/ maklumat tidak jelas dan

tidak terperinci

3. Masalah komunikasi dan koordinasi

4. Kesilapan perekabentuk/ terlepas pandang

5. Kelewatan penyediaan rekabentuk

63

Laluan menggunakan inter locking pavement block tidak

sesuai di hospital . Katil beroda dan troli makanan akan

bergegar apabila melaluinya

64

Lobi lif sempit untuk pergerakan katil beroda.

Bucu dinding rosak akibat dilanggar katil beroda

65

Lift

66

Siling tertanggal oleh tiupan angin, siling panel jenis

gantung kurang sesuai dipasang di koridor

Paip sanitari terlalu rendah dan terletak di

dalam ruang pejabat

67

Alat pemadam api di tangga menghalang laluan

68

Tingkap jenis top hung tidak sesuai di koridor

69

70

Kedudukan lurang tidak sesuai di apron bangunan

71

Air hujan tidak masuk ke dalam longkang yang

dibina mempunyai penutup

Generator set diletakkan di luar

kerana ruang didalam bangunan tidak muat

73

Pintu kayu rosak kerana terdedah kepada cuaca

Longkang mudah rosak kerana tidak

direkabentuk dengan besi tetulang

74

Besi penyokong bagi menampung beban air -cond

ducting tidak diambil kira semasa rekabentuk

melibatkan kos tambahan 75

76

Ruang sukar dibersihkan kerana tiada laluan

untuk kerja penyenggaraan

77

PEROLEHAN

PEROLEHAN

1. Kontraktor tidak berdaftar dengan PKK dan

CIDB

2. Kelewatan melantik perunding/kontraktor

3. Kontraktor yang dilantik tidak berkeupayaan

4. Kerja dipecah kecil untuk mengelak daripada

ditender

5. Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan

projek yang kompleks

6. Kesilapan senarai kuantiti/percanggahan

antara lukisan dan kuantiti

78

79

KERATAN AKHBAR RM1BILL OVERUNS

“To proceed with the project, ‘rescuing contractors’ were appointed, It

was found that some of these ‘rescuing contractors’ needed to be terminated for failing to complete the project”.

PEMBINAAN

80

PEMBINAAN

81

1. Masalah tapak

2. Lambat mendapat kelulusan daripada PBT

3. Masalah komunikasi dan koordinasi

4. Kontraktor lewat menerima lukisan

5. Pelanggan lambat beri pengesahan

6. Banyak kerja tambahan

7. Lanjutan masa terlalu lama

8. Pertindihan skop kerja kontraktor

9. Tiada penjagaan alam sekitar

10. Penyelia tapak kurang kompeten

11. Penyeliaan tapak tidak rapi

12. Kerja pembinaan tidak ikut BQ/spesifikasi/

lukisan

13. Tiada rekod kawalan kualiti

14. Kurang pemantauan terhadap perunding/

kontraktor

15. Pekerja tidak/kurang mahir

16. Kontraktor bermasalah

17. Projek dimansuhkan

82

PEMBINAAN (SAMB.)

Air tidak dialirkan keluar dari tapak bina

83

Tapak tidak bersih dan tidak teratur

84

Besi tetulang terdedah dan diletak di atas

tanah, kotor dan berkarat

85

Besi tetulang kotor dan dipenuhi dengan tanah

86

87

Pemasangan acuan dan besi tetulang yang

bersih dan kemas

Pembinaan longkang tidak sempurna

88

89

Pembinaan jalan tidak sempurna

90

Permukaan tiang pagar dipecahkan untuk laluan

pendawaian elektrik. Tiada koordinasi di antara

kontraktor sivil dan elektrik

Ukuran anak tangga tidak mengikut lukisan,

kemasan anak tangga terpaksa dipecahkan dan

dibina semula 91

92

Rasuk konkrit berongga

93 Kerja konkrit tidak sempurna

94

Serpihan papan acuan tidak ditanggalkan

95

Stiffener tidak dibina untuk menguatkan dinding

Tetulang exmet tidak dipasang dilapisan

ke empat

96

97

Lintol tidak dibina diatas tingkap untuk

menyokong dinding

98

Kesan tapak kaki di lantai koridor, tiada

penyeliaan yang rapi semasa pembinaan

Dinding condong

99

100

Keretakan di permukaan bumbung konkrit rata

Rumput ditanam walaupun tapak tidak

dibersihkan daripada batu 101

Projek dimansuhkan 102

PENYIAPAN DAN

PENYERAHAN

103

PENYIAPAN DAN PENYERAHAN

1. Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/ banyak

kecacatan dan kerosakan

2. Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja

yang belum siap

3. Ujian dan pentauliahan belum selesai

4. Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan

5. Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi

dengan berkesan

104

6. Pelanggan enggan berpindah

7. Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh

diduduki

8. Tiada kawalan keselamatan

9. Bangunan telah diduduki walaupun Sijil Siap

dan Pematuhan ( CCC ) belum diperoleh

PENYIAPAN & PENYERAHAN (SAMB.)

105

Kawasan tapak tidak dibersihkan

106

Perakuan Siap Kerja telah dikeluarkan

walaupun kerja belum sempurna

107

Dewan bedah hospital tidak boleh beroperasi

kerana dinding berkulat dan mengalami

kebocoran

108

109

Kemasan permukaan tidak sempurna

110

Penutup longkang tidak sempurna

111

Penutup longkang yang sempurna

112

Cat pada bebendul jalan telah tertanggal

walaupun projek baru diserahkan

113 Jalan mendap selepas di turap

Tiada laluan berbumbung ke masjid

114

Laluan berbumbung dibina selepas lawatan

audit

115

116

Pemasangan handrailing tidak kukuh

Dinding bata dipasang menggantikan mild steel

handrailing selepas lawatan audit

117

118

Permukaan jalan telah rosak walaupun

baru dibuka

119

Cerun lebuhraya runtuh

Penanaman rumput tidak rapat dan padang tidak

rata

120

Perabut rosak akibat vandalisma kerana tiada

kawalan keselamatan selepas bangunan

diserahkan 121

Bangunan tidak diduduki

Kawasan semak dan

bangunan mengalami

kerosakan

122

PEMBAIKAN

KECACATAN/KEROSAKAN

DAN PENYENGGARAAN

123

PEMBAIKAN KECACATAN / KEROSAKAN

DAN PENYENGGARAAN

1. Kurang pemantauan/penyeliaan

2. Tiada penyenggaraan

3. Kecacatan/kerosakan

Lambat dibaiki

Dibiarkan tanpa apa-apa tindakan

Yang sama berulang

Tidak dilaporkan

Tidak dibaiki walaupun Tempoh

Tanggungan Kecacatan telah tamat

Serius selepas Tempoh Tanggungan

Kecacatan

124

Kerosakan serius pada laluan pejalan kaki

berpunca daripada mendapan tanah berlaku

selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan 125

126

Keretakan disepanjang kaki lima bangunan

Tiada penyenggaraan lanskap 127

Kemasan jubin pecah 128

Saluran air hujan tersumbat/bocor

menyebabkan kerosakan kepada siling

129

130

Kebocoran berdekatan dengan lampu

Resapan air yang serius pada dinding bilik

kuliah menyebabkan kedudukan meja dan

kerusi pelajar terpaksa diubah 131

Resapan air melalui siling di bilik kuliah

boleh menyebabkan projektor rosak

132

Cat mengelupas

133

Konkrit merekah dan tertanggal, besi

tetulang berkarat dan mereput 134

Kerosakan serius pada rasuk bumbung

berlaku selepas Tempoh Tanggungan

Kecacatan tamat 135

136

Lepaan pada dinding concrete gutter tertanggal

Pembetung tertanggal dan jatuh 137

138

Perlindungan tebing jambatan runtuh

Permukaan turapan kasar dan batu-batu

tertanggal

139

140

Tebing jalan rendah berbahaya kepada penguna

PENTADBIRAN

KONTRAK

141

PENTADBIRAN KONTRAK

1. Kontrak lewat ditandatangani

2. Bon Pelaksanaan dan insurans lewat

dikemukakan/ tidak dilanjutkan selaras dengan

lanjutan masa

3. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum

kelulusan diberi

4. Lanjutan masa lewat dikeluarkan/ sebab-sebab

tidak mengikut syarat kontrak

5. Perakuan Siap Kerja (CPC) dikeluarkan tetapi

kerja belum siap sepenuhnya

142

6. Perakuan Siap Kerja ( CPC ) lewat dikeluarkan

dan tarikh di backdate

7. Bayaran kemajuan tidak ikut jadual

8. Pembayaran dibuat tetapi kerja tidak

dilaksanakan

9. Kerja pembaikan kecacatan belum sempurna

tetapi Perakuan Siap Membaiki Kecacatan telah

dikeluarkan

10. LAD tidak dikenakan

11. Perakuan Muktamad lewat dikeluarkan

PENTADBIRAN KONTRAK (SAMB.)

143

IMPLIKASI

Pembinaan lewat

disiapkan

Pembinaan tidak

berkualiti

Kos pembinaan

bertambah

144

Kesan kepada

pengguna

Menjejaskan imej

Kerugian kepada

kerajaan

There are also instances where value for money of infrastructure projects is questioned. These include projects which continue to be delayed despite several extensions and significant cost escalation, including additional expenditure to rectify defects not fully carried out during the defects liability period

145

146

147

Paip saluran air hujan tidak ditanam di dalam lantai sebelum

dialir keluar

148

Dawai untuk menggantung lampu diikat ke ducting

elektrik

149

Siling melendut

150

Siling runtuh

151

Kebocoran siling serius di bilik mesyuarat

152

Kerangka siling diikat pada saluran paip

Kemasan jubin lekang dan tertanggal.

154

Paip menggangu pengaliran air longkang

155

Pemendapan dan kerosakan pada permukaan jalan

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1. Memastikan peruntukan mencukupi sebelum

projek dilaksanakan

2. Pengambilan balik tanah dan masalah tapak

diselesaikan sebelum kontraktor di lantik

3. Keperluan pelanggan perlu jelas, lengkap dan

terperinci. Libatkan setiap peringkat pengguna

semasa perancangan

4. Perunding perlu memahami dengan jelas

kehendak-kehendak dan spesifikasi JKR

156

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)

5. Rekabentuk dan BQ yang disediakan oleh

perunding perlu disemak dengan teliti

6. Perunding/penyelia tapak perlu kompeten

7. Pemantauan yang rapi terhadap

perunding/penyelia tapak

8. Memantapkan keberkesanan komunikasi dan

koordinasi di setiap peringkat pengurusan

projek

157

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)

9. Agensi bukan teknikal yang melaksanakan

projek pembangunan perlu mempunyai

kakitangan teknikal yang mencukupi dan

kompeten

10.Agensi perlu mengenalpasti kelemahan yang

wujud, menganalisis dan mengambil tindakan

penambahbaikan bagi mengelakkan kesilapan

berulang

11.Memantapkan etika dan integriti dalam sektor

pembinaan

158

SEKIAN

TERIMA KASIH

159