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Universidad de CórdobaSistema de Educación a Distancia
Contabilidad II“Educación al alcance de todos”
Universidad de Córdoba, Transformándonos para transformar
G-R
ED
Dis
eñado p
or:
Unic
órd
oba 2
011
G-R
ED
Dis
eñado p
or:
Unic
órd
oba 2
013 José María Pelayo Bustos Kerguelen
Autor
Empresa es toda u n i d a d d e e x p l o t a c i ó n económica o varias que dependen de una misma persona natural o jurídica, que corresponden a a c t i v i d a d e s similares, conexas o complementarias y q u e t i e n e n trabajadores a su servicio tal como lo define el artículo 194 del código s u s t a n t i v o d e l trabajo, la empresa t a m b i é n e s nombrada como empleador.
UNIDAD I. SISTEMAS DE INVENTARIOS:
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y
Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventarios periódico,
como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo
o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una
fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no
puede saber en determinado momento cuántas son sus mercancías, ni
cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de
venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se
hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es
preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en
tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las
devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de
las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es
un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden
hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se
hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia
prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se
contabilizan en la cuenta compras (Código 62 PUC colombiano). Al
finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego
de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en
la cuenta de compras (Código 6225 PUC colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (Código
4135 PUC colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (Código
4175 PUC colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se
determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la
cuenta de activos (Inventarios).
Tomado de: http://www.gerencie.com/archivos/metodo-promedio-pondrado.zip
Comerciales
CAPÍTULO 1
1Imagen: http://www.luismiguelmanene.com/wp-content/uploads/2012/11/gei-inventario1.jpg
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el
costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no
deben incluirse ni las mercancías en tránsito, ni las mercancías
recibidas en consignación.
En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas
mercancías estando en tránsito, el costo de venta que se considera
provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por
esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se
liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario colombiano, no acepta el
inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al
Estatuto Tributario deban presentar la declaración tributaria firmada
por contador público. Fiscalmente se acepta la disminución del
inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser
por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro,
obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere
prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente.
La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.
Métodos de valuación de inventarios
Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema
permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe
recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que
tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio
ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas
desarrollados.
Imagen: http://www.andi.com.co/Archivos/image/Seccional_Bogota/tributario.jpg 2
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a
aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los
inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia,
puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no
requiere procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor
que se compró al momento de la operación, es decir se la de salida del
inventario por el valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que
cuando se hizo la venta, esos productos se les asignaron un costo de
salida según el método de valuación de inventarios manejado por la
empresa.
Imagen: http://blogs.laprensa.hn/tudinero/files/2010/11/dinero.jpg 3
Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los
inventarios:
· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario
era de $10.oo.
· El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
· El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
· El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
· El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kárdex) de la siguiente
manera:
Entradas Salidas Saldos
Fecha Concepto Q CU VT Q CU VT Q CU VT
02-01 Saldo Inicial 1.000 $10 $ 10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 $12 $ 6.000
04-01 Venta 1.000 $10 $ 10.000
100 $12 $ 1.200 400 $12 $ 4.800
15-01 Compras 600 $15 $9.000 600 $15 $ 9.000
28-01 Compras 500 $18 $9.000 500 $18 $ 9.000
31-01 Ventas 400 $12 $ 4.800
600 $15 $ 9.000
200 $18 $ 3.600 400 $18 $5.400
NOTA: Q= Cantidades CU= Costo unitario VT= Valor total
Imagen: http://4.bp.blogspot.com/_HxIwUkPhGBU/TLcY5hiiMSI/AAAAAAAAFj4/3iAuKT6Kvjk/s320/inventario1.gif 4
El procedimiento es el siguiente: se escribe el saldo inicial, que es de
1.000 unidades a $10.oo cada una. El 03 de enero se efectúa una
compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se
escribe en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo.
El 04 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces
las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000
unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan,
se toman 100 unidades de las compradas el 03 de enero, a un
costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades
vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo,
que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una
venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300
unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo
de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales
ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de
la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior
de la nueva.
Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto
sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto
del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien
sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero,
significa que en el inventario final quedan las últimas unidades
compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un
mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado
sacando las primeras unidades compradas, que por lo
general fueron mas económicas, se tiene un costo de
venta relativamente mas bajo, lo que significa que
tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando
como consecuencia que esta sea mas elevada que
si se utilizaran otros métodos de valuación de
inventarios.
5Imagen: http://www.supertiendas.com.co/uploads/images/ediciones/ediciones2011/edicion10/inventarios-comunes-en-tiendas.jpg
Como se puede ver en forma general, este método hace que la
utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al
contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso.
Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se
incorpora un menor costo de venta producto de costear con las
primeras unidades de materias primas compradas.
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se
compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final
queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un
método muy útil cuando los precios de los productos aumentan
constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias
inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo
que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del
inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es
apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la
hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes
métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o
salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el
valor pagado por ellas.
En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al
inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer
la venta.
6Imagen: http://actualicese.com/_ig/img/fotos/contandomonedas2.jpg
Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el
valor de los inventarios:
· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo
unitario era de $10.oo.
· El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
· El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
· El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
· El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de
$22.oo.
Solución: a información anterior se registra en la tarjeta de control
(Kárdex) de la siguiente manera:
6
Entradas Salidas Saldos
Fecha Concepto Q CU VT Q CU VT Q CU VT
02-01 Saldo Inicial 1.000 $10 $ 10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 $12 $ 6.000
04-01 Venta 500 $12 $6.000
600 $10 $6.000 400 $10 $ 4.000
15-01 Compras 600 $15 $9.000 600 $15 $ 9.000
28-01 Compras 500 $18 $9.000 500 $18 $ 9.000
31-01 Ventas 500 $18 $ 9.000
600 $15 $ 9.000
100 $10 $ 1.000 300 $10 $3.000
7
8
El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a
$10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada
una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de
saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que
entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo
cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el
inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades
vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta
acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de
$10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo. Nótese, que cada vez que se realiza
una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la
situación anterior de la nueva.
Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta
debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo
general son mas costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades
compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la
mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.
En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la
inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de
resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas
mas elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por
tener el inventario final con precios antiguos.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto
los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual
que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron
salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que
las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con
que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la
ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo
en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar
la ponderación.
Ejemplo (Tomado de la Universidad de la Salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule
el valor de los inventarios:
· El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo
costo unitario era de $10.oo.
· El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de
$12.oo.
· El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de
$20.oo
· El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de
$15.oo.
· El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de
$18.oo.
· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de
$22.oo.
Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control
(Kárdex) de la siguiente manera
9
Entradas Salidas Saldos
Fecha Concepto Q CU VT Q CU VT Q CU VT
02-01 Saldo Inicial 1.000 $10.00 $ 10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 1.500 10.67 $16.000
04-01 Venta 1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263
15-01 Compras 600 $15 9.000 1.000 13.26 13.263
28-01 Compras 500 $18 9.000 1.500 14.84 22.263
31-01 Ventas 1.200 14.84 $ 17.808 300 14.84 4455
10
El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es
de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa
una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta
información se coloca en la columna de entradas sumando las
unidades del inventario con las unidades de la compra, y los
valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar
el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del
saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice
una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de
enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la
columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas,
en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio
calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.
Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores
totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta,
dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después
de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades.
Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este
procedimiento.
Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300
unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de
$4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.
Imagen:http://nexolution.com/nxn/wp-content/uploads/2011/06/Finanzas.jpg
11
Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en
e l s a l d o s e va c o l o c a d o u n s u b raya d o s i m p l e .
El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el
hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados,
y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser
equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el
inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos
que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado
porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general
mas económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran,
que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario
final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el
balance general. Además por tener un costo de venta menor, las
utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como
utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al
igual que sucede con el método UEPS.
En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método
PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla
general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la
utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor
costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades
anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará
subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado
de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que
la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un
menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en
menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el
efecto de los costos de venta determinados por este método.
Una de las confusiones más comunes inclusive en
algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma
indistinta a los sistemas de inventarios y a los métodos de
valuación de inventarios.
12
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación;
cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos,
mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo
el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy
diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del
inventario o valorar el inventario final de un periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario
periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples
métodos de valuación de inventarios. Peps, Ueps, Promedio
ponderado, Retail, etc.
Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y
el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo
que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de
inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de
inventarios permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios
periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino
mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que
tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario
final.
imagen: http://www.serfinco.com.co/site/Portals/0/Imagenes/Nuestra_compania/Informacion_Financiera_1.jpg
13
EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADESEJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES
EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES
ARTICULO: Refrigeradores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 700.000
$ 700.000
$ 750.000
3.500.000
$ 730.000
15
15
30
10.500.000
11.250.000
21.750.000TOTALES
5
12
17
8.760.000
12.260.000
15
10
25
13
10.500.000
7.000.000
18.250.000
9.490.000
Existencias 13 unidades a 730.000 c/u 9.490.000
ARTICULO: Microondas REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 200.000
$ 200.000
$ 220.000
1.000.000
$ 213.333
10
10
20
2.000.000
2.200.000
4.200.000TOTALES
5
8
13
1.706.667
2.706.667
10
5
15
7
2.000.000
1.000.000
3.200.000
1.493.333
Existencias 7 unidades a 213.333 c/u 1.493.333
28.500.000 8.500.000
30.650.000 24.649.524
59.150.000 33.149.524
730.000 Saldo deudor:
26.000.476
1435
8.500.000
24.649.524
33.149.524
6135
TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: PROMEDIO PONDERADO
213333
14
ARTICULO: Televisores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 800.000
$ 800.000
$860.000
4.00.000
$ 834.286
20
20
40
16.000.000
17.200.000
33.200.000TOTALES
5
17
22
14.182.857
18.182.857
20
15
35
18
16.000.000
12.000.000
29.200.000
15.017.143
Existencias 18 unidades a 834.286 c/u 15.017.143
INFORMACIÓN:
La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y
ventas:
Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a
200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva.
Toda la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes.
Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5refrigeradores, 5
microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual al
costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.
Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas
a 220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva.
Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días.
Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo
precio de venta de la que se realizó en agosto 10.
SE PIDE: Diligenciar las tarjetas Kardex
Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el código 6135;
registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435 mercancías no fabricadas
por la empresa, utilizando el método promedio ponderado. Y, determinar el valor total
de los inventarios y las unidades en existencia.
213333
GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 33.149.524
Total Inventarios: 38 26.000.476
15
ARTICULO: Refrigeradores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 700.000
$ 700.000
$ 750.000
3.500.000
$ 700.000
15
15
30
10.500.000
11.250.000
21.750.000TOTALES
5
12
17
8.500.000
12.000.000
15
10
25
13
10.500.000
7.000.000
18.250.000
9.750.000
Existencias 13 unidades a 750.000 c/u 9.750.000
ARTICULO: Microondas REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 200.000
$ 200.000
$ 220.000
1.000.000
$ 213.333
10
10
20
2.000.000
2.200.000
4.200.000TOTALES
5
8
13
1.706.667
2.706.667
10
5
15
7
2.000.000
1.000.000
3.200.000
1.493.333
Existencias 7 unidades a 213.333 c/u 1.493.333
8.500.000
24.649.524
33.149.524
213.333
6135
TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: PEPS (FIFO)
$ 750.000
10
2
7.000.000
1.500.000
15 11.250.000
28.500.000 8.500.000
30.650.000 23.880.000
59.150.000 32.380.000
Saldo deudor:
26.770.000
750.000
1435
16
ARTICULO: Televisores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05
Ag. 10
Ag. 12
Ag. 18
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 800.000
$ 800.000
$ 860.000
4.000.000
$ 800.000
20
20
40
16.000.000
17.200.000
33.200.000TOTALES
5
17
22
13.720.000
17.720.000
20
15
35
17
16.000.000
12.000.000
29.200.000
15.480.000
Existencias 18 unidades a 860.000 c/u 15.480.000
$ 860.000
15
2
12.000.000
1.720.000 860.000
38 26.770.000
GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 32.380.000
Total de existencias:
INFORMACIÓN:
La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y ventas:
Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas
a 200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda
la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes.
Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5
microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual
al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.
Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a
220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva. Toda la
factura de estos artículos es a crédito 15 días.
Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo
precio de venta de la que se realizó en agosto 10.
SE PIDE: Diligenciar las tarjetas Kardex
Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el
código 6135; Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta
1435 mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método
promedio ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las
unidades en existencia.
17
ARTICULO: Refrigeradores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05-2010
Ag. 10-2010
Ag. 12-2010
Ag. 18-2010
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 700.000
$ 700.000
$ 750.000
3.500.000
$ 750.000
15
15
30
10.500.000
11.250.000
21.750.000TOTALES
5
17 12.500.000
15
10
25
13
10.500.000
7.000.000
18.250.000
9.250.000
Existencias 10 unidades a 700.000 c/u $ 7.000.0003 unidades a 750.000 c/u $2.250.000
ARTICULO: Microondas REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05-2010
Ag. 10-2010
Ag. 12-2010
Ag. 18-2010
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 200.000
$ 200.000
$ 220.000
1.000.000
$ 220.000
10
10
20
2.000.000
2.200.000
4.200.000TOTALES
5
8
13
1.706.000
2.706.000
10
5
15
7
2.000.000
1.000.000
3.200.000
1.440.000
Existencias 5 unidades a 200.000 c/u $ 1.000.000 2 unidades a 220.000 c/u. $ 440.000
TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO MÉTODO: EPS (FIFO)
12 9.000.000
IN V E N TA R IO M E R C A N C .
28 .500 .000 8 .500 .000
30 .650 .000 25 .380 .000
59 .150 .000 33 .880 .000
S a ldo deudor:
25 .270 .000
1435
COSTO
8.500.000
25.380.000
33.880.000
6135
18
ARTICULO: Televisores REFERENCIA:
UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:LOCALIZACIÓN:
FECHAS DETALLE VALOR UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Ag. 05-2010
Ag. 10-2010
Ag. 12-2010
Ag. 18-2010
Compra
Venta
Compra
Venta
$ 800.000
$ 800.000
$ 860.000
4.000.000
$ 860.000
20
20
40
16.000.000
17.200.000
33.200.000TOTALES
5
22 18.620.000
20
15
35
18
16.000.000
12.000.000
29.200.000
14.580.000
Existencias 15 unidades a 800.000 c/u $ 12.000.00012 unidades a 860.000 c/u $ 10.320.000
17 14.620.000
38 25.270.000
GRAN TOTAL 90 59.150.000 52 33.880.000
Total de existencias:
INFORMACIÓN:
La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y
ventas:
Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a
200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda la
factura de estos artículos es a crédito plazo un mes.
Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5
microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual
al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito.
Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a
220.000 antes de iva; 20 televisores plasma 20 pulgadas a $ 860.000
antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días.
Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo
precio de venta de la que se realizó en agosto 10.
SE PIDE: Diligenciar las tarjetas Kardex
Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" colocándole el código
6135;Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435
mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método promedio
ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las unidades
en existencia.
UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES.
UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE.
UNIDAD IV.
HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS FINANCIEROS.
UNIDAD V.
TALLERES Y EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES.
CAPÍTULO 2: TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE.
Objetivo general.
Presentar al lector las actividades que tienen lugar al finalizar el periodo
contable, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del
ejercicio y la situación financiera de la entidad: asientos de ajuste y de
cierre.
Objetivos específicos:
* Comprender el proceso contable de manera integrada.
* Diferenciar la contabilidad de causación de la contabilidad
de caja.
* Definir y clasificar los asientos de ajustes que se deben
realizar al finalizar el periodo contable.
* Preparar el cierre de cuentas del periodo, utilizando para
ello los asientos de cierre.
* Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a
cargo del ente económico.
* Comprender el proceso de preparación y análisis de la hoja
de trabajo.
TOMADO DE CONTABILIDAD: Sistema de Información para las Organizaciones. Gonzalo Sinisterra- Luis Enrique Polanco- Harvey Henao)
Comerciales
CAPÍTULO 2
19
PERIODO CONTABLE Y PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos ejecutados
por la empresa en forma cronológica a lo largo de un periodo contable, se inicia al
finalizar cada uno, el proceso de ajuste de ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de
resultado y la preparación de los estados financieros.
Este proceso contable que tiene lugar al final de cada periodo y que consiste básicamente
en determinar, de la forma más razonable posible, la utilidad del ejercicio y la situación
económica de la organización, se conoce como terminación del ciclo contable.
Se entiende por periodo contable el lapso en el cual una organización mide
resultados operacionales. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de
acuerdo con las normas legales vigentes y en consideración al ciclo de operaciones del
ente económico. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 9 determina que por lo menos
una vez por año, con corte al 31 de diciembre, la empresa debe emitir estados
financieros de propósito general.
Desde el punto de vista de usuarios externos a la organización, un
periodo contable de un año puede ser suficiente para informar sobre
los resultados operacionales y la situación financiera; pero para fines
administrativos y con el propósito de planear operaciones, controlar
actividades y tomar decisiones, se hace necesario referirse a lapsos
muchos más cortos. Un periodo contable razonable para usuarios
internos puede ser un mes calendario. En Colombia, las empresas
mensualmente miden resultados operacionales, calculan sus
ingresos por servicios prestados o por las ventas de sus productos,
determinan los costos y gastos incurridos en la generación de tales
ingresos y presentan su situación económica.
Esta información requerida por la administración del ente económico
y que se presenta en los estados financieros de periodos
intermedios, se ha constituido en una de las herramientas más
importantes para guiar la gestión. En la actualidad y debido al alto
volumen de información que manejan ciertas organizaciones se han
desarrollado aplicaciones de contabilidad con las cuales se puede
obtener información en periodos aun más cortos. Cuentas como
Caja, Bancos, Clientes, Inventarios, Proveedores, requieren
información casi diaria para su administración y control.
Organizaciones que carezcan de un adecuado sistema contable que
suministre información confiable y oportuna a su cuerpo directivo,
son entidades que marchan a la deriva y están condenadas al
fracaso.
ASOCIACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS
SEGÚN EL PERIODO CONTABLE.
Con el fin de determinar razonablemente la utilidad o
pérdida correspondiente a un periodo contable, el ente
económico debe asociar a los ingresos devengados en
cada periodo los costos y gastos incurridos para
producir tales ingresos, mediante el registro simultáneo
de unos y otros en la cuenta de resultados.
Comerciales
20
En Colombia, las
e m p r e s a s
mensualmente miden
r e s u l t a d o s
o p e r a c i o n a l e s ,
calculan sus ingresos
p o r s e r v i c i o s
prestados o por las
v e n t a s d e s u s
p r o d u c t o s ,
determinan los costos
y gastos incurridos en
la generación de
ta les ingresos y
p r e s e n t a n s u
situación económica.
! ¡
Imagen: http://www.aip.org.pl/wp-content/uploads/2011/08/30294ebx8hf3r9h1.jpg
La mayoría de los gastos, especialmente aquellos que implican
desembolso en efectivo, son fácilmente identificables y asociables a los
ingresos correspondientes al periodo. Por ejemplo, los gastos de personal,
los arrendamientos y los servicios pagados en un mes, deben
considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducirlos de los
ingresos obtenidos durante ese mismo lapso y determinar así la utilidad o
pérdida del periodo.
Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificación con sus
respectivos ingresos resulta más compleja, por el hecho de provenir de
transacciones efectuadas en periodos contables distintos del corriente.
Por ejemplo, para un vehículo, su gasto por depreciación debe cargarse
no solamente para el año de compra, si no para todos los años de vida útil
del activo.
Algunos gastos incurridos en el periodo corriente, pero cuyo pago no ha
sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del periodo,
independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo, si al
final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, este debe asociarse
a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se paguen en
el siguiente.
Si en un periodo contable se logran asociar todos los ingresos realizados
por la empresa con sus respectivos costos y gastos, la utilidad o pérdida
así calculada se considerará más ajustada a la realidad. Si una partida
no se puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye
que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros periodos,
debe registrarse en las cuentas de resultados para el periodo corriente.
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN Y
CONTABILIDAD DE CAJA.
Como se mencionó en el punto anterior, con el
fin de determinar correctamente la utilidad o
pérdida de un periodo contable, los ingresos
operacionales realizados por la empresa deben
asociarse a sus respectivos costos y gastos.
Comerciales
21Imagen: http://negocioaz.com/wp-content/uploads/2010/07/ingreso-y-gasto.jpg
La contabilidad de causación o por acumulación, fundamentada en la norma técnica del mismo
nombre, estipula que los hechos económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen
y no solamente cuando se reciba o pague el efectivo o su equivalente. Según la norma de
realización sólo puede reconocerse hechos económicos realizados, entendiéndose por realizado
cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados
(internos o externos), el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o
haya experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables.
Para que un hecho económico realizado se pueda reconocer se requiere que corresponda a la
definición de un elemento de los estados financieros, que sea medible, pertinente y que pueda
representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las transacciones en la
misma forma cada periodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la
información.
En cumplimiento de las normas de realización, asociación, y asignación, los ingresos y los gastos se
deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta
apropiada, por el monto correcto y en el periodo correspondiente, para obtener el justo cómputo
del resultado del periodo. Según la norma de reconocimiento de ingresos por la venta de bienes,
para que un ingreso generado por la venta de bienes pueda reconocerse en la cuenta de resultados
se requiere que:
1. La venta constituya una operación de intercambio definitivo.
2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente
identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de
administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.
3. No exista incertidumbre sobre al valor de la contraprestación originada en la
venta, y se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor.
4. Se constituya una adecuada provisión para los costos o recargos que deba
sufragar el vendedor, a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones
definidas y razonables.
5. Se constituya una adecuada provisión para las probables devoluciones de
mercancías o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y
razonables.
6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar
razonablemente las perdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera
para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos
respectivos.
22
22
LSegún la norma de reconocimiento de ingresos por la prestación de
servicios, para que un ingreso generado por la prestación de un servicio
pueda reconocerse en las cuentas de resultados se requiere que:
1. El servicio se haya prestado en forma cabal o
satisfactoria.
2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de
recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los
costos que ha de ocasionar dicha prestación.
3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o
contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el
grado de avance, si ello es procedente; y en caso contrario
se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos
terminados.
4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan
provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto
como sean determinable.
La contabilidad de caja sólo considera como ingresos del periodo
las ventas y los servicios prestados al contado, y como costos y gastos,
los desembolsos realmente efectuados por la empresa durante ese
periodo. En Colombia la contabilidad de caja no tiene aceptación; solo
se permite llevar la contabilidad por el sistema de causación.
Imagen: http://jkssac.com/web/imagenes/ambito_contable_1.jpg 23
UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES.
Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de
origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por
quienes intervengan en ellos o los elaboren.
La gran mayoría de estos hechos económicos están soportados por
documentos de origen externo como recibos de caja, facturas,
comprobantes de consignación, comprobantes de nómina, etc. Los
soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de
contabilidad, conservarse y archivar en forma cronológica de tal
manera que sea posible su verificación. El registro de estos hechos
económicos en los libros de contabilidad representa la mayor
actividad contable durante un periodo y se conocen con el nombre de
asientos ordinarios.
Existen algunas transacciones que no sólo afectan el periodo en que
se realizan, sino que también tienen impacto en periodos posteriores.
Por ejemplo, cuando la empresa desembolsa determinada suma de
dinero para pagar una prima de seguros, la aseguradora emite un
comprobante de pago que sirve de soporte para que la empresa
prepare su respectivo comprobante de contabilidad y se registre
posteriormente en los libros de contabilidad, mediante asientos
ordinarios. Como este seguro debe proteger la empresa por varios
periodos, al final de cada mes se debe reconocer la parte
correspondiente. Para estos eventos mensuales no se cuenta con el
documento de soporte que respalde el registro en los libros de
contabilidad, que no sea la información inicial del hecho económico.
A pesar de la no existencia de un documento de soporte externo que
permite el adecuado registro de estos eventos, contabilidad debe
prepararse periódicamente un documento interno (nota de
contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la ocurrencia del
gasto o la realización del ingreso, según el caso.
Estos registros que se deben preparar al final de cada mes, se conocen
con el nombre de asientos de ajuste y tienen básicamente los
siguientes objetivos:
·Cumplir la norma técnica de asignación.
·Registrar los hechos económicos realizados que no se
hayan reconocido.
·Corregir los asientos incorrectos.
Comerciales
24
Los asientos de
a j u s t e t i e n e n
básicamente los
s i g u i e n t e s
objetivos:
·Cumplir la norma
t é c n i c a d e
asignación.
·Re g i s t r a r l o s
h e c h o s
e c o n ó m i c o s
realizados que no
s e h a y a n
reconocido.
·C o r r e g i r l o s
a s i e n t o s
incorrectos.
Los asientos de ajustes permiten reconocer en los libros de contabilidad
los ingresos realizados y pendientes de cobro, los gastos causados y
pendientes de pago, la causación de los gastos pagados por
anticipados que afectan el periodo corriente, los ingresos recibidos por
anticipado, los gastos por depreciación y otros eventos no recocidos al
final del periodo contable. A su vez, estos asientos actualizan los
saldos de las diferentes cuentas y permiten preparar los estados
financieros más ajustados a la realidad económica de la organización.
Si la empresa no realizara los asientos de ajustes, la utilidad del
periodo aparecería sobre o subestimada, y los saldos de las cuentas
del balance y demás estados financieros se presentarían sobre o
subvalorados.
Transacciones que requieren ajustes.
Como se mencionó anteriormente,
algunos hechos económicos no solo
afectan el periodo en el cual tengan lugar,
sino periodos posteriores. Por ejemplo,
cuando una empresa compra un vehículo,
espera que esta inversión tenga una
duración de varios periodos contables.
Para cada uno, hasta que expire la vida
útil del activo, se debe reconocer la parte
que corresponde a cada periodo,
mediante los llamados asientos de ajustes.
Lo mismo sucede con los anticipos de
dinero recibidos por la empresa para
prestar servicios futuros, estos se deben
convertir en ingresos a medida que se
presta el servicio o se realiza la venta.
Ejemplos de otros hechos económicos que requiere periódicamente
ajuste contable son los gastos incurridos por el ente económico, que al
finalizar el mes no han sido cubiertos ni reconocidos. Estos deben
considerase gastos del mes, sin importar cuando se paguen. Por
ejemplo, si la empresa al final de determinado mes no ha cancelado el
arrendamiento, debe por medio de un asiento de ajuste, reconocerlo
como un gasto del respectivo mes independientemente de la fecha de
pago. Lo mismo sucede con los servicios prestados por la empresa
durante cierto periodo y no facturado al final del mismo; estos deben
reconocerse como ingresos del mes en que se preste el servicio, sin
importar la fecha de su cancelación.
25Imagen: http://adeconta.weebly.com/uploads/7/4/3/8/7438914/3531785_orig.jpg
Transacciones no registradas a la fecha de corte, corrección de errores y
omisiones, reconocimiento de la pérdida de poder adquisitivo de la
moneda, reconocimiento de gastos financieros y de prestaciones
sociales, son otros ejemplos de hecho económicos que deben
reconocerse al finalizar el periodo contable, si se quieren medir en
forma razonable los resultados operacionales y la situación financiera
de la organización.
Comerciales
26Imagen:http://3.bp.blogspot.com/_GLQr7hPEad0/S8-ctyeWLQI/AAAAAAAAAAs/F27ladxLSkg/s1600/crisis-financiera.jpg
Clasificación de los ajustes.
Con el fin de emitir estados financieros que reflejen la realidad de la
empresa, se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable,
ajustes a las diferentes cuentas que lo constituyen. Como se mencionó, el
objetivo fundamental de estos ajustes es cumplir la norma técnica de
asociación, registrar los hechos económicos ejecutados que no se hayan
reconocido, corregir los asientos incorrectos y reconocer el efecto de la
pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Con el fin de estudiar el tratamiento contable de los ajustes y medir su
impacto sobre las cuentas de los estados financieros, en la presente obra
se clasificaran de la siguiente forma:
· * Ingresos y gastos acumulados: causados no pagados.
· * Ingresos y gastos diferidos: pagados por anticipado.
· * Depreciaciones y amortizaciones.
· * Corrección de errores y omisiones.
Ajustes por ingresos y gastos acumulados.
Ingresos acumulados.
Cuando el ente económico ha prestado servicios durante un periodo
contable, y al final del mismo aún no se ha facturado o enviado la cuenta
de cobro respectiva, el valor del servicio debe reconocerse como ingreso
operacional del mencionado periodo.
Ejemplo # 1: Servicios Contables y Financieros Ltda. Prestó servicios de
asesoría durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A. por valor
de $2.500.000. Al 31 de diciembre este monto aún no se factura, ni
envía la respectiva cuenta de cobro. Como los servicios se prestaron
durante el mes de diciembre, la empresa debe reconocerlos como
ingresos operacionales de ese mes con el siguiente asiento de ajustes.
Este asiento de ajuste permite reconocer los ingresos por servicios
prestados durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A., no
facturado a la fecha de corte.
Comerciales
27
Los Ajustes se
clasifican en:
* Ingresos y
g a s t o s
a c u m u l a d o s :
c a u s a d o s n o
pagados.
·* Ingresos y
gastos diferidos:
pagados po r
anticipado.
* Depreciaciones
y amortizaciones.
·* Corrección de
e r r o r e s y
omisiones.
¿?
Diciembre ClientesIngresos Operacionales
2.500.0002.500.000
Ejemplo # 2.
Pérez Hermanos prestó a uno de sus socios la suma de $2.100.000, el 15 de agosto
de 1997, a tres meses y con un interés simple del 24% anual pagaderos junto con el
principal. Si la compañía ajusta sus cuentas y mide resultados cada mes, los asientos
contables, en forma de diario, para registrar el hecho económico y los ajustes al final
de cada mes son los siguientes:
Al finalizar agosto, la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes.
El cálculo de los intereses correspondientes a los quince días del mes de agosto es el
siguiente.
Intereses ganados: $2.100.000×24%×15/360=$21.000
El asiento de ajuste al 31 de agosto es el siguiente:
Al 30 de septiembre se deben reconocer los intereses ganados por la empresa
durante este mes; el cálculo de los intereses es el siguiente.
Intereses ganados: $2.100.000×24%×30/360=$%42.000.
El asiento de ajuste, al 30 de septiembre, para reconocer los intereses ganados por la
empresa durante este mes es el siguiente:
Comerciales
27
Agosto 15
Cuentas corrientes comerciales - sociosBancos
2.100.0002.100.000
Agosto 31
Ingresos por cobrar - intereses
Ingresos no operacionales-financieros
21.000
21.000
Comerciales
Septiembre 30
Ingresos por cobrar - intereses
Ingresos no operacionales-financieros
42.000
42.000
28
Para octubre, con el fin de reconocer los intereses ganados por la empresa durante
este mes, se deben realizar el mismo cálculo y el mismo asiento de ajuste que para
septiembre.
Si se supone que para el 16 de noviembre el socio cancela la totalidad de la deuda,
el asiento para reconocer este hecho económico es el siguiente:
os asientos de ajuste realizados en agosto31, septiembre 30 y octubre 31, permiten
reconocer los intereses ganados por la empresa en cada uno de los respectivos
meses, a pesar de que su valor solo se recibe en noviembre 16. Obsérvese que los
intereses del mes de noviembre se reconocerán el 16, fecha en la cual se canceló la
deuda. Este ajuste podría bien haberse hecho el 30 de noviembre y su afectación
seria el mismo.
En caso de que la empresa no hubiera hecho los respectivos asientos de ajustes para
cada mes, los ingresos no operacionales quedarían subestimado y, por tanto, la
utilidad de cada mes no sería la correcta.
Un modo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:
29
Octubre 31
Ingresos por cobrar - intereses
Ingresos no operacionales - financieros
42.000
42.000
Comerciales
Noviembre 16
CajaIngresos por cobrar-interesesCuentas corrientes comerciales-sociosIngresos no operacionales - financieros
2.226.000
105.0002.100.000 21.000
FechaActivo XIngresos Y
XXX
XXX
Gastos acumulados.
Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo largo
del periodo contable, pero que a la fecha de corte no se han reconocido. La razón
para su no reconocimiento, al igual que la de los ingresos, es que hasta ese
momento no se ha enviado la respectiva factura o cuenta de cobro, y por
consiguiente, no han sido pagados. Estos gastos causados o incurridos deben
reconocerse como gastos del periodo independientemente de su fecha de pago.
Ejemplo # 1.
La Compañía Comercial Boyacá paga por el local donde opera la suma de
$1.600.000 mensuales por concepto de arrendamiento. Al 31 de octubre, la
empresa, por diferentes circunstancias, no ha cubierto todavía el arrendamiento de
ese mes. A pesar de que no ha hecho el respectivo desembolso por este gasto, debe
reconocerlo como un gasto del mes de octubre, utilizando para ello un asiento de
ajuste.
El asiento de ajuste para reconocer el gasto por arrendamiento es el siguiente:
Con este asiento de ajuste, la empresa reconoce el arrendamiento correspondiente
al mes de octubre, que a la fecha de corte se encuentra pendiente de pago. En caso
de que la empresa no reconozca este gasto, por no poseer el comprobante de
pago, la utilidad del mes de octubre estaría sobrevalorada.
Ejemplo # 2.
Industria Levipan S. en C. solicitó a una entidad financiera un préstamo por
$12.000.000 a tres meses con un interés mensual simple del 2.5%, para pagar
capital trimestre vencido. El préstamo fue aprobado y el dinero se entregó el 15 de
junio.
El registro en forma de diario, del anterior hacho económico es el siguiente:
30
Octubre 31
Gastos operacionales - arrendamientos
Costos y gastos por pagar
1.600.000
1.600.000
Junio 15
Caja
Obligaciones financieras - corp. Fianc.
12.000.000
12.000.000
La empresa mensualmente debe reconocer el gasto por intereses ocasionados por la
deuda. Los asientos de ajuste, al final de cada mes, para registrar el reconocimiento de
este gasto son los siguientes:
El cálculo de los intereses causados durante el mes de junio es el siguiente:
Intereses causados: $12.000.000x2.5%x 15/30=$150.000
Para cada uno de los meses, hasta que la deuda se cubra, deben reconocerse los
intereses que causa. Para el mes de julio, el asiento de ajuste es el siguiente:
El cálculo de los intereses para el mes de julio son los siguientes:
Intereses causados: $12.000.000x2.5%x1=$300.000
Para el mes de agosto, el cálculo de los intereses y el asiento contable son los mismos
que para julio.
Si se supone que para el 16 de septiembre la empresa cubre el total de la deuda,
principal e intereses, el asiento para registrar el anterior hecho económico es el
siguiente:
31
Comerciales
Junio 30
Gastos operacionales - financierosCostos y gastos por pagar
150.000150.000
Junio 31Gastos no operacionales - financierosCostos y gastos por pagar.
300.000
300.000
Agosto 31
Gastos no operacionales - financieros
Costos y gastos por pagar.
300.000
300.000
Septiembre 16
Obligaciones financieras - corp. Financ.Costos y gastos por cobrarG a s t o s n o o p e r a c i o n a l e s - Financieros Bancos
12.000.000 750.000 150.000
12.900.000
Como se observa los intereses correspondientes al mes de septiembre son reconocidos
en el momento de pago de la deuda, esto bien puede reconocerse el 30 de
septiembre, fecha en la cual se hacen los ajustes correspondientes a dicho mes, pero
como el efecto contable es el mismo, el asiento puede realizarse en cualquiera de estas
fechas.
Ejemplo # 3.
Serviaseo S.A. incurre en una nómina semanal de $4.550.000, la cual se paga los
días sábado. El 31 de marzo, fecha de corte contable, fue miércoles. Por este último
hecho, la empresa debe reconocer el gasto causado hasta el día de corte.
El asiento de ajuste que le permite reconocer de la nómina de la semana lo
correspondiente al mes de marzo, es el siguiente:
El cálculo de los tres días de sueldo que corresponden al mes de marzo es el siguiente:
$4.550.000x3/7=$1.950.000
El asiento para registrar el pago de la nómina el día 3 de abril, sábado es el siguiente:
Como se puede observar, los trabajadores reciben el día sábado la suma de
$4.550.000, de los cuales tres días corresponden a marzo y cuatro al mes de abril.
Mensualmente las empresas deben reconocer las prestaciones sociales, utilizando
para ello el siguiente asiento de ajuste:
32
Comerciales
Marzo 31
Gastos operacionales de personal - sueldosCostos y gastos por pagar.
1.950.000
1.950.000
Abril 3
Gastos operacionales de personal - sueldosSalarios por pagar.Bancos
2.600.0001.950.000
4.550.000
Fecha Gastos operacionales de personalCesantías consolidadasIntereses sobre cesantías Prima de serviciosVacaciones consolidadasPrestaciones extralegales
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Con este asiento de ajuste, mensualmente se reconoce el gasto ocasionado
por cada una de las prestaciones sociales, las cuales se pagarán
posteriormente, de acuerdo con lo estipulado por la ley.
Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos
acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el
siguiente:
Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros.
Ingresos acumulados.
Como se observó, los ajustes por ingresos acumulados corresponden a
todos aquellos ingresos realizados por el ente económico y que al finalizar el
periodo contable aun se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar
completamente este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se
puede resumir de la siguiente manera:
* Se reconoce un ingreso; por tanto, en el estado de resultado
aumentan los ingresos operacionales y/o los no operacionales,
incrementándose la utilidad del ejercicio y, por ende, los
impuestos de renta y complementarios. Lo anterior genera el
aumento de un pasivo estimado como es el impuesto de renta y
complementarios.
* Se origina un activo, lo que implica un incremento en la cuenta
clientes si es operacional, o en Ingresos por cobrar si es no
operacional.
En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los
resultados operativos se presentarían disminuidos, ocasionándole problemas
con la administración tributaria y posiblemente con los socios o propietarios
de la empresa.
33
Comerciales
Fecha
Gastos X
Pasivo Y
XXX
XXX
Gastos acumulados.
Los ajustes por gastos acumulados, como se explicó, tienen el propósito
de reconocer un gasto incurrido o causado pero que a la fecha de corte
se encuentra pendiente de pago. Su efecto sobre las cuentas de los
estados financieros es el siguiente:
* Se reconoce un gasto; por tanto, se incrementa el
monto de gastos del estado de resultados, disminuyendo
la utilidad operativa, si se trata de un gasto operacional,
y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata de un gasto
no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la
disminución de los impuestos de renta, y, por
consiguiente, la reducción del respectivo pasivo
estimado.
* Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas
Costos y gastos por pagar, Obligaciones laborales u
Obligaciones financieras, dependiendo de si se trata de
un gasto operacional y/o de uno no operacional.
34
Comerciales
imagen:http://www.impactony.com/wp-content/uploads/2012/10/nota-3.jpg
En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se
presentarían aumentados, produciéndose mayores utilidades, pagándose mayores
impuestos de renta, y lo que es más grave, distribuyéndose una utilidad no generada.
Ajustes por ingresos y gastos diferidos.
Ingresos diferidos.
En algunas ocasiones, las empresas reciben determinada cantidad de dinero por
concepto de servicios por prestar en un futuro o por ventas que se llevarán a cabo en un
momento al periodo corriente. Estos anticipos representan pasivos para la empresa
que los recibe, y se denominan ingresos recibidos por anticipado.
A medida que la empresa presta el servicio o realiza la venta, se deben amortizar
utilizando para los llamados asientos de ajustes.
Ejemplo # 1.
Compucentro Ltda. Recibió el 1 de junio la suma de $3.000.000 de
Baviera S.A., por concepto de un contrato de servicios para el
mantenimiento de sus equipos de computación por tres meses, a partir de la
fecha.
El registro del anterior hecho económico y los ajustes al final de cada uno de
los tres meses de vida del contrato, se presentan a continuación.
Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro Ltda. Debe reconocer los
ingresos generados por la prestación del servicio y disminuir el pasivo creado en el
momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste, suponiendo que el servicio se
presta por el mismo monto mensual es el siguiente:
Este mismo ajustes debe realizarse a julio 31 y a agosto 31, fecha ésta en la cual se
termina el contrato de mantenimiento.
35
Comerciales
Junio 1CajaIngresos recibidos por anticipado
3.000.0003.000.000
Junio 30
Ingresos recibidos por anticipado
ingresos operacionales
1.000.000
1.000.000
Ejemplo # 2.
El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferroasociados S.A. la suma
de $54.000.000 a tres meses, con un interés simple del 36% anual
trimestre anticipado. La entidad financiera prepara sus informes
contables cada mes.
El asiento en forma de diario, para registrar el anterior hecho económico
en Financiamos S.A. es el siguiente:
Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por intereses que
va realizando y disminuir en esa misma medida el pasivo Ingresos recibidos por
anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe realizar al 28 de febrero,
para reconocer los intereses ganados durante ese mes:
El cálculo de los intereses ganados por Financiamos S.A. durante los quince días del
mes de febrero es el siguiente:
Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 15/360=$810.000
El ajuste al 31 de marzo para reconocer los intereses ganados por Financiamos S.A.
es el siguiente:
El cálculo de los intereses correspondientes a un mes es el siguiente:
Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 1/12= $1.620.000
Para el mes de abril debe de hacerse el mismo asiento y el mismo cálculo que para
marzo por tratarse de un mes completo de intereses. El registro en forma de diario es el
siguiente.
36
Comerciales
Febrero 15ClientesIngresos recibidos por anticipadoBancos
54.000.000 4.860.000 49.140.000
Marzo 31
Ingresos recibidos por anticipadoingresos operacionales - actividad - financiera
1.620.0001.620.000
Comerciales
Febrero 28Ingresos recibidos por anticipadoIngresos Operacionales
810.000 810.000
Si se supone que Ferroasociados S.A. El 15 de mayo canceló la deuda a Financiamos S.A.,
esta última debe elaborar el siguiente asiento contable.
Obsérvese que los intereses del mes de mayo se reconocieron en la fecha de pago de la
deuda, a pesar de que es una siento de ajuste. Este bien podría elaborarse el 31 de mayo y
su efecto contable seria el mismo.
Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por anticipado, o
diferidos es el siguiente:
Gastos diferidos.
Estos gastos hacen referencia a todos aquellos desembolsos realizados por el ente
económico por concepto de gastos pagados por anticipado. Estos activos, de los cuales la
empresa espera obtener beneficios económicos en otros periodos, deben amortizarse a
medida que se utilizan en la generación del ingreso. Su amortización realizada al final de
cada periodo contable, mediante los asientos de ajustes, los convierte en gastos del
respectivo periodo.
Ejemplo # 1:
El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el cual
pagó una prima de $2.400.000, con una cobertura de un año. El asiento en
forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:
37
Comerciales
Abril 30
Ingresos recibidos por anticipadoingresos operacionales - actividad financidera
1.620.000 1.620.000
FechaIngresos recibidos por anticipadoingresos operacionales (o no operac.)
XXX XXX
Comerciales
Mayo 15
CajaIngresos recibidos por anticipadoClientesIngresos operacionales - actividad financiera
54.000.000 810.000
54.000.000 810.000
Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros
mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por
seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil
de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente:
Gasto mensual: $2.400.000/12= $200.000/ mes.
El asiento de ajustes para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo es el
siguiente:
Con este asiento la empresa reconoce la parte del activo Gastos Pagados por
Anticipados – Seguros que se ha amortizado y convertido en gasto. Este mismo
asiento debe efectuarse al final de cada de uno los doce meses de duración del
activo, hasta que este expire.
Ejemplo # 2.
Industrias Matecaña Ltda. Obtuvo de su banco un préstamo el 20 de
agosto por $3.600.000 a tres meses, con un interés simple del 36%
anual, trimestre anticipado. El asiento en forma de diario para registrar
el anterior hecho económico es el siguiente:
38
Comerciales
Marzo 1
Ingresos recibidos por anticipado segurosBancos
2.400.000 2.400.000
Marzo 31Gastos operacionales - segurosGastos pagados por anticipados - seguros
200.000 200.000
Agosto 20
CajaGastos pagados por anticipados-interesesObligaciones financieras- Bancos Nacionales
3.276.000 324.000
3.600.000
El cálculo de los intereses pagados por anticipado es el siguiente:
Intereses: $3.600.000 x 36% x 3/12= $324.000
Al final de cada mes la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente
por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto,
hasta que expire el activo. El asiento de ajuste al 31 de agosto para reconocer
los intereses causados durante este mes es el siguiente.
El cálculo de los intereses para el mes de septiembre es el siguiente:
El cálculo los intereses para el mes de septiembre es el siguiente:
Interese: $3.600.000 x 36% x 1/2= $108.000
El asiento y el cálculo de los intereses para el mes de octubre son los mismos
que para septiembre ya que se trata para un mes completo. El asiento en forma
de diario es el siguiente:
Si se supone que Industrias Matecaña Ltda. Cancela la deuda el 20 de
noviembre, el asiento contable para registrar este hecho económico es el
siguiente:
39
Agosto 31
Gastos operacionales- financierosGastos pagados por antic. intereses
36.000 36.000
Septiembre 30
Gastos operacionales- financieros
Gastos pagados por antic. intereses
108.000
108.000
Octubre 31
Gastos no operacionales- financieros
Gastos pagados por antic. intereses
108.000 108.000
Noviembre 20
Obligaciones financieras- Bancos nacionalesG a s t o s n o o p e r a c i o n a l e s - financieros Bancos Gastos pagados por anticipados- intereses
3.600.000 72.000
3.600.000 72.000
Obsérvese que los intereses correspondientes al mes de noviembre se reconocen en esta
fecha; el ajuste bien podría haberse realizado el 30 de noviembre y el efecto contable
hubiera sido el mismo. Para calcular los intereses de los últimos 20 días se procede de la
siguiente manera:
Intereses: $3.600.000 x 365 x 20/360= $72.000
Un modelo general de ajuste que tipifica los gastos pagados por anticipado es el siguiente:
40
Octubre 31
Gastos operacionales ( o no operacionales)Gastos pagados por anticipado
XXX XXX
Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros
Ingresos diferidos
El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el siguiente efecto en
las cuentas de los estados financieros:
· Al reconocerse un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se incrementa
la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y la utilidad del ejercicio.
· Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una disminución
en los pasivos.
En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos, los ingresos
operacionales y/o no operacionales se presentarían disminuidos, lo cual arrojaría una
utilidad menor y, por tanto, se pagarían menos impuestos, lo que posiblemente le traería
problemas a la empresa con la administración tributaria. Así mismo, la utilidad del
ejercicio aparecería reducida con el consiguiente problema para los socios o
accionistas.
Gastos diferidos.
· Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer un
gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por tanto, aumenta el monto de
gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y
complementarios.
· Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos corrientes
de la empresa.
En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como la utilidad
del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía el pago de mayores
impuestos de renta, y lo que es más grave, se repartirían utilidades no generadas.
Ajustes por depreciación
La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipo a la
generación del ente económico se debe reconocer en los resultados del ejercicio
mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación se debe
determinar sistemáticamente a través de métodos de reconocido valor técnico,
como el de línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u
horas de trabajo.
La depreciación debe tratarse como gasto lo que genera un asiento de ajuste, el
cual afecta los resultados operacionales de la empresa y su situación financiera.
En el estado de resultados, los gastos operacionales de administración y ventas,
así como los costos de producción, se incrementan como consecuencia de este
ajuste, disminuyendo la utilidad del periodo y los impuestos de renta y
complementarios. Por su parte, al reconocerse el gasto por depreciación, se
incrementa la depreciación acumulada, disminuyendo el valor en libros del
activo. Se entiende por valor en libros la diferencia entre el valor histórico del
activo y su depreciación acumulada.
Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de propiedades,
planta y equipo, en el presente capítulo se presentará el método de línea recta, el
cual consiste en aplicar para cada periodo el mismo monto por concepto de
depreciación. Para calcular la depreciación anual basta dividir el valor histórico
ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende vida útil el lapso
durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuya a la
generación de ingresos,
Valor histórico ajustado
Depreciación anual =
Años de vida útil
Ejemplo.
Transportadora Rápido Itagüí adquirió el 15 de octubre un bus por valor de
$36.000.000, pagando de contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a
largo plazo y sin intereses.
El asiento contable y en forma de diario para registrar el anterior hecho
económico es el siguiente:
41
Octubre 15
Flota y equipo de transporteBancos Obligaciones financieras- corp. Financieras.
36.000.000 14.400.00021.600.000
El cálculo de la depreciación anual de este activo es el siguiente:
Depreciación anual: $36.000.00/5 años=$7.200.000/ año
Como para el mes de octubre el uso del activo solo fue de quince días, la
depreciación para este lapso es de $300.00. Este valor e obtiene de la siguiente
forma:
Depreciación mensual: $7.200.000/12=$600.000/ mes
Depreciación de quince días: $600.000/2= $300.000
El asiento de ajuste para reconocer la depreciación de los 15 días de octubre es el
siguiente:
Para noviembre, mes en el que el activo se utilizó el mes completo, el ajuste para
reconocer la depreciación es el siguiente:
Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de vida
del activo, hasta que este se termine. Como pudo observarse, Gastos
operacionales- Depreciaciones es una cuenta de resultados y se presenta en
estado financiero como un gasto operacional de administración y/o ventas. El
crédito se realiza contra la cuenta Depreciación Acumulada y no contra el activo
mismo, como sucede en la amortización de activos.
La presentación de este activo en el balance general al 30 de noviembre de 1997
es la siguiente:
Flota y equipo de transporte $36.000.000
Depreciación acumulada (900.000)
Flota y equipo de transporte (neto) $35.100.000
42
Octubre 31
Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada
300.000 300.000
Noviembre 30
Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada
600.000 600.000
43
La amortización de los activos intangibles sigue en términos generales el mismo
parámetro de la depreciación de propiedades, planta y equipo. Su valor histórico
ajustado debe amortizarse en forma sistemática mediante métodos de reconocido
valor técnico. El asiento de ajuste para reconocer la amortización periódica es el
siguiente:
Ajustes por corrección de errores y omisiones
En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros contables o se
emiten involuntariamente alguna(s) transacción(es), y como en los libros de
contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y arrancar hojas,
estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del periodo contable, mediante
ajustes contables.
Ejemplo
El 02 de enero, Tecniservicios S.C.A. recibió $2.400.000 por concepto de asesoría
técnica por prestar en los próximos seis meses, a razón de $400.000 mensuales. Por
error, el contador de la empresa realizó el siguiente asiento contable:
Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar servicios por
seis meses, el asiento correcto que el contador debía haber realizado es el siguiente:
Al final del mes, el contador detecta el error, pues observa que los ingresos realizados
durante el mes de enero sólo alcanzan un montón de $400.000 y no de $2.400.000
como lo había reconocido el 02 de enero. Con el fin de corregir este error, se debe
realizar el siguiente asiento de ajuste al 31 de enero:
Fecha
Gastos operacionales- depreciación
Depreciación acumulada
XXX
XXX
Enero 02
Caja
Ingresos operacionales
2.400.000
2.400.000
Enero 02
Caja
Ingresos recibidos por anticipado
2.400.000
2.400.000
44
Con este asiento de ajuste, la cuenta de Ingresos operacionales –acreditada
inicialmente por $2.400.000 y debitada en enero 31 por $2.000.000-
quedaría con un saldo crédito de $400.000; que son los ingresos
realmente obtenidos durante el mes de enero. Por su parte, la cuenta
ingresos recibidos por anticipado quedará con un saldo crédito de
$2.000.000, valor que debe aparecer en el balance general por
prepararse el 31 de enero. Cualquier omisión cometida por contabilidad a
lo largo del periodo contable se debe corregir en el momento de realizar los
asientos de ajuste.
Balance de prueba ajustado.
Al finalizar el periodo contable, una vez
realizados todos los asientos de ajustes y
antes de preparar los estados financieros, se
acostumbra presentar un balance de prueba,
conocido con el nombre de balance de
prueba ajustado. Su objetivo, al igual que
cualquier balance de prueba, es comprobar
la igualdad del total de débitos y créditos.
Este balance de prueba muestra los saldos
del estado de resultados y del balance
general debidamente ajustados. Por tanto, a
partir de la información presentada en este
balance de prueba, se pueden inferir los
resultados obtenidos por el ente económico
durante un periodo contable, así como su
situación financiera al final del mismo de una
manera muy cercana a la realidad
El balance de prueba en ningún momento
sustituye los estados financieros básicos, sino
que es un borrador que permite conocer los
saldos de cada una de las cuentas de los
estados financieros antes de su preparación.
Enero 31
Ingresos operacionales
Ingresos recibidos por anticipado
2.000.000
2.000.000
imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/ginasanders/ginasanders1111/... ventas-ganancias-y-costos-de-operacion.jpg
UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE.
Al finalizar cada periodo contable las organizaciones, con el
propósito de medir sus resultados operacionales y determinar su
situación financiera, ajustan sus cuentas, cierran libros y esperan los
estados financieros. El objetivo de este proceso, que tiene como fecha
el último día de cada mes, es controlar la gestión de la administración
y tomar las medidas correctivas necesarias.
Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente
ajustados, es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios
del periodo y corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de
cierre. Esta etapa terminal del ciclo contable, cuyo objetivo
fundamental es determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio,
se conoce con el nombre de asientos de cierre.
Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de
ajuste, se registran primero en el diario, mediante comprobantes de
cierre, y posteriormente se pasa a la respectiva cuenta del libro mayor.
Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del
estado de resultados en cero. Estas cuentas, denominadas también
cuentas temporales, deben cerrarse al finalizar el periodo contable,
con el fin de iniciar el nuevo periodo con un saldo igual a cero. Por
ejemplo, los gastos de personal del mes de enero, corresponden
exclusivamente a ese mes, debiéndose cerrar al finalizar el mismo,
para poder así medir este mismo gasto durante el mes de febrero.
Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y
sus saldos constituyen el monto inicial para el periodo siguiente. Por
ejemplo, el saldo final de la cuenta Bancos en el mes de enero es el
saldo inicial de esta misma cuenta para Febrero.
Con el propósito de determinar en los libros de contabilidad la utilidad
o pérdida del ejercicio, deben cerrarse todas las cuentas temporales,
utilizando para ellos los llamados asientos de cierre. La mecánica de
los asientos de cierre implica que las cuentas temporales que presenten
saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor;
mientras que las cuentas temporales con saldos créditos, como los
ingresos, deben debitarse por idéntico valor. Al acreditar las cuentas
de gasto para su cierre, se debe debitar la cuenta Pérdidas y
Ganancias por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de
ingresos para el respectivo cierre, debe acreditarse la cuenta Pérdidas
Comerciales
45Imagen: http://www.dinamicafinanciera.com/images/foto6.jpg
y Ganancias por el mismo monto. Pérdidas y Ganancias también constituye una
cuenta temporal y, por tanto, debe cerrarse al finalizar el periodo contable.
En realidad, dado que el informe que permite conocer los excedentes obtenidos en
el periodo se denomina estado de resultados, cuenta que resume los ingresos, los
costos y los gastos debería adoptar este mismo nombre. No obstante, para usar la
terminología del PUC, en esta obra se empleará la denominación anterior.
Ejemplo
El Instituto de Comercio de Girardot canceló el 15 de enero del presente año la
suma de $15.000.000, devengado durante la primera quincena del mes. El 25 de
enero recibió la suma de $45.000.000 por pensiones correspondientes al mismo
mes.
Los asientos para registrar estos dos hechos económicos son los siguientes:
Los asientos en forma de diario para cerrar las cuentas temporales Gastos de
personal e Ingresos operacionales- Enseñanza, suponiendo que no hubo ningún
otro gasto e ingreso, son los siguientes:
Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se
encuentren en la cuenta Pérdidas y Ganancias, esta última también debe saldarse.
Si en el periodo los ingresos superan los costos y gastos, significa que la empresa
ha generado utilidades y, por consiguiente, la cuenta Pérdidas y Ganancias
arrojará un saldo crédito.
Comerciales
46
Enero 15
Gastos operacionales de personal-sueldos
Bancos
15.000.000 15..000.000
Comerciales
Enero 25
Caja
Ingresos operacionales - Enseñanza
45.000.000 45..000.000
Comerciales
Enero 31
Pérdidas y GananciasGastos operac. De personal- Sueldos Ingresos operacionales- Enseñanza Pérdidas y Ganancias
15.000.000
45.000.000 15.000.000
45.000.000
En caso contrario, es decir, si los costos y gastos son mayores que los
ingresos, presentándose una pérdida en el periodo, el saldo de esta cuenta
será débito. Como la cuenta Pérdidas y Ganancias también es temporal, su
saldo crédito o débito debe cerrarse tal como se ilustra en el siguiente
ejemplo:
El Instituto de Comercio de Girardot obtuvo durante el mes de enero del
presente año excedentes por $8.400.000, Ingresos operacionales-
Enseñanza por $45.000.000, y gastos operacionales por $36.600.000.
Después de cerrar todas las cuentas temporales contra la cuenta Pérdidas y
Ganancias, esta presentará un saldo crédito por $8.400.000; el asiento
para cerrar esta última cuenta es el siguiente:
Con base en el asiento anterior, la utilidad obtenida por la institución
durante el mes de enero se distribuye entre los impuestos para el Estado y la
utilidad a disposición de la junta de socios.
Los cálculos que explican la anterior distribución se presentan a
continuación:
Impuesto de renta y complementarios $8.400.000 x 35%= $2.940.000
Utilidad del ejercicio $8.400.000 x 65%= $5.460.000
Total $8.400.000
Los cierres de las cuentas de Ingresos y Costos y gastos en forma de cuentas
T, se presentan a continuación:
47
Comerciales
Comerciales
Enero 31
Pérdidas y Ganancias Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio
8.400.000 2.940.0005.460.000
Costos y gastos Ingresos Ganancias y perdidas
36.000.000 36.000.000 45.000.000 36.000.000 45.000.000 45.000.000
El cierre de la cuenta Ganancias y pérdidas y su distribución se representa a
continuación en las siguientes cuentas T:
48
Impuesto de renta
Y complementarios
Pérdidas y Ganancias 2.940.000
36.600.000 45.000.000
8.400.000 8.400.000 Utilidad del ejercicio
5.460.000
Imagen: http://www.valuacionglobal.com/wp-content/uploads/2011/10/negocios.jpg
UNIDAD IV. HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS
FINANCIEROS
Con el propósito de tener una información completa de los resultados
operacionales del ente económico y su situación financiera antes del
proceso de ajuste y cierre, al final del periodo contable, en el
departamento de contabilidad se prepara un formato conocido con el
nombre de hoja de trabajo.
La hoja de trabajo además de servir como herramienta adicional
utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de
ajuste y cierre, permite conocer en forma muy general la situación
financiera de la organización al finalizar el mes.
La hoja de trabajo está formada por múltiples columnas, cada una de
las cuales a su vez esta fraccionada en otras dos columnas, una para los
saldos y movimientos débitos y otra para los créditos.
La hoja de trabajo se ha constituido en una herramienta de apoyo para
contabilidad, la cual permite, antes de realizar los asientos de ajuste y
cierre en los libros, prepararlos en forma de borrador, evitando así
errores y pérdida de tiempo. Una vez diligencia la hoja de trabajo y
debidamente totalizadas todas sus columnas, con la respectiva
igualdad de los saldos débitos y créditos, en los libros de contabilidad
se puede iniciar el proceso de final de periodo: los asientos de ajuste y
cierre y la preparación de los estados financieros.
La hoja de trabajo contiene la siguiente información:
- Nombre de la cuenta. En esta columna se presentan en una
lista los nombres de todas las cuentas que constituyen los estados
financieros de la organización.
- Balance de pruebas antes de ajuste. En esta columna se
presentan los saldos débito y crédito de las cuentas anteriores. Las
sumas de estas dos columnas deben ser iguales.
- Ajustes. Es la columna destinada a preparar los asientos de ajuste
que la empresa debe realizar al final del periodo contable. En caso de
que con estos últimos surjan nuevas cuentas, estas deben abrirse y
colocarse en la columna Nombre de la cuenta. Al sumar los saldos
débito y crédito de estas columnas el resultado debe ser el mismo.
Comerciales
49
Elementos de
la hoja de
trabajo:
*Nombre de la
Cuenta.
* B a l a n c e d e
pruebas antes de
ajuste.
* Ajustes
* B a l a n c e d e
prueba ajustado.
* Resultados.
*Balance general.
¿?
- Balance de prueba ajustado. Como su nombre lo indica,
esta columna está reservada para colocar los saldos débito y crédito
de cada una de las cuentas de los estados financieros, pero
debidamente ajustados. Los saldos presentes en esta columna
corresponden al resultado de sumar o restar horizontalmente las dos
columnas anteriores: Balance de prueba antes de ajustes y ajustes. Al
igual que las anteriores, la suma de las columnas débito y crédito debe
ser la misma.
- Resultados. En esta columna deben de presentarse las cifras
correspondientes al estado de resultados. En la columna crédito
aparecerán los ingresos, tanto operacionales como no operacionales,
generados por la empresa durante el periodo, mientras que en la
columna debito, los gastos operacionales y los no operacionales. Al
sumar las columnas débito y crédito su saldo no coincide, ya que este
representa la utilidad o pérdida de la empresa en el periodo. Si la
suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna
débito es porque la empresa generó utilidades; en caso contrario,
incurrió en pérdidas. La diferencia de estas dos columnas debe
colocarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma la suma
de ambas columnas sea igual. Este resultado debe colocarse en el lado
opuesto de la columna siguiente que está reservada para las cuentas
del balance general.
- Balance general. En esta última columna deben presentarse los
saldos débito y crédito de cada una de las cuentas del balance
general. La suma de la columna débito debe igualar a la columna
crédito en forma automática. Es pertinente recordar que como el
balance de prueba, el valor de la depreciación
acumulada debe presentarse en el lado crédito de esta
columna. En caso de que no coincidan las sumas de los
lados débito y crédito de esta columna, debe revisarse
todo el proceso antes de iniciar los registros en los libros
de contabilidad.
Con el fin de ilustrar el diligenciamiento de la hoja
de trabajo y presentar todo el proceso contable de
final de periodo, a continuación se expone un caso
que servirá de resumen de lo que se ha tratado
hasta el momento.
Comerciales
50Imagen: http://1.bp.blogspot.com/_jPvwf09KZ6A/TQURSPXmWcI/AAAAAAAAAAM/S6C1SHfeWvQ/s1600/rack-select-2.gif
Ejemplo:
Turismo Internacional S.A. se dedica a la industria turística nacional e
internacional y ha venido operando desde hace cinco años. Su oficina principal
está ubicada en la ciudad de Armenia.
Los siguientes saldos fueron tomados de sus libros de contabilidad al 31 de
Diciembre de XX.
Comerciales
50
Comerciales
Comerciales
Comerciales
Turismo Intercontinental S.A.
Balance de prueba al 31 de diciembre de XX
Nombre de la cuenta Débito Crédito
Caja y Bancos $ 2.500.000
Clientes 4.200.000
Inversiones- papeles comerciales 12.000.000
Gastos pagados por anticipado-seguros 180.000
Equipo de oficina 27.000.000
Depreciación Acumulada 8.100.000
Flota y equipo de transporte 48.000.000
Depreciación acumulada 28.000.000
Proveedores nacionales 2.600.000
Ingreso recibidos por anticipado 3.200.000
Obligaciones financieras- Bancos nacionales 9..000.000
Capital suscrito y pagada 38.000.000
Reservas obligatorias 980.000
Utilidades acumuladas 3.200.000
Sumas iguales $ 93.880.000 93.880.000
Nota: las cuentas y Bancos se unieron en una sola para facilitar el registro de las transaciones
51
A continuación se enumeran, en forma resumida, los hechos económicos
ejecutados por la empresa durante el mes de enero de XX:
1. Servicios prestados durante el mes:
Al contado $6.800.000
A crédito 22.400.000
2. Gastos operacionales de administración y ventas, pagados de
contado:
Gastos de personal $14.500.000
Arrendamientos 1.200.000
Servicios 88.000
Mantenimiento y reparaciones 445.000
Diversos 22.000
3. Abono de clientes $21.200.000
4. Pago a proveedores $ 1.400.000
5. El Banco Comercial de Armenia envió una nota débito por
concepto de intereses deducidos por anticipado $540.000
6. Los datos para realizar los ajustes son los siguientes:
a) Las inversiones en papeles comerciales devengan un
interés anual simple del 30%, para cobrar trimestralmente.
b) El saldo de la cuenta Gastos pagados por anticipado
corresponde a un seguro contra incendio y tiene una
vigencia de tres meses.
c) La vida útil del equipo de oficina es de diez años, mientras
que la del equipo de transporte es de solo cinco años.
d) El saldo de la cuenta Ingresos recibidos por anticipado
cubre cuatro meses de servicios por prestar por parte de la
empresa.
e) Las obligaciones financieras incurren en un interés del
24% anual simple, trimestre anticipado.
f) El impuesto de renta y complementarios es del 35%.
52
Comerciales
Imagen: http://www.taxjusticeafrica.net/sites/default/files/Make-Money-online_0.jpg
53
Comerciales
1. Caja 6.800.000
Clientes 22.400.000
Ingresos operacionales
29.200.000
2. Gastos operacionales de personal- sueldos 14.500.000
Gastos operacionales- arrendamientos 1.200.000
Gastos operacionales- servicios 88.000
Gastos operacionales - mantenimiento y
reparaciones 445.000
Gastos operacionales- diversos 22.000
Bancos
16.255.000
3. Caja 21.200
Clientes
21.200.000
4. Proveedores nacionales 1.400.000
Bancos
1.400.000
5. Gastos pagados por anticipado- intereses 540.000
Bancos
540.000
Imagen:http://1.bp.blogspot.com/-fOh5OIY9L-Q/UbAgg7Hi4RI/AAAAAAAAMic/YMhLNhVynmY/s1600/diferencia-activos-pasivos-financieros.jpg
Para la solución del ejercicio se llevarán a cabo los siguientes pasos:
1. Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.
2. Traslado de los saldos iníciales y de las transacciones ordinarias a
cuentas T.
3. Presentación del balance de prueba preajustado.
4. Diligenciamiento de la hora de trabajo.
5. Registro en forma de diario de los asientos de ajuste y cierre y
traslado a cuentas T.
6. Preparación del estado de resultados para el mes de enero y del
balance general al 31 de enero de 1998.
Con el fin de lograr un adecuado entendimiento de la solución del
ejercicio, a continuación se desarrollará cada uno de los pasos
propuestos. Para los registros de las transacciones ordinarias se utilizarán
los mismos números del enunciado, mientras que para los asientos de
ajuste se emplearán las respectivas letras.
1: Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.
2. traslado de los saldos iniciales y de las transacciones ordinarias a
cuentas T.
54
Caja y bancos
comerciales
2.500.0001. 6.800.0003. 21.200.000
2. 16.255.000
4. 1.400.0005. 540.000
18.195.00030.500.000
12.305.000
4.200.0001. 22.400.000
3. 21.200.000
21.200.00026.600.000
5.400.000
12.000.000
12.000.000
Inversiones - Papeles
Clientes
por anticipado - Seguros
Gastos pagados
180.000
120.000
b). 60.000
27.000.000
27.000.000
Equipos de oficina
8.100.000
8.325.000
Depreciación acumulada
c). 225.000
Imagen: http:/...10036753-dinero-de-devaluacion-de-finanzas--el-dolar-simbolo-flecha-hacia-abajo--crisis--simbolizando-la-quie.jpg
55
Bancos nales
9.000.000
9.000.000
Obligaciones financieras - Capital suscrito y pagado
38.000.000
38.000.000
48.000.000
48.000.000
Flota y equipo de transporte
28.800.000
29.600.000
Depreciación acumulada
c). 800.000
Imagen: http://www.fundaconocer.org/fsc/images/stories/programas_tecnicos/aux_contable1.png
4. 1.400.000
1.200.000
Proveedores nacionales
3.200.000
2.400.000
Ingresos recibidos por anticipado
d). 800.0002.600.000
5. 540.000
360.000
Gastos pagados por anticipado
- intereses
980.000
980.000
Reservas obligatorias
e). 180.000
3.200.000
Utilidades acumuladas
1. 29.200.000
30.000.000
Ingresos operacionales
3.200.000
d. 800.000
A. 30.000.000
56
2. 14.500.000
Gastos operacionales
de personal
B. 1.200.0002. 1.200.000
Gastos operacionales -
Arrendamientos
B. 14.500.000
2. 88.000
Gastos operacionales
- servicios
B. 445.0002. 445.000
Gastos opera. Mantenimiento
y reparación
B. 88.000
B. 22.0002. 22.000
Gastos operacionales -
Diversos
Imagen: http://contadoresalatorremena.com.mx/wp-content/desarrollo-de-estados-financieros.jpg
3. El Balance de prueba antes de ajustes para Turismo Intercontinental S.A., al 31 de
enero, es el siguiente:
Comerciales
50
Comerciales
Comerciales
Comerciales
Turismo Intercontinental S.A.Balance de prueba preajustado
31 de enero de 1998
Nombre de la cuenta Débito Crédito
Caja y Bancos
Clientes
Inversiones- papeles comerciales
Gastos pagados por anticipado- Seguros
Gastos pagados por anticipado- Intereses
Equipos de oficina
Depreciación acumulada
Flota y equipo de transporte
Depreciación acumulada
Proveedores nacionales
Ingresos recibidos por anticipado
Obligaciones financieras - Bancos nacionales
Capital suscrito y pagado
Reservas obligatorias
Utilidades acumulables
Ingresos operacionales
Gastos operacionales de personal- sueldos
Gastos operacionales - Arrendamientos
Gastos operacionales - Servicios
Gastos opera. - Mantenimiento y reparaciones
Gastos operacionales - Diversos
Sumas iguales
$ 12.305.000
5.400.000
12.000.000
180.000
540.000
27.000.000
48.000.000
45.500.000
1.200.000
88.000
445.000
22.000
$ 121.680.000
$ 8.100.000
28.800.000
1.200.000
3.200.000
9.000.000
38.000.000
980.000
3.200.000
29.200.000
$121.680.000
57
4. Diligenciamiento de la hoja de trabajo
Comerciales
50
Comerciales
Comerciales
Comerciales
Turismo Intercontinental - Hoja de trabajo- Enero 31
(Cifras en miles de pesos colombianos)
Nombre de la cuenta Balance de prueba
preajustado
Ajustes Balance de prueba
ajustado
Resultados Balance General
Caja y Bancos
Clientes
Inversiones- Papeles comerciales
Gastos pagados por anticipado-
Seguros
Gastos pagados por anticipado-
Intereses
Equipo de oficina
Depreciación acumulada
Flota y equipo de transporte
Depreciación acumulada
Proveedores nacionales
Ingresos recibidos por anticipado
Obligaciones financieras- Bcos.
Nales.
Capital suscrito y pagado
Reservas obligatorias
Utilidades acumuladas
Ingresos operacionales
Gastos operacionales de personal
Gastos operacionales-
Arrendamientos
Gastos operacionales- Servicios
Gastos mantenimiento y
reparaciones
Gastos operacionales- Diversos
Ingresos por cobrar- Intereses
Ingresos no operacionales-
Financieros
Gastos operacionales - Seguros
Gasto depreciación- Equipo oficina
Gasto depreciación flota y equipo
transp.
Gastos no operacionales-
Financieros
Utilidad antes de impuestos
Impuesto de renta y
complementarios
Utilidad del ejercicio
Utilidades acumuladas, Enero 31
12.305
5.400
12.000
180
540
27.000
48.000
14.500
1.200
88
445
22
8.100
28.800
1.200
3.200
9.000
38.000
980
3.200
29.200
d)800
a)300
b)60
c)225
d)800
e)180
b)60
e)180
c)225
c)800
d)800
a)300
12.305
5.400
12.000
120
360
27.000
48.000
14.500
1.200
88
445
22
300
60
225
800
180
8.325
29.600
1.200
2.400
9.000
38.000
980
3.200
30.000
1.200
300
14.500
88
445
22
60
225
800
180
17.520
12.780
30.000
300
30.300
112.305
5.400
12.000
480
27.000
48.000
300
8.325
29.600
1.200
2.400
9.000
38.000
980
3.200
4.473
8.307
SUMAS IGUALES 121.680 121.680 2365 2365 123.005 123.005 30.300 30.300 105.485 105.485555
58
a) Registro y cálculo de los intereses ganados no cobrados en enero,
sobre las inversiones en papeles comerciales.
Cálculo de los intereses:
Intereses = $12.000.000x 30%x1/12= $300.000
b) Registro y cálculo del gasto por seguro incurrido en el mes de
enero. Registro:
Cálculo del seguro del mes de enero:
Seguro de enero= $180.000/3= $60.000
c) Registro y cálculo de las apreciaciones de enero.
Registro:
Cálculo de las depreciaciones del mes de enero:
Depreciación equipo de oficina= $27.000.000/120= $225.000
Depreciación equipo de transporte= $48.000.000/60= $800.000
59
Comerciales
Comerciales
Enero 31
Ingresos por cobrar- Intereses
Ingresos no operacionales- Financieros
300.000
300.000
Comerciales
Enero 31
Gastos operacionales- Seguros
Gastos pagados por anticipado- Seguros
60.000
60.000
Comerciales
Enero 31
Gastos operacionales- deprec. Equipo ofic. Depreciación acumulada.Gastos operac. – Deprec. Equipo de transp. Depreciación acumulada
225.000
800.000 225.000 800.000
d) Registro y cálculo de los ingresos recibidos por anticipado.
Registro:
Cálculo de los ingresos causados en el mes de enero:
Ingresos causados= $3.200.000/4= $800.000
e) Registro y cálculo de los intereses causados en enero.
Registro:
Cálculo de los intereses causados en enero:
Intereses de enero= $9.000.000x 24% x 1/12= $180.000
60
Comerciales
Comerciales
Enero 31
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos operacionales
800.000
800.000
Comerciales
Enero 31
Gastos no operacionales- Financieros
Gastos pagados por antic. – Intereses
180.000
180.000
a) 300.000
Ingresos por cobrar- Intereses
B. 300.000a) 300.000
Ingresos no operac.
- Financieros
300.000
b) 60.000
Gastos operac. - servicios
B. 225.000c) 225.000
Gastos opera. Deprec. Equipo ofic
B. 60.000
Asientos de cierre.
A. Cierre de los ingresos del mes de enero:
B. Cierre de los gastos del mes de enero:
C. Cierre de la cuenta Pérdidas y Ganancias.
61
Comerciales
Enero 31
Ingresos operacionalesIngresos no operacionales- Financieros Ganancias y perdidas
30.000.000 300.000
30.300.000
Comerciales
Enero 31
Pérdidas y Ganancias Gastos operacionales de personal- Sueldos Gastos operacionales- Arrendamientos Gastos operacionales- Servicios Gastos operacionales- Mant.y reparaciones Gastos operacionales- Diversos Gastos operacionales- Seguros Gastos operac.- Deprec. Equipo de oficina Gastos operac.- Deprec. Flota y eq. De transp. Gastos no operacionales- Financieros
17.520.00014.500.000 1.200.000 88.000 445.000 22.000 60.000 225.000 800.000 180.000
c) 800.000
Gastos Operac. - Deprec. Flota
Y equipo de transporte
B. 180.000e) 180.000
Gastos no operacionales.
financieros
B. 800.000
Comerciales
Enero 31
Pérdidas y Ganancias Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio
12.780.000 4.473.0008.307.000
62
Comerciales
B. 17.520.000
Pérdidas y Ganancias
C. 4.473.000
Impto. De renta y
complementarios
A. 30.300.000
C. 12.780.000 12.780.000
C. 8.307.000
Utilidad del ejercicio
Imagen: http://2.bp.blogspot.com/-a8fbBWA3yKM/UbAgGcwUF3I/AAAAAAAAMiU/hNQPFa-doE4/s1600/manejar-activos-financieros.jpg
63
6. Preparación del estado de resultados del mes de enero y del balance general
al 31 de enero de XX.
Nombre de la cuenta Débito Crédito
Ingresos operacionales
Gastos operacionales de administración y ventas:
Gastos de personal
Arrendamientos
Servicios
Mantenimientos y reparaciones
Seguros
Depreciación equipo de oficina
Depreciación flota y equipo de transporte
Diversos
Total gastos operacionales de administración y
ventas
Utilidad operacional
Ingresos no operacionales: Financieros
Gastos no operacionales: Financieros
Utilidad antes de impuestos (35%)
Impuesto de renta y complementarios
Utilidad del ejercicio
$14.500.000
1.200.000
88.000
445.000
60.000
225.000
800.000
22.000
$ 300.000
(180.000)
$30.000.000
17.340.000
$12.660.000
120.000
$12.780.000
4.473.000
$8.307.000
Turismo Intercontinental S.A.
Estado de resultados para el mes de enero de XX
64
Activo Pasivo y patrimonio
Caja y bancos
Clientes
Ingresos por cobrar-
Intereses
Papeles comerciales
Gastos pagados por
anticipado
Equipo de oficina
Depreciación acumulada
Equipo de oficina (neto)
Flota y equipo de transp.
Depreciación acumulada
Flota y equipo (neto)
Total activo
$27.000.000
( 8.325.000)
$48.000.000
(29.600.000)
$12.305.000
5.100.000
300.000
12.000.000
480.000
$18.675.000
$18.400.000
$ 67.560.000
Proveedores nacionalesIngresos recibidos por ant.Impuesto de renta y compl.
Obligaciones financ. - Bancos. Nales
Total pasivo
PatrimonioCapital suscrito y pagado Reservas obligatorias Utilidades acumuladas Utilidades del ejercicio
Total patrimonio
Total pasivo y patrimonio
$ 38.000.000980.000
3.200.0008.307.000
$ 1.200.000 2.400.000 4.473.000
9.000.000
$ 17.073.000
50.487.000
$67.560.000
Turismo Intercontinental S.A.
Estado de resultados para el mes de enero de XX
Imagen: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS66X_q1omiqEfub42NZWK5ElFSHqe71orCEQb28Ihcd9LZIudD
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Los asientos de ajuste tienen como objetivo reconocer algunos ingresos
y gastos que a la fecha de corte que no se hayan cobrado o pagado y,
por tanto, no tengan registro. También existen algunos ingresos
recibidos en periodos anteriores y gastos pagados por anticipado, las
cuales deben reconocerse como ingresos y gastos del periodo
corriente. Por intermedio de los asientos de ajuste de igual manera se
pueden corregir omisiones y errores cometidos a lo largo del periodo,
a fin de evitar enmendaduras y tachones que están prohibidos por ley.
Los asientos de cierre tienen como principal finalidad determinar en
libros la utilidad o pérdida del ejercicio, utilizando para ello una
mecánica contable que consiste en dejar las cuentas del estado de
resultados en cero. Esto hace que en el siguiente periodo únicamente
se tengan en cuenta las cuentas propias del periodo.
La hoja de trabajo se ha constituido, sin lugar a dudas, en una
importante herramienta contable que facilita el proceso de ajuste y
cierre de libros y permite presentar en forma resumida los resultados
operacionales y la situación financiera de la empresa al finalizar un
periodo contable.
Imagen:http://miprimernegocio.altavistabc.com/wp-content/uploads/2012/03/finanzas-empresariales.jpg
Imagen:http://software-erp-gestion-financiera.synerplus.es/imagenes/contabilidadanalitica/Administracion_Contabilidad_y_Finanzas_Programa_ERP_software_financiero.jpg 66
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.
Asientos de ajuste: Registros contables realizados al finalizar un
periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos
ejecutados pero no reconocidos, corregir errores y omisiones
Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al
finalizar un periodo contable, con el propósito de cerrar las cuentas de
resultados y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del
patrimonio.
Balance de prueba ajustado: Listado de los saldos débitos y
créditos de las cuentas de los estados financieros, que se prepara
después de los asientos de ajuste y antes de los de cierre.
Cuentas temporales: Partidas del estado de resultados que deben
de cerrarse al finalizar un periodo contable para determinar la utilidad
o pérdida operacional.
Cuentas permanentes: Partidas del enlace general que perduran
en los distintos periodos y no se deben cerrar.
Depreciación: Distribución del valor histórico ajustado de
propiedades, planta y equipo en los distintos periodos de vida útil.
Pérdidas y Ganancias: Cuenta temporal que tiene como finalidad
resumir los ingresos y gastos de un periodo contable.
Gastos acumulados: Gastos causados pero no reconocidos al
finalizar el periodo contable.
Gastos pagados por anticipado: Desembolsos realizados por la
empresa que tienen como finalidad pagar por anticipado ciertos
gastos operacionales.
Ingresos acumulados: Servicios prestados cuyo pago a la fecha
de corte no se ha recibido.
Ingresos recibidos por anticipado: Dinero recibido por la
empresa como anticipado de servicios por prestar en el futuro.
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Temas de reflexión.
El estudiante debe formular sus comentarios acerca de los siguientes
enunciados:
1. Una empresa no realizó el mes pasado los asientos de ajuste; sin
embargo, los estados financieros no variaron en absoluto.
2. Las cuentas permanentes deben cerrarse al finalizar cada periodo
contable, con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ente económico.
3. A pesar de no realizar los asientos de cierre, el estado de resultados
no se afecta; solo las partidas del balance general sufren algunas
modificaciones.
4. El balance de prueba ajustado es un estado financiero y, por tanto,
debe formar parte de los informes presentados por la empresa al final del
periodo contable.
5. La hoja de trabajo debe registrarse en la cámara de comercio de la
localidad, ya que sustituye los libros de contabilidad.
6. Los efectos de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda se
pueden corregir mediante los asientos de cierre.
7. Los gastos pagados por anticipado no requieren ajuste mensual, ya
que su monto se puede considerar un gasto del periodo.
8. Los gastos causados durante un periodo deben reconocerse como
tales, solo en el periodo en que se realice el desembolso de efectivo.
TALLERESTALLERESTALLERES
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Evaluación de lectura del capítulo.
1. Enumerar los pasos del ciclo contable, desde el momento en que se
registran los asientos ordinarios hasta que se preparan los estados
financieros.
2. ¿Qué finalidad persigue la asociación de los ingresos de un
periodo contable con sus respectivos costos y gastos?
3. Explicar brevemente la diferencia entre la contabilidad de causación
y la contabilidad de caja. En nuestro medio, ¿Cuál de los dos sistemas es el
aceptado por la legislación vigente?
4. En términos contables, ¿por qué se consideran importantes los
asientos de ajuste? Si para determinado mes se omiten, ¿Cuál sería su
efecto en los estados financieros básicos?
5. En caso de no reconocer un gasto causado pero no pagado, ¿Cómo
se afectarían el estado de resultados y el balance general?
6. ¿Cuál es el efecto producido en los estados financieros básicos al
registrar en libros un asiento de ajuste de gastos acumulados?
7. ¿Qué efectos tiene sobre el valor histórico ajustado y el valor en
libros un ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo?
8. ¿Cuál es la finalidad de los balances de prueba ajustado y sin
ajustar? ¿Cuál es más importante y por qué?
TALLERESTALLERESTALLERES
Imagen:https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ6gMOGjbbE2vHj7VCOwOuTHcc1yTzfIMOLxe_FxSh_YbquaUsA
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9. ¿Por qué razón se deben cerrar las cuentas temporales al finalizar
cada periodo contable? ¿Por qué no se cierran también las cuentas
permanentes?
10. Mediante un ejemplo numérico, explicar el proceso de cierre de las
cuentas temporales y determinar la utilidad o pérdida operacional. Incluir
en el ejemplo algunos ingresos y gastos.
11. Desde el punto de vista contable, ¿es importante el diligenciamiento
de la hoja de trabajo? ¿Cuáles son las columnas que la constituyen?
12. Explicar brevemente el diligenciamiento de la hoja de trabajo,
enfatizando el balance de las columnas del estado de resultados. ¿Por qué
se deben balancear todas las columnas débitos con los créditos?
TALLERESTALLERESTALLERES
Imagen:http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRcX62NUwyMHDNKmoqaKKIfTWIbF4eDrso2qz_VG-3NQab-Esp8
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Con el fin de validar lo expuesto en el capítulo sobre los asientos de ajuste y
cierre, el estudiante debe visitar una empresa a la cual tenga acceso y
solicitar a la dirección del departamento de contabilidad que le ilustre sobre
la actividad que desarrolla este al final de cada mes. Pregunte acerca de la
necesidad e importancia de los asientos de ajuste, quien los prepara, de
donde toman la información para el cálculo de las cifras; observe, si es
posible, un comprobante de ajuste y uno de cierre. Consulte con el contador
que pasaría con los datos suministrados por contabilidad en caso de no
realizar los asientos de ajuste mensuales.
Tome un balance de prueba preajustado y compárelo con uno ajustado:
¿existen muchas diferencias?, ¿es absolutamente indispensable llevar a
cabo todo ese esfuerzo? Por último, consulte la opinión del funcionario
encargado de los asientos de cierre, si estos también son preparados por el
contador o los elabora un auxiliar de contabilidad. En fin, con el propósito
de asimilar lo visto en este capítulo, debe obtener la mayor información
posible en su visita.
Temas y actividades de consulta.Temas y actividades de consulta.Temas y actividades de consulta.
Imagen:http://www.negociosplan.com/wp-content/uploads/2011/06/finanzas.gif
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1. Determinar el efecto que sobre cada una de las cuentas de activo,
pasivo o patrimonio tienen los siguientes asientos de ajuste.
Utilizar una A si se trata de un aumento, D si es una disminución, y N si
no hay efecto alguno.
Activo Pasivo Patrimonio
A D N
2. El 15 de julio del año pasado, el señor Alfonso Barragán, socio
de Barragán Hermanos, prestó a la empresa la suma de $4.500.000, a
tres meses y con un interés anual simple del 36% para pagar junto con el
principal.
Se pide: registrar en los libros de la empresa en forma de diario lo
siguiente:
a. El hecho económico del 15 de julio.
b. Los asientos de ajuste al 31 de julio, 31 de agosto y 30 de
septiembre.
c. El pago de la deuda y los intereses al 15 de octubre.
Gastos acumulados
Ingresos acumulados
Amortización de ingresos recibidos
Por anticipado
Amortización de gastos pagados
Por anticipado
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Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/atm2003/atm20031206/atm2003120600014/14069132-un-collage-de-fotos-sobre-el-tema-de-finanzas--tono-azul.jpg
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3. Pastusa de Arrendamientos S.A. tiene arrendado a Calisistemas
un local, por el cual la segunda paga mensualmente la suma de
$1.200.000. Al 31 de enero del presente año, Calisistemas no había
cubierto aun el valor correspondiente al arrendamiento del mes de
enero.
Se pide:
a.Registrar en forma de diario, en los libros de ambas
empresas, el ajuste al 31 de enero para reconocer el arriendo
del mes.
b.Registrar en los libros de ambas compañías, suponiendo
que Calisistemas desembolsa el 5 de febrero la suma de
$2.400.000, a fin de cubrir el arrendamiento correspondiente
a los meses de enero y febrero.
4. El 15 de marzo de XX, Financiera La Virginia S.A. prestó a
Comercial El Guajiro Ltda. La suma de $21.000.000 a seis meses con
un interés anual simple del 36%, trimestre anticipado.
Se pide: registrar en forma de diario, para ambas organizaciones, los
siguientes hechos económicos:
a. El préstamo otorgado el 15 de marzo.
b. Los ajustes al 31 de marzo, 30 de abril y 31 de mayo.
c. La nota débito enviada el 15 de junio a la empresa
comercial, por parte de la financiera por el interés del
próximo trimestre.
d. La cancelación de la deuda el 15 de septiembre.
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/atm2003/atm20031206/atm2003120600014/14069132-un-collage-de-fotos-sobre-el-tema-de-finanzas--tono-azul.jpg
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.
5. Comercializadora Santa Fe S.C.A. adquirió el 15 de enero del
año pasado una camioneta de reparto bajo los siguientes términos:
· Cuota inicial $12.000.000
· Quince pagarés de $1.400.000 cada uno para recoger
mensualmente.
· Intereses del 3% mensual sobre saldos, por pagar junto con
los abonos de capital.
· La empresa vendedora exigió un seguro mientras duraba la
deuda. La prima alcanzo un monto de $300.000 y fue
cubierta por Comercializadora Santa Fe de contado. Esta
prima protege el vehículo por los quince meses de duración
de la deuda.
Se pide:
a. Registrar en forma de diario el hecho económico del 15 de
enero.
b. Registrar los asientos de ajuste requeridos al 31 de enero y
al 28 de febrero.
c. Registrar en forma de diario los abonos de capital al 15 de
febrero y al 15 de marzo.
Nota: Registrar las transacciones en forma ordenada
cronológicamente.
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Imagen:http://us.123rf.com/400wm/400/400/atm2003/atm20031206/atm2003120600014/14069132-un-collage-de-fotos-sobre-el-tema-de-finanzas--tono-azul.jpg
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6. Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria
ServiBuga Ltda., y corresponden a las operaciones realizadas por el ente
económico durante el año xx.
Se pide: preparar los asientos de cierre respectivos y elaborar un estado de
resultados para el año.
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Ingresos operacionales:
Actvidades inmobiliarias, empresariales y de cualquier Ingresos
no operacionales:
Financieros
Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo
$49.500.000
$1.250.000
2.435.000
Gastos operacionales de administración:
Gastos de personal
Arrendamientos
Servicios
Mantenimientos y reparaciones
Depreciaciones
Diversos
$16.500.000
1.220.000
95.200
840.000
1.360.000
35.750
Gastos operacionales de ventas:
Gastos de personal
Honorarios
Arrendamientos
Seguros
Gastos de viaje
$12.850.000
1.750.000
1.850.000
655.000
2.125.000
Gastos no operacionales:
Financieros
Pérdida en venta y retiro de bienes
$1.520.000
645.000
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7. El siguiente es el balance de prueba preajustado de Óptica de
Servicios S.A. al 31 de diciembre de 1997.
Datos para ajuste al 31 de diciembre de XX:
· Los papeles comerciales devengan un interés mensual del 3%
simple. Al 31 de diciembre están pendientes por cobrar y
reconocer los del último trimestre del año.
· Al 31 de diciembre quedan pendientes por pagar los sueldos
de la última semana por u monto de $335.000
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Nombre de la cuenta Débito Crédito
Caja
Bancos
Inversiones- Papeles comerciales
Clientes
Materiales, repuestos y accesorios
Terrenos
Obligaciones financieras- Bancos nacionales
Proveedores nacionales
Capital suscrito y pagado
Reservas obligatorias
Utilidades acumuladas
Ingresos Por Servicios
Ingresos no operacionales- Arrendamientos
Gastos de personal
Gastos honorarios
Gastos seguros
Gastos servicios
Gastos diversos
Ingresos no operacionales- Financieros
Sumas iguales
$ 200.000
1.800.000
10.000.000
2.500.000
3.000.000
25.000.000
17.500.000
5.000.000
5.250.000
3.000.000
500.000
$ 73.750.000
$5.000.000
2.000.000
18.000.000
4.500.000
7.000.000
30.000.000
6.500.000
750.000
$73.750.000
ÓPTICA DE SERVICIOS S.A.
Balance de prueba preajustado
Diciembre 31 de 1997
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· Al 31 de diciembre se hizo un conteo físico de materiales, repuestos y accesorios,
este arrojó existencias por valor de $1.000.000
· De los $5.250.000 de gastos seguros debe diferirse para el próximo año la
quinta parte.
· De los ingresos no operacionales- arrendamientos, $500.000 corresponden a la
próxima vigencia.
Se pide:
a. Diligenciar la hoja de trabajo.
b. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y cierre y pasar a cuentas T.
c. Preparar el estado de resultados para el año y el balance general al 31 de
diciembre de XX.
9. La siguiente información fue suministrada por el contador de Viajes Curramba Ltda. Y
corresponde al segundo semestre de XX. Con base en estos datos, se debe completar el ciclo
contable del semestre y prepara el estado de resultados y el balance general.
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
VIAJES CURRAMBA LTDA.
Balance de prueba preajustado al 31 dic. xx.
Cifras en miles de pesos.
Nombre de la cuenta Débito Crédito
Caja $20.350
Bancos 95.000
clientes 22.860
Materiales, repuestos y accesorios 11.700
Gastos pagados por anticipado 14.400
cuentas por cobrar a directores 150.000
inversiones en bonos 600.000
gastos arrendamientos 18.000
gastos de personal 42.000
gastos servicios 7.800
proveedores nacionales
$31260
impuestos de turismo por pagar
9.000
ingresos operacionales
144.000
ingresos no operacionales- financieros
6.000
ingresos recibidos por anticipado
24.000
aportes sociales
750.000
utilidades acumuladas
17.850
sumas iguales $982.110 $982.110
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Información para los asientos de ajuste:
· El 31 de diciembre se realizó un inventario físico de materiales,
repuestos y accesorios. Este conteo arrojó existencias por valor de
$750.000.000.
· Los gastos pagados por anticipado representan el saldo de una
póliza de seguros contra incendio, tomada el 1 de julio de xx, con
una vigencia de dos años. El valor pagado inicialmente por la
primera fue de $28.800.000.
· Las cuentas por cobrar a directores están representadas por un
pagaré fechado el 1 de octubre de xx, con un interés simple del
36% anual pagadero a la fecha de vencimiento. El pagaré tiene
plazo de un año.
· A la fecha no se han reconocido los intereses del último trimestre
sobres las inversiones en bonos. La tasa de interés es del 10%
trimestral simple.
· Las prestaciones sociales causadas para el semestre, no
reconocidas a la fecha, ascienden a $10.500.000.
· El saldo de ingresos recibidos por anticipado corresponden a un
anticipo por concepto de arrendamiento de un piso que la
empresa subarrendó el 1 de noviembre de xx y por cual recibió
$24.000.000. el anticipo tiene vigencia por cuatro meses.
Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.Ejercicios para el desarrollo de habilidades.
Imagen:http://www.comfenalcovalleunipanamericana.com.co/sites/default/files/banca-finanzas.jpg
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