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Zusammenarbeit der SAP-Hochschulen in NRW –Kooperationsstruktur und praktische Erfahrungen

Frank Klapper, Universität Bielefeld16. Mai 2017, Münster

Gliederung

1. Ausgangslage

2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen

3. Kooperationsstrukturen

4. Erste gemeinsame Aktivitäten

1. Ausgangslage

SAP-Hochschulen in NRW (Stand: 2012)

Hochschule Implementierer Produktiv seit

Aachen, TU IDS 01.01.2013

Bielefeld, Uni IBM 01.01.2010

Dortmund, TU IBM 01.01.2012

Duisburg-Essen, Uni SAP 01.01.2013

Hagen, FernUni IBM 01.01.2011

Köln, FH SAP, IDS 01.01.2010

Köln, Uni IBM 01.01.2012

Münster, Uni BPC, IBM 01.01.2014

Siegen, Uni IDS 01.01.2013

Unterschiedliche Beratungshäuser Unterschiedliche Hochschulmaster/Referenzmodelle Unterschiedlicher Funktionsumfang

• Mit/ohne Gebäudewirtschaft• Mit/ohne dezentrale Beschaffung• Mit/ohne dezentraler Workflows (ESS/MSS)• …

Unterschiedliche Ausprägungen• Nur Doppik oder Kameralistik und Doppik

Erheblicher Bedarf für Betrieb und Weiterentwicklung an jeder Hochschule

9 individuelle Implementierungen

2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen

Überblick zum Prozess

2013 Landungsrechnungshof kritisiert unkoordinierte Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und relevanter Software

2013 Beauftragung von Scheer Management zur Klärung von Kooperationsmöglichkeiten zwischen den Hochschulen in NRW mit SAP-Einsatz in der Verwaltung

2014 Kanzler und Landesarbeitsgruppe entscheiden SAP-Zusammenarbeit in Form einer Kooperation mit Unterstützung durch die IuK-NRW weiterzuführen, zu verstärken und dieser einen verbindlicheren Rahmen zu geben

2015 Beauftragung von myconsult zur Konzeption und Etablierung der Kooperation

Q1/2017 Formales Einsetzen der Kooperationsstrukturen

Erstes Projekt 2013

Beteiligte

ErgebnisAuftrag

Die Eigenständigkeit der einzelnen SAP-Systeme soll erhalten bleiben. Es geschieht kein Personalaustausch für den Basisbetrieb / die fachliche

Betreuung. Die Kooperation geschieht auf freiwilliger Basis; kein Kontraktionszwang. Es erfolgt keine weitere Institutionalisierung neben IuK und der

bestehenden SAP-LAG. Ein Konzept für die Zusammenarbeit soll entwickelt werden, damit nicht

bei jedem einzelnen Projekt die Regeln für die Zusammenarbeit neu geschaffen werden müssen (z.B. Entwicklung eines Mustervertrages sowie Musterunterlagen für Projekte).

Mit dem Konzept werden Grundabsprachen und Vorklärungen zur Zusammenarbeit getroffen.

Kanzlervotum vom 23.01.2014

Zweites Projekt 2015

Vorgehen

Auftrag Ergebnis

Meilensteinplan „Kooperationsstrukturen“

Erarbeitung des Kooperationsrahmenvertrages

2016Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep NovOkt Dez

Externer Jurist und Juristen der FernUniversität Hagen erstellen Entwurf

Entwurf des Rahmenvertrags geht zur Prüfung an Juristen beteiligter Hochschulen

Überarbeitung abgeschlossen, Rahmenvertrag der Kooperation entworfen

Kooperationshochschulen unterschreiben VertragUnterschrift von allen 9 Hochschulen liegt vor;DSH befindet sich im Beitrittsprozess

Klausur der Juristen der Kooperationshochschulen zur Finalisierung des Entwurfs

3. Kooperationsstruktur

Ziele definiert

Ziele in Zielkarten operationalisiertZielübersicht erstellt

Gremien konzipiert

Gremiensteckbriefe erstellt Gremienübersicht erstellt

Kommunikationsstruktur/-ablauf konzipiert

Wissenstransfer konzipiert

Prozesse definiert für Nutzung und Pflege eines gemeinsamen Wissensspeichers Informations- und Wissenstransfer im Rahmen von Treffen Kommunikation und Sammlung interner Schulungsangebote (soweit möglich)

Vorlage für Kataster konzipiert

Vorgehen zum koordinieren von Vorhaben

Prozess zur Verwaltung und Pflege des Katasters modelliert

Vorlagen für Anmeldung von und Berichte über Vorhaben erstellt

Mitglieder der Kooperation

Jüngster Beitritt

4. Erste gemeinsame Aktivitäten

Kataster für Kooperationsvorhaben Erste kooperative Projekte

Übersicht „Planungen der nächsten drei Jahre“

Sitzungen des Steuerkreises Sitzungen der LAG Sitzungen der Koordinationsgruppe Sitzungen der Fachgruppen Intensiver und vertrauensvoller Austausch

Die Kooperation wird gelebt

LBV-Änderungsdienst

Hochschulstatistikgesetz

Hosting für DSHS

Erste kooperative Projekte

Sitzungen der Fachgruppen

Fachgruppe Treffen pro Jahr Anzahl Teilnehmer

SAP-Basis 2 15

Personal 1-2 30

Finanzen 2-3 40-60

Reisekosten 1 15-20

Beschaffung 1 15-20

Steuern (in Gründung)

S/4 HANA – die nächste Generation der SAP-Software Teilweise andere Prozesse Neues Datenmodell Grundlegende Änderung von Funktionalitäten Migrationspfad für einige Module unklar Support für derzeitiges System nur noch bis 2025 Aufwand für Umstieg ähnlich wie für eine Neueinführung

Rolle der Kooperation Abgestimmtes Auftreten gegenüber der SAP Synergien in der „Erkundungsphase“ Idee (noch nicht in der LAG angestimmt): Koordinator/Treiber (befristet)

für kooperative Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umstellung auf S/4 HANA

Potential für die Vereinheitlichung der Systeme

Die nächste große Herausforderungmehr als nur ein Projekt

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!