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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 2
2
INTRODUCCIÓN
Los manuales de procesos y procedimientos constituyen una
herramienta gerencial que garantiza la organización y el desarrollo
eficiente de la gestión, por tal motivo la FEDERACIÓN NACIONAL DE
CACAOTEROS plantea los mecanismos necesarios para buscar el
autocontrol el cual define las principales actividades y tareas que se
encuentran en la institución.
Así mismo se estructura el mapa de procesos de la Federación
estableciendo los procesos misionales, planeación, evaluación y apoyo.
Cada proceso esta bosquejado sobre diagramas de flujo, los cuales
describen el procedimiento de cada actividad.
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PROCEDIMIENTOS
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TABLA DE CONTENIDO
ITEM DESCIPCIÓN PÁGINA
1.0. Control del documento 5
1.1. Registro de Cambios 6
2.0. SECCIÓN I – GENERALIDADES 8
2.1. Estructura interna 8
2.2. Misión 9
2.3. Visión 9
2.4. Política Institucional 9
2.5. Valores Corporativos 9
2.6. Objetivo del Manual 10
2.7. Justificación del Manual 10
2.8. Metodología 10
3.0. SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFINICIONES 13
3.1. Mapa de procesos 13
3.2. Definiciones claves 14
3.3. ¿Como identificar un proceso? 15
3.4. ¿Qué son los procedimientos? 15
3.5 ¿Cómo se representan los procesos? 15
3.6. Clasificación de los procesos 16
3.7. Simbología para el diseño de proceso y
procedimientos a través de diagramas de flujo
17
4.0.
SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES,
EVALUACIÓN, PLANEACIÓN, APOYO,
20
4.1. PROCESOS DE MISIONALES
4.1.1. GERENCIA TÉCNICA
4.2. PROCESOS DE EVALUACIÓN
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4.2.1. REVISORÍA FISCAL
4.2.2. AUDITORÍA INTERNA
4.2.3. COMITÉ DISCIPLINARIO
4.3. PROCESOS DE PLANEACIÓN
4.3.1. PLANEACIÓN
4.3.2. RECAUDO Y ESTADÍSTICA
4.3.3. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS
4.4. PROCESOS DE APOYO
4.4.1. JURÍDICO
4.4.2. CONTABILIDAD
4.4.3. PRESUPUESTO
4.4.4. TESORERÍA
4.4.5. ING. SISTEMAS
4.4.6. TALENTO HUMANO
4.4.7. ALMACÉN
4.4.8. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
4.4.9. SERVICIOS GENERALES
4.4.10. PRENSA Y PUBLICACIONES
5.0. SECCIÓN IV – MANEJO Y CONSERVACIÓN
5.1. Manejo y conservación
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1.0. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión: 2
Elaboró:
JANNETH PINZÓN MARTINEZ
Coordinadora Sistema de Gestión
Aprobó:
JACOB ROJAS ARDILA
Presidente Ejecutivo (E)
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1.1. REGISTRO DE CAMBIOS
Las reformas, correcciones o actualizaciones a que haya lugar, se
registrarán en el “Formato de Control de Actualizaciones”. Ver cuadro 1,
El registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual
las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han
perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas de flujo
o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.
Se debe reunir un comité cada seis (6) meses para revisión del manual
de procesos y procedimientos, en la reunión se genera un acta y se
diligencia el formato de control de actualizaciones.
FORMATO DE CONTROL DE
ACTUALIZACIONES
VERSION 01
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NUMERAL DEL
DOCUMENTO
CAMBIO
REALIZADO
CAUSA DEL
CAMBIO
FECHA
D M A
Parcial Actualización
en su totalidad
Mejoramiento
continúo.
Proceso
calidad.
30 11 2012
parcial Inclusión visitas
compañías y
procesadoras
Mejoramiento
del proceso
04 07 2013
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2.0. SECCIÓN 1 - GENERALIDADES
2.1. ESTRUCTURA INTERNA
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2.2. MISIÓN
La Federación Nacional de Cacaoteros es una organización de
carácter gremial dedicada a la investigación, la transferencia de
tecnología y la comercialización para el fomento del cultivo del
cacao, mejorando las condiciones de vida del productor,
generando procesos técnicos, eficientes, integrales y dinámicos
de desarrollo agroindustrial como una actividad rentable,
sostenible y competitiva a nivel nacional con la participación de
personal competente.
2.3. VISIÓN
Para el año 2013, la Federación Nacional de Cacaoteros será una
organización reconocida nacional e internacionalmente por su
desarrollo integral y el mejoramiento continuo de sus áreas
tecnológicas, comerciales, financieras y administrativas, con
calidad, competitividad y responsabilidad social.
2.4. POLÍTICA INSTIUCIONAL
La Federación Nacional de Cacaoteros investigará, transferirá,
comercializará en beneficio de los cacaocultores, generando y
consolidando procesos eficientes, integrales y dinámicos de
desarrollo agroindustrial del cacao; comprometiéndose con el
avance tecnológico sostenible, la protección del medio
ambiente, el bienestar social de sus trabajadores, la sociedad y el
Estado colombiano, en búsqueda del mejoramiento continuo de
los procesos y los sistemas de gestión de calidad, ambiente,
seguridad industrial, salud ocupacional y seguridad electrónica.
2.5. VALORES CORPORATIVOS
Los valores fundamentales que orientan el comportamiento de los
asociados y de los funcionarios que pertenecen a la institución
son; el respeto, la dignidad humana y honor de las personas, la
responsabilidad, la tolerancia, la honestidad, la lealtad y la
disciplina.
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PROCEDIMIENTOS
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2.6. OBJETIVO DEL MANUAL
Identificar estrategias corporativas para lograr la cultura del
autocontrol en cada uno de los procesos misionales, evaluación,
planeación y apoyo en la Federación Nacional de Cacaoteros.
Igualmente establecer un documento de consulta, que
establezca métodos estándares para agilizar tiempos y disminuir
recursos en busca de un sistema de gestión.
2.7. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Los manuales de procesos y procedimientos son la base de un
sistema de gestión de calidad y del mejoramiento continuo de
una compañía.
El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que
le permite a la Presidencia Ejecutiva integrar una serie de
acciones encaminadas a mejorar la calidad del servicio ofrecido
al cacaocultor comprometiendo al cliente interno y externo en
cada actividad que la Federación lidera.
2.8. METODOLOGÍA
Para el diseño, implementación y evaluación del manual de
procesos y procedimientos se establecieron las siguientes fases:
Pre - Fase: Logística
En esta fase se identificaron documentos tales como manuales
existentes, reglamento, informes de gestión y los diferentes cargos
existentes en la Federación Nacional de Cacaoteros, al igual que
se estableció la metodología a implementar.
Primera Fase: Retroalimentación, Seguimiento y Control
En esta fase se reviso la misión, visión, política institucional y valores
corporativos como el modelo planeación estratégica utilizada en
la Federación Nacional de Cacaoteros.
Esta fase permite un reconocimiento de todos y cada uno de los
procesos y procedimientos en la Federación Nacional de
Cacaoteros en la cual se aplicaron guías ocupacionales y
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formatos de procesos en los que define la actividad, frecuencia,
cual es la entrada para realizarla, cual es el resultado arrojado, a
quién se le presenta y que herramientas requiere para logra la
culminación satisfactoria de la actividad.
Finalmente se identificaron los procesos misionales, planeación,
evaluación y apoyo.
Segunda Fase: Ajustes y Validación
En esta fase se valido la información recogida en la fase anterior y
se crearon formatos, análisis estadísticos, se revisaron los
indicadores de gestión que cada departamento media dentro de
su proceso.
Tercera Fase: Jornada de Socialización
En esta última etapa se presentó la simbología a utilizar en los
manuales de procesos y procedimientos, mediante la
socialización de los diagramas de flujo y la identificación de cada
pictograma; para esto, cada departamento expuso el proceso
más importante que realiza utilizando las herramientas para poder
llevar a cabo correctamente la socialización y la aplicación de las
mismas.
Es importante resaltar que en cada etapa se llevaron a cabo
reuniones en las que se discutieron las conformidades y no
conformidades estableciendo estrategias para la continuación y
buen desarrollo de los Manuales de Procesos y Procedimientos.
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3.0. SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFICINICIONES
3.1. MAPA DE PROCESOS
PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN
PLAN DE INVERSIONES Y
GASTOS
RECAUDO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Y MEDIO AMBIENTE CENSO CACAOTERO BALANCES ECONÓMICOS ANÁLISIS ECONÓMICOS
MMIISSIIOONNAALLEESS
INVESTIGACIÓN TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA
Y FOMENTO
COMERCIALIZACIÓN
FORMULACIÓN DE
PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN
PROTOCOLO DE VISTAS COMERCIALIZACIÓN DEL CACAO
PROTOCOLO DE EVENTOS DE
TRANSFERENCIA GRUPALES
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
SEMILLAS
SUPERVISIÓN APOYO AL COOPERATIVISMO
RECIBO Y CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS
PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y
CONTROL PRESUPUESTAL
BIENESTAR SOCIAL Y GESTIÓN
HUMANA
CAJA MENOR ORDENES DE PAGO, CUENTAS
POR COBRAR.
SEGURIDAD SOCIAL
ACTAS DE DESTRUCCIÓN
DE DOCUEMENTOS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
INGRESO, ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN Y BALANCES
CONTABLES
COMITÉ DE COMPRAS NÓMINA INDUCCIÓN
MANTENIMIENTO A
EQUIPOS
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA CARNETIZACIÓN
AAPPOOYYOO
PLAN DE MEJORAMIENTO MATRIZ DE CONTROL INTERNO VERIFICACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
VERIFICACIÓN DEL PLAN
DE INVERSIONES Y GASTOS
CONTROL INTERNO FISCAL DICTAMEN FISCAL DE ESTADOS
FINANACIEROS
DICTAMEN FISCAL DE
PAGOS DE SEGURIDAD
SOCIAL
EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL
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3.2. DEFINICIONES CLAVES
Proceso
Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos
(físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan producir un
resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o
externo.
Procedimiento
Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y
responde a las siguientes preguntas:
¿Qué se hace?
¿Quien lo hace?
¿Cómo lo hace?
¿Para qué lo hace?
¿Donde se hace?
Análisis de procesos
Analiza la contribución de cada actividad al logro de los objetivos e
identifica el área y el factor de éxito como punto de aplicación de los
controles.
Control
Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones
frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas.
Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad
razonable en el logro de los objetivos.
Eficiencia
Entendida como la maximización de los productos sobre los insumos, ya
sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten
menores recursos.
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Eficacia
Es el análisis de la oportunidad para lograr los resultados, así como, la
relación que éstos guardan con sus objetivos y metas que sus
organismos de dirección les definen en un periodo determinado.
3.3. ¿CÓMO SE IDENTIFICA UN PROCESO?
La Dirección tiene una visión macro, ya que debe identificar las
funciones más importantes para la Federación Nacional de Cacaoteros:
planeación, contabilidad, presupuestos, etc.; mientras los empleados,
tienen una visión micro e identificarán procesos más sencillos que
afecten su quehacer diario.
3.4. ¿QUÉ SON LOS PROCEDIMIENTOS?
Es el conjunto o sucesión de pasos, ampliamente vinculados y
cronológicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma
de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el
desarrollo de la tarea.
Un procedimiento es la manera específica de efectuar una actividad,
unas acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la
secuencia que se debe seguir en la ejecución.
3.5. ¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS PROCESOS?
La representación gráfica del proceso o procedimiento, se convierte en
un instrumento para guiar la ejecución de forma ordenada; busca
mostrar dinámica y lógicamente la secuencia de un trabajo,
permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través
de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades
administrativas y cargo que intervienen en él.
El flujograma es una herramienta de representación gráfica importante
para el levantamiento, análisis, diseño, mejoramiento y control de los
procesos, y enmarca las siguientes características:
Estandariza la representación gráfica de los procesos de trabajo
Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo
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Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos.
ilustra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo
Facilita la ejecución del trabajo
Impide las improvisaciones y sus consecuencias
Provee elementos que facilitan el control del trabajo
3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Planeación
Son los proceso que determinan las acciones a seguir en el corto,
mediano y largo plazo, así como los mecanismos a través de los cuales
se realizan ajustes a los planes o se redirecciona el futuro de la
Federación Nacional de cacaoteros. Son responsabilidad de la
Dirección y se ejecutan bajo sus disposiciones.
Misionales
Son los procesos más relevantes que contribuyen directamente al
cumplimiento de la razón de ser de la Federación. Son responsabilidad
de la Dirección y se ejecutan por el cuerpo de la Dirección Técnica
bajo las disposiciones de la Dirección General.
Formulación: Creación y revisión de propuestas de investigación,
transferencia de Tecnología y Fomento y Comercialización.
Ejecución: Salidas de campo, toma de datos, análisis de datos, y
elaboración de informes.
Generación y transferencia de conocimiento: Muestra de productos
(libros, revistas, cartillas, etc) a una comunidad o sociedad.
Apoyo
Son aquellos que tienen por objeto el presentar apoyo a los procesos
misionales o tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en
las operaciones de la organización. Entre ellos están:
Talento Humano: Selección, Bienestar Social y Capacitación
Financieros: Contabilidad, y Costos, Presupuesto, Tesorería, Almacén
Servicios Generales: Apoyo logístico
Divulgación de la información interna y externamente.
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3.7. SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS A
TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se
representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de
los mismos:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Indicador de inicio de un
procedimiento.
Forma utilizada de un diagrama
de flujo para representar una
tarea o actividad
Forma utilizada en el diagrama de
flujo para representar una
actividad de decisión o de
conmutación.
Representa el almacenamiento de
información en carpetas y
archivos de trabajo.
Representa cualquier tipo de
documento que se requiera para
el proceso o procedimiento y
aporta información para que este
se pueda desarrollar
Es el símbolo que facilita la
continuidad de las rutinas de
trabajo dentro de la misma página
o entre páginas. El símbolo lleva
inserta un número.
Representa un enlace en un paso
de final de página con otro paso
en el inicio de la página siguiente,
donde continúa el flujograma. El
INICIO
1
¿HAY FALENCIAS? A
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símbolo lleva inserta una letra
mayúscula
Se refiere a la información
almacenada en el computador,
en base de datos o tablas de la
cual se extrae o actualiza la
información.
Cuando la manera de almacenar
información es en medio
magnético pero no se especifica
el tipo, se utiliza este símbolo.
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4.0. SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES, EVALUACIÓN, PLANEACIÓN,
APOYO.
La presente sección se encuentra dividida en procesos misionales,
procesos de evaluación, procesos de planeación y procesos de apoyo
los cuales se describen para la Federación Nacional de Cacaoteros.
4.1. PROCESOS MISIONALES
ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
4.1.1. DEPARTAMENTO
TÉCNICO
Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
INVESTIGACIÓN Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Formulación
de Proyectos
TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGÍA Y
FOMENTO
Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Protocolo
de Visitas Técnicas y
Seguimiento
Proceso de Protocolo
de Eventos de
Transferencia
Proceso de Escuelas
Cacaoteras
Proceso de Realización
de Cursos en el Centro
de Capacitación
Proceso de Producción
y Distribución de
Semillas
Proceso de Producción
y Distribución de
Varetas Portayemas
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Proceso de Supervisión
Proceso de Elaboración
de Publicaciones, y
Atención a los
Agricultores
COMERCIALIZACIÓN Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Compras
Proceso de apoyo al
cooperativismo
4.1.1. DEPARTAMENTO TÉCNICO
INVESTIGACIÓN
El programa de investigación identifica, evalúa y selecciona árboles de
cacao con características de producción, adaptabilidad y calidad
sobresalientes buscando aprovechar la alta variabilidad genética
existente en los diferentes regiones cacaoteros del país para ampliar la
fuente de germoplasma con nuevas selecciones de tipos de alto
rendimiento y alta resistencia a enfermedades.
La finalidad del programa de investigación es el aumento de los clones
para la cacaocultura y la disminución de las enfermedades.
PROCESO DE FORMULACIÒN DE PROYECTOS
OBJETIVO
Planear, hacer, verificar y actuar aprovechando los recursos y
utilizándolos como elementos de gestión enfocados hacia la
formulación y el beneficio del agricultor.
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ALCANCE
Establecer herramientas organizacionales para el desarrollo de la
Federación y el beneficio del agricultor fortaleciendo el desempeño
misional.
RESPONSABLES
Planeación, Departamento Técnico
ENTRADAS
Convocatorias, indicaciones de Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva,
recogidas de las necesidades de los agricultores y canalizadas a través
de los comités municipales y departamentales.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Identificación de necesidades por convocatorias
Análisis previo de viabilidad y factibilidad de acuerdo a términos de
referencia y políticas institucionales.
Elaboración de perfiles con su aprobación
Elaboración del documento
Presentación del mismo
SALIDAS
Proyecto para aprobación
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DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA TÉCNICA PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
FORMULACION DE PROYECTOS DE
INVESTIGACION
SE ELABORAN LOS
PERFILES
SE RECOGE LA INFORMACIÓN PARA
ANALIZARLA TENIENDO EN CUENTA LA
NECESIDAD Y LA FACTIBILIDAD CON
RESPECTO A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y LA POLÍTICA INSTTUCIONAL
SE PRESENTA LA PROPUESTA
Vo. Bo. CON CONCEPTO JURDICO
CORRECIONES SE RECIBE EL BORRADOR DEL PROYECTO O
CONTRATO EN EL QUE LO REVISA Y
ANALIZA EL PRESIDENTE
SE ANALIZAN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA TÉCNICA DEL CONTRATO
SE ASIGNAN RESPONSABLES
FIN
Vo. Bo.
Vo. Bo.
EL PRESIDENTE LO FIRMA
SE INFORMA LA CONCECUSIÓN
DEL NUEVO PROYECTO O
CONTRATO A: CONTABILIDAD,
PRESUPUESTO, TÉCNICA, TESORERÍA, TALENTO HUMANO
PASOS:
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TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO
El programa de transferencia busca promover, divulgar, orientar y
capacitar al cacaocultor en el propósito integral que ofrece la
Federación para la modernización y tecnificación del cultivo del cacao,
mediante la capacitación a través de la escuela cacaotera, la
prestación del servicio de asistencia técnica personalizada y la
organización de eventos de transferencia de tecnología; de igual
forma, el personal técnico adscrito al Fondo Nacional del Cacao, da a
conocer a los agricultores cacaoteros el paquete tecnológico de
manejo de los clones de cacao de alto rendimiento disponibles en las
granjas, parcelas y lotes clónales que administra y supervisa la
Federación Nacional del Cacao.
El paquete de tecnología ofrece la calidad del material vegetal de los
clones de cacao que se recomiendan, los sistemas de propagación, uso
y manejo de los suelos, nutrición y fertilización, control de malezas,
plagas y enfermedades, labores culturales, cosecha y manejo de
poscosecha.
PROCESO DE PROTOCOLO DE VISITAS TÉCNICAS
OBJETIVO
Brindar acompañamiento directo y especializado a los cacaocultores,
sobre el manejo técnico del cultivo del cacao.
ALCANCE:
Asesorar y acompañar a los cacaocultores para que establezcan o
mejoren sus plantaciones de cacao.
RESPONSABLES
Departamento Técnico
ENTRADAS
Solicitud por parte del cacaocultor para que se visite su explotación
cacaotera; ésta la puede realizar en la oficina de la Federación o de
manera directa al jefe de unidad o al técnico de la zona.
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ACTIVIDADES DEL PROCESO
Programación de visita, dentro del cronograma de actividades
mensual del técnico de campo.
Visita a la finca del beneficiario.
Diagnostico de las labores a realizar en la finca, en compañía del
beneficiario.
Elaboración de un proyecto individual de la finca, en coordinación
con el beneficiario.
Elaboración del formato control de visita, que incluye
recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a
verificar en la siguiente visita.
Programación de una nueva visita al predio.
Visita a la finca y verificación de la realización de las labores
encomendadas al cacaocultor, en anterior visita.
Elaboración del formato control de visita, que incluye
recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a
verificar en la siguiente visita.
Programación de una nueva visita al predio.
Nueva visita al predio
Verificación de realización de las labores encomendadas en anterior
visita.
Elaboración del formato control de visita, que incluye
recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a
verificar en la siguiente visita.
Programación de una nueva visita al predio.
Visita al predio
Verificación de las actividades encomendadas y si se realizaron,
finalización de labor de visitas al predio durante la vigencia del año.
Firma de acta de recibido a satisfacción por parte de el beneficiario
y del técnico de campo.
Revisión y visto bueno, por parte del jefe de unidad técnica del acta
de recibido.
Archivo en oficina del acta de finalización
Envío del informe a la oficina central de la Federación, incluyendo el
acta de finalización de las actividades realizadas en la finca.
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DIAGRAMA DE FLUJO TÉCNICO JEFE DE UNIDAD TÉCNICA GERENCIA TÉCNICA
SE ESTABLECE UNAS METAS
POR CADA UNIDAD TECNICA,
TENIENDO EN CUENTA LA
NECESIDAD Y EL PRESUPUESTO
DISPONIBLE.
SE RECEPCIONA Y SE
REPARTEN LAS
ACTIVIDADES DE
ACUERDO AL
NÚMERO DE TÉNICOS DE LA UNIDAD
SE PROGRAMA LA VISITA DENTRO
DEL CRONOGRAMA MENSUAL
DEL TÉCNICO DE CAMPO Y SE REGISTRA EN EL SITCAO
VISITA A LA FINCA DEL
BENEFICIARIO.
SE REALIZA DIAGNOSTICO DE LAS
LABORES A REALIZAR EN LA
FINCA, EN COMPAÑÍA DEL
BENEFICIARIO.
SE ELABORA UN PROYECTO
INDIVIDUAL DE LA FINCA, EN
COORDINACIÓN CON EL
BENEFICIARIO
SE ELABORA EL FORMATO
CONTROL DE VISITA, QUE
INCLUYE RECOMENDACIONES DE
TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR
EL CACAOCULTOR A VERIFICAR
EN LA SIGUIENTE VISITA.
SE PROGRAMA UNA NUEVA
VISITA AL PREDIO.
SE VISITA A LA FINCA
VERIFICANDO LA REALIZACIÓN
DE LAS LABORES
ENCOMENDADAS EN ANTERIOR
VISITA.
SE REGISTRA EN EL SITCAO LA
VISITA Y SE DEJAN LAS
RECOMENDACIONES DE
TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR
EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA
PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA
VISITA AL PREDIO.
INICIO
A
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PROCEDIMIENTOS
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27
TÉCNICO JEFE DE UNIDAD TÉCNICA GERENCIA TÉCNICA
SE CONSOLIDA LA
INFORMACION DEL SITCAO
PARA HACER LOS INFORMES
PERTINENTES
SE REGISTRA Y
VERIFICA CON VISTO
BUENO, POR PARTE
DEL JEFE DE UNIDAD
TÉCNICA EL ACTA DE
RECIBIDO.
NUEVA VISITA AL PREDIO
VERIFICACIÓN DE REALIZACIÓN
DE LAS LABORES
ENCOMENDADAS EN ANTERIOR
VISITA.
SE REGISTRA LA VISITA, QUE INCLUYE
RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE
DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A
VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA,
CUANTAS VECES SEA NECESARIO
SE REGISTRA LA VISITA, QUE
INCLUYE RECOMENDACIONES DE
TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR
EL CACAOCULTOR A VERIFICAR
EN LA SIGUIENTE VISITA, CUANTAS
VECES SEA NECESARIO
PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA
VISITA AL PREDIO.
VISITA AL PREDIO
VERIFICACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES ENCOMENDADAS
Y SI SE REALIZARON,
FINALIZACIÓN DE LABOR DE
VISITAS AL PREDIO DURANTE LA
VIGENCIA DEL AÑO.
VISITA AL PREDIO FIRMA DE ACTA
DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN
POR PARTE DE EL BENEFICIARIO Y
DEL TÉCNICO DE CAMPO.
A
FIN
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PROCESO DE PROTOCOLO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA GRUPALES
OBJETIVO
Dar a los cacaocultores colombianos, de manera grupal, el
conocimiento necesario para lograr una mayor adopción del paquete
tecnológico para el cultivo del cacao.
ALCANCE
Lograr una mayor cobertura, al incrementar el número de agricultores
capacitados en la aplicación de la tecnología recomendada para el
cultivo del cacao, para la modernización de los cultivos, con énfasis en
sistemas agroforestales productivos.
RESPONSABLES
Departamento Técnico.
ENTRADAS
Programación de actividades de la unidad técnica, en lo referente a
eventos grupales de transferencia de tecnología
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Determinación de los eventos a realizar, por parte de la unidad
técnica ( días de campo, demostraciones de método, giras o cursos
técnicos)
Aprobación por parte de la Gerencia técnica
Aprobación por parte de la Presidencia Ejecutiva
Elaboración de las memorias del evento a realizar, que debe incluir
información como: número de participantes, sitio de realización,
duración del evento, contenidos a tratar, indicando intensidad
horaria de cada uno, materiales a emplear y costo detallado de
cada item.
El envío de las memorias a la ciudad de Bogotá, deberá realizarse
siempre de manera trimestral, durante la primera semana de dicho
periodo.
Aprobación por parte del supervisor técnico nacional.
Aprobación por parte de los departamentos de presupuesto y de la
Presidencia ejecutiva.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 29
29
Realización del evento.
Recolección de firmas de los asistentes al mismo en el formato
destinado para tal fin.
Legalización del evento.
Realización del informe técnico mensual.
Envió de documentación a la Gerencia técnica y al departamento
de Contabilidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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30
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD TÉCNICA SUPERVISOR TÉCNICO GERENCIA TÉCNICA
INICIO
SE DETERMINACIÓN DE LOS EVENTOS A
REALIZAR, POR PARTE DE LA UNIDAD TÉCNICA
(DÍAS DE CAMPO, DEMOSTRACIONES DE
MÉTODO, GIRAS O CURSOS TÉCNICOS)
SE ENVÍA A APROBACIÓN DE GERENCIA
TÉCNICA Y PRESIDENCIA EJECUTIVA
Vo. Bo.
ELABORACIÓN DE LAS MEMORIAS DEL EVENTO A
REALIZAR QUE DEBE INCLUIR INFORMACIÓN COMO:
NÚMERO DE PARTICIPANTES, SITIO DE REALIZACIÓN,
DURACIÓN DEL EVENTO, CONTENIDOS TRATAR,
INDICANDO INTENSIDAD HORARIA DE CADA UNO,
MATERIALES A EMPLEAR Y COSTO DETALLADO DE
CADA ITEM.
APROBACIÓN POR PARTE DEL
SUPERVISOR TÉCNICO
NACIONAL
SE ENVÍA A APROBACIÓN DE
PRESUPUESTO Y PRESIDENCIA EJECUTIVA
Vo. Bo.
REALIZACIÓN DEL EVENTO
CORRECCIONES
EL ENVÍO DE LAS MEMORIAS
A LA CIUDAD DE BOGOTÁ,
DEBERÁ REALIZARSE SIEMPRE
DE MANERA TRIMESTRAL,
DURANTE LA PRIMERA
SEMANA DE DICHO
PERIODO.
CORRECCIONES
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 31
31
PROCESO DE ESCUELA CACAOTERA
OBJETIVO
Capacitar a los agricultores mediante el concepto “aprender –
haciendo” en lo relacionado con el proceso técnico para la instalación
y manejo de cultivos clonados con temas de organización de
productores, administración de fincas y comercialización del grano del
cacao.
ALCANCE
Sensibilización del subsector cacaotero.
RESPONSABLES
Los responsables de esta actividad son el ingeniero agrónomo y el
técnico de campo.
ENTRADAS
Proyecto elaborado.
Plan de inversiones y Gastos.
RESPONSABLES
Departamento Técnico
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Selección de sitios para la instalación de la escuela cacaotera.
Inscripción de los productores.
Conformación de la Escuela Cacaotera.
Realizar cronograma de actividades y Jornadas.
Ejecución de las jornadas de Escuelas Cacaoteras.
Clausura de la Escuela Cacaotera.
SALIDA
Productores con mayores conocimientos y capacidades para el manejo
del cultivo del cacao.
Cultivos establecidos y manejados bajo la tecnología recomendada.
Presentación de informes de gestión a gerencia técnica.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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32
DIAGRAMA DE FLUJO
AGRICULTORES GERENCIA
TÉCNICA
UNIDAD
TÉCNICA
TÉCNICO
INICIO
El PIG determina el
número de escuelas
cacaoteras a conformar
en cada unidad técnica
Se selecciona el sitio
(vereda) en donde se
desarrollara la escuela
cacaotera.
Se convoca a los
agricultores a participar
en la escuela cacaotera
Se inscriben los
agricultores. Se
conforman grupos de 10
a 12 personas
Se hace el cronograma
de actividades, se
establecen los temas
para la ejecución de 8
jornadas durante todo el
año
Se inscribe la escuela
cacaotera mediante el
Formato inscripción de
escuela cacaotera
Inscripción de escuela
cacaotera
FIN
INICIO
En la unidad Técnica. Se
realizó la logística y
preparación de la
actividad a desarrollar
en la jornada .
De acuerdo al cronograma
de actividades se realiza la
invitación a los agricultores
para participar a la jornada
de escuela cacaotera
En el desarrollo de la
actividad tiene el orden del
día así:
1. Saludo de
Bienvenida
2. Desarrollo del
tema técnico
3. Practica del
tema tratado
4. Almuerzo
5. Desarrollo del
tema Social
(opcional)
6. Fin de la
actividad.
Al finalizar el mes el
técnico de campo
registra en el SITCAO el
cumplimiento de metas
propuestas con respecto
a las escuelas
cacaoteras mediante el
formato existente para
ello.
El jefe de unidad
consolida la información
recibida por los técnicos
y la registra en el SITCAO
dentro de los 10 primeros
días de cada mes.
FIN
Información de las metas
cumplidas durante el mes.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 33
33
PROCESO DE REALIZACIÓN DE CURSOS EN EL CENTRO DE CAPACITACIÓN
OBJETIVO
Ofrecer a los interesados una alternativa de capacitación en el
negocio del cultivo del cacao que les permita obtener el conocimiento
necesario en aras de aplicar un adecuado paquete tecnológico para
la producción del grano.
ALCANCE
Incrementar el grado de aplicación tecnológica de la cacaocultura
colombiana al ampliarse el número de agricultores capacitados.
ENTRADAS A LA ACTIVIDAD
-Solicitud formal a Fedecacao, dirigida por de un grupo de personas,
entidades o proyectos productivos, interesados en capacitación sobre
el cultivo del cacao.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Comunicaciones de presidencia ejecutiva y gerencia técnica
aprobando la solicitud y el presupuesto del evento.
Coordinación logística: alimentación, alojamiento, salón, fincas a
visitar, herramientas, transporte, etc.
Categorización del contenido académico del curso.
Elaboración y fotocopiado de las memorias para los participantes.
Desarrollo del curso.
Legalización y pago de los compromisos contraídos.
Informe económico y técnico sobre el evento.
SALIDA
Grupo de agricultores conocedores del negocio del cacao. (Cliente
satisfecho)
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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34
DIAGRAMA DE FLUJO
AGRICULTORES GERENCIA
TÉCNICA
CENTRO DE CAPACITACIÓN
INICIO
Solicitud formal a
Fedecacao, dirigida por
un grupo de personas,
entidades o proyectos
productivos, interesados
en capacitación sobre el
cultivo del cacao.
Recepción de la solicitud
en Fedecacao Bogotá.
Revisión de la solicitud
APROBACIÓN
Notificación a
quien
corresponda
Notificación al centro de
capacitación
Se programa el evento
Se realiza el evento
Se legalizan los gastos
Se envía informe a
Fedecacao Bogotá
INFORME DEL EVENTO
APROBACIÓN
Notificación al centro
de
capacitación
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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35
PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SEMILLAS
OBJETIVO
Proveer material genético de patronaje adecuado para cada zona
agroecológica de acuerdo con la reglamentación del Consejo
Nacional Cacaotero.
ALCANCE
Abastecer las siembras de patronaje para siembras nuevas de cacao a
nivel nacional.
RESPONSABLES
Departamento Técnico, Planeación, presidencia ejecutiva, personas
naturales o jurídicas.
ENTRADAS
Solicitud de persona natural o jurídica para ejecutar proyectos
institucionales.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Realizar análisis de cifras tentativas de producción anual para el año
siguiente desde las granjas.
Estimativos mensuales de producción por bodega para despachos.
Toma de decisiones de acuerdo a los análisis anteriores para realizar
los correspondientes despachos.
SALIDAS
Entrega del material al cliente
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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36
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANEACIÓN GERENCIA TÉCNICA GRANJAS
INICIO
ANUALMENTE SE ESTIMA LA
PRODUCCIÓN PARA EL AÑO
SIGUIENTE Y SE CONSOLIDA
DENTRO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL.
SE RECEPCIONA INFORME
Y ANALIZA LA INFORMACIÓN
SE RECIBE INFORMACIÓN
CUANDO EXISTE UNA
SOLICITUD POR
PERSONA NATURAL O
JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
UNIDADES
TÉCNICAS
SOLICITA
CONSIGNACIÓN A
CUENTA E INFORMA
A GERENCIA
TÉCNICA PARA EL DESPACHO
APROBACIÓN
FIN
SE ANALIZA LA PRODUCCION Y
DEMANDA MENSUAL PARA
REALIZAR LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES
CUANDO LLEGA EL
COMUNICADO LA
GRANJA REALIZA EL
ENVÍO
CORRESPONDIENTE Y
A FIN DE MES ENVIA
EL ESTADO DE
DESPACHOS REALIZADOS
SE RECEPCIONA Y SE
TOMA EN CUENTA
PARA NUEVOS
DESPACHOS
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 37
37
PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE VARETAS PORTAYEMAS
OBJETIVO
Aumentar, abastecer y suministrar el material clonal de alto rendimiento
y desempeño a los sistemas adversos de plagas y enfermedades
adecuado para cada zona agroecológica.
ALCANCE
Abastecer las siembras nuevas de clones de alto rendimiento y proveer
material genético para rehabilitación en cultivos viejos.
RESPONSABLES
Departamento técnico, Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Solicitud de persona natural, jurídica o de la Federación Nacional de
Cacaoteros mediante solicitud de los convenios que administra.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Coordinar con granjas y entregar las varetas portayemas en los sitios
acordados
SALIDAS
Entrega de varetas portayemas y envío de información a planeación.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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38
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANEACIÓN GERENCIA TÉCNICA GRANJAS
INICIO
ANUALMENTE SE REALIZAN LOS
ESTIMATIVOS DE PRODUCCIÓN
PARA EL AÑO SIGUIENTE Y SE
REGISTRAN LAS METAS EN EL SITCAO
SE RECEPCIONA INFORME
Y ANALIZA LA INFORMACIÓN
SE RECIBE INFORMACIÓN
CUANDO EXISTE UNA
SOLICITUD POR
PERSONA NATURAL O
JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
UNIDADES
TÉCNICAS
SOLICITA
CONSIGNACIÓN A
CUENTA E INFORMA
A GERENCIA
TÉCNICA PARA EL DESPACHO
APROBACIÓN
FIN
SE ANALIZA LA PRODUCCION Y
DEMANDA MENSUAL PARA
REALIZAR LOS AJUSTES
CORRESPONDIENTES
CUANDO LLEGA EL
COMUNICADO LA
GRANJA REALIZA EL
ENVÍO
CORRESPONDIENTE Y
A FIN DE MES ENVIA
EL ESTADO DE
DESPACHOS REALIZADOS
SE RECEPCIONA Y SE
TOMA EN CUENTA
PARA NUEVOS
DESPACHOS
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 39
39
PROCESO DE ELABORACIÓN Y ENVIÓ DE INFORMES TÉCNICOS
OBJETIVO
Consolidar la información de las unidades técnicas ilustrando la
ejecución Vs. la programación de acuerdo al plan de inversiones y
gastos.
ALCANCE
Recepcionar la información que se genere desde cualquier punto de
vista en cada una de las unidades técnicas para ser depurada en la
sede principal y ejercer un mayor control sobre la misma teniendo en
cuenta la programación inicial y la toma de decisiones.
RESPONSABLES
El departamento técnico.
Planeación.
Auditoria Interna.
ENTRADAS
Plan de inversiones y gastos.
Ejecución de proyectos.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Recepción de la información y canalización teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
INVESTIGACIÓN
Árboles de alto rendimiento.
Jardines Clónales.
Parcelas Demostrativas.
Índice Grano.
Índice de Mazorca.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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40
TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA
Número de visitas.
Número de hectáreas renovadas, rehabilitadas, nuevas siembras y en
manejo o sostenimiento.
Número de Beneficiarios.
Número de escuelas cacaoteras.
Número de eventos de transferencia de tecnología.
Distribución de semillas y varetas portayemas.
Programación de actividades mensual.
Actividades realizadas.
Resumen narrativo (Aspectos climáticos, aspectos relevantes, municipios
atendidos, precio de compra del grano en la región, participación con
entidades de la región y Aspectos fitosanitarios).
Las anteriores actividades se realizan para dar cumplimiento a lo que se
presupuesta y al plan de inversiones y gastos.
SALIDA
Los informes se transmiten desde el técnico hacia la unidad Técnica
mediante el jefe de la unidad, el cual consolida y lo envía a gerencia
técnica y a su vez a planeación.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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41
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TÉCNICA UNIDAD TÉCNICA TÉCNICO
INICIO
PIG Y PRESUPUESTO,
CONSOLIDAN LAS
ACTIVIDADES A REALIZAR
PARA CADA VIGENCIA
CON EL DOCUMENTO LA
UNIDAD TÉCNICA INICIA
LA EJECUCIÓN DE LAS
METAS PROGRAMADAS.
MENSUALMENTE LOS
TÉCNICOS REGISTRAN
EN EL SITCAO:
NÚMERO DE VISITAS
NÚMERO DE HECTÁREAS
RENOVADAS,
REHABILITADAS,
NUEVAS SIEMBRAS Y EN
MANEJO O
SOSTENIMIENTO
NÚMERO DE
BENEFICIARIOS
NÚMERO DE ESCUELAS
CACAOTERAS
NÚMERO DE EVENTOS
DE TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGÍA
DISTRIBUCIÓN DE
SEMILLAS Y VARETAS
PORTAYEMAS
PROGRAMACIÓN DE
ACTIVIDADES MENSUAL
ACTIVIDADES
REALIZADAS
Y POR OTRO LADO
INFORMAN EN EL
RESUMEN NARRATIVO
(ASPECTOS
CLIMÁTICOS, ASPECTOS
RELEVANTES,
MUNICIPIOS
ATENDIDOS, PRECIO DE
COMPRA DEL GRANO
EN LA REGIÓN,
PARTICIPACIÓN CON
ENTIDADES DE LA
REGIÓN Y ASPECTOS
FITOSANITARIOS
TRASFERENCIA INVESTIGACIÓN
MENSUALMENTE
LOS TÉCNICOS
REGISTRAN LOS
DATOS EN EL
SITCAO PARA
HCER EL
RESPECTIVO
SEGUIMIENTO,
CONTOL Y
EVALUACION .
INFORME
SE PROGRAMA LA
REUNIÓN TÉCNICA EN LA
QUE CADA TÉCNICO
EXPONE SU INFORME
PARA QUE FINALMENTE EL
JEFE DE UNIDAD
VERIFIQUE, EVALUE Y
EJERZA EL SEGUIMIENTO
RESPECTIVO A LAS
ACTIVIDADES
PROGRAMADAS.
QUEDANDO YA EN EL
SITCAO PARA CUALQUIER
CONSULTA
INFORME FINAL
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 42
42
PROCESO DE ELABORACIÓN DE PUBLICACIONES
Se entienden como publicaciones o material de difusión o divulgación
todos aquellos documentos tales como: libros cartillas, plegables,
manuales, afiches, pancartas y otros que se elaboren con recursos del
Fondo Nacional del Cacao y que sean elaborados por personal de la
entidad, los cuales por lo tanto presentan parte importante de la labor
y la imagen institucional de la entidad, de tal forma que se deben
elaborar de manera cuidadosa y responsable.
De la misma manera incluyen el material electrónico, los logos, el
material de audio y video, tal como cuñas radiales, videos, etc. No
incluyen las presentaciones en power point las cuales deben elaborarse
en el formato establecido para ello, pero cuyo contenido no debe ser
revisado y aprobado previamente en la oficina de Bogotá. Para el caso
de las memorias y el contenido de los eventos de capacitación, este
material se debe enviar para su revisión a Bogotá.
OBJETIVO
Elaborar los documentos, publicaciones y material de divulgación de la
entidad de tal manera que se cumpla con los objetivos de dar a
conocer los resultados del trabajo que desarrolla el gremio cacaotero,
con eficiencia, objetividad y calidad.
ALCANCE
Dar a conocer a los cacaocultores, empleados, aliados y al público en
general los resultados de los proyectos, avances y resultados en temas
de interés para el gremio de tal manera que estos informen, eduquen,
concienticen y sensibilicen.
RESPONSABLES
Departamento técnico y publicaciones
ENTRADAS
La necesidad o el proceso necesario para la elaboración de la
publicación o el material de divulgación pueden surgir de diferentes
situaciones:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 43
43
Actividades planeadas y presupuestadas de proyectos específicos
para presentar resultados del mismo.
Actividades o eventos que se realicen de manera periódica
(Congreso Nacional Cacaotero)
Campañas.
Cualquiera de las anteriores debe tener previa autorización de la
Presidencia Ejecutiva y de Gerencia Técnica teniendo en cuenta el
presupuesto para su elaboración, además de seguir los procedimientos
de compra aplicables.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Justificación o necesidad de la elaboración de la publicación o
material de divulgación.
Verificación del presupuesto necesario para la realización entre el
Departamento técnico y Presupuesto.
Elaboración del borrador del documento o material buscando que
cumpla con los objetivos específicos propuestos para cada caso en
particular.
El borrador es enviado para aprobación y revisión por el jefe de
Unidad Técnica o director del proyecto y posteriormente por el
Gerente Técnico y el Presidente Ejecutivo.
Una vez el documento este con las correcciones respectivas se envía
como modelo para cotización para acondicionamiento tal de
diseño e impresión.
Cuando el proveedor esta establecido por el comité de compras, se
le envía todo el material (logos, autores, fotos, etc.), que se requiera
para su posterior impresión.
Al estar el material publicado se entrega al almacén para que se
realice la respectiva divulgación.
En el recibido de la información se elaboran las actas de recibido en
la que expone el objetivo, alcance e importancia de la publicación.
Finalmente se solicita a la editorial copia en medio magnético del
documento final, la cual reposa en la biblioteca de la Federación
junto con el ejemplar en físico correspondiente.
SALIDAS
Divulgación del documento.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 44
44
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO. TÉCNICO ALMACÉN IMPRESORES
SOLICITUD O NECESIDAD DE PUBLICACIÓN
DE MATERIAL
Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO
Y PRESUPUESTO
CORRECCIONES
Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO
O JEFE DE UNIDAD TÉCNICA
Vo. Bo. GERENTE TÉCNICO Y
PRESIDENCIA EJECUTIVA
SE ENVÍA DOCUMENTO
MODELO A ALMACEN
INICIO
SE TOMA EL MODELO Y SE
SOLICITAN TRES
COTIZACIONES A EMPRESAS
PARA LA EDICION DEL
DOCUMENTO
SE LLEVAN LAS TRES
COTIZACIONES AL COMITÉ
DE COMPRAS EN DONDE SE
ELIGE A UNA EMPRESA Y SE
REALIZA LA CONTRATACIÓN
SE ENTREGA EL MODELO
SE DEFINEN LOS DISEÑOS Y
ESTILOS PARA LAS
PUBLICACIONES, SE IMPRIMEN Y
SE DEJAN 2 COPIAS
(MAGNÉTICO Y FÍSICO)
SE ENTREGA EL DOCUMENTO
SE PUBLICA EL DOCUMENTO
SE ARCHIVA EN LA BIBLIOTECA DE LA
FEDERACIÓN PARA DOCUMENTO DE
CONSULTA
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 45
45
PROCESO DE SUPERVISIÓN
OBJETIVO
Buscar que el máximo cumplimiento técnico y presupuestal de los
proyectos que adelante la Federación en las diferentes unidades
técnicas, en beneficio de los cacaocultores colombianos.
ALCANCE
Acompañar, asesorar y coordinar a jefes de unidad, administradores de
oficina y técnicos de campo, para que los programas y proyectos
plasmados, se ejecuten en las condiciones acordadas y dentro de los
parámetros establecidos.
RESPONSABLES
Departamento Técnico
ENTRADAS
Elaboración de cronograma de visitas a las unidades técnicas con vistos
buenos de la Gerencia Técnica y la Presidencia Ejecutiva
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Aprobación del plan operativo para los proyectos a ejecutar.
Memorando de aprobación de salida de supervisión
Reunión en oficina con todos los funcionarios
Verificación en oficina de documentos de trabajo
Visitas en campo de verificación de actividades
Reunión con funcionarios en evaluación de la supervisión realizada
Elaboración de acta de visita, resultados y compromisos a cumplir,
en la unidad técnica.
Elaboración de informe de visita.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 46
46
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TÉCNICA SUPERVISORES
TÉCNICOS
UNIDADES TÉCNICAS
SE RECEPCIONA EL PLAN OPERATIVO
APROBADO EL QUE MENCIONA LOS
PROYECTOS A EJECUTAR EN CADA ZONA
INICIO
SE ENVIA UN MEMORANDO DE
APROBACIÓN PARA LAS SALIDAS DE LOS
SUPERVISORES
SE LLEVA A CABO UNA REUNIÓN EN
OFICINA CON TODOS LOS
FUNCIONARIOS
SE VERIFICAN EN OFICINA LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO
VISITAS EN CAMPO DE VERIFICACIÓN
DE ACTIVIDADES
REUNIÓN CON FUNCIONARIOS EN
EVALUACIÓN DE LA SUPERVISIÓN
REALIZADA
ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA,
RESULTADOS Y COMPROMISOS A
CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.
RECEPCIÓN DEL ACTA PARA
PRÓXIMAS VISITAS E INFORMES DE
AVANCES
ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA,
RESULTADOS Y COMPROMISOS A
CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.
RECEPCION Y ANALISIS DE
ACTA E INFORMES DE VISITAS
FIN
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 47
47
COMERCIALIZACIÓN
El programa de comercialización está orientado a la promoción de
actividades tendientes a lograr un desarrollo socioempresarial de cada
una de las organizaciones; a fortalecer los vínculos entre los productores
cacaoteros asociados y los transformadores industriales y a que los
cacaocultores realicen un buen manejo de poscosecha del grano para
obtener un mejor precio por sus productos y acceder a los mercados
nacionales e internacionales.
Por tal motivo, los Directores Regionales y Jefes de Unidad cumplen con
el seguimiento y control de la Factura Única e informan sobre la gestión
desarrollada remitiendo un consolidado mensual a la oficia de
recaudos.
PROCESO DE COMERCIALIZACIÒN DEL CACAO
OBJETIVO
Conformar y fortalecer las asociaciones de productores y apoyar a los
agricultores en general para que participen activamente asumiendo
desafíos técnicos, económicos, sociales y políticos con el apoyo de la
Federación Nacional de Cacaoteros en la comercialización del grano
del cacao cumpliendo los estándares de los mercados.
ALCANCE
Integrar todos los eslabones de la cadena productiva cacao chocolate
en beneficio del productor logrando el cumplimiento de los objetivos de
la comercialización
RESPONSABLES
Unidades Técnicas, Supervisores Técnicos Nacionales y el Departamento
Técnico en su totalidad.
ENTRADAS
Partir de un proyecto elaborado relacionado con el proceso de
comercialización.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 48
48
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Apoyar a las organizaciones de productores y a los productores en
general, efectuando análisis de mercadeo para que efectúen las
diferentes actividades tales como:
Establecer alianzas o negocios con las compañías procesadoras
del cacao
Realizar la compra venta del grano
SALIDAS
Apoyo al cacaocultor
Desembolsos de dinero a las unidades técnicas
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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49
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO TÉCNICO
(UNIDAD TÉCNICA)
COOPERATIVAS COMPAÑÍA
PROCESADORA
LAS COOPERATIVAS REALIZAN
UN ANÁLISIS DE MERCADEO Y
DE COSTOS
CADA COOPERATIVA
ANUNCIA LA OFERTA, LA
DEMANDA Y LOS COSTOS AL
DEPTO DE COMERCIALIZACIÓN DE ACUERDO AL INFORME
EMITIDO POR LA
COOPERTAIVA, EL DEPTO DE
COMERCIALIZACIÓN REALIZA
DESEMBOLSOS DE ACUERDO A
LAS SIGUIENTES VARIABLES:
DINERO DISPONIBLE POR
PARTE DE LA COOPERATIVA
EXISTENCIAS DE CACAO EN
BODEGA
CARTERA
ESTADÍSTICA DE LA SEMANA
ANTERIOR
EL FONDO DE
COMERCIALIZACION PROCEDE
A DESEMBOSAR EL DINERO A
LA COOPERATIVA
CORRESPONDIENTE
LA COOPERATIVA COMPRA EL
GRANO DE CACAO Y LO
VENDE REALIZANDO EL
CORRESPONDIENTE DESPACHO
Y SE REALIZA LA FACTURA
ÚNICA
SE RECIBE EL GRANO DE
CACAO Y RECAUDA EL 3% DE
LA CUOTA DE FOMENTO
CANCELA EL VALOR
CORRESPONDIENTE DE LA
FACTURA
RECIBE EL VALOR
CORRESPONDIENTE DE LA
FACTURA Y ENVÍA EL DINERO AL
FONDO DE COMERCIALIZACION
SE CONSIGNA EL DINERO EN
UNA CUENTA BANCARIA
MEDIANTE EL PLAN DE INVERSIONES Y
GASTOS SE PROGRAMA UN PRESUPUESTO PARA COMERCIALIZACIÓN
DANDO CUMPLIMIENTO AL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
EJECUTADO, TESORERÍA ENVÍA CADA AÑO UNA PARTIDA
PARA EL FONDO DE COMERCIALIZACIÓN PARA GASTOS DE
INFRAESTUCTURA, CAPITAL DE TRABAJO Y AYUDAS
ADMINISTRATIVAS
INICIO
LO RECAUDADO SE
TRANSFIERE A LA FEDERCIÓN
NACIONAL DE CACAOTEROS
Y SE ENVÍA LA FACTURA
CON SU RESPECTIVO
SOPORTE AL DEPARTAMENTO DE RECAUDO Y ESTADÍSTICA
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 51
51
4.2. PROCESOS DE EVALUACIÓN
ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
4.2.1. REVISORÍA FISCAL Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Dictamen de
Estados
Proceso de Control Interno
Proceso de Pagos de
Seguridad Social
4.2.2. AUDITORIA INTERNA Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de revisión del Plan
de Inversiones y Gastos
Programado y Ejecutado
Proceso de Matriz de Control
Interno
Proceso de verificación de los
estados financieros
Procesos del plan de
mejoramiento
4.2.3. COMITÉ DISCIPLINARIO Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso disciplinario
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 52
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4.2.1. REVISORÍA FISCAL
La Revisoría Fiscal es el órgano de control establecido por los estatutos
de la Junta Directiva de los cacaocultores.
PROCESO DE DICTAMEN DE ESTADOS
OBJETIVO
Verificar, inspeccionar y comunicar todos los hallazgos encontrados en
los estados financieros de la Federación Nacional de Cacaoteros
ALCANCE
Involucrar todos los proyectos que administra la Federación Nacional de
Cacaoteros
RESPONSABLES
Contabilidad, Revisoría Fiscal, Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Mensualmente se realizan los balances, y con el ingreso de la
información al sistema se organiza para pagos de impuestos
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Verificar que los datos contenidos en los libros contables contengan
información veraz y cada dato contable ingresado esté bien
codificado.
SALIDAS
Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia
Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 53
53
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD REVISORÍA FISCAL PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
MENSUAL Y BIMENSUALMENTE
SE REALIZAN LOS PAGOS
RESPECTIVOS DE RETENCIÓN EN
LA FUENTE, IVA, PAGOS DE
SEGURIDAD SOCIAL Y
ANUALMENTE LA DECLARACIÓN DE RENTA
ANTES DE REALIZAR LOS
PAGOS SE RECEPCIONA
LA INFORMACIÓN
CORRESPONDIENTE QUE
HA SIDO INGRESADA A LOS LBROS Y SE VERIFICAN
Vo. Bo.
SE ELABORAN LOS
COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES
PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y
LLEVA A CABO LAS ACCIONES
A LUGAR
SE ENVÍA COMUNICADO A
TESORERÍA PARA LOS PAGOS CORRESPONDIENTES
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 54
54
PROCESO DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO
Controlar los procesos y procedimientos de cada departamento
ALCANCE
Cumplimiento de metas programadas Vs. las ejecutadas con
estándares de calidad.
RESPONSABLES
Todos los departamentos de la Federación, control interno y Presidencia
Ejecutiva
ENTRADAS
Informes de gestión
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Se reciben los documentos y se analiza que correspondan los soportes,
que se ingresen los rubros contables de forma adecuada, se valora en
que se invierten los dineros y si corresponde al presupuesto, si se
cumplen las metas programadas.
SALIDAS
Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia
Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 55
55
DIAGRAMA DE FLUJO
TODOS LOS
DEPARTAMENTOS
CONTROL INTERNO PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
SE ANALIZAN MENSUALMENTE
LOS BALANCES FINANCIEROS
CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES, SE CONCILIA ENTRE
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Y SE REVISAN LOS CONTRATOS
DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE LA FEDERACIÓN
SE RECIBEN LOS DOCUMENTOS
Y SE ANALIZAN QUE
CORRESPONDAN LOS
SOPORTES, QUE SE INGRESEN
LOS RUBROS CONTABLES DE
FORMA ADECUADA, SE
VALORA EN QUE SE INVIERTEN
LOS DINEROS Y SI
CORRESPONDE AL
PRESUPUESTO
Vo. Bo.
SE ELABORAN LOS
COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES
PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y
LLEVA A CABO LAS ACCIONES
A LUGAR
SE ENVÍA COMUNICADO AL
DEPARTAMENTO QUE TIENE LA
INCONFORMIDAD
FIN
LE INFORMAN LOS
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
Y LES HACE SEGUIMIENTIO
REALIZA INFORMES DE GESTIÓN Y
LOS PRESENTA ANTE LA CONGRESO
CACAOTERO E INFORMA A LA
JUNTA DIRECTIVA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 56
56
PROCESO PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL
OBJETIVO
Verificar las planillas únicas para pagos de aportes y seguridad social
que corresponda al número de personas que labora en la Federación
teniendo en cuenta las observaciones de cada uno.
ALCANCE
Agilizar y controlar los pagos
RESPONSABLES
Talento Humano, Revisoría Fiscal y Contabilidad
ENTRADAS
La nómina y las observaciones de cada trabajador
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Verificar las planillas de nómina para pagos de acuerdo a las
observaciones de cada trabajador tales como vacaciones, sanciones,
permisos, horas extras, etc.
SALIDAS
Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia
Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
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PAGINA No. 57
57
DIAGRAMA DE FLUJO
RECURSOS HUMANOS AREA FINANCIERA PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
MENSUAL SE REALIZAN LA
RECOPILACION DE
NOVEDADES DE CADA
OFICINA Y SE ELABORA LA
HOJA DE TRABAJO PARA
LIQUIDAR LA SEGURIDAD SOCIAL
SE ENTREGA EL REPORTE
DEL VALOR TOTAL A
PAGAR PARA LA
ELABORACION DE LA
CUENTA, CONTABILIDAD
VERIFICA LAS CUENTAS
CONTABLES, CONTROL
INTERNO VERIFICA EL PROCESO,
Vo. Bo.
SE FIRMA POR EL ORDENADOR
DEL GASTO APROBANDO EL
PAGO
TESORERIA EFECTUA LA
TRANSACCION
CORRESPONDIENTE
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 58
58
4.2.2. CONTROL INTERNO
El área de Control Interno está encaminada a la revisión de operaciones
contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a
la presidencia Ejecutiva.
Se ocupa fundamentalmente del sistema de control interno, es decir,
del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en la
Federación para proteger el activo, minimizar las posibilidades de
fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información económico-financiera. Se centra en el terreno
administrativo, contable y financiero.
La necesidad del Control interno se pone de manifiesto en la
Federación para realizar evaluación a las diferentes actividades del
recaudo del Fondo Nacional del Cacao a medida que ésta aumenta
en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el
control directo de las operaciones por parte de la dirección de la
entidad.
PROCESO DE REVISIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
OBJETIVO
Verificar la forma como se utilizan los recursos humanos, físicos y
financieros involucrados en los programas proyectados y ejecutados
para la vigencia, la forma como distribuyen los costos aplicados en las
operaciones y los beneficios en la distribución de la prestación del
servicio, el logro de las metas y objetivos planeados y el impacto de las
actividades en la comunidad beneficiaria por el fondo en las regiones,
en los recursos naturales y el medio ambiente o en los aspectos
económicos del país
ALCANCE
El control de la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del mismo.
RESPONSABLES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 59
59
Auditoria Interna, Planeación, Presupuesto, Gerencia Técnica,
Presidencia Ejecutiva.
ENTRADAS
El plan de inversiones y gastos se programa cada 6 meses en los cuales
se reúnen las dependencias de Planeación, Presupuesto y Gerencia
Técnica y elaboran el documento el cual es aprobado por la
Presidencia Ejecutiva.
Cuando se aprueba el documento, la dependencia de Planeación
envía el documento a la dependencia de Auditoría Interna.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Evaluación y control del documento desde su programación hasta la
ejecución del mismo, teniendo en cuenta aspectos como presupuestos
programados Vs. ejecutados, No. de Hectáreas sembradas, No. de
cacaocultores beneficiados, nuevos proyectos, etc.
SALIDAS
Informes de gestión sobre las reinversiones que se realizan de los
recaudos de la cuota de Fomento a la Comisión de Fomento
Cacaotero.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 60
60
DIAGRAMA DE FLUJO
PRESUPUESTO GERENCIA
TÉCNICA
PLANEACIÓN CONTROL INTERNO
COMERCIALIZACIÓN
INICIO
EL PIG SE REALIZA CADA AÑO Y SE REUNEN
LAS DEPENDENCIAS PARA ELABORAR EL
DOCUMENTO
SE ENTREGA EL
DOCUMENTO
APROBADO
Vo. Bo. Presidencia Ejecutiva
CORRECCIONES
SE RECIBE EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADA
TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGÍA Y FOMENTO
SE CLASIFICA EL PROGRAMA
GENERAL DE ACUERDO A LAS
ÁREAS MISIONALES
INVESTIGACIÓN
A
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
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PAGINA No. 61
61
PRESUPUESTO GERENCIA
TÉCNICA
PLANEACIÓN CONTROL INTERNO
EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS SE
CRUZA CON LA INFORMACIÓN QUE ENVÍAN LOS TÉCNICOS
SE REVISAN LOS INDICADORES Y
COMPROMISOS
SE SELECCIONA LA UNIDAD TÉCNICA
MÁS PRODUCTIVA Y SE REVISAN LAS
METAS: HECTÁREAS PROGRAMADAS,
No. DE CACAOCULTORES
BENEFICIADOS, No DE FINCAS POR
VISITAR, No. DE HECTÁREAS
PODADAS, RENVACIÓN, DONACIÓN,
REHABILITACIÓN, MANEJO DE
SOSTENIMIENTO, CAPACITACIÓN
(DÍAS DE CAMPO), No. DE
DEMOSTRACIONES, No. DE GIRAS TÉCNICAS, CURSOS TÉCNICSO, ECAS.
SE REVISA EL PRESUPUESTO DE CADA
PROYECTO
SE COMPARA CON LOS INFORMES
QUE GENERA PRESUPUESTO
TRIMESTRALMENTE
SE COMPARA CON LOS INFORMES
CONSOLIDADOS EL CUAL TIENE EL
SOPORTE DE LOS TÉCNICOS
A
GENERA INFORME
EN DONDE
ESPECIFICA EL
PRESUPUESTO
APROBADO Y EL PRESUPUESTADO
GENERA
INFORME EN
DONDE SE
ENTREGAN
SOPORTES DE LOS TÉCNICOS
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 62
62
PRESUPUESTO GERENCIA
TÉCNICA
PLANEACIÓN AUDITORÍA INTERNA
COMERCIALIZACIÓN
INICIO
ENTREGA EL PLAN DE
INVERSIONES Y
GASTOS EJECUTADO
SE ELABORA UN CUADRO
COMPARATIVO ENTRE EL PLAN DE
INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADO Y EL EJECUTADO
SE REVISAN LOS PROGRAMAS Y
PROYECTOS CON SU RESPECTIVA
CLASIFICACIÓN
INVESTIGACIÓN
TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO
EVALUA LAS METAS PROGRAMADAS
DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
SE ENVÍA UN INFORME PRELIMINAR A
PRESIDENCIA EJECUTIVA
SE MIDEN LAS METAS A TRAVÉS DE
INDICADOR DE GESTIÓN
Vo. Bo.
CORRECCIONES
SE GENERA UN INFORME
SEMESTRAL
A
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
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PAGINA No. 63
63
PRESUPUESTO GERENCIA
TÉCNICA
PLANEACIÓN AUDITORÍA INTERNA
A
SE ENVÍA EL INFORME EL CUAL
CONTIENE INFORMACIÓN
PRESUPUESTAL, FINANCIERA Y DE
CONTROL INTERNO AL MINISTERIO DE AGRICULRURA TRIMESTRALMENTE
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 64
64
PROCESO DE MATRIZ DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO
Establecer una planificación de controles en períodos de tiempo, con
recursos y cuestionarios para identificar bajo indicadores de eficacia los
índices de vulnerabilidad frente a riesgos para priorizar ajustar y corregir
a través de análisis, la mitigación del mismo
ALCANCE
Involucrar en conjunto a la Federación Nacional de Cacaoteros, al
gremio cacaocultor y a todas las personas que se relacionan con el
Fondo Nacional del Cacao
RESPONSABLES
Auditoria Interna
ENTRADAS
La matriz de Control Interno es un documento pre-establecido por la
Contraloría, en el que Auditoría Interna bajo los lineamientos descritos le
brinda continuidad con el fin de disminuir significativamente la multitud
de riesgos que afectan significativamente a la Federación Nacional de
Cacaoteros, especialmente la Cuota de Fomento Cacaotero
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Evaluación, control e identificación del riesgo a través de encuestas,
cuestionarios en donde se mide el ambiente de control, se realizan
monitoreos y valoración del riesgo, posteriormente se establecen
mecanismos para mitigación del mismo y finalmente se emite un
informe a los entes gubernamentales.
SALIDAS
Mitigación del riesgo en cada departamento y especialmente en las
actividades de la Cuota de Fomento Cacaotero.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 65
65
DIAGRAMA DE FLUJO CGR
AUDITORIA
INTERNA
TESORERÍA CONTABILIDAD GERENCIA
TÉCNICA
TALENTO
HUMANO
RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO
1 4 3 2
INICIO
FORMATO PRE - ESTABLECIDO
RECEPCIÓN
DEL DOCUMENTO
IDENTIFICACIÓN
DEL AMBIENTE DE
CONTROL,
VALORACIÓN DE
LOS RIESGOS,
ACTIVIDADES DE CONTROL
ADECUACIÓN
DE
METODOLOGÍA:
ENCUESTAS,
CUESTIONARIOS,
ENTREVISTAS Y FORMATOS
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
DE CADA DEPENDENCIA
SE ANALIZA LA
INFORMACIÓN Y DE
ACUERDO A LA
FORMULACIÓN DEL
DOCUMENTO
ORIGINAL SE VALORA
EL RIESGO EN BAJO,
MEDIO Y ALTO
SE CLASIFICA EL
RIESGO
A
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 66
66
CGR
AUDITORIA
INTERNA
TESORERÍA CONTABILIDAD GERENCIA
TÉCNICA
TALENTO
HUMANO
A
BAJO
SE ELABORA UN INFORME
PRELIMINAR CON LAS
MEJORAS Y LOS DATOS
ARROJADOS EN LA MATIZ
SE ESTABLECEN
MECANISMOS
DE MITIGACIÓN
AL IMPACTO QUE LO GENERA
MEDIO
ALTO
RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO, PARA TOMAR MEDIDAS
PREVENTIVAS
5 6 7 8
Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA
RECEPCIÓN DE INFORME
FIN
MODIFICACIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 67
67
PROCESO DE VERIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVO
Verificar la autenticidad y veracidad de los registros contables de lo
generado por la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del
mismo.
ALCANCE
Informar a la Comisión de Fomento Cacaotero y a la Federación
Nacional de Cacaoteros sobre el correcto funcionamiento del Fondo
Nacional del Cacao.
RESPONSABLES
Auditoria Interna, Contabilidad, Recaudo y Estadística, Presupuesto y
Tesorería.
ENTRADAS
Los estados contables los entrega contabilidad mediante balances de
prueba mensuales con sus respectivos soportes.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Análisis del balance de prueba y las conciliaciones entre dependencias
tales como presupuesto, contabilidad, recaudo y estadística y tesorería.
Se retoman todos los soportes y se verifican los anticipos a trabajadores,
cuentas y sub – cuentas, se inspecciona las cuentas más representativas
del balance y se verifica que estén con las respectivas legalizaciones,
de igual forma que este ingresado bajo los códigos correspondientes.
Por tal motivo la auditoría interna efectuará el seguimiento de los
recursos verificando la correcta liquidación de las contribuciones
parafiscales, su debido pago, recaudo y consignación, así como su
administración, inversión y contabilización.
SALIDAS
Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 68
68
CONTABILIAD
RECAUDO Y
ESTADÍSTICA
TESORERÍA PRESUPUESTO AUDITORIA
INTERNA
COMISION DE
FOMENTO
INICIO
RECEPCIÓN DEL
BALANCE PRILIMINAR
MENSUAL CON SUS
RESPECTIVOS
SOPORTES
SE HACE UNA CONCILIACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS
GENERA UN
BALANCE DE
PRELIMINAR Y
ENTEGA A
AUDITORIA
INTERNA
SE ANALIZAN NOTAS,
ESTADOS CONTBLES,
LIBROS AUXILIARES Y
LAS PRINCIPALES
CONCILIACIONES
ENTRE DEPENDENCIAS
Y LAS
OCNCILIACIONES
BANCARIAS
SE IDENTIFICAN LOS
DEUDORES Y SE
ANALIZAN LOS
ANTICIPOS A
TRABAJADORES
CUENTAS Y SUB CUENTAS,
EL AUDITOR RETOMA
LAS CUENAS MÁS
SIGNIFICATIVAS DEL
BALANCE
SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS
PARA REVISAR COMO NOTAS DEBITO,
AJUSTES Y EGRESOS CON SUS
RESPECTIVOS SOPORTES Y
VERIFICACIÓN DE LOS CÓDIGOS
CONTABLES, TENIENDO EN CUENTA
QUE TENGAN LAS RESPECTIVAS LEGALIZACIONES
A
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 69
69
CONTABILIAD
RECAUDO Y
ESTADÍSTICA
TESORERÍA PRESUPUESTO AUDITORIA
INTERNA
COMISION DE
FOMENTO
Vo. Bo.
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
A
SE ELABORA UN
INFORME DE
GESTIÓN
PRELIMINAR
CORRECCIÓNES
ENTREGA DE INFORME
FINAL
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 70
70
PROCESO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO
Verificar que los hallazgos de orden administrativo que hallan sido
identificados como producto de una Auditoría Gubernamental se
subsanen satisfactoriamente y bajo los tiempos establecidos.
ALCANCE
Disminuir los hallazgos de orden administrativo del Fondo Nacional del
Cacao.
RESPONSABLES
Auditoria Interna y la Federación en conjunto
ENTRADAS
La Contraloría General de la República realiza una auditoría anual al
Fondo Nacional del Cacao en donde identifica hallazgos en cada una
de las dependencias y deja un documento para que mediante el plan
de mejoramiento se subsanen.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Analizar y verificar los hallazgos dejados por la CGR y realizarles
seguimiento a las diferentes dependencias que se realicen las acciones
necesarias de acuerdo al requerimiento.
SALIDAS
Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva y a la CGR.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 71
71
DIAGRAMA DE FLUJO CGR AUDITORIA INTERNA FEDERACIÓN
INICIO
REALIZA AUDITORIA DE
ORDEN
ADMINISTRATIVO AL
FONO NACIONAL DEL CACAO
RECEPCIÓN DEL
DOCUMENTO POR
PARTE DE LA
ADMINISTRACIÓN DE
LA FEDERACIÓN , LA
CUAL LE ENTREGA EL
DOCUMENTO A LA AUDITORIA INTERNA
IDENTIFICA LOS
HALLAZGOS Y GENERA
UN INFORME DE
CONTROL Y SEGUIMIENTO SE IDENTIFICAN LOS
HALLAZGOS, LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS Y LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS
SE EMITE UNA CIRCULAR
INFORMANDO A CADA
DEPENDECIA EL
HALLAZGO QUE LE
PERTENECE PARA QUE
GENERE LA ACCIÓN
CORRECTIVA,
INDICANDO LOS TIEMPOS
RECEPCIÓN DE LA CIRCULAR
SE REALIZA UN INFORME
DE ACUERDO A LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS PARA
PRESENTAR EL ESTADO DE AVANCE
REEPCIÓN DE INFORME
EN LA PRÓXIMA
AUDITORÍA SE REVISA
LOS AVANCES Y
CUMPLIMIENTO DE LOS
HALLAZGOS
ENCONTRADOS EN EL PERÍODO ANTERIOR
FIN
1
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 72
72
COMITÉ DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO
OBJETIVO
Garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de la
Federación Nacional de Cacaoteros.
ALCANCE
Obtener el autocontrol de todos los funcionarios de la Federación
RESPONSABLES
Todos los departamentos, el Comité Disciplinario, Presidencia Ejecutiva
ENTRADA
Comunicado por escrito por algún suceso presentado
ACTIVIDAD DEL PROCESO
Diseñar, elaborar y hacer cumplir el reglamento disciplinario
Realizar reuniones mensuales para exponer casos de incumplimiento
a procesos y procedimientos.
Investigación preliminar de acontecimientos
verificar la existencia de la falta y elaborar un informe evaluativo
Establecer las sanciones correspondientes a cada caso
Realizar las actas de cada reunión
Cuando la falta se considere de gravedad informar a las autoridades
competentes.
SALIDA
La sanción correspondiente a la falta cometida e informe de gestión a
Presidencia Ejecutiva.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 73
73
DIAGRAMA DE FLUJO
INFRACTOR COORDINADOR DE
ÁREA
COMITÉ DISCIPLINARIO
SE INCUMPLE UN
PROCEDIMIENTO CAUSANDO
INCONVENIENTES A LA
GESTIÓN DE LA FEDERACIÓN
NACIONAL DE CACAOTEROS
INICIO
ELABORA
COMUNICADO AL
COMITÉ EXPONIENDO
EL ACONTECIMIENTO DE LA FALTA
RECIBE Y RADICA LA FALTA DISCIPLINARIA
EVALÚA EL CONTENIDO DE LA
COMUNICACIÓN SI ES DE
GRAVEDAD SE LLAMA A
REUNIÓN EXTRAORDINARIA, SI
ES UNA FALTA LEVE SE LLEVA A
COMITÉ PARA EXPONER EL CASO
SE DETERMIANA CAUSAL DISCIPLINARIA
SE DISCUTE LA ACCIÓN
CORRECTIVA TENIENDO EN CUENTA
EL REGLAMETO DISCIPLINARIO
SE REALIZA LA INDAGACIÓN PRELIMINAR
SE VERIFICA LA EXISTENCIA DE LA
FALTA Y ELABORA INFORME
EVALUATIVO
SE PRESENTA INFORME
EVALUANDO LOS CARGOS Y SE
APRUEBA POR EL COMITÉ DISCIPLINARIO
SE NOTIFICA AL TRABAJADOR
RECIBE NOTIFICACIÓN, SI ES
DESFAVORABLE TIENE 5 DÍAS
PARA PASAR UN RECURSO DE REPOSICIÓN
SE EJECUTA ACCIÓN
INICIO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 75
75
4.3. PROCESOS DE PLANEACIÓN
ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
4.3.1. PLANEACIÓN Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Plan de
Inversiones y Gastos
4.3.2. RECAUDO Y ESTADÍSTICA Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Recaudo
4.3.3. INVESTIGACIONES
ECONÓMICAS
Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Balances
Económicos
Proceso de Censo
Cacaotero
Proceso de Análisis
Económico
4.3.4 CALIDAD Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de
Conservación Manuales
4.3.5. GESTIÓN AMBIENTAL Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de Políticas
Ambientales
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 76
76
4.3.1. PLANEACIÓN
El departamento de planeación dentro de la Federación Nacional de
Cacaoteros desarrolla el curso concreto de las acciones próximas a
seguir estableciendo los principios, la secuencia y la determinación de
tiempos y números necesarios para su realización.
El objetivo primordial dentro del marco de su competencia es difundir
las más avanzadas tecnologías para el cultivo del cacao. Adoptar y
coordinar las políticas generales en materia de planes, programas y
proyectos que desarrolla la empresa, sobre la gestión institucional en
prestación de bienes y servicios, de investigación, transferencia de
tecnología y en comercialización, relacionados con la competitividad,
integración y desarrollo de los diferentes departamentos de la
Federación Nacional de Cacaoteros.
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
OBJETIVO
Consolidar las necesidades de todos los departamentos de la
Federación Nacional de Cacaoteros desde el punto de vista Fondo
Nacional del Cacao para dar continuidad satisfactoriamente a las
áreas misionales enfocadas a investigación, transferencia de tecnología
y fomento y comercialización.
ALCANCE
Analizar y priorizar las necesidades de los proyectos de la Federación
Nacional de Cacaoteros.
RESPONSABLES
Unidades Técnicas, Presupuesto, Auditoria Interna.
ENTRADAS
Cada año se elabora el documento en donde se reúne el Comité
Técnico Administrativo para generar el cronograma de actividades.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 77
77
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planeación hace parte del Comité Técnico Administrativo quienes
elaboran el cronograma de actividades para la elaboración del plan
de Inversiones y Gastos, otorgando las directrices para la formulación de
propuestas a los programas y proyectos por parte de las unidades
técnicas y directores de investigación y comercialización canalizado y
revisado a través de la gerencia técnica. Este comunicado se lleva a
cabo mediante un oficio el cual se despliega a las unidades técnicas
para su posterior divulgación. Cuando se recibe respuesta del
comunicado anterior, se establece un análisis de metas y se consolida
con presupuesto, posteriormente se realiza una reunión en base a los
informes que arrojan los pronósticos de producción, precios y la cuota
proyectada para cada vigencia para ajustar las metas del documento
estableciendo responsabilidades y tiempos.
Finalmente se elabora los primeros borradores con sus correspondientes
cifras presupuestales y se envía para aprobación.
SALIDAS
El borrador se envía a Presidencia Ejecutiva para aprobación y después
se realiza la divulgación a las unidades técnicas.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 78
78
PLANEACIÓN DEPARTAMENTO
TÉCNICO
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
COMISIÓN DE
FOMENTO
INICIO
SE REUNE EL COMITÉ
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
PARA ELABORAR EL
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES PARA
DESARROLLO DEL PLAN DE
INVERSIONES Y GASTOS
OTORGANDO LAS
DIRECTRICES PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PROPUESTAS
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTO Y
ENVIO A LAS
UNIDADES
TÉCNICAS
SE REALIZA
PROPUESTA DE
METAS PARA
PLASMAR
PROYECTOS EN EL
PLAN DE
INVERSIONES Y
GASTOS,
CUMPLIENDO LAS
FECHAS
ESTABLECIDAS POR
EL DOCUMENTO
INICIAL
SE RECEPCIONA
DOCUMENTO Y EL
COMITÉ POR FECHAS
PRE ESTABLECIDAS
REALIZA LA REUNIÓN
CORRESPONDIENTE
PARA LA REVISIÓN DE
METAS PROPUESTAS
PARA LA VIGENCIA
SIGUIENTE
Vo. Bo. SE REALIZAN LAS
CORRECCIONES CORRESPONDIENTES
SE PROYECTA LOS
PRONÓSTICOS DE
PRODUCCIÓN, PRECIOS,
RECAUDOS DE CUOTA DE
FOMENTO Y LS METAS
TÉCNICAS PROPUESTAS
REALIANDO UN
CONSOLIDADO ENTRE LO
PREUPUESTADO Y EL
PRESUPUESTO EXISTENTE.
SE ELABORA EL PRIMER
BORRADOR PARA
APROBACIÓN
Vo. Bo.
RECEPCIÓN DE DOCUEMENTO
SE REALIZAN LAS
CORRECCIONES
CORRESPONDIENTE
S
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 79
79
RECAUDO Y ESTADÍSTICA
El Departamento de Recaudo y Estadística es el encargado del análisis
e interpretación de datos obtenidos del recaudo de la cuota de
fomento cacaotero, entendiéndose por esta una contribución
obligatoria de carácter parafiscal que debe ser utilizada en la ejecución
o financiamiento de programas de investigación, transferencia de
tecnología y comercialización; para dar cumplimiento a la Ley 67 de
1983 la que expone la cuota de fomento cacaotero por el 3% sobre el
precio de venta de cada kilogramo de cacao de producción nacional.
PROCESO DE RECAUDO
OBJETIVO
Analizar e interpretar los datos obtenidos del recaudo de la cuota de
fomento mediante las compañías procesadoras y verificar los índices de
productividad en los diferentes sectores del país.
ALCANCE
Cuantificar y analizar el recaudo nacional y verificar los estándares
internacionales mediante la ICCO.
RESPONSABLES
Tesorería, Compañías procesadoras, Recaudo y Estadística
ENTRADAS
Antes de los 10 primeros días de cada mes las compañías procesadoras
de cacao que trabajan en San Vicente (Chucureño, el Agrario); Bogotá
(Casa luker, Compañía Nacional de Chocolates, Chocolate el Triunfo,
Italo, Cacao Pacífico, Comestibles Lilimar, Colombina, Chocolate
Andino y Chocolate Amor); Bucaramanga (Girones, Cordavila,
Chocolate Corosal, Tostadora de Café Bon Ami, Chocolate Carmeleño,
entre otros); Neiva (Tolimax, Choco Sport Ltda, Compañía Occidental
de Chocolates, Chocolate Superior) y Landazuri (CH y V); envían la
factura única y los soportes para ingresarlos al sistema.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 80
80
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Recolectar la factura única con sus respectivos soportes, verificar el
recaudo de la cuota de fomento cacaotero, analizar los sectores más
productivos para la siembra de cacao de acuerdo a índices de
productividad mediante cuadros de demanda nacional de cacao en
grano, cuadros de producción por departamento, cuadros de
acumulado de producción del año, cuadro de cuota de fomento
acumulado del año y finalmente enviar informes de gestión.
SALIDAS
Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva, Ministerio
de Agricultura y el DANE.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 81
81
COMPAÑIAS
PROCESADORAS
TESORERÍA RECAUDO Y
ESTADÍSTICA
MINISTERIO DE
AGRICULTURA
INICIO
LAS COMPAÑIAS
PROCESADORAS DE CACAO
CUANDO COMPRAN EL
GRANO RETIENEN EL 3% DE LA
CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO
EL 3% DE RECAUDO LO
CONSIGNAN A LA
FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS
TESORERÍA
RECEPCIONA EL
PAGO CON SUS
SOPORTES RESPECTIVOS
SE RECEPCIONA DE
LOS DIFERENTES
DEPARTAMENTOS
COMO SON:
BOGOTÁ,
LANDAZURI, SAN
VICENTE, NEIVA Y
BUCARAMANGA,
SOBRE EL RECUDO
DE LAS DIFERENTES
COMPAÑÍAS PROCESADORAS
SE COMPARA TODOS LOS
PAGOS CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES
EN ENVÍA REPORTE A
CONTABILIDAD PARA
REALIZAR LA CONCILIACION
RESPECTIVA ENTRE LAS AREAS
Y TENER CLARIDAD EN EL INGRESO
A
¿HAY FALENCIAS?
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 82
82
COMPAÑIAS
PROCESADORAS
TESORERÍA RECAUDO Y
ESTADÍSTICA
MINISTERIO DE
AGRICULTURA
A
SE REALIZA UN CUADRO DE DEMANDA
NACIONAL DE CACAO (KILOS,
CUENTA FOMENTO, PROMEDIO,
PESOS/KILO, COMPROBANTE DE
INGRESO Y MES), PARA SABER
CUANTO COMPRA CADA COMPAÑÍA EN GRANO
SE REALIZA UN CUADRO PARA
PRODUCCIÓN POR DEPARTAMENTO
SE REALIZA UN CUADRO
ACUMULADO PRODUCCIÓN DEL AÑO
SE REALIZA UN CUADRO DE CUENTA
DE FOMENTO ACUMULADO DEL
AÑO, SE VISITA ALAS COMPAÑÍAS
PROCESADORAS
Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA
CORRECCIONES Y MODIFICACIONES
SE ENVÍA INFORME A
MINISTERIO DE
AGRICULTURA RECEPCIÓN DE
INFORME
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 83
83
VISITAS DE AUDITORIA A LAS PROCESADORAS VERIFICACION PAGO
CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO
OBJETIVO
Buscar la mayor eficiencia en el recaudo de las procesadoras y
exportadoras de cacao por concepto de pago de cuota de fomento
cacaotero en beneficio de la reinversión del dinero hacia los
agricultores en las diferentes zonas del país.
ALCANCE
Verificar el correcto pago de la cuota de fomento cacaotero e
intereses de mora por pago extemporáneo, cuantificar y analizar el
recaudo nacional y evaluar el comportamiento del mercado nacional.
RESPONSABLES
Coordinación de Recaudos y Estadística y Asesor Contra evasión.
ENTRADAS
Realizar cronograma de visitas a las exportadoras y procesadoras
responsables del recaudo y pago de la cuota de fomento cacaotera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Elaboración del cronograma de visitas para compañías dentro y
fuera de Bogotá.
Aprobación del cronograma por parte de la Presidencia Ejecutiva
Fedecacao.
Desplazamiento a las instalaciones de las compañías.
Inspección de las instalaciones de las procesadoras.
Revisión libros de compras.
Revisión auxiliares contables compras de cacao.
Revisión inventarios de cacao en grano.
Control de los consecutivos de los talonarios de facturas únicas de
compra de cacao.
Documentación hallazgos.
Documentación compromisos acordados.
Elaboración acta de visita.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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84
SALIDAS
Se realizan seguimiento a los compromisos y acuerdos realizados en
cada una de las visitas y se minimiza el riesgo en la evasión del pago de
la cuota de fomento cacaotero.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 85
85
DIAGRAMA DE FLUJO
RECAUDOS Y ESTADISTICA ASESOR
CONTRAEVASION
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
ELABORACION CRONOGRAMA
DE VISITAS A LAS
PROCESADORAS DENTRO Y
FUERA DE BOGOTA.
APROBACION POR PARTE DE LA
PRESIDENCIA
EJECUTIVA DEL CRONOGRAMA DE
VISITAS.
DESPLAZAMIENTO
INSTALACIONES
PROCESADORAS.
INSPECCION DE LAS
INSTALACIONES DE LAS
PROCESADORAS.
REVISION DEL LIBRO DE
COMPRAS
REVISION AUXILIARES
CONTABLES
REVISION INVENTARIOS DE CACAO
EN GRANO
A
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 86
86
RECAUDOS Y
ESTADISTICA
ASESOR
CONTRAEVASION
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
CONTROL DE LOS
CONSECUTIVOS DE LOS
TALONARIOS DE FACTURAS
UNICAS
DOCUMENTACION
HALAZGOS
DOCUMENTACION COMPROMISOS
ACORDADOS.
ELABORACION ACTA DE
VISITA
A
ELABORACION ACTA DE
VISITA
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 87
87
4.3.2. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS
El departamento de investigaciones económicas dentro de la
Federación Nacional de Cacaoteros se encarga de evaluar y revisar
aspectos de producción, intercambio, distribución, consumo de bienes
(comercialización de semillas) y servicios (capacitaciones, ECAS,
programas de transferencia e investigación) para determinar el enfoque
de las necesidades desde un punto de vista económico.
PROCESO DE BALANCES ECONÓMICOS
OBJETIVO
Brindar herramientas a Planeación y Presidencia Ejecutiva en la toma de
decisiones de los futuros proyectos de la Federación Nacional de
Cacaoteros.
ALCANCE
Evaluar las posibilidades de mercado nacional e internacional existentes
para apoyar los tres procesos misionales de la Federación
RESPONSABLES
Planeación, Recaudo y Estadística y Asesor de Estudios Económicos
ENTRADAS
Fuentes de información como periódicos, Internet, estadísticas de
recudo a nivel nacional e internacional.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Valoración y análisis de las tasas de interés, precios del mercado
fluctuante, tasas tributarias, bolsas de dinero, condiciones climatológica.
SALIDAS
Informes de gestión a Planeación y Presidencia Ejecutiva
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 88
88
DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO Y ESTADÍSTICA ASESOR ECONÓMICO PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
MEDIANTE LA INFOMACIÓN DE
PERIÓDICOS A NIVEL NACIONAL E
INTERNACIONAL Y BALANCES DE OTROS
PAISES SE ANALIZA LA INFORMACIÓN EN
LO REFERENTE A LA AGRICULTURA Y TODO
LO QUE LA INVOLUCRA Y SE CLASIFICA
SE ANALIZA LA INFORMACIÓN
REALIZANDO ESTADÍSTICAS,
REVISANDO PRECIOS, PRODUCCIÓN ,
ÁREAS, IMPORTACIONES, RECAUDO
DE LA CUOTA DE FOMENTO.
NACIONAL
Vo. Bo.
ELBORA ANÁLISIS ESTADÍTICOS DEL
RECUDO DE LAS CUOTA DE
FOMENTO EN TODAS LAS REGIONES
DEL PAÍS
FIN
SE VALORA LA PRODUCTIVIDAD DEL
SUBSECTOR CACAOTERO TENIENDO
EN CUENTA NUEVAS SIEMBRAS,
CANTIDAD DE MAZORCAS ENTRE
OTROS
SE CLASIFICA POR TRIMESTRE PARA
REALIZAR LOS COMPARATIVOS ENTRE
AÑOS
REVISANDO LAS TASAS DE CRECIMIENTO SE
VALORAN LAS POLÍTICAS MONETARIAS
(DETERMINA LO QUE SUCEDE CON LA
INFLACIÓN Y LAS TASAS DE INTERES DE
ACUERDO A LO PACTADO POR EL BANCO DE LA
REPÚBLICA) Y LAS FISCALES (MINISTERIO DE
HACIENDA EMITE A NIVEL TRIBUTARIO BOLETINES
SOBRE POLÍTICAS FISCALES).
CORRECCIONES
SE REALIZA EL INFORME DE
GESTIÓN
INTERNACIONAL
SE REALIZA EL ANÁLISIS ECONÓMICO
DE ACUERDO A LAS TASAS DE
CRECIMIENTO, VALORES ABSOLUTOS,
RELATIVOS Y PORCENTUAL
SE ANALIZA LA INFORMACIÓN DE
ACUERDO A LAS IMPORTACIONES Y
LAS EXPORTACIONES.
SE VALORA LOS COSTOS Y SE
REALIZAN ANÁLISIS DIARIOS DEL
GRANO Y DE LO QUE LO INVOLUCRE
SE ENVÍA A
PLANEACIÓN PARA
QUE SEA TENIDO EN
CUENTA PARA
PRÓXIMOS
PROYECTOS Y
PRESUPUESTOS.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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89
PROCESOS DE CENSO CACAOTERO A NIVEL NACIONAL
OBJETIVO
Registrar datos estadísticos del subsector cacaotero a nivel nacional
ALCANCE
Identificar el número de beneficiarios de los programas que adelanta la
Federación Nacional de Cacaoteros bajo sus áreas misionales.
RESPONSABLES
Departamento Técnico, Asesor de Estudios Económicos
ENTRADAS
Solicitud de proyectos que lidera la Federación, Planeación,
Presidencia Ejecutiva o Entes Gubernamentales.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Realizar pruebas piloto en determinadas zonas del país
Realizar análisis estadísticos con la información recolectada
presentar informes a quien solicita la información
SALIDAS
Censo Nacional Cacaotero anual
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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90
DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO TÉCNICO ASESOR ECONÓMICO PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
SE REALIZAN LAS PRUEBAS
PILOTOS ENCUESTANDO LAS
FINCAS
CORRECCIONES
SE RECIBE LA INFORMACIÓN
ORGANIZANDOLA Y REVISANDO LAS
INCONSICTENCIAS PARA REALIZAR
LAS CRRECIONES NECESARIAS
RECIBE SOLICITUD Y ESTABLECE
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES PARA REALIZAR LA
ACTIVIDAD EN DONDE
IDENTIFICA PRUEBAS PILOTO,
TIEMPOS DE EJECUCÓN,
METODOLOGÍAS Y DEMÁS
Vo. Bo.
Vo. Bo. PRESIDENCIA Y GERENCIA
TÉCNICA
SOLICITUD PARA REALIZAR CENSO
CACAOTERO
FIN
SE CAPACITA AL
ENCUESTADOR
SE COMIENZA CON LA PRUEBA
PILOTO Y PARA ESTO SE ENVÍA
UN COMUNICADO A LAS
UNIDADES TÉCNICAS
SE PROCEDE A VISITAR LAS FINCAS Y
ENCUESTARLAS TOMANDO DATOS
COMO: No. DE AGRICULTORES, No. DE
MUNICIPIOS, ÁREAS DE PRODUCCIÓN,
NIVEL DE TECNOLOGÍA, MATERIAL DE
ALTO RENDIMIENTO, PRÁCTICAS
AGRÍCOLAS, NIVEL ACADÉMICO
SE ENVÍA LA NECESIDAD A ALMACEN
PARA LA CONTRATACIÓN DE
EMPRESAS QUE REALICEN EL INGRESO
DE DATOS A SOFTWARE PARA
ESTADÍSTICA
SE REALIZA LA ESTADÍSTICA CORRESPONDIENTE Y SE
PLASMA LA INFORMACIÓN
ORGANIZADA Y CODIFICACA
EN EL DOCUMENTO
IMPRESIÓN DEL
DOCUMENTO
CORRECCIONES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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91
PROCESO DE ANÁLISIS ECONÓMICO
OBJETIVO
Brinda estrategias de gestión
ALCANCE
Apoyar en la toma de decisiones a Planeación y Presidencia Ejecutiva
RESPONSABLES
Asesor de Estudios Económicos, Recaudo y Estadística
ENTRADAS
Fuentes de información o solicitudes
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Revisión de los documentos (periódicos, Internet, boletines
informativos, etc.)
Analizar la información teniendo en cuenta las políticas monetarias,
fiscales, la crisis mundiales, la oferta y la demanda, las necesidades
por los entes gubernamentales
SALIDAS
Informes de gestión
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
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92
DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN ASESOR DE ESTUDIOS
ECONÓMICOS
PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
SOLICITUD POR ALGÚN PROYECTO
ESPECÍFICO
SE ANALZAN
PERIÓDICOS, INTERNET,
BOLETINES
ECONÓMICOS
INFOMATIVOS A NIVEL
NACIONAL E
INTERNACIONAL
SE RECIBE SOLICITUD Y
SE EMPEZA A REVISAR EL
OBJETIVO Y ALCANCE
DE LA MISMA
PRESIDENCIIA
Vo. Bo.
SOLICITA HERAMIENTA PARA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
FIN
SE ANALIZA INFORMES, POLÍTICAS
MONETARIAS, POLÍTICAS FISCALES,
CRISIS MUNCIAL, COMPARATIVVOS
ECONÓMICOS, BOLSA DE VALORES,
ANÁLISIS DE DEMANDA Y OFERTA,
ANÁLISIS DE PRESUPUESTO, ANÁLISIS
DE TIEMPOS PARA CONTRATACIÓN
DE PERSONAL, ANÁLSIS DE EMPLEO,
TLC, ARANCELES, GRUPOS
ECONÓMICOS, NIVEL ECONÓMICO DE LOS PAISES PARA INVERSIÓN
SE PRESENTA INFORME
SE ELABORA INFORME
SE REALIZAN LAS CORRECCIONES
Vo. Bo.
FIN
SE PRESENTA INFORME
PLANEACIÓN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 93
93
4.3.3. CALIDAD
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE MANUALES
El departamento de Calidad especifica las políticas de calidad de la
empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de
aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.
En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura
organizacional y la misión de todo elemento involucrado en el logro de
la misma.
OBJETIVO
Actualizar y conservar los manuales existentes en la Federación
realizando jornadas se sensibilización del personal que labora en cada
una de las dependencias.
ALCANCE
Involucrar a la Federación Nacional de Cacaoteros y todos los
proyectos que lidera para agilizar tiempos.
RESPONSABLES
Departamento de Calidad, Planeación y Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Asignación de Manuales
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Realizar los procedimientos correspondientes para la actualización de
los manuales.
Velar por la conservación de los mismos
Ser partícipe en los comités de archivo
SALIDAS
Mejoramiento de los procesos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 94
94
4.3.4. GESTIÓN AMBIENTAL
El departamento de Gestión Ambiental tiene como objetivo orientar,
resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carácter ambiental, con
el propósito de lograr un desarrollo sostenible, entendido éste como
aquel que le permite al hombre el desenvolvimiento de sus
potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural garantizando su
permanencia en el tiempo y en el espacio. Para lo que tiene en cuenta
la política ambiental, la evaluación del impacto ambiental, la
contaminación, la educación ambiental, estudios de paisaje.
PROCESO DE POLÍTICAS AMBIENTALES
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de la política institucional en la que involucra
aspectos ambientales.
ALCANCE
Establecer el cumplimiento de las políticas ambientales en todos los
proyectos que lidera la Federación Nacional de Cacaoteros.
RESPONSABLES
Departamento de Gestión Ambiental, Planeación y Presidencia
Ejecutiva
ENTRADAS
Valoración de Proyectos
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Inspección de política ambiental
Estudio de impacto ambiental
Planes de mitigación
Planes de manejo ambiental
Educación y sensibilización
SALIDAS
Fortalecimiento a proyectos y reconocimiento institucional
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
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96
4.4. PROCESOS DE APOYO
ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
4.4.1. JURIDICO Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
4.4.2 CONTABILIDAD
Proceso de ingreso de la
información
Proceso de análisis de la
información
Proceso de balances
4.4.3. PRESUPUESTO Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de
programación de
presupuesto
Proceso de ejecución
Proceso de control
4.4.4. TESORERÍA Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de bancos
Proceso de caja menor
Proceso de pagos
4.4.5. INGENIERÍA DE SISTEMAS Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de
Mantenimiento de
Equipos
Proceso de
Actualización de Hoja
de Vida de Equipos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 97
97
4.4.6. TALENTO HUMANO Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de nómina
Proceso de seguridad
social
Proceso de programas
de
Bienestar Social
Proceso de Inducción
4.4.7. ALMACEN Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Comité de Compras
4.4.8.
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de recibo y
clasificación de
documentos
Proceso de actas de
destrucción de
documentos
Proceso de
actualización de tablas
de retención
documental
4.4.9. SERVICIOS GENERALES Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
4.4.10. PRENSA Y
PUBLICACIONES
Diagramas de
flujo, Definición
del proceso
Proceso de
Comunicaciones y
Prensa
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 98
98
4.4.1. JURÍDICO
El departamento jurídico de la Federación Nacional de Cacaoteros
reúne estructuras y modalidades de funcionamiento en la aplicación de
las reglas de derecho comprendiendo medios, materiales o bienes
económicos para brindar herramientas que emplee frente a
problemáticas por demandas, tutelas y demás procesos jurídicos que
emprendan en contra de la Federación.
4.4.2. CONTABILIDAD
El departamento de contabilidad en la Federación Nacional de
Cacaoteros se establece como una disciplina que proporciona
información útil en la toma de decisiones mediante la información
contenida en los estados contables, los cuales resumen la situación
financiera de la compañía, al igual que registran la información al
Estado mediante los impuestos como IVA, Retención en la Fuente,
Declaración de Renta, entre otros.
PROCESO DE INGRESO DE LA INFORMACIÓN
OBJETIVO
Ingresar y clasificar los datos contables en el sistema SIIGO de una forma
ágil y veraz para entregar los estados financieros en los tiempos
establecidos.
ALCANCE
Ingreso de la totalidad de los datos contenidos en la Federación en
conjunto tales como los datos arrojados por el Fondo Nacional del
Cacao y los diferentes convenios existentes
RESPONSABLES
Contabilidad, Tesorería, Unidades Técnicas.
ENTRADAS
Los registros contables tales como comprobantes de egreso, cuentas
por pagar, conciliaciones bancarias de todas las regionales se envían a
Bogotá para ser recepcionado por el departamento de contabilidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 99
99
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Selección de la información y clasificación de la misma para ingresarla
al sistema SIIGO de acuerdo a la numeración correspondiente.
SALIDAS
Borradores en el sistema SIIGO e impresos para análisis.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 100
100
UNIDADES TÉCNICAS AREA FINANCIERA CONTABILIDAD
(AUXILIARES CONTABLES)
INICIO
LAS SECRETARIAS DE LAS
UNIDADES TÉCNICA ENVIAN LA
INFORMACIÓN CON SUS
RESPECTIVOS SOPORTES PARA
EL PAGO DESDE LA SEDE PRINCIPAL BOGOTÁ
SE LLEVA A CABO EL PRIMER FILTRO DEL
INGRESO DE LA INFORMACIÓN AL
SISTEMA POR MEDIO DE LAS AUXILIARES
CONTABLES
TODAS LAS CUENTAS
SE CAUSAN EN
PRESUPUESTO
AFECTANDO LAS
CUENTAS
CORRESPONDIENTES
EN CADA
PROGRAMA Y PROYECTO
CONTABILIDAD RECEPCIONA
LOS DOCUMENTOS
CORRESPONDIENTES
SE ANALIZA LA INFORMACION REGISTRADA
EN SIIGO TENIENDO EN CUENTA A QUE
CORRESPONDE CADA RUBRO QUE SE REGISTRA CONTABLEMENTE
CONVENIOS
FONDO
FEDERACIÓN
SE ENVÍA INFORMACIÓN AL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
FIN
SE PASAN A
CONTABILIDAD PARA
VERIFICAR LA CORRECTA
AFECTACION CONTABLE
TODA LA
DOCUMENTACION
RECIBIDA SE
REGISTRA EN EL
APLICATIVO SITCAO
PARA EJERCER
SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE LA
MISMA
TESORERIA SE ENCARGA DE
REALIZAR LOS PAGOS Y
ENVIAR TODOS LOS
SOPORTES A CONTABILIDAD
PARA SU ARCHIVO Y POSTERIOR ANALISIS
LA CUENTA SE REMITE A
CONTROL INTERNO PARA
VERIFICAR QUE TENGA TODOS LOS SOPORTES DE LEY
V.B. ORDENADOR DEL GASTO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 101
101
PROCESO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
OBJETIVO
Analizar y verificar el origen de la información con los datos registrados
en el sistema SIIGO
ALCANCE
La Federación Nacional de Cacaoteros, con todos sus proyectos
RESPONSABLES
Auxiliares contables, Asistente de Contabilidad
ENTRADAS
Información ingresada al sistema SIIGO e impresa por las auxiliares
contables.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Analizar y verificar los registros contables ingresados a cada cuenta
detectando la clasificación que se realizó para el ingreso de cada rubro
gastado, teniendo en cuenta cada inconveniente tal como:
El número de cédula no corresponde, ni es coherente al
comprobante o a la base de datos
El número de cuenta no corresponde o no existe
El origen de la información no corresponde al dato registrado en el
sistema SIIGO
El comprobante o recibo de caja no tiene nombre de la persona o su
respectiva firma
Los soportes no concuerdan con lo que se gira
Las oficinas no envían las conciliaciones bancarias.
Lo anterior para registra información veraz para los estados financieros
de la compañía
SALIDAS
Se envía para aprobación del Coordinador de Contabilidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 102
102
CONTABILIDAD
(AUXILIARES CONTABLES)
CONTABILIDAD (ASISTENTE
DE CONTABILIDAD)
CONTABILIDAD
(COORDINADOR CONTABLE)
INICIO
CON LA INFORMACIÓN YA
REGISTRADA EN EL SISTEMA
SIIGO
SE REALIZAN BORRADORES PARA
RETEFUENTE (15 PRIMEROS DÍAS DE CADA MES), IVA
RETOMA CUENTA POR
CUENTA VERIFICANDO Y
ANALIZANDO:
EL NÚMERO DE CÉDULA
NO CORRESPONDE, NI
ES COHERENTE AL
COMPROBANTE O A LA
BASE DE DATOS
EL NÚMERO DE CUENTA
NO CORRESPONDE O
NO EXISTE
EL ORIGEN DE LA
INFORMACIÓN NO
CORRESPONDE AL
DATO REGISTRADO EN
EL SISTEMA SIIGO
EL COMPROBANTE O
RECIBO DE CAJA NO
TIENE NOMBRE DE LA
PERSONA O SU
RESPECTIVA FIRMA
LOS SOPORTES NO
CONCUERDAN CON LO
QUE SE GIRA
LAS OFICINAS NO
ENVÍAN LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS.
SE RECEPCIONAN LOS
BORRADORES
SE ENVÍA DOCUMENTO PARA
PRESUPUESTO PARA QUE REALICE LA
CUENTA POR PAGAR
IMPUESTOS
SE ENVÍA A TESORERÍA PARA QUE
REALICE EL PAGO CORRESPONDIENTE
FIN
Vo. Bo. BALANCES
Vo. Bo.
SE REALIZAN LAS
CORRECIONES
CORRESPONDIENTES Vo. Bo.
SE PRESENTA BALANCE
FIN SE REALIZAN LAS
CORRECIONES
CORRESPONDIENTES
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 103
103
PROCESO DE BALANCES
OBJETIVO
Registrar e informar a la Junta Directiva y a los entes que los soliciten la
información contable de la Federación Nacional de Cacaoteros.
ALCANCE
La Federación Nacional de Cacaoteros, Revisor Fiscal y la Junta
Directiva.
RESPONSABLES
Coordinador de Contabilidad, Asistente de Contabilidad, Presidencia
Ejecutiva.
ENTRADAS
El borrador del balance que lo entrega el asistente de Contabilidad
aprobado por el Coordinador de Contabilidad.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Se envía el documento revisado por el coordinador de contabilidad a
Presidencia Ejecutiva para visto bueno y aprobación del mismo.
Cuando el documento ha sido revisado por el Presidente Ejecutivo se
realizan los estados financieros y se le envían a la Junta Directiva; si es fin
de año, se analiza todo el balance para emitir los estados básicos y
posteriormente la declaración de renta con un informe a la Dirección
de Impuestos Nacionales los primeros meses de cada año.
SALIDAS
Se remiten los estados financieros a la Junta Directiva y se plasman en
los libros oficiales (Libro Mayor, Balances, Diario y el anexo en medio
magnético).
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 104
104
CONTABILIDAD
(COORDINADOR CONTABLE)
JUNTA DIRECTIVA COMISIÓN DE FOMENTO
INICIO
ENVÍA BALANCE AL PRESIDENTE
EJECUTIVO
SE REALIZAN LOS ESTADOS FINANCIEROS
SE ENTREGAN LOS 20
PRIMEROS DÍAS DE
CADA MES O CUANDO
EXISTA REUNIÓN DE
JUNTA DIRECTIVA
SE CLASIFICA
FEDERACIÓN
SE IMPRIMEN EN
LOS LIBROS
OFICIALES
(MAYOR,
BALANCES, DIARIO,
Y ANEXOS EN
MÉDIO
MAGNÉTICO)
FIN
FIN DE AÑO
FONDO NACIONAL
DEL CACAO.
SE REALIZAN LAS
CORRECIONES CORRESPONDIENTES
Vo. Bo. DIAN
SE PRESENTAN LOS
ESTADOS FIANACIEROS
FIN
SE ANALIZA A FONDO EL BALANCE PARA EMITIR LOS ESTADOS BÁSICOS
PRESIDENCIA EJECUTIVA Vo. Bo.
SE PRESENTAN EN
FEBRERO Y JUNIO A LA
CONTRALORÍA
SE LE PRESENTAN AL
CONTRALOR GENERAL
DE LA NACIÓN
SE PRESENTA DECLARACIÓN DE RENTA
SE ENVÍA INFORME A LA DIAN LOS 3 PRIMEROS MESES
SE REALIZAN LAS CORRECCIONES
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 105
105
4.4.3. PRESUPUESTO
Actualmente, la Federación Nacional de Cacaoteros involucra al
departamento de presupuesto como una herramienta de planificación
y control expresándolo en términos económicos y financieros dentro de
un plan estratégico para la organización de cada uno de los proyectos
que administra y lidera la Federación, mostrándolos con una
proyección que permite visualizar el destino de cada rubro de acuerdo
a un número de necesidades.
PROCESO DE EJECUCIÓN
OBJETIVO
Registrar y verificar la ejecución del programa presupuestal para cada
vigencia
ALCANCE
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para todos los
proyectos y programas que administra la Federación Nacional de
Cacaoteros.
RESPONSABLES
Gerencia Técnica, Unidades Técnicas, Tesorería, Presupuesto,
Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Teniendo en cuenta el acuerdo de gastos trimestral se verifican los giros
a las oficinas.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Verificar datos mediante soportes como comprobantes de egresos y
recibos, los cuales se digitan en el sistema (base de datos Excel) y se
realizan las conciliaciones entre contabilidad y presupuesto.
SALIDAS
Presentación de informe a Presidencia Ejecutiva, Junta Directiva y
Auditoría Interna.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 106
106
GERENCIA TÉCNICA
(UNIDADES TÉCNICAS)
PRESUPUESTO PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
MEDIANTE EL ACUERDO DE
GASTOS TRIMESTRAL SE REVISA LA
EJECUCIÓN
CADA OFICINA ESTÁ
AUTORIZADA POR MEDIO DEL
ACUERDO DE GASTOS A
REALIZAR LOS PAGOS
CORRESPONDIENTES DE CADA MES
SE ENVÍA UN INFORME
MENSUAL LOS 5 PRIMEROS
DÍAS DE CADA MES
SE ESTABLECEN LA PROVISION DE
GASTOS A CADA OFICINA
TENIENDO EN CUENTA LO
RECAUDA CADA UNA (RECAUDA
NEIVA Y BUCARAMANGA Y EN
MENOR MONTO LA OFICINA DE
SAN VICENTE).
FIN
Vo. Bo.
SE RECEPCIONA LA INFORMACIÓN
Y SE VERIFICAN LO COMPROBANTES
Y SUS RESPECTIVOS RECIBOS DE
SOPORTE
NOVEDADES
SE INFORMA A LA UNIDAD PARA
QUE SEPAN EL RECURSO Y RUBOR
DISPONIBLE
FIN
SE DIGITAN LOS DATOS EN LA BASE DE DATOS EXCEL DE PRESUPUSTO
SE ENVÍA INFORME A LA JUNTA DIRECTIVA
SE VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS CON EL ACUERDO CORRESPONDIENTE
CADA 3 MES SE REALIZA L
CONCILIACIÓN CORRESPONDIENTE
ENTRE CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
SE REALIZA INFORME TRIMESTRAL
SE REALIZAN LAS CORRECCIONES
Vo. Bo.
FEDERACIÓN
FONDO
SE ENVÍA INFORME A LA COMISIÓN DE FOMENTO
FIN
SE REALIZAN LAS CORRECCIONES
SE ENVÍA INFORME A LA
AUDITORÍ INTERNA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
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107
PROCESO DE CONTROL
OBJETIVO
Revisar que el presupuesto acordado sea igual que el ejecutado
ALCANCE
Revisión en todos los proyectos que administra la Federación Nacional
de Cacaoteros
RESPONSABLES
Presupuesto, Contabilidad, Gerencia Técnica.
ENTRADAS
Se recepciona los soportes contables, los informes de las unidades
técnicas.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Se verifican los soportes teniendo en cuenta la programación como
capacitaciones, informes de gestión donde se explica la programación,
ejecución y control teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Se verifica que no se sobrepasen los aspectos que establece el
acuerdo de gastos
Se verifica que cumplan los requisitos exigidos para compras, pagos,
revisión del presupuesto, aprobación previa del presupuesto antes de
la ejecución de cualquier gasto.
Se verifica que se acojan a las resoluciones emitidas para ejecución
presupuestal
Se verifica que los gastos que se generen se carguen al proyecto y
programa correspondiente.
SALIDAS
Se envían informes de gestión a Presidencia Ejecutiva.
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PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA TÉCNICA
(UNIDADES TÉCNICAS)
PRESUPUESTO PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
SE REVISA EL PRESUPUESTO
ACORDADO TRIMESTRAL
DE ACUERDO AL
COMITÉ DISCIPLINARIO
SIGUE LA SANCIÓN CORRESPONDIENTE
Vo. Bo.
Vo. Bo.
SE REVISAN LOS PROGRAMAS, EJECUCIONES
Y CONTROL TENIENDO EN CUENTA:
SE VERIFICA QUE NO SE SOBREPASEN
LOS ASPECTOS QUE ESTABLECE EL
ACUERDO DE GASTOS
SE VERIFICA QUE CUMPLAN LOS
REQUISITOS EXIGIDOS PARA COMPRAS,
PAGOS, REVISIÓN DEL PRESUPUESTO,
APROBACIÓN PREVIA DEL PRESUPUESTO
ANTES DE LA EJECUCIÓN DE CUALQUIER
GASTO.
SE VERIFICA QUE SE ACOJAN A LAS
RESOLUCIONES EMITIDAS PARA
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
SE VERIFICA QUE LOS GASTOS QUE SE
GENEREN SE CARGUEN AL PROYECTO Y
PROGRAMA CORRESPONDIENTE.
REQUISITOS: LAS COMPRAS QUE SE
REALICEN DEBEN CUMPLIR CON LAS TRES
COTIZACIONES, QUE SE ENVÍEN A LOS
COMITÉS DE COMPRAS TANTO PARA
ADQUISIÓN DE SERVICIOS COMO PARA
ADQUISIÓN DE INSUMOS, TODO
PROVEEDOR DEBE DE ESTAR INSCRITO A
LA BASE DE DAOS DE LA EDERACIÓN
NACIONAL DE CACAOTEROS.
FIN
SE ANALIZA INDICADORES DE GESTIÓN
SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO Ss.
PRSUPUESTO ACORDADO
SE REALIZA EL BORRADOR CORRESPONDIENTE DEL OFICIO
RECEPCIÓN DEL OFICIO
Y RESPUESTA AL MISMO
FIN
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PROCEDIMIENTOS
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109
4.4.4. TESORERÍA
En la Federación Nacional de Cacaoteros, el departamento de
Tesorería gestiona las acciones relacionadas con las operaciones de los
flujos monetarios, incluyendo básicamente, la ejecución de pagos y
cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias.
El departamento de Tesorería tiene como objeto principal planear,
dirigir, gestionar, controlar y supervisar los asuntos relacionados con los
movimientos económicos o flujos monetarios, garantizando la
cancelación oportuna de los compromisos de la Entidad y de asesorar a
la presidencia ejecutiva en la toma de decisiones relacionada con el
manejo de los recursos financieros.
PROCESO DE PAGOS
OBJETIVO
Efectuar el pago oportuno de las obligaciones de la institución.
ALCANCE
Mantener al día todas las obligaciones de los pagos generados por la
actividad de la Federación.
RESPONSABLES
Tesorería
ENTRADAS
Cuenta por pagar elaborada por presupuesto
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Análisis de las cuentas con sus respectivos soportes para proceder a
efectuar el pago correspondiente.
Elaboración del comprobante de egreso, afectando la causación
contable.
Se verifica la correcta elaboración del documento físico.
Se firma, se coloca el sello de pagado
Se clasifica y se archiva la copia correspondiente
SALIDAS
Se entrega al departamento de contabilidad el original del
comprobante de egreso con sus respectivos soportes.
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PROCEDIMIENTOS
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TESORERÍA CONTABILIDAD PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
SE COLOCA EL SELLO DE
CANCELADO.
SE CLASIFICA.
CONTABILIDAD
EL COMPROBANTE DE EGRESO ORIGINAL
CON SOPORTE
COPIA COMPROBANTE DE
EGRESO
COPIA ORDEN DE PAGO
FIN
INICIO
INTERVIENEN:
AUDITORIA
REVISOR FISCAL
FONDO NACIONAL
DE CACAOTEROS
FEDERACIÓN
NACIONAL DE CACAOTEROS
TESORERIA RECIBE LA
CUENTA POR PAGAR
SOPORTADA Y FIRMADA POR
PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD, AUDITORIA Y
EL ORDENADOR DEL GASTO.
SE ANALIZA LA CUENTA QUE TENGA
LOS SOPORTES Y EXISTAN FONDOS EN
LA CUENTA.
EFECTUA EL PAGO SEA
TRANSFERENCIA ELECTRONICA O
CHEQUE Y LUEGO ELABORA EL
COMPROBANTE DE EGRESO
CUANDO SE EFECTUA MEDIANTE
CHEQUE SE PONE PROTECTOR DE
SEGURIDAD DEL CHEQUE, Y
FIRMAN: EL ORDENADOR DEL
GASTO Y EL TESORERO.
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PROCEDIMIENTOS
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PROCESO DE INGRESO DE RECURSOS
OBJETIVO
Recibir los recursos económicos de la Federación con el fin de tener
disponible para el cubrimiento de los compromisos de pago.
ALCANCE
Garantizar la disponibilidad de recursos económicos.
RESPONSABLE
Tesorería
ENTRADAS
Consignación bancaria, transferencia electrónica y efectivo
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Se recibe el recurso
Se verifica la procedencia del ingreso, teniendo en cuenta el NIT y
nombre de quien deposita
Luego se procede a elaborar el comprobante de ingreso, afectando las
cuentas contables y se verifica el documento físico
Se firma por quien lo elabora y la tesorera
SALIDAS
El original del comprobante de ingreso con sus soportes se entrega al
departamento de Contabilidad.
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PROCEDIMIENTOS
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PROCESO DE ELABORACIÓN DE RECIBO DE CAJA
TESORERÍA CONTABILIDAD CLIENTE
SE HACE RECIBO DE
CAJA YA SEA PARA EL
FONDO, LA FEDERACIÓN
O EL CONVENIO.
INICIO
FIN
RECAUDO DE LA CUENTA
DE FOMENTO,
LEGALIZACIÓN DE
SOBRANTE, TODOS LOS
DINEROS SE RECIBEN EN
TESORERÍA (CHEQUE O
EFECTIVO).
CADA UNO TIENE UNA
CUENTA DIFERENTE Y SE
ENVIA A LA CUENTA QUE
CORRESPONDA MEDIANTE
CONSIGNACIÓN.
EL RECIBO ORIGINAL DEL
INGRESO Y LA
CONSIGNACIÓN SE
ENTREGA A
CONTABILIDAD.
RECIBO DE INGRESO
ORIGINAL CON LA
CONSIGNACIÓN.
COPIA DEL RECIBO DE
INGRESO Y DE LA
CONSIGNACIÓN. COPIA DEL RECIBO DE
INGRESO Y DE LA
CONSIGNACIÓN.
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PROCESO DE COBRO
OBJETIVO
Elaborar documentos de control para los dineros que le adeudan a la
Federación
ALCANCE
Recopilar todos los dineros desde la sede principal o mediante
transferencias bancarias
RESPONSABLES
Tesorería
ENTRADAS
Facturas
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Se analiza el concepto de la operación: recaudo de cuota de fomento,
intereses moratorios, convenios,
SALIDAS
Se procede a elaborar el documento de cobro
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114
TESORERÍA CONVENIO O
INSTITUCIÓN
CONTABILIDAD CLIENTE
COPIA
FIN
COPIA COPIA
INICIO
SE ANALIZA CADA CASO SEA
CONTRATO O RECAUDO
PENDIENTE CON FECHAS Y
CLAUSULAS.
DE ACUERDO A REQUISITOS SE
ANALIZA EL PROCEDIMIENTO A
SEGUIR Y SE CONSULTA CON EL
ASESOR JURIDICO
SE ELABORA LA CUENTA DE COBRO
Y SE ENVIA A QUIEN CORRESPONDA
ENTRA A LA CUENTA DEL BANCO Y
SE REALIZA EL COMPROBANTE DE
INGRESO (RECIBO DE CAJA)
ORIGINAL CON CONSIGNACIÓN O
TRANSFERENCIA Y COPIA DE
RECIBO.
SE PROCEDE HA
REALIZAR EL PAGO
RESPECTIVO EN LAS
CUENTAS DE LA
FEDERACIÓN
NACIONAL DE
CACAOTEROS O EN
SU DEFECTO EN EL
FONDO NACIONAL
DEL CACAO.
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115
PROCESO DE CAJA MENOR
TESORERÍA CONTROL INTERNO PROFESIONAL DE
APOYO TÉCNICO
A
FONDO NACIONAL DEL CACAO
EL EMPLEADO LLEVA EL RECIBO
DE SOPORTE, Y SE ANALIZA
QUE ESTÉ DENTRO DEL % PARA
REALIZAR EL PAGO POR CAJA
MENOR, TENIENDO EN CUENTA
EL VISTO BUENO POR EL
PRESIDENTE O POR EL
TESORERO.
SE CANCELA.
FACTURA CON
VISTO BUENO DEL
PRESIDENTE PARA
PODER PAGAR
Vo. Bo.
CUANDO TENGO EL
70% DEL DINERO
GASTADO, SE PIDE
REEMBOLSO, SE LLENA
FORMATO DE
SOLICITUD.
Vo. Bo.
FIRMA DEL PRESIDENTE EJECUTIVO
SE ENVIA A TESORERÍA
GIRA CHEQUE TESORERÍA
FIN
POR RESOLUCIÓN TIENE
UN TOPE ESPECÍFICO.
DICE PARTIDAS Y PAGOS
QUE SE PUEDEN REALIZAR.
FEDERACIÓN
INICIO
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PROCEDIMIENTOS
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116
4.4.5. INGENIERÍA DE SISTEMAS
El departamento de Ingeniería de Sistemas aplica esfuerzos científicos y
de ingeniería para transformar las necesidades de operación de cada
departamento en una descripción de parámetros de rendimiento del
sistema y una configuración del sistema a través del uso de un proceso
iterativo de definición, síntesis, análisis, diseño, prueba y evaluación de
las necesidades de cada usuario para el desempeño de sus actividades
diarias; al igual integra parámetros técnicos relacionados para asegurar
la compatibilidad de todos los interfaces de programa y funcionales de
manera que optimice la definición y diseño del sistema total teniendo
en cuenta el manejo de las bases de datos, el manejo de la planilla
unificada y el sistema SIIGO; teniendo factores de fiabilidad,
mantenibilidad y seguridad del sistema, equipo y los datos contenidos
en el mismo.
4.4.6. RECURSOS HUMANOS
El departamento de Recursos Humanos está orientado al trabajo en
conjunto que realizan los trabajadores dentro de la Federación
Nacional de Cacaoteros, cumpliendo las funciones de selección,
contratación, formación, emplear y retener a los colaboradores de la
organización.
PROCESO DE NÓMINA
OBJETIVO
Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa
existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos
aportes.
ALCANCE
Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación
Nacional de Cacaoteros desde un departamento
RESPONSABLES
Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento
Humano
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ENTRADAS
Recepcionar las novedades de cada departamento tales como
incapacidades, vacaciones, nuevo personal, etc.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos
y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la
nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las
provisiones.
SALIDAS
Enviar a tesorería para que se realicen los giros correspondientes.
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118
DIAGRAMA DE FLUJO UNIDADES TÉCNICAS RECURSOS HUMANOS TESORERÍA
Vo. Bo.
REALIZA LAS
MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES
GENERA LOS
GIROS A TRAVÉS
DE TRANSFERENCIA
ELECTRÓNICA A LA
CUENTA DE
NOMINA DE CADA TRABAJADOR
FIN
INICIO
ENVIO DE NOVEDADES DEL
PERSONAL QUE LABORA
TALES COMO INCAPACIDADES, ETC.
RECEPCIÓN DE NOVEDADES
INGRESO DATOS AL
SISTEMA SIIGO PARA
NÓMINA QUINCENAL Y
MENSUAL.
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PROCEDIMIENTOS
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PAGINA No. 119
119
PROCESO DE SEGURIDAD SOCIAL
OBJETIVO
Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa
existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos
aportes.
ALCANCE
Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación
Nacional de Cacaoteros desde un departamento
RESPONSABLES
Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento
Humano
ENTRADAS
Recepcionar las novedades de cada departamento tales como
incapacidades, lesiones, vacaciones, nuevo personal etc.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos
y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la
nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las
provisiones.
SALIDAS
Enviar copias a presupuesto, tesorería para que se realicen los giros
correspondientes.
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PROCEDIMIENTOS
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120
PROCESO DE BIENESTAR SOCIAL
OBJETIVO
Otorgar el bienestar a los trabajadores y a la Federación mediante
capacitaciones, disminución de accidentes laborales, y problemáticas
que lesionen la misión de la compañía.
ALCANCE
Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación
Nacional de Cacaoteros desde un departamento
RESPONSABLES
Talento Humano, Auditoría Interna y Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
El proceso comienza con encuestas y diagnóstico inicial el cual
involucra a todo el personal
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Elaborar el diagnóstico inicial para poder determinar el cronograma de
actividades en donde se incluyen recreativas, culturales y
ocupacionales.
SALIDAS
Informe de gestión para auditoría interna, presidencia ejecutiva y
elaboración del plan de mejoramiento
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PROCEDIMIENTOS
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PAGINA No. 121
121
DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO CONTROL INTERNO PLAN DE
MEJORAMIENTO
INICIO
SE REALIZA UN DIAGNÓSTICO
MEDIANTE EL USO DE INDICADORES
DE ACUERDO A CAPACITACIONES,
ÍNDICES DE ACCIDENTALIDAD,
AUSENTISMO, ETC.
DE ACUERDO A LO ANTERIOR SE
ELABORA UN CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES PARA CADA VIGENCIA
FISCAL EL CUAL SE REALIZA CON EL
APOYO DE PRESUPUESTO
SE TIENEN EN CUENTA ACTIVIDADES
DE TIPO: RECREATIVO, CULTURAL,
OCUPACIONAL, PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN, PROGRAMA DE
SALUD OCUPACIONAL Y DE BIENESTAR
SOCIAL.
SE EJECUTA EL CRONOGRAMA
SE REALIZA UN INFORME DE ACUERDO
AL CUMPLIMIENTO DE INDICADORES
PROPUESTOS
SE ENVIA A CONTROL INTERNO
SE REALIZA INFORME FINAL
COMPLEMENTO DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
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PAGINA No. 122
122
PROCESO DE SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL
DIAGRAMA DE FLUJO
PRESIDENCIA EJECUTIVA TALENTO HUMANO
INICIO
SOLICITUD DE NUEVO PERFIL
SELECCIÓN DE PERSONAL
VINCULACIÓN
SE REVISA EL CARGO QUE VA HA DESEMPEÑAR
UNA SEMANA DE
CAPACITACIÓN TÉCNICO Y
ADMINISTRATIVO
MATERIAL DE CAPACITACIÓN
INFORMACIÓN ( MISIÓN,
VISIÓN, POLITICAS,
REGLAMENTO, PIG)
EVALUACIÓN
ENTREGA DE MEMORIAS
APROBACIÓN Y FIRMA DE LA
CONSTANCIA DE ASISTENCIA A LA CAPACITACIÓN.
ENTREGA DEL DOCUMENTO,
CARGO Y BIENVENIDA.
APROBADAENTREGA DE
MEMORIAS FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 123
123
ALMACÉN - PROCESO DE COMPRAS
DEPARATAMENTOS ALMACÉN COMITÉ DE COMPRAS
INICIO
SOLICITUD DE BIEN O SERVICIO
APROBADO POR PRESIDENCIA
EJECUTIVA.
FIN
REQUISICIÓN DE LA SOLICITUD.
REVISIÓN DE BASE DE DATOS
DE PROVEEDORES.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN A
PROVEEDORES QUE REALIZAN
LA COTIZACIÓN POR MEDIO
DEL FORMATO
PREESTABLECIDO INDICANDO UNIDAD DE COTIZACIÓN.
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES
Y ANÁLISIS DE COSTOS,
SERVICIOS ASOCIADOS Y CONDICIONES COMERCIALES.
ESCOGE TRES COTIZACIONES Y
CONVOCA AL COMITÉ DE COMPRAS
SE REUNE EL COMITÉ DE
COMPRAS TENIENDO EN
CUENTA:
COSTOS,
REPRESENTACIÓN,
SERVICIOS ASOCIADOS,
CONDICIONES
COMERCIALES , PARA QUE
FINALMENTE SE ELIJA EL
PROVEEDOR.
SE SOLICITAN LOS
DOCUMENTOS Y SE REALIZA LA
ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO.
SE RECIBE Y REVISA DE
ACUERDO AL TIPO DE ORDEN (COMPRA O SERVICIO)
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 124
124
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA -PROCESO DE RECIBO Y CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS
OFICINA PRODUCTORA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
INICIO
ENVIO DE DOCUMENTOS A
ARCHIVO
RECIBO DE DOCUMENTOS POR
MEDIO DE INVENTARIO PARA CUSTODIAR.
SE CLASIFICANLOS
DOCUMENTOS DE ACUERDO A
LA TABLA DE RETENCIÓN.
SE REALIZA
PROCESO DE
DIGITALIZACION.
COMITÉ DE
ARCHIVO
AUTORIZA LA
DESTRUCCIÓN DEL
DOCUMENTO. SE ENVIA ARCHIVO.
FIN
FIN
ELABORACIÓN DEL
ACTA.
DESTRUCCIÓN MANUAL.
HISTORICOS DESTRUCCIÓN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 125
125
PROCESO DE ACTAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA COMITÉ DE ARCHIVO
INICIO
ARCHIVO ENVIA PETICIÓN
PARA REUNIÓN DEL COMITÉ.
EL COMITÉ DE ARCHIVO ESTÁ
CONFORMADO POR:
PRESIDENCIA EJECUTIVA,
PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,
ARCHIVO, GERENCIA TÉCNICA, Y PLANEACIÓN.
SE REUNE EL COMITÉ, SE LEE LA
ORDEN DEL DÍA.
SE ELABORA EL ACTA PARA DESTRUCCIÓN.
SE REALIZA LA DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 126
126
PROCESO DE ACTUALIACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
COMITÉ DE ARCHIVO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
INICIO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE VAN HA CUSTODIAR.
SE REVISAN LAS SERIES Y SUB-
SERIES, ACTUALIZANDO LAS NUEVAS SERIES Y SUB-SERIES.
CORRECCIONES. Vo. Bo.
SE INGRESA A LA TABLA DE
RETENCIÓN COMENZANDO EL
PROCESO DE ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 127
127
PRENSA Y PUBLICACIONES - PROCESO DE BOLETÍN COLOMBIA
CACAOTERA
GERENCIA TÉCNICA PRENSA Y PUBLICACIONES DISEÑADOR
INICIO
ENVIA TEMAS PARA PUBLICACIÓN.
SE REVISAN TEMAS DE
GERENCIA TÉCNICA,
AGRICULTORES, ENTRE OTROS
CLASIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN.
GENERACIÓN DE UN
BORRADOR.
Vo. Bo.
SE PROGRAMA UNA REUNIÓN
CON EL PRESIDENTE EJECUTIVO
Y LA GERENCIA TÉCNICA.
SE DEFINEN TEMAS Y AUTORES.
SE CONTACTA AUTORES PARA
ESTABLECER COMO VA EL
ARTÍCULO.
Vo. Bo. ANULACIÓN.
REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE
ARTÍCULOS EN
BORRADOR.
Vo. Bo.
CORRECCIONES
.
IMPRESIÓN FINAL.
ENTREGA A ALMACÉN.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02
CÓDIGO
FECHA DE VERSIÓN 04/07/13
PAGINA No. 129
129
5. SECCIÓN IV - MANEJO Y CONSERVACIÓN
El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar un buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en un lugar libre de contaminación por agentes
físicos, químicos o biológicos.
Para facilitar la identificación de cada uno de los procesos y los
procedimientos se asignaron códigos alfanuméricos a cada uno de
ellos.
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