Подготовка и распространение учебных материалов для...

Учебные сборники: организация и

управление системой создания,

инвентаризации, хранения учебных

материалов, а также учет выплат

правообладателям текстов.

Деби Гуркин, debiec@umich.edu Менеджер по книговыдаче и поддержке учебного процесса

Бизнес-школа «Росс» Университета Мичигана

Библиотека Делового Администрирования «Крезге»

Краткая биография

• 30-летняя карьера в Университете Мичигана

• 12 лет работы в Библиотеке «Крезге»

• О личном:

Организационная структура «Крезге»

Печатная коллекция в «Крезге»

и в городе Флинт

В «Крезге» размещено около 66 тыс. томов

(преимущественно на 4 этаже библиотеки).

По нашим оценкам, в студенческом городке

Флинт (Мичиган) находится еще 68 томов.

• В мае 2013 года они будут перевезены, так

как наши попытки найти пространство для

этих книг во Флинте не увенчались успехом.

• Мы заберём оттуда большую часть книг и

выберем небольшой процент книг для

библиотеки «Крезге».

Услуги абонемента

• Книжный фонд «Крезге», включая резервную

коллекцию.

• Межбиблиотечный обмен Университета Мичигана.

• Межбиблиотечный обмен MeLCat штата Мичиган.

• Распределение учебных сборников среди 2000

студентов, а также студентов, которые берут

отдельные курсы в рамках программ на получение

степени бакалавра и магистра делового

администрирования, а также вечерние курсы и курсы

выходного дня.

Качество библиотечного обслуживания: абонемент

• На абонементе ВСЕГДА есть хотя бы один

сотрудник, 108 часов в неделю (с сентября по май

каждого года).

• Мы используем веб-среду CTools как

административную платформу для сотрудничества,

обучения, и свободного доступа сотрудников к

ресурсам из любой точки.

• Мы используем Google календарь , чтобы

отслеживать и вносить изменения в рабочее

расписание студентов.

• Обслуживание клиентов - Ключ ко всему (KEY).

Услуги по техподдержке CTools

• Обучаем преподавателей и сотрудников:

Работе в CTools

Основных функциях CTools

• Устраняем технические неполадки.

• Размещаем объявления для

студентов с информацией о способах

заказа учебного сборника.

CTools

Основные функции CTools

Услуги по поддержке учебного процесса

• Учебные материалы.

• Поиск и доставка документов для профессорско-

преподавательского состава.

• Услуги печати и копирования для профессоров в

вечернее время.

• Распространение «кейсов» среди профессоров в

исследовательских и учебных целях.

• Распространение «кейсов» среди студентов для

использования на специальных конкурсах или в

учебных исследовательских проектах.

Учебные материалы – Пример 1

Учебные материалы – Пример 2

Учебные материалы – экземпляр для

краткосрочного абонемента

• Вебсайт об услугах поддержки учебного

процесса для профессоров:

http://www.bus.umich.edu/kresgelibrary/sup

port/curriculum.htm

Услуги по поддержке учебного процесса

Вебсайт об услугах поддержки учебного процесса

1 этап создания учебного сборника

• Крайние сроки для каждого учебного периода

устанавливаются менеджером (~ 6-8 недель до

начала учебного периода/семестра).

• Мы производим 2 типа учебных сборников:

~ Материалы, на которые распространяется авторское

право, оформляются как «стандартные/обязательные

пакеты».

~ Слайды лекций или другие материалы, не

подлежащие защите в рамках авторского права,

оформляются как «бесплатные пакеты».

• Учебные периоды в школе «Росс»:

~ Зима (подпериоды А и В);

~ Весна; Весна/Лето; Лето;

~ Осень (подпериоды А и В).

Подпериод A = полные курсы длительностью 14 недель и 7-

недельные курсы, стартующие в начале периода.

Подпериод B = 7-недельные курсы, стартующие в конце

периода.

• Профессор подает материалы курса в библиотеку в

электронном или печатном виде (список библиографических

описаний/оглавление обязательны).

1 этап создания учебного сборника

Уникальный идентификационный номер

(шифр хранения документа)

Уникальный идентификационный номер

присваивается каждому пакету: 2 цифры (год), код

учебного периода, справочный номер:

10F100; 10F200; 10F300; 10F340; 10F400

~ Серия 100 = стандартные пакеты для подпериода А;

~ Серия 200 = стандартные пакеты для подпериода В;

~ 300 – 339 = A бесплатные пакеты для подпериода А;

~ 340+ = бесплатные пакеты для подпериода В;

~ Серия 400 = пакеты для дневных групп и групп

выходного дня студентов MBA.

Использование электронных таблиц

Дополнительная информация

фиксируется по мере прохождения

последующих этапов создания учебного

сборника/пакета:

Первоначальная запись

Производственная страница

Интвентаризация

Отсортировано

• Менеджер присваивает каждому пакету

уникальный идентификационный номер, и

проводит проверку данных, чтобы

убедиться в правильности названий всех

курсов и номеров семинарских секций.

- Эти данные вносятся в общую

регистрационную таблицу.

Использование электронных таблиц

«Производственная таблица»

• Сотрудник “A” начинает подготовку

пакета документов, в который входит

библиографическая информация,

данные о печати и авторских правах.

Сотрудник “A” может потратить от 15 минут до 2 часов на

подготовку данных для каждого пакета. Сотрудник

производит оценку качества: возможно, ему придётся

найти оригинал более высокого качества или убедиться в

том, что мы планируем использовать самую последнюю

версию кейса.

Работа с электронными таблицами

• Сотрудник “B” производит вычитку материалов,

подготовленных сотрудником “А”.

• Сотрудник “B” может потратить от 5 до 30 минут на эту

работу.

• Менеджер или сотрудник “C” окончательно выясняет все

данные по авторскому праву.

• Менеджер или сотрудник “C” завершает работу над

пакетом и осуществляет подготовку для создания

электронной копии или для передачи сотрудникам службы

печати.

Инвентарная таблица

Сортировка по названию курса

Роль службы печати

• Служба печати подготавливает

сигнальный экземпляр, и доставляет

его вместе с экземплярами для

преподавателей и «резервной» копией

сотрудникам библиотеки «Крезге» для

проверки качества.

Финальная проверка и заказ тиража

• Сотрудник “C” осуществляет вычитывает

сигнальный экземпляр.

• Менеджер оценивает имеющиеся расхождения и

вносит исправления при необходимости.

• Менеджер одобряет финальную версию

сборника.

• Менеджер передает финальную копию службе

печати для тиражирования пакетов для

студентов.

Сколько копий нам нужно заказать?

– Оцениваем учебное расписание;

– Рассматриваем данные прошлого года

и семестра;

– Учитываем информацию от

сотрудников офиса зачисления

студентах;

– Прикидываем примерный результат;

– Отслеживаем изменения;

– Используем систему «заказа по

первому требованию».

Доставка пакетов

• Сотрудник A доставляет копии пакета для

преподавателя в его офис или почтовый ящик.

• Сотрудник C вносит в каталог «резервный пакет».

• Служба печати допечатывает заказ и доставляет

студенческие пакеты в библиотеку «Крезге».

• Сотрудник A проверяет количество доставленных

пакетов и расставляет их на полки (таким

образом, уникальный идентификационный номер

становится шифром хранения учебного сборника).

Продажа пакетов студентам

• Менеджер проверяет каждую производственную

таблицу.

• Сотрудник В использует данные из первоначальной

записи и создает запись лота для продажи на сайте

электронной коммерции.

• Менеджер проверяет записи лотов, сделанные

сотрудником В и активирует каждую позицию для

продажи.

• Менеджер или сотрудник В сделает объявление в

веб-среде CTools.

• Политика возврата заказа.

Студенты получают свой заказ

• Когда студенты заказывают учебный

сборник (пакет), у них есть возможность

выбрать место получения заказа:

абонемент библиотеки «Крезге» или

любой другой адрес, который студент

укажет для доставки.

Заказ учебных материалов

Система управления массивом

учебных материалов

Система управления массивом учебных

материалов

Данные обо всех заказах

конкретного студента

Отслеживаение учебных пакетов

• Сотрудник А экспортирует данные, чтобы отслеживать наличие

пакетов в реестре, делать запросы на допечатку учебных

сборников, а также отслеживать запросы на доставку пакетов.

Этот же сотрудник отвечает за подготовку упаковочных

материалов и наклеек с адресами для того, чтобы сотрудники

службы экспресс-доставки UPS могли забрать посылки из

библиотеки и осуществить доставку.

• Временные сотрудники абонемента могут использовать

электронную карту студента, чтобы просмотреть историю

заказов, после чего достать пакет с полки, просмотреть пакет

вместе со студентом и сделать отметку в системе, что студент

получил пакет на руки. Сотрудники могут оставлять свои

заметки в поле «Notes», если в этом есть необходимость.

Финальный этап

• В конце установленного периода продажи учебных

сборников, менеджер подает данные о точном

количестве студентов (прослушавших курс/купивших

учебные сборники) правообладателям и

запрашивает счета для оплаты взносов владельцам

авторских прав на тексты, входящие в учебные

сборники.

Для оплаты предоставляются счета-фактуры.

Менеджер отслеживает этот процесс, вводит данные

и указывает дату оплаты счетов в производственную

таблицу.

Вот и всё!

• Однако, процесс подготовки учебных

сборников для следующего учебного

периода обычно начинается раньше,

чем заканчивается такой же процесс

для предыдущего периода.

Спасибо!