VIVA IKS 1 års jubileum! · •Eierkommunene forplikter seg til å kjøpe tjenester som omfattes...

|

VIVA IKS

1 års jubileum!

GVD Sommer seminar 4 juni 2015

|

Etablering

• Egen juridisk enhet fra 1 juli 2014

• Innflytning hovedkontor november 2014

• Budsjett og regnskapsansvar fra 1 januar 2015

• Forvaltningsavtale, eierstrategi, selskapsavtale etablert

• Etableringsplaner

GVD Sommerseminar 2

|

SELSKAPETS FORMÅL

• Selskapets formål er å utføre offentlige tjenester for sine eiere innenfor vei,

vann og avløp.

• Eierkommunene forplikter seg til å kjøpe tjenester som omfattes av denne

avtalen fra selskapet.

• Selskapet skal forvalte kommunaltekniske anlegg for vei, vann og avløp i

deltakerkommunene, og har ansvaret for alle oppgaver knyttet til forvaltning,

planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av offentlige vann- og avløpsanlegg

i eierkommunene.

• Selskapet skal ikke eie infrastruktur knyttet til selvkostområdet eller veier.

GVD Sommerseminar 3

|

EIERNES MÅLSTTINGER MED VIVA

Samordnings- og etableringsfasen

• Eierne forventer at VIVA i samordner virksomheten i de tre eierkommunen.

• Vann og avløp er underlagt selvkostregimet.

• Vei budsjetteres utfra kommunale prioriteringer.

• VIVA kan selge tjenester til andre

Effektivisering

• Eierne forventer at VIVA innen utgangen av 2020 skal ha effektivisert vei-, vann- og

avløpsdriften tilsvarende 10 % av de samlede driftskostnadene for kommunene i 2014.

Effektivisering skal tas ut som økt kapasitet eller kvalitet.

Stordriftsfordeler

• Eierne forventer at VIVA legger henter ut stordriftsfordeler på alle områder der dette kan gi

effektivisering og/eller kostnadsbesparelse.

GVD Sommerseminar 4

|

LokaliseringHOVEDADMINISTRASJONEN ER LOKALISERT PÅ VITBANK I LIER

BESØKSADRESSE:

VEBJØRNSVEI NR 2,

3414 LIERSTRANDA

POSTADRESSE:

POSTBOKS 513,

3412 LIERSTRANDA

DERIFTSSATASJONENE ER PLASSERT PÅ TRE STEDER:

Tofte, Hurum

Midtbygda, Røyken

Bilbo, Lier

Til sammen er 85 ansatte i selskapet

|

Organisasjonskart VIVA IKS

Daglig lederGudmund Wasmuth Notøy

Styret

Representantskapet

LederProsjekter og prosjektering

Asbjørn Unhjem (8)

Fagteam investeringsprosjekter

Fagteam prosjektering

Drift VA Lier

LederDrift

Øyvind Olafsen (51)

Drift vei Lier

Drift vei/VA Røyken

Drift vei/VA Hurum

Drift verksted

Fagteam saksbehandling

Fagteam forvaltning

Fagteam planlegging

LederPlan og forvaltning

Vidar Gustavsen (13)

KommunikasjonsansvarligHR-ansvarlig

Siv Anett Enerud

ØkonomiansvarligRegnskap/fakturering

MerkantilØyvind Hvidsten (7)

|

VIVA - overordnet systemkart

VIVA IKS

OvervåkingFDV Varsling

Kart

Citect(renseanlegg, pumpestasjoner)

GEMINI(kartsystem – vannledningsnett)

ViaTrack(GPS i kjøretøy)

JR Automasjon (vannhøyde)

UMS(sms, tale,

tekst)

(Røyken)

JR Aut.

(Alarm)

Excepto(Kumlokk)

Ephorte(Arkivsystem)

Saksbehandling(Vurdere Ephorte eller ESAK)

Kvalitetslosen / Risk manager(Kvalitetssystem)

Safeview(anlegg)

Komtek

Oppdrag/prosjekt

Verksted

BuzFact(Fakt/vedlikehold)

BuzSys(HR, kurs, sertifikat)

Texa(Diagnose)

Tol.data(kjøretøy)

Oppdrag/prosjekt

NVDB(grunnkart veier)

Henvendelser (motta, klassifisere, formidle)

Fakturere gebyrer

Kunde-register

Faktura-grunnlag

Timer(Reg. av timer)

InngåendeFakturaer

E-handel(innkjøp)

VISMA / Økonomi

Fakturering

Uttakmateriell

Lønn(Nedre Eiker)

Regnskap

Leverandører

Leverandør-reskontro

Kunde-reskontro

Innbet.OCR

Inn-fordring

Remit-tering

Inng.purring

Rosy(grunnkart veier)

Rapportering

Internett

«Vingis»(kart)

Prosjekt

Funksjonskontrakt

Kostra

Ansatt(Ajourhold)

Økonomirapport

Budsjett

ViascanMåleravlesning

Knute-punkt

Dialog

MS Project

Prognose 6

Intranett

Intern kommunikasjon

Ny Videreføring

E-faktura,Avtalegiro,

utskrift

Meldfra

?

VIVA-iks.no

Dialog Appli.

Link web-adr

Info sider

Prosjektrom

Samhandlingsrom

Matrikkel synk

Folke-register

Abonnements-register

Avregne gebyrer

BRA arkiv (Oppslag gml. Byggesaker))

ISY Windmap

(kart)

Info-land

DVpro(Aktivitet /ressurs)

Elma(innkjøp)

Reiser

Kommune 24-7

Mercell(anskaffelse)

Min ID

E-ordre

NS-kont.

«Meg selv»

Lovdata

|

Overordnet prosesskart VIVA IKS

GVD Sommerseminar 8

|

Samhandling VIVA og kommunene

• Etablering krever omstilling i måten vei-, vann og avløp i dag samhandler med andre tjenester i kommunen

• Når fagkompetansen flytter ut må samhandling i større grad sikres med formelle rutiner som skal gjelde ved saksbehandling av ulike saker.

• I tillegg til formell samhandling anbefales det og etablere andre tiltak!

• Det bør stilles tilgjengelig kontor/en kontorplass for VIVA i respektive rådhus.

Særlig innenfor følgende områder:

• Utarbeidelse og revidering av hovedplaner

• Utarbeidelse og revidering av normer og lokale forskrifter

• Utarbeidelse av forslag til investeringsplaner og budsjett

• Bistand til kommunens arbeid med areal og reguleringsplaner

• Bistand til kommunens arbeid med utbyggingsavtaler

• Saksbehandling av forhold knyttet til vei-, vann og avløp i forbindelse med byggesaker

• Informasjon og brukerkontakt for innbyggere og abonnenter

GVD Sommerseminar 9

|

Beredskap. Samhandling

• være kommunenes ekspertmiljø mht. beredskap innenfor vei, vann og avløp

• ha ansvar for operative beredskapsplaner innenfor vei, vann og avløp

• forankre egne beredskapsplaner i kommunenes overordnede

beredskapsplaner

• ha felles prosesser / prosedyrer med kommunene

• ha et kvalitetssystemer (KS) som understøtter kommunenes kvalitetssystemer

mht. beredskap

• ha felles / ensartede varslingssystemer med kommunene, felles

varslingsgrunnlag

• I krisesituasjoner - ha tilgang til kommunenes nødnett / nødsamband

• I krisesituasjoner - ha direkte tilgang til sentrale personer i kommunen (f.eks.

kommunelege

GVD Sommerseminar

10

|

http://www.viva-iks.no/

GVD Sommerseminar 11

|GVD Sommerseminar 12

|

|

|

Utfordringer

• Overtok virksomheten 1. januar 2015, med budsjett- og resultatansvar. Arbeid

med tilrettelegging av overtakelsen.

• VIVA er en stor prosjektorientert virksomhet

• VIVA utarbeider egne budsjetter fra 2016 og videre

• Organisatoriske utfordringer

• Kultur

• Tre lokasjoner

• Kommunikasjon og omdømmearbeid

GVD Sommerseminar 15

|

Veien videre

• Eierstrategi er vedtatt

• Utarbeider nå strategisk plan med konkrete målsettinger

• Utarbeidelse av hovedplaner for vei, vann og avløp påbegynnes sommeren

2015.

• Viktigheten av prosjektstyring med tilhørende regnskapsrapportering

• Etablere gode samhandlingsrutiner med kommunene

GVD Sommerseminar

16

|

Vi er godt i gang

GVD Sommerseminar 17