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Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT
Benno Bender Business Consulting 6. November 2012
Benno Bender Business Consultant Schwerpunkt Prozessanalyse und –optimierung Wirtschaftsinformatiker MODUS Consult AG James-Watt-Straße 6 33334 Gütersloh Phone: +49 5241 9217-287 Fax: +49 5241 9217-400 Mobil: +49 160 96970000 Mail: benno.bender@modusconsult.de Website: www.modusconsult.de
Referent
MODUS Consult AG
Inhabergeführtes Unternehmen durch die Vorstände Martin Schildmacher, Gerd Elbrächter und Klaus Wagner Gründung: 1995 Umsatz 2011: 25 Mio. € Mitarbeiter: 180 Mitarbeiter Niederlassungen: Gütersloh (Hauptsitz), Erlangen, Bremen, Kassel, Stuttgart Kerngeschäft: Microsoft Dynamics NAV und AX
» TOP Partner von Microsoft Kundenportfolio: Über 1.000 Kunden aus 60 Branchen, seit 2006 auch internationale Projekte
Kunden aus Mittelstand und gehobenem Mittelstand Übergreifende Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung, Kompetenzen Arbeitsvorbereitung, Produktion, Montage, in den Bereichen: Lagerlogistik - aus unterschiedlichsten Branchen
Unternehmen im Wandel
Wettbewerb
Kunden
Lieferanten
Gesetzgeber
Banken
Shareholder
Schnell gewachsene Organisationsstrukturen
Hoher Overhead bei Abläufen
Hohe Prozessintransparenz
Steigende Anforderungen an Koordination und Kommunikation
Ausbaufähige Integration zwischen Abläufen und
IT Systemen
» Leistungsfähigkeit gegenüber dem Wettbewerb steigern!
Unternehmen im Wandel
Studie „LeanOffice 2010“
• 27 Prozent der reinen Arbeitszeit – so schätzen die Unternehmen – beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.
• Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55 Prozent in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
• Durch die Optimierung der Prozesse konnte eine Produktivitätssteigerungen von 9% in der Administration und 15 % in der Produktion binnen 2 Jahren erreicht werden.
27%
55%
Arbeitszeitverschwendung Potenzial durch Prozessmanagement
Was ist Prozessmanagement?
Geschäftsprozess
Analyse
Gestaltung &
Optimierung
Umsetzung
Steuerung &
Messung
Reduzierte Kosten +
Erhöhte Flexibilität +
Erhöhte Effizienz +
Erhöhte Transparenz +
Bessere Qualität +
Anwendungsgebiete
Zielführende IT-Einführungen umsetzen
Prozessanalyse und -optimierung
IT Systemauswahl /-einführung / -update
Umsetzung
Umsetzung durch angepasste und
optimierte Prozesse
Vision
Strategie
Ziele & Kennzahlen
Organisation & Prozesse
Geschäftsführung
Management
Mitarbeiter
Veränderung
Mehr Leistungsstärke durch Organisationsoptimierung
Was ist Prozessmanagement?
» Gute Ideen – Schlechte Umsetzung
Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen
Effizienz & Effektivität
IT-Systeme Prozesse
Mitarbeiter
Schlanke und transparente Prozesse
Klarer Informations- und Kommunikationsfluss
Abbildung der relevanten Prozesse im IT System
Durchführung von Prozessmanagement Erstellung der Prozesslandkarte
Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung
Aktivitäten
Prozessschritte
Schnittstellen
IT Systeme
Anforderungen
Potenziale
Verbesserungsvorschläge
Positive Faktoren
Bestandsaufnahme
OMEGA-Methode Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse
Grundbausteine
Prozessaufnahme
Strukturierte Interviews
Dokumentensichtung
Sichtung der IT Systeme
Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung
Ein Beispiel der OMEGA Methode
» Wer macht was wann wie und warum?
Durchführung von Prozessmanagement Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse
Symptome
Ursachen
1. Ursachen identifizieren
2. Ursachen beheben (Maßnahmenkatalog)
3. Symptome eliminieren
Aufnahme der Ist-Prozesse
Identifizierung der Potenziale
Potenziale heben und Werte bewahren
Durchführung von Prozessmanagement Vorgehen und Mehrwerte
OMEGA Methode
Aufnahme der Ist-Prozesse
Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse
Definition von Soll-Prozessen
Umsetzung + Kennzahlensystem
Steigerung der Produktivität
Prozesskostensenkung
Reduzierung der Durchlaufzeit
Verschlankung der
Organisationsstrukturen
Erhöhung der Prozessqualität
und -transparenz
» Mittel- und langfristige Mehrwerte schaffen
Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt
Lückenlose Betrachtung der
Prozesse und Schnittstellen
Aufnahme von Potenzialen
Analyse von Ursachen und
Wirkungen
Erarbeitung eines Maßnahmen-
katalogs
Vertrieb
AV Einkauf
Problemstellung: Reibungsverluste und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren
Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt
Vertrieb
AV Einkauf
Zu späte Artikelbestellung beim Lieferanten
Keine Einkaufsoptimierung
Unnötiger Overhead
- Keine Basis für Planung
Fehlende Termintreue
Unnötiger Overhead
-
Langwierige Reaktionszeiten bei Anfragen
Unsichere / suboptimale Termintreue
Unnötiger Overhead
-
» Die Produktionsdurchlaufzeiten werden nicht eingehalten
Vertrieb
Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt
Vertrieb
AV Einkauf
Rechtzeitige Artikelbestellung beim Lieferanten
Mehr Einkaufsoptimierung
Weniger Overhead
+ Robustere Planung
Höhere interne Termintreue
Weniger Overhead
+
Schnellere Reaktionszeit bei Anfragen
Höhere Termintreue gegenüber Kunden
Weniger Overhead
+
» Klare Regelung des Umgangs mit den Produktionsdurchlaufzeiten
Vertrieb
8 Tipps für ein gutes Prozessmanagement
Tipp 1: Klare Ziele und Verantwortungen definieren
Tipp 2: Prozessmanagement an der Unternehmensstrategie orientieren
Tipp 3: Heutige Abläufe kritisch hinterfragen
Tipp 4: Wer macht was wann wie und warum?
Tipp 5: Mitarbeiter, Prozesse und IT-Systeme aufeinander abstimmen
Tipp 6: Prozesse messbar machen
Tipp 7: Ursachen erkennen und beheben
Tipp 8: Mitarbeiter involvieren und motivieren
Kommunikations-förderung
IST-Prozessanalyse
SOLL-Prozesskonzeption
Prozessuale und funktionale
Umsetzung
Konzept für ein erfolgreiches Prozessmanagement im Unternehmen
Organisatorische Anforderungen
Funktionale Anforderungen
Nachhaltiger Erfolg
Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT
Sicherstellung des Projekterfolgs
+
Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen
+
Optimierte Prozesse und motivierte Mitarbeiter
+
Steigerung der Leistungsfähigkeit
+
Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT
Anhang
Beispiel aus einem Kundenprojekt Ausschnitt aus einem optimierten Vertriebsprozess
Vertrieb
Der Vertrieb wählt im ERP System den
passenden Basisartikel in Bezug zur
Kundenanfrage aus und passt die
entsprechenden Sachmerkmale (Material,
Bearbeitungsdauern, etc.) an.
Aus den Kalkulationsdaten werden die
Einstandspreise und Verkaufspreise in das
Angebot übernommen.
Preisanfragen an den Lieferanten werden in die
Kalkulation übernommen. Der Einkauf erhält über
das System eine entsprechende Aufgabe.
Angebot / Kalkulation
erstellen
ERP
Rückmeldung
Preisnachfrage
Vertrieb
Das erstellte Angebot wird per Mail oder per Fax
an den Kunden versendet.
Die erzeugten Belege und die Kalkulation werden
im ERP System mit Referenz ins
Dokumentmanagement (DMS) archiviert.
Angebot
versenden
ERP /
DMS
Einkauf Kunde
Angebot
Angebot
Basis-
artikel
Archivier-
ung
Belege +
Kalkulation
StücklisteArbeitsplan
Konfig-
urierter
Artikel
Preis-
anfrage mit
Bezug zum
Angebot
Preis-
anfrage mit
Bezug zum
Angebot
Vertrieb
Der Vertrieb prüft im ERP System die
Materialverfügbarkeit, die Lagerbestände und die
geplanten Zugänge. Anhand vom PPS System
besteht die Möglichkeit, die Kapazitäten zu
betrachten. Das Resultat ist der früheste
Liefertermin, wenn der Kunde heute bestellen
würde.
Groben Liefertermin
ermitteln
ERP
PPSKapazitä-
ten
Material-
verfügbar-
keit
Grober
Liefer-
termin
Anfrage
erfassen
Auftrags-
eingabe
Abbildung der n-stufigen Stücklisten im
ERP System. Auf deren Basis erfolgt
eine systemgestützte Kalkulation.
Der Vertrieb richtet keine Anfragen
mehr an den Lieferanten. Diese werden
nun zentral vom Einkauf delegiert.
Durch Verwendung eines Basisartikels
ist die manuelle Erstellung eines neuen
Artikels nicht mehr notwendig.
Verwendung von systemgestützten
Aussagen bzgl. des Liefertermins
anstatt groben
Produktionsdurchlaufzeiten, die auf
einem Bauchgefühl basieren.
Ablage der Dokumente zentral im ERP /
DMS System.
à Reduzierung des Papieraufkommens
à Direkter Zugriff auf die notwendigen
Belege aus dem führenden ERP
System heraus.
Bessere Aussagekraft gegenüber dem
Kunden.
Bessere Einplanung für nachgelagerte
Schritte.
Beispiel aus einem Kundenprojekt Zusammenfassung der Potenziale aus den IST-Prozessen zu Potenzialgruppen
Aufnahme von IST-Prozessen und Ausarbeitung von 146 Potenzialen
Systemfunktionalität; 44 Potenziale
Integration zwischen Prozessen und IT;
16 Potenziale
Abgrenzung der Tätigkeitsfelder;
12 Potenziale
Überflüssige / redundante Tätigkeiten;
18 Potenziale
Prozessdefinition; 32 Potenziale
Termineinhaltung; 12 Potenziale
Informationsqualität; 12 Potenziale
Systemfunktionalität
Integration zwischen Prozessen und IT
Abgrenzung der Tätigkeitsfelder
Überflüssige / redundante Tätigkeiten
Prozessdefinition
Termineinhaltung
Informationsqualität
Beispiel aus einem Kundenprojekt Ergebnis der Ursachen-Wirkungs-Analyse
-0,20
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
1,00
1,20
-0,20 0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20
Systemfunktionalität
Integration zwischen Prozessen und IT
Abgrenzung der Tätigkeitsfelder
Überflüssige / redundante Tätigkeiten
Prozessdefinition
Termineinhaltung
Informationsqualität
Ursachen
Symptome
Passivsumme
Unterscheidung zwischen Ursachen und Symptomen Akt
ivsu
mm
e
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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