Tipps für gelungene Dokumentation

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Tipps für gelungene Dokumentation

Protokolle schreiben

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Wozu Protokolle führen? als Information: Nichtanwesende werden

informiert als Ergebnisliste: Beschlüsse, Ergebnisse

und Maßnahmen werden zusammengefasst als Grundlage zur weiteren Bearbeitung:

Kompetenzen und Aufgaben einzelner werden genau festgelegt

als Beweis: Vorgänge, Verlauf, Beschlüsse und Zuständigkeiten werden schriftlich festgehalten.

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Drei Arten von Protokollen Wortprotokoll

Jede Wortmeldung wird dokumentiert, stilistische Korrekturen sind erlaubt.

VerlaufsprotokollDer gesamte Verlauf einer Verhandlung oder einer Besprechung wird (nicht wörtlich) wiedergegeben

ErgebnisprotokollDas Protokoll beschränkt sich auf Ergebnisse, Beschlüsse und Entscheidungen.

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Prüfen:

Immer enthalten sein müssen Ergebnisse, Maßnahmen, die zugehörigen Termine und verantwortlichen Personen.

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Protokollrahmen

Das kommt zuerst: Thema Art der Sitzung die Tagesordnung Wann wurde besprochen? Wo wurde besprochen? Wer hat besprochen? (Mailadressen

einsammeln!)

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Tipps fürs Protokollführen genügend Papier dabei haben. Oder ein

Notebook und einen USB-Stick. Unklarheiten gleich beseitigen (vielleicht

schon in der Kaffeepause?) bei wichtigen Punkten nachfragen, was

gemeint ist so viel mitschreiben / an digitalen

Textdokumenten mitnehmen wie möglich Anträge und Beschlüsse wörtlich

mitschreiben bzw. übernehmen

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Checkliste:Ein gutes Protokoll soll objektiv und sachlich sein logisch gegliedert und aufgebaut sein verständlich sein - auch für Nichtbeteiligte auf das Wesentliche beschränkt sein im Präsens abgefasst sein Anträge und Beschlüsse wörtlich und in

direkter Rede wiedergeben.