View
220
Download
1
Category
Preview:
DESCRIPTION
Chcesz wziąć udział w 19. Międzynarodowych Targach Książki w Krakowie? Przed Tobą zatem wypełnienie formularzy zgłoszeniowych. Patrzysz na druki do wypełnienia i zastanawiasz się od czego zacząć. Spokojnie. Nie takie formularze straszne, jak się wydają. Pobierz i przeczytaj nasz tutorial, dzięki któremu wypełnienie formularzy zgłoszeniowych zajmie Ci tylko kilka minut.
Citation preview
19. Mi´dzynarodoweTargi Ksià˝ki w Krakowie
Formularzezgłoszeniowe
− co i jak?
www.ksiazka.krakow.pl
22-25paêdziernika
2015
Zastanawiasz się, czy dobrze wypełniłeś formularze zgłoszeniowe. Nie daje Ci spokoju kwestia
dodatkowych formularzy? Nie wiesz, co kryje się pod stwierdzeniem „w 2015 r. zmianom uległy
niektóre z formularzy zgłoszeniowych”?
Spokojnie.
Punkt po punkcie postaramy się odpowiedzieć na (prawie) wszystkie Twoje pytania. Jeśli czegoś
nie zamieściliśmy w niniejszym tutorialu lub wyjaśniliśmy to niezbyt zrozumiale, nie pozostaje Ci
nic innego, jak sięgnąć po telefon i skontaktować się z nami. Ale póki co zachęcamy do lektury.
FORMULARZ NR 1
Zgłoszenie udziału w targach >>> odesłać do 31.07.2015
Podstawowy formularz zgłoszeniowy, potwierdzający zgłoszenie udziału w Targach. Ważne, aby
poprawnie wypełnić na nim dane do faktury, jak i podać osobę do kontaktu, czyli imię i nazwisko (+
mail i telefon) tego pracownika firmy, który jest odpowiedzialny za udział Twojej firmy w Targach i do
którego będą docierać wszystkie targowe newsy.
Na formularzu zaznaczasz:
bezzwrotną opłatę rejestracyjną, czyli tzw. wpisowe, dzięki któremu otrzymasz:
identyfikatory, kartę parkingową, zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. J. Długosza,
zaproszenie na wieczór wystawców, zaproszenia dla gości targowych i wpis w targowym
informatorze (szczegóły >>> formularz 1a, pkt 9);
wybraną powierzchnię lub stoisko standardowe, przy czym pamiętaj, że:
- powierzchnia niezabudowana to pusta przestrzeń bez zabudowy, wykładziny, oświetlenia i
prądu, na której docelowo ma stanąć Twoje stoisko, zbudowane przez wynajętą przez Ciebie
firmę standową >>> przy wyborze tego rodzaju powierzchni należy wskazać liczbę m kw.;
- powierzchnia zabudowana to stoisko wykonane w systemie oktagonalnym z wykładziną,
gniazdem, oświetleniem, stołem i 2 krzesłami (szczegóły >>> formularz 1, pkt 2) >>> przy
wyborze tego rodzaju powierzchni należy wskazać liczbę m kw.;
- stoisko standardowe to ekspozycja „pod klucz”, zawierająca określone elementy
dodatkowego wyposażenia (szczegóły >>> formularz 1c) >>> stoiska dostępne w określonym
metrażu (4, 6, 12, 18 m kw.);
typ stoiska – otwarte z 2, 3 lub 4 stron (szczegóły >>> formularz 1, pkt 3).
Termin przyjmowania zgłoszeń mija 31.07.2015 r. UWAGA! Jeśli chcesz skorzystać z 10% rabatu na
powierzchnię/stoisko, nie zwlekaj z przesłaniem zgłoszenia i uregulowaniem opłat, które wynikają z
formularzy 1 i 1a. Rabat obowiązuje, jeśli:
w ciągu 2 tygodni od dnia otrzymania fv pro forma uregulujesz całość należności wynikającej
z formularzy 1 i 1a (bezzwrotna opłata rejestracyjna + stoisko/powierzchnia + opłata
infrastrukturalna obligatoryjna dla powierzchni niezabudowanej)
lub
w ciągu 2 tygodni od dnia otrzymania fv pro forma uregulujesz 100% bezzwrotnej opłaty
rejestracyjnej i 45% należności wynikającej z formularzy 1 i 1a (stoisko/powierzchnia +
opłata infrastrukturalna obligatoryjna dla powierzchni niezabudowanej), pozostałą zaś kwotę
(z formularzy 1, 1a) do 01.07.2015 r.
FORMULARZ NR 1a >>> UWAGA ZMIANY!!!
Zgłoszenie udziału w targach >>> odesłać do 31.07.2015
Nierozłączna część formularza 1, na której:
podajesz napis na fryzie (do roku ubiegłego informację tę zamieszczałeś na formularzu 1);
pamiętaj, że napis na fryzie przygotowany przez nas mają tylko te firmy, które zamówiły
powierzchnię zabudowaną lub stoisko standardowe i że w cenie powierzchni/stoiska
gwarantujemy napis do 20 znaków, a każdy dodatkowy znak jest odpłatny i kosztuje 12 zł
netto;
UWAGA! Jeśli zamówiłeś powierzchnię zabudowaną/stoisko standardowe i chcesz
przygotować fryz/napis na fryzie we własnym zakresie, poinformuj nas o tym, abyśmy mogli
podawać Ci wymiary fryzu, jak i nie dublować jego przygotowania.
zaznaczasz ikonę tematyczną, jaka ma się pojawić na fryzie obok nazwy firmy i numeru
stoiska; do wyboru masz 5 ikon. Tak jak w przypadku napisu na fryzie ikona gwarantowana
jest tym firmom, które zamówiły powierzchnię zabudowaną/stoisko standardowe;
UWAGA! Jeśli zamówiłeś powierzchnię niezabudowaną i chcesz mieć na stoisku ikonę
tematyczną, nic straconego, możesz ją zamówić (szczegóły >>> formularz 1a pkt 7). Podobnie
ma się rzecz z numerem stoiska dla powierzchni niezabudowanej. Możesz go domówić,
wybierając jednocześnie jego kolor (szczegóły >>> formularz 1a pkt 7). Oczywiście, numer
stoiska możesz przygotować we własnym zakresie.
zamawiasz logo na fryzie, przy czym pamiętaj, że procedura zamówienia jest następująca:
przesyłasz do nas wypełniony formularz wraz z logotypem w formacie JPEG, my konsultujemy
się z plastykiem, w celu weryfikacji wielkości grafiki i informujemy Cię mailowo o cenie; cena
grafiki, która nie mieści się w polu 30 cm x 30 cm, będzie wyższa niż 180 zł netto podane na
formularzu 1a;
zaznaczasz kategorie tematyczne (można zaznaczyć więcej niż jedną kategorię) publikacji,
które będzie można nabyć na Twoim stoisku podczas Targów. Wypełniając ten punkt
umożliwisz nam stworzenie branżowego podziału wystawców. Ponadto pamiętaj, że wybrane
przez Ciebie kategorie znajdą się w informatorze targowym/programie targów pod nazwą
firmy i danymi teleadresowymi (szczegóły >>> formularz 5 pkt 1).
UWAGA! Jeśli zamawiasz powierzchnię niezabudowaną, pamiętaj o wypełnieniu punktu 10
formularza 1a. W tym roku formularz 1a uległ wydłużeniu i składa się z dwóch stron, a to za sprawą
obligatoryjnej opłaty infrastrukturalnej, którą począwszy od 2015 r. będą uiszczać te firmy, które
zamówiły powierzchnię niezabudowaną. Z opłaty będzie wynikać szereg korzyści, które usprawnią
Twoją obecność na Targach, jak i wpłyną na komfort pracy firmy standowej przygotowującej Twoje
stoisko. Opłata wynosi 12 zł netto/m kw. (szczegóły >>> formularz 1a pkt 10).
FORMULARZ NR 1b
Zgłoszenie współwystawcy >>> odesłać do 04.09.2015
Formularz powinieneś wypełnić, jeśli na Twoim stoisku będą dostępne publikacje innych
wydawnictw. Dzięki tej informacji będziemy w stanie w pełni poinformować zwiedzających, czyje
książki będą mogli nabyć na Targach. Zgłoszeni przez Ciebie współwystawcy pojawią się bowiem na
liście wystawców wraz z numerem Twojego stoiska. Zgłoszenie współwystawców jest bezpłatne, a
korzyści są wymierne. Zgłaszając współwystawców, pamiętaj o zaznaczeniu kategorii, do których
mamy ich przyporządkować.
UWAGA! Możesz zamówić dla współwystawcy bezzwrotną opłatę rejestracyjną (szczegóły >>>
formularz 1b pkt 1), dzięki której współwystawca otrzyma: identyfikator, kartę parkingową,
zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. J. Długosza, zaproszenie na wieczór wystawców, 20
zaproszeń dla gości targowych, jak i wpis w informatorze targowym/programie targów.
FORMULARZ NR 1c
Stoiska standardowe >>> odesłać do 31.08.2015
Rysunkowe uzupełnienie formularza 1, czyli wizualizacje stoisk standardowych wraz z
wyszczególnieniem elementów składowych i docelowym układem.
UWAGA! Ułożenie elementów wyposażenia stoiska standardowego możesz zmieniać, ale każda
zmiana powinna zostać uwzględniona na formularzu 1d, na którym winneś stworzyć poglądowy plan
swojego stoiska. Ponadto pamiętaj, że sugerowany na formularzu układ stoiska może ulec zmianie.
FORMULARZ NR 2
Wyposażenie stoiska >>> odesłać do 31.08.2015
Znajdziesz tu wszystkie elementy wyposażenia stoiska. Pamiętaj, że nawet jeśli decydujesz się na
stoisko standardowe z określonym wyposażeniem, zawsze możesz domówić dodatkowe elementy,
np. półki na książki.
UWAGA! Jeśli zarezerwowałeś powierzchnię niezabudowaną, pamiętaj, że wszystkie zamówienia
składane na formularzu 2 są droższe o 100%. Z kolei zamówienia składane po 31.08.2015 będą
droższe o 50% dla powierzchni zabudowanej/stoisk standardowych i o 150% dla powierzchni
niezabudowanej.
FORMULARZ NR 2a
Elementy wyposażenia stoiska >>> odesłać do 31.08.2015
Wizualne uzupełnienie formularza 2 zawierające poglądowe rysunki poszczególnych elementów
wyposażenia stoiska.
FORMULARZE NR 2b i 3b >>> UWAGA ZMIANY!!!
Media – powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> odesłać do 31.08.2015
Media – powierzchnia niezabudowana >>> odesłać do 31.08.2015
Począwszy od tego roku media będziesz zamawiał na różnych formularzach, w zależności od tego, jak
rodzaj powierzchni/stoiska zamówiłeś.
Powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> formularz 2b
Pamiętaj, że w wyposażeniu każdej powierzchni zabudowanej i stoiska standardowego znajduje się
jedno gniazdo 230 V/2 kW. Dzięki formularzowi 2b możesz zwiększyć liczbę gniazd, jak i ich moc.
Powierzchnia niezabudowana >>> formularz 3b
Miej na uwadze, że decydując się na powierzchnię niezabudowaną, nie otrzymujesz w wyposażeniu
żadnego gniazda elektrycznego, stąd pamiętaj o terminowym wypełnieniu i przesłaniu formularza 3b,
jak i o dostarczeniu uproszczonego schematu instalacji elektrycznej.
FORMULARZE NR 2c i 3c >>> UWAGA ZMIANY!!!
Podwieszenie elementów – powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> odesłać do
31.08.2015
Podwieszenie elementów – powierzchnia niezabudowana >>> odesłać do 31.08.2015
Co roku odpowiadamy na liczne zapytania o możliwość podwieszenia elementów przestrzennych nad
stoiskiem. Postanowiliśmy tę opcję nieco usystematyzować, ubierając ją w odpowiednie formularze.
Przed przesłaniem zamówienia, skontaktuj się najpierw z Działem Organizacji Technicznej i zapytaj,
czy możesz skorzystać z tej opcji, nie we wszystkich miejscach istnieje bowiem możliwość
podwieszenia elementów.
Powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> formularz 2c
Powierzchnia niezabudowana >>> formularz 3c
FORMULARZ NR 2d
Plan powierzchni zabudowanej/stoisk standardowych >>> odesłać do 31.08.2015
Formularz wcześniej znany jako „Formularz nr 4”. Święty Graal naszych druków formularzowych. Jeśli
zamówiłeś powierzchnię zabudowaną i domówiłeś do niej elementy dodatkowego wyposażenia
stoiska, wypełnienie tego formularza jest absolutnie konieczne.
Jak to działa? Na formularzu tworzysz poglądowy schemat Twojego stoiska. Zaczynasz od metrażu i
układu, np. zamówiłeś 9 m kw. w układzie 4,5 m x 2 m. Rysujesz prostokąt o wymiarach 4,5 x 2 (jedna
kratka to 1 m kw.).
Następnie posiłkując się symbolami podanymi na dole formularza 2d wrysowujesz poszczególne
zamówione przez Ciebie elementy. Pamiętaj, że zgodnie z przygotowanym przez Ciebie rysunkiem
zostanie zbudowane stoisko. Stąd dobrze zastanów się nad umiejscowieniem poszczególnych
elementów, gdyż w dniu montażowym może się okazać się, że zmiana miejsca ich zamontowania nie
będzie możliwa. Jeszcze jedno! Pamiętaj o wrysowaniu 2 krzeseł i stołu, które wchodzą w skład
powierzchni zabudowanej.
UWAGA! Jeśli zamówiłeś stoisko standardowe, to zostanie ono przygotowane zgodnie z poglądowymi
rysunkami, które znajdziesz na formularzu 1c. Jeśli jednak:
chcesz zmienić położenie poszczególnych (montowanych na stałe) elementów, np. półek na
książki, zaplecza
lub
domówić dodatkowe elementy wyposażenia, np. półki na książki,
pamiętaj o przygotowaniu poglądowego rysunku na formularzu 2d, na którym uwzględniasz
elementy wyposażenia wchodzące w skład „standardu”, jak i te dodatkowo zamówione.
FORMULARZ NR 3 >>> UWAGA ZMIANY!!!
Zgłoszenie wykonawcy zabudowy stoiska >>> odesłać do 31.08.2015
Formularz ten dotyczy wyłącznie powierzchni niezabudowanej. Zgłaszasz na nim wykonawcę
zabudowy Twojego stoiska, z którym kontaktujemy się w kwestiach wymagających doprecyzowania.
4,5
2
2
FORMULARZ NR 3a >>> UWAGA ZMIANY!!!
Oświadczenie wykonawcy zabudowy stoiska >>> odesłać do 31.08.2015
Jeśli zamówiłeś powierzchnię niezabudowaną, czytaj uważnie. Formularz 3 jest drukiem, który
powinieneś przekazać firmie budującej Twoje stoisko. Chcemy mieć kontrolę nad każdym etapem
przygotowania do Targów, stąd zależy nam na bezpośrednim kontakcie z przedstawicielem firmy,
która będzie obecna na terenie EXPO Kraków w dniu montażowym i demontażowym. Dzięki
poprawnie wypełnionemu formularzowi będziemy w stanie nie tylko wszelkie kwestie dotyczące
zabudowy wyjaśniać bezpośrednio z firmą standową, ale także przygotujemy wskazaną liczbę
identyfikatorów montażowych, jak i zagwarantujemy odpowiednią liczbę miejsc parkingowych pod
EXPO Kraków na czas montażu i demontażu.
FORMULARZ NR 4
Internet na stoisku >>> odesłać do 31.08.2015
Zamawiasz na nim dostępu do Internetu na stoisku. Do wyboru masz dwie opcje:
Internet przewodowy, który zamawiasz na cały czas Targów,
Internet bezprzewodowy, który możesz zamówić na cały czas trwania Targów, na 12 godzin
lub na 3 godziny.
FORMULARZ NR 5 >>> UWAGA ZMIANY!!!
Materiały targowe >>> odesłać do 04.09.2015
W tym roku zmieniamy wygląd wpisów do informatora targowego/programu targów. Wzorcowy
wpis prezentuje się następująco:
Logo – plik JPEG
Nazwa firmy WYDAWNICTWO EXPO
kod miasto 31-586 Kraków
ulica ul. Galicyjska 9
tel. (+48-12) 644-59-32
fax (+48-12) 644-61-41
e-mail biuro@wydawnictwoexpo.pl
www www.wydawnictwoexpo.pl
> e-publikacje > encyklopedie, słowniki
> książki naukowe i podręczniki > książki podróżnicze, przewodniki, mapy
> książki religijne > poradniki, hobby
Pod danymi teleadresowymi zostaną zamieszczone te kategorie, które zaznaczysz wypełniając
formularz 1a pkt 7.
FORMULARZE NR 6 i 6a
Dodatkowe usługi reklamowe >>> odesłać do 11.09.2015
Za pomocą tych formularzy możesz zamówić różnego rodzaju świadczenia reklamowe, przez
dystrybucję, reklamę na zewnątrz, jak i wewnątrz EXPO Kraków, po reklamę drukowaną i
internetową.
FORMULARZ NR 7
Zamówienia i usługi dodatkowe >>> odesłać do 11.09.2015
Za pomocą tego formularza zamówisz wszystko, czego potrzeba, aby z łatwością odnaleźć się w
targowej rzeczywistości. Zwróć uwagę zwłaszcza na trzy usługi:
dodatkowe zaproszenia na Targi >>> w ramach bezzwrotnej opłaty rejestracyjnej otrzymasz
20 zaproszeń, które powinieneś przekazać swoim gościom, czyli naszym zwiedzającym.
Pamiętaj, aby obić każde zaproszenie pieczęcią firmową. Jeśli chcesz zaprosić więcej niż 20
osób, złóż zamówienie na większą liczbę zaproszeń na formularzu 7. Dostarczymy je do Ciebie
przed Targami.
dodatkowe identyfikatory targowe >>> liczbę identyfikatorów, którą otrzymasz w ramach
bezzwrotnej opłaty rejestracyjnej, determinuje liczba m kw., które zostały przez
Ciebie zarezerwowane. Wg formularza 1a na 4 m kw. przypada 1 identyfikator, stąd należy
podzielić liczbę zarezerwowanych metrów kw. przez 4 i otrzymasz liczbę należnych
identyfikatorów.
PRZYKŁAD:
stoisko 8 m kw. >>> 8 : 4 = 2 identyfikatory
stoisko 15 m kw. >>> 15 : 4 = 3,75 >>> 4 identyfikatory
stoisko 23 m kw. >>> 9 : 4 = 2,25 >>> 2 identyfikatory
Ułamki większe i równe 0,5 zaokrąglamy w górę. Uwaga! Wyjątek od powyższej reguły.
Stoiskom 4-metrowym i 6-metrowym przysługują 2 IDENTYFIKATORY.
Rzecz jasna dzięki formularzowi nr 7 możesz zamówić dodatkowe identyfikatory.
zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. Jana Długosza >>> w ramach bezzwrotnej opłaty
rejestracyjnej otrzymasz jedno 2-os. zaproszenie. Jeśli potrzebujesz więcej zaproszeń, zamów
je na formularzu 7.
FORMULARZE NR 8 i 8a
Wynajem sali seminaryjnej >>> odesłać do 04.09.2015
Wyposażenie sali seminaryjnej >>> odesłać do 04.09.2015
W Międzynarodowym Centrum Targowo-Kongresowym EXPO Kraków dysponujemy następującymi
salami seminaryjnymi:
BUDAPESZT, która podczas Targów jest podzielona na 2 mniejsze jednostki:
Budapeszt AB >>> 80 os.
Budapeszt C >>> 100 os.
LWÓW, która podczas Targów jest podzielona na 3 mniejsze jednostki:
Lwów A >>> 70 os.
Lwów B >>> 70 os.
Lwów C >>> 70 os.
WIEDEŃ, która podczas Targów jest podzielona na 2 mniejsze jednostki:
Wiedeń A >>> 140 os.
Wiedeń B >>> 140 os.
Sale wynajmowane są na 50 min, gdyż 10 min do pełnej godziny to czas na przygotowanie sali do
następnego spotkania. Rzecz jasna, jeśli chcesz zarezerwować salę na dłuższy czas, nic nie stoi na
przeszkodzie. Decydując się na wynajem sali, zastanów się, w który dzień i mniej więcej o jakiej porze
chcesz zorganizować spotkanie, po czym napisz do nas, abyśmy mogli sprawdzić, czy w wybranym
przez Ciebie terminie sale seminaryjne są dostępne.
Pamiętaj, że w skład wyposażenia sali wchodzą:
system nagłośnieniowy,
mikrofon bezprzewodowy,
rzutnik,
ekran.
Dodatkowe elementy wyposażenia możesz domówić na formularzu 8a. Jeśli przewidujesz większą
liczbę prelegentów, zamów dodatkowe mikrofony. Jeśli będziesz potrzebować dostępu do Internetu
podczas spotkania, zamów Internet. Pamiętaj, że zamówienia na dodatkowe wyposażenie sali
seminaryjnej składane podczas Targów będą realizowane w miarę możliwości oraz będą droższe o
100%.
E-FAKTURY
Mając na celu ochronę środowiska, jak i usprawnienie przekazu informacji, proponujemy Ci
otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Jednocześnie przypominamy, że e-faktury są
pełnoprawnymi dokumentami księgowymi. Jeśli wyrażasz zgodę na otrzymywanie faktur
elektronicznych, prześlij (uzupełnione i podpisane) oświadczenie „Zgoda na przesyłanie faktur w
formie elektronicznej”, które stanowi załącznik do niniejszego tutorialu. Wybierając fakturę w tej
formie, automatycznie rezygnujesz z otrzymania faktury w wersji papierowej.
KONTAKT
Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków
ul. Galicyjska 9
31-586 Kraków
tel.: +48 12 644 59 32
fax +48 12 644 61 41
www.ksiazka.krakow.pl
ksiazka@targi.krakow.pl
Katarzyna Popieluch-Kmiecik – komisarz targów
kmiecik@targi.krakow.pl
tel. +48 12 651 90 26, 644 59 32
tel. kom. +48 501 691 232
Barbara Sikora – zastępca komisarza
sikora@targi.krakow.pl
tel. +48 12 651 90 35, 644 81 65
tel. kom. +48 510 182 731
Magdalena Wojtoń – asystent komisarza
wojton@targi.krakow.pl
tel. +48 12 651 90 13
tel. kom. +48 506 176 932
Magdalena Sroczyńska – zastępca komisarza
sroczynska@targi.krakow.pl
tel. +48 12 651 90 46
tel. kom. +48 509 926 690
Mateusz Kania – kierownik działu organizacji technicznej
kania@targi.krakow.pl
tel. +48 12 651 90 18
tel. kom. +48 506 047 424
…………………….., dn……………………….
(miejscowość i data) ………………………………………
(nazwa Odbiorcy)
………………………………………
……………………………………… (adres)
……………………………………… (NIP)
ZGODA NA OTRZYMYWANIE FAKTUR W POSTACI ELEKTRONICZNEJ
……………………………………………………. (nazwa Odbiorcy) zwany dalej Odbiorcą faktur elektronicznych oświadcza, że zgodnie z przepisami Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), akceptuje wystawianie i przesyłanie przez Targi w Krakowie Sp. z o.o. faktur w formie elektronicznej od dnia ………………….. r. Jednocześnie Odbiorca faktur elektronicznych wyraża zgodę na przesyłanie elektronicznych faktur z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Adres e-mail na jaki powinny być kierowane faktury elektroniczne: ………………………………………............................ (adres e-mail).
………….…………..…………………………………….
Podpis i pieczątka osoby (osób) upoważnionych
do działania w imieniu firmy
Recommended