Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido … · Convención de un día y medio ! Charla...

Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido

Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga

ÍNDICE

CONTENIDO

²  Presentación del evento

²  Objetivos del evento

²  Objetivos del ROI

²  Fecha, lugar y hora

²  Público al que va dirigido y sus características

²  Estrategia Social Media

²  Propuesta creativa

²  Programa del evento

²  Invitaciones y documentación protocolaria

²  Propuesta de comunicación gráfica

²  Website

²  Proyecto escenográfico. Infografías

²  Recursos humanos y técnicos

²  Calendario de producción

²  Presupuesto

²  ROI satisfacción

²  Conclusiones

²  Vídeo del evento

²  Making off

²  Fuentes

PRESENTACIÓN DEL EVENTO

²  Convención de un día y medio

²  Charla motivacional y presentación de la convención

²  Actividades de Team Building

²  Charlas Ted

²  Cena de gala

OBJETIVOS Ø  Celebrar el 10º aniversario de Hendrick’s

Ø  Motivar a los comerciales de Hendrick’s y reforzar la red de ventas

Ø  Mostrar las estrategias para la temporada de verano y los objetivos a conseguir

Ø  Reforzar la imagen de Hendrick’s incluyendo a los comerciales en esta parte, que se sientan identificados con la marca y la entiendan.

Ø  Repercusión en los medios de comunicación

Objetivos del ROI

  Generación de comunicación Interna y profesionalización.

  Convicción de los valores del producto.

  Generación de Ventas (Medición de su evolución).

  Generación de recuerdo en el público asistente.

Fecha, lugar, hora v  Complejo Duques de Pastrana

Ubicación Versatilidad

Grandes espacios Temática del evento

v  19 y 20 de Junio de 2015

Disponibilidad del espacio Sólo se pierde un día de trabajo

Temperatura adecuada Abriendo temporada de verano (auge de ventas)

v Hora: desde el medio día del 19 al mediodía del 20 de junio.

Intensidad en todas las actividades de la convención.

Público al que va dirigido

  450 comerciales

  Únicos protagonistas del evento

v  Código QR de promoción v  Página web para registro: www.thehauntedcabaret.com

v  Facebook: página pública

https://www.facebook.com/thehauntedcabaret

v  Twitter: hashtag #thehauntedcabaret

v  Vídeos promoción: a) corto para registro

b) completo

v Grabación momentos clave de la convención y creación de

after movie para la página de facebook

ESTRATEGIA SOCIAL MEDIA

PROPUESTA CREATIVA

HOTEL MELIÁ-CASTILLA   UBICACIÓN: Calle del Capitán Haya.

  Nº Habitaciones: 915

  Nº Salas: 33

  Metro: Cuzco-Tetuán (Líneas 10 y 1)

  Aeropuerto Madrid Barajas (15 minutos)

  Complejo Duques de Pastrana (5 minutos)

  Web: http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/melia-castilla/index.html

COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA

  UBICACIÓN: Paseo Habana, 208

  Capacidad Jardines: 500pax en Cocktails

  Sala Polivalente   1000m2   800 pax en Banquete

  Web: http://www.complejopastrana.com

  Metro: Duque de Pastrana (Línea 9)

  Accesibilidad: P/ Habana o Calle de Platerías

AEROPUERTO ADOLFO SUÁREZ – HOTEL MELIÁ CASTILLA

HOTEL MELIÁ CASTILLA – COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA

  VIERNES 19.Junio.2015

  Autobuses (10) 48pax/Autobús. Aeropuerto Adolfo Suárez – Hotel Melía Castilla (C/ del Capitán Haya, 43). (09.00-12.30). Servicios cada 30mins.

Check-Ins: Pre-Asignación, Acreditaciones. 450 DD1 en A+D (Hasta las 13.00)

  Comida + Bienvenida, Sala Tapices, Montaje Banquete (13.30-15-00)

  Traslado a Complejo Duques de Pastrana (P/ Habana, 208). 10 servicios de autobuses. (15.30)

  Actividades de Team-Building (16.00-19.00)

  Traslado a Hotel Meliá Castilla (19.30-20.30)

  Traslado a Complejo Duques de Pastrana, para Cena de Gala. Salón Polivalente, Montaje Banquete (21.00-02.00)

  Vuelta a Hotel Meliá Castilla (02.00-02.30)

LOGÍSTICA

  Sábado 20.Junio.2015

  Desayuno Régimen (Hasta las 11.00)

  Bloqueo de una sala para servicio de Consigna. Chek-out hasta 11.00

  Fin convención Salón Auditorio, Montaje Teatro, Uso de traductor (11.30-13.00)

  Autobuses Hotel Meliá Castilla – Aeropuerto Adolfo Suárez (13:00-14-00)

LOGÍSTICA

Welcome pack

²  Nuevo modelo de botella con etiqueta personalizada para la ocasión y un lazo rojo.

²  Tarjeta que llevará escrita la historia del misterio de la bailarina.

²  Uniforme actividades.

Metodología La convención que organizamos esta basada en la idea de divertir a nuestros empleados, alejarlos de la rutina, y crear relaciones entre ellos mediante actividades de teambuilding.

Se llevarán a cabo tres actividades diferentes, para las que se tendrán que apuntar previamente en la página web.

Cada actividad tiene un cupo de 150 personas. Los grupos serán divididos en 15 equipos de 10 personas. Por cada actividad, el equipo ganador recibirá un regalo en la cena de gala.

Con estas actividades en equipo queremos demostrar, de manera lúdica, la importancia del trabajo en equipo a nuestros empleados.

Cluedo en vivo : The Murdered Dancer

Lugar : Palacete Duques de Pastrana

  Para este día de teambuilding, el tema es el Hendrick’s Cabaret, un cabaret muy famoso en los años 1920.

  El 18 de diciembre 1927, una famosa bailarina fue asesinada mientras realizaba su espectaculo. Todavía no se sabe quien fue… Desde este día, todo el que entra en el cabaret afirma que está embrujado por la bailarina, que busca venganza.

  Ella deja indicios en todo el palacete, con ayuda de las pistas tienen que averiguar quién es el asesino.

Master Class de Cócteles Hendrick’s

Lugar: Palacete – sala roja

Tras una demostración magistral, los equipos tendrán ¾ de hora para realizar el mejor y más original cóctel con Hendrick’s y los ingredientes que estarán a sus disposición.

The Murder Party Lugar : Jardines del Palacete Duques de Pastrana

²  Juego de supervivencia

²  Todos los participantes van a estar repartidos en equipos. Cada uno tendra su foto colgada en su cuello.

²  Tiene que matar a los miembros de los otros equipos (quitarle su foto) sin que le maten.

²  El equipo que despues de 45min de juego se queda con mas supervivientes gana.

Uniforme actividades de Teambuilding

²  Cluedo en vivo : The Murdered Dancers ²  Damas: boa y pluma ²  Caballeros: sombrero y pajarita

²  Master class de Cócteles Hendrick’s ²  Damas y caballeros: delantal serigrafiado logo hendrick’s

²  Murder Party: camiseta de preso

* Colores variables según equipo

Programa   Dia 1:

11h. – 14:30h. Buffet en la sala tapices del hotel

13:30h. Hora limite de check in

15:00 h. Salida del hotel hasta Complejo Duques de Pastrana

15:20h. – Discurso de bienvenida y Primera Charla

16h. – 16:45h. – Primera Actividad de Teambuilding

17h. – 17:45h. – Segunda actividad de teambuilding

18h. – 18:45h. – Tercera actividad de teambuilding

19h. – Regreso al hotel en autocar.

19h. – 21.30h. Tiempo libre

21:30h Salida al Complejo Duques de Pastrana

21:45h. – 0:00 h. Cena de gala con espectáculo de cabaret,

concierto de Maxi Monster Show (con acrovacias),

espectáculo de coctelería- Entrega de premios ganadores de

team building.

0:00 h. – 1:30 h. Opcional. Zona de barra abierta en el

jardín.

Programa

  Día 2:

8h. –10:45h. Desayuno

11h. –13h. Charlas ted (descanso de 11:45h-12:15h)

13h – Fin de la convención

v  Horario y entrega de premios: 21:45h- 0:00h

Ø  21:45h. – 0:00h. – Cena de gala con espectáculos de cabaret, música y coctelería acrobática.

Ø  23:00h. – Entrega de premios a los ganadores de team building.

Ø  0:00 h. – 1:30h. Barra libre en el jardín (opcional).

Cena de gala

CENA DE GALA v  Menú: dos a elegir, además, se ofrecerá opción menú

vegetariano y para celíacos, (se enviará adjunto al registro de la convención)

v  Catering tematizado

v  Premio para los ganadores de teambuilding: crucero; además, podrán elegir a que fundación Hendrick’s donará un cheque con fines benéficos.

v  Actuaciones de grupos: a)  Maxi Monster Music Show. b)  Grupo bailarinas cabaret escuela de baile galileo.

c)  Cóctelería acrobática

v  Photocall con polaroid

v  11:00h- 11:45h. Charlas v  11:45h- 12:15h. Descanso

v  12:15h- 13:00h. Charlas

v  13:00 Fin de la convención.

TEMAS DE LOS QUE TRATARÁN LOS TED:

v  Liderazgo

v  La importancia del trabajo en equipo

v  Motivación

TED TALKS

v  John Wooden: “la diferencia entre ganar y el éxito” (17min)

v  Steven Johnson: “Where good ideas come from” (18min)

v  Baba Shiv: “Sometimes it´s good to give up the driver´s seat” (10min)

v  Daniel Pink: “La sorprendente ciencia de la motivación” (19min)

v  Simon Sinek: “Cómo los grandes líderes inspiran la acción” (18min)

v  Tom Wujec: “Construye una torre, construye un equipo” (7min)

TED TALKS

Acción para la prensa

Espectáculo callejero de Hendrick’s

Propuesta de comunicación gráfica

Invitación  

²  Digital

²  Se enviará por email a los comerciales de la marca

²  Link para registro en web

Roll  up   Photocall  

Website

Menú:

 Inicio

 Programa

 Información general

 Inscripciones

 Contacto

AUDITORIO COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA

Auditorio Complejo Duques de Pastrana

PABELLÓN POLIVALENTE: cena de gala

Pabellón polivalente

Pabellón polivalente

AUDITORIO HOTEL MELÍA CASTILLA

Auditorio Hotel Melía Castilla

Calendario de producción

PRESUPUESTO COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA

Concepto Descripción Unidades   Días   Importe  Complejo  Duques  de  Pastrana.  P/Habana,  208 Sin  IVA

Alquiler

Alquiler  del  Complejo  al  Completo.  Se  usarán  principalmente  la  zona  de  los  Jardines  y  posteriormente  de  la  Sala  Polivalente  para  la  realiación  de  determinadas  actividades  de  Team-­‐Building  y  la  Cena  de  Gala. 1 1 6,000.00  €                                      

Escenografía Tarimas  +  Escenario 1 1 800.00  €                                            

Servicio  de  Catering

Se  ofrecerán  unos  menús  que  corren  a  cargo  de  una  empresa  de  catering  colaboradora  con  el  Complejo.  El  menú  por  persona,  se  estima  en  75  €. 450 1 33,750.00  €                                

Tematización  

Tematizar  para  así  ambientar  más  de  época  el  complejo.  Montaje  del  Salón  Polivalente  con  inmobiliario  de  época. 1 1 1,500.00  €                                      

TOTAL 42,050.00  €

PRESUPUESTO MEDIOS TÉCNICOS Concepto Descripción Unidades   Días Importe  

Sin  IVA

DECORACIÓNPhotocall,  Disfrazes,  Roll-­‐  Up,  Lonas,  FOAM,  Tematización  de  las  Charlas 10,000.00  €                                

TRADUCTORES

Pondremos  200  traductores  a  disposición  de  todos  aquellos  asistentes  al  evento  que  precisen  del  uso  de  un  traductor.  En  caso  de  querer  contratar  ese  servicio,  deberán  solicitarlo  en  el  momento  del  Check-­‐In  presentando  un  documento  identificativo. 4,000.00  €                                      

SERVICIO  COCTELERÍACopas,  Hielos,  Hendricks,  Refrescos,  Frutas,  Utensilio  de  Cocina 2,500.00  €                                      

UNIFORMESAZAFATAS Disfraces  de  época,  concretamente  de  Cabaret 15 1 900.00  €                                            

MONITORESAmbientación  de  los  monitores  de  Actividades  de  Team-­‐Building 4 1 80.00  €                                                  

COCTELEROS Ambientación  de  los  cocteleros. 2 1 40.00  €                                                  PREMIO

CRUCERO

30  premios  tras  le  realización  de  las  actividades  de  Team  Building,  habrá  3  grupos  ganadores,  de  10  integrantes  cada  uno,  que  serán  premiados  con  un  Crucero  para  2  personas  por  las  Brisas  del  Mediterráneo,  valorado  en  2190,50  €  cada  uno.  Incluyen  Tarifa  de  Cabina,  Tasas  de  Embarque  y  Seguro.   65,715.00  €                                

MEDIOS  TÉCNICOS

AUTOBUSES

ALQUILER

Contratación  de  servicios  de  autobuses  que  cubran  rutas  establecidas  para  los  días  19  y  20  de  Junio 10 2 9,500.00  €                                      

TEMATIZACIÓN Decoración  del  interior  de  los  Autobuses 10 2 300.00  €                                            ACTIVIDADES  DEL  EVENTO

CLUEDOPrecisaremos  de  Disfraces  más  Tarjetas  identificativas  y  Material  propio  de  papelería. 9,300.00  €                                      

MURDER  PARTY Disfraces  y  Carteles  identificativos 2,250.00  €                                      

COCTELERÍA

Servicio  ya  incluído  en  el  apartado  Servicio  de  Coctelería.  Con  esta  actividad  daremos  uso  a  las  Copas,  Hielos,  Bbebidas  Hendricks,  Refrescos,  Frutas  y  Utensilios  de  cocina. -­‐

REGALO  DE  BIENVENIDA  

Botella  Hendricks

Parte  del  regalo  de  bienvenida,  compuesto  de  Botella  exclusiva  de  Hendricks,  con  formato  100%  exclusivo,  etiqueta  con  el  logo  del  evento  y    envoltorio. 450 11,250.00  €                                

Tarjeta  de  Bienvenida Tarjetas  de  bienvenida,  personales  y  nominadas. 450 4,500.00  €                                      TOTAL 120,335  €

H.A. 10%  del  coste  total  del  evento                                    26,327.50  €  Honorarios  de  Agencia

TOTAL 263,275.00  €                            

COSTE TOTAL DEL EVENTO 289,062.50 €

DESGLOSE   Gastos Recursos Humanos: 15.750 €

  Seguros: 7.000 €

  Gastos en Alojamiento, Régimen A+D: 78.140 €

  Gastos en Complejo Duques de Pastrana: 42.050 €

  Gastos en Medios Técnicos: 120.335 €

  Honorarios:26.327,50 €

ROI Satisfacción

  Encuesta de satisfacción para cada asistente al evento.

  Entrega de la misma en el momento del Check-Out.

  Ejemplos:   Opinión del Team-Building

  Mejora de la capacidad de trabajo en equipo.

Vídeos

https://www.youtube.com/watch?v=TgHsgPvzdlI

Vídeo resumen evento:

Making off:

https://www.youtube.com/watch?v=t2lcI3HfyHU&feature=youtu.be

Conclusiones   Con un evento de estas características el retorno de la

inversión sería muy alto a corto plazo.

  No sólo incrementarían los beneficios económicos, sino que, también, mejoraría la imagen de la marca.

  Los comerciales se sentirían identificados con la empresa.

  El público general vería Hendrick’s Gin como algo más allá del producto.

¡VENDEMOS EXPERIENCIAS Y SENSACIONES!

Fuentes

  Eventos-traducciones.com (2015). Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.eventos-traducciones.com/en

Melía. com (2015). Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/melia-castilla/index.html

  Complejo Duques de Pastrana. Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.complejopastrana.com/

Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido

Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga