أفكار لادارة الوقت بفعالية

أ. سعيد بن عبد الرحمن العمودي

مدربين معتمد لنشر ثقافة الحوار من مركز الملك عبد مدرب العزيز للحوار الوطني للتدريبINTREC مدرب معتمد من األكاديمية البريطانية

لحل المشكالت بطريقة TRIZ مدرب معتمد في نظرية ترز إبداعية

للتفكيرHBDI مدرب معتمد في نموذج بوصلة هيرمانبكندا FASTLEARN مدرب معتمد في برامج التعلم السريع من

ماذا تتمنى ؟) هوايات ـــ قراءة ـــ سفرـــ

مهارة ...(مافي إلى اآلن لم تنجزها أو تعملها ؟

وقت ؟

تمرين

)وسخر لكم الشمس والقمر دائبين

وسخر لكم الليل والنهار ( )وهو الذي الذي جعل الليل

والنهارOر أو خلفة لمن أراد أن يذك

أراد شكورا (

) لن تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع خصال :

عن عمره فيما أفناه .1.

وعن شبابه فيما أباله .2.

وعن ماله من أين أكتسبه وفيما 3.أنفقه .

وعن علمه ماذا عمل به (4. رواه البزار والطبراني بإسناد صحيح

قال عمر بن الخطاب رضي الله عنه :

إني ألكره أن أرى أحدكم سبهلال b ( ال في عمل ) فارغا

دنيا وال في عمل آخرة .

) إضاعة الوقت أشد من الموت ، ألن إضاعة الوقت يقطعك عن

الله والدار اآلخرة ، والموت يقطعك عن الدنيا وأهلها

) b من عمره في ابن القيم رحمه الله )من أمضى يوماغير حق قضاه ، أو فرض أداه ، أو خير أسسه ، أو علم اقتبسه، فقد عق يومه ، وظلم نفسه (

دقات قلب المرء قائلة له أن الحياة دقائق

وثوانإذا كنت اعلم علم اليقين

بان جميع حيــاتي كساعة

j بها فلم ال أكــــون ضنيــاواجعلهــا في

صــالح وطـــاعة

يقضي الناجحون وقتهم في تأدية

األعمــــــــال التي ال يرغب الخائبون

في عملها .

تمرين ما مدى كفاءتك في إدارة وقتك؟

� دائماغالبا�

أحيانا�

نادرا�

العبارات

- أحدد كل يوم وقتا� بسيطا� للتخطيط والتفكير 1في عملي.

- أحدد أهدافا� معينة ومكتوبة وأحدد مواعيد 2لتحقيقها

- أعد قائمة عمل يومية وأرتبها حسب أهميتها 3وأنفذ أهمها في أسرع وقت ممكن.

( واستخدمها في 80 – 20- أعرف قاعدة )4العمل.

- احتفظ بجدول مفتوح كي أكون مستعدا� 5لألزمات ولألمور غير المتوقعة.

- أفرض كل ما يمكنني إلى اآلخرين ليقوموا به. 6- أحاول أن أهتم بكل ورقة مرة واحدة فقط. 7- أتناول غداء خفيفا� حتى ال أشعر بالنعاس بعد 8

الظهر. - أقوم بجهد فعال ألمنع حدوث المعترضات أو 9

المقاطعات الشائعة )كالزوار، واالجتماعات، والمكالمات الهاتفية( التي تعترض عملي

باستمرار. - استطيع أن أقول "ال" عندما يطلب اآلخرون 10

وقتي خاصة إذا كان ذلك سيحول دون إكمالي إنجاز المهام الرئيسية.

حتى تعرف درجتك أعط نفسك: .a3 ."نقاط لكل إجابة "دائما� .b . "نقطتين لكل إجابة "غالبا�.c ."نقطة واحدة لكل إجابة "أحيانا�.d ."صفرا� لكل إجابة "نادرا�

أجمع نقاطك لتحصل على درجتك النهائية فإذا حصلت على:

األفضل أن تفكر قليًال� 15صفر – في إدارة وقتك.

ال بأس، لكن يمكن لك أن 20 – 15تتحسن قليًال�.

جيد جدا�. 25 – 20ممتاز37 – 25مستحيل )أنت غير 30 – 28

صريح ( .

حتى تعرف درجتك أعط نفسك: .a3 ."نقاط لكل إجابة "دائما� .b . "نقطتين لكل إجابة "غالبا�.c ."نقطة واحدة لكل إجابة "أحيانا�.d ."صفرا� لكل إجابة "نادرا�

أجمع نقاطك لتحصل على درجتك النهائية فإذا حصلت على:

األفضل أن تفكر قليًال� 15صفر – في إدارة وقتك.

ال بأس، لكن يمكن لك أن 20 – 15تتحسن قليًال�.

جيد جدا�. 25 – 20ممتاز37 – 25مستحيل )أنت غير 30 – 28

صريح ( .

مفهوم إدارة الوقت

إدارة الوقت هي إدارة األعمال التي تقوم بمباشرتها في حدود

الوقت المتاح .إدارة الوقت هي محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه ، بدال من أن يفرض هو سيطرته

علينا .

إدارة الوقت تعني أوال إدارة الذات

أهمية إدارة الوقت

انجـــاز أكـــبر عـــدد ممكن من •اإلنجازات في العمل .

إرضاء رؤساءك في العمل .•

تنظيم وحســن اســتغالل الجهــود •المبذولة .

الـشعور بالرـضاء وتحقـيق اـلذات • .

النجاح والتميز الدراسي •

ذي ال يسـتطيع الشـخص اـلــتطيع ــه ، ال يسـ إدارة وقتـ

من أهم الدراسات في إدارة الوقت إدارة أي شيء غيره . 1958دراسة للكاتب جيمس ماكاي

ومن أهم عباراته ) إذا كنت تشعر بنقص في الوقت أثناء عملك ، فهذا مؤشر بأن

تتجه نحو العدم(مهاراتك اإلدارية

تمرين تمرين ما هي معايير الوقت

الفعال

.a .يستيقظ مبكرا�

.b .ينام متأخرا�.c .مشغول دائما�.d .قائد غير محبوب.e .غير مركزي.f .لديه أهداف واضحة.g .تصعب مقاطعته.h .يحترم أوقات اآلخرين.i .يكمل عمله في المنزل.j .تحتاج موعدا� لمقابلته.k يحقق النتائج المطلوبة في الوقت

المحدد. .l .يحدد األولويات في عمله

.m ال يتردد بقول )ال( لألعمال التي اليرغب بها.

.n .ال يتردد في اتخاذ القرار

.a .يستيقظ مبكرا�

.b .ينام متأخرا�.c .مشغول دائما�.d .قائد غير محبوب.e .غير مركزي.f .لديه أهداف واضحة.g .تصعب مقاطعته.h .يحترم أوقات اآلخرين.i .يكمل عمله في المنزل.j .تحتاج موعدا� لمقابلته.k يحقق النتائج المطلوبة في الوقت

المحدد. .l .يحدد األولويات في عمله

.m ال يتردد بقول )ال( لألعمال التي اليرغب بها.

.n .ال يتردد في اتخاذ القرار

ضع عًالمة ) صح ( أمام المعايير أو الصفات التي تعتقد أن الشخص لو تحلى بها فإنه

يستعمل وقته بفاعلية:

اإلجابة النموذجية: ( 1 ، 6 ، 7 ، 8 ، 10 ، 11 ، 12 ،

13 ، 14.)

اإلجابة النموذجية: ( 1 ، 6 ، 7 ، 8 ، 10 ، 11 ، 12 ،

13 ، 14.)

أهمية إدارة الوقت

اللقاءات االجتماعية والودية بين األصدقاء بمعدل نصف ساعة

يوميا

1.52.14%

المتبقي9

سنوات12.85

%

%87 سنة61المجموع

االتصاالت الهاتفية بمعدل نصف ساعة

يوميا1.52.14%

التنقل من مكان آلخر بمعدل نصف ساعة

يوميا1.52.14%

نوع النشاطما

يستغرقه بالسنوات

النسبة المئوية من العمر كامًال

سنة فإن 70بافتراض إنسان يعيش لـ

أهمية إدارة الوقت

كل شخص لديه في األسبوع ساعة168

إن اإلدارة الصحيحة للوقت تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغالل األوقات الضائعة في حياتك.

إن هذا يعادل شهرا جديدا من العمل كل عام...

كل يوم، تعني دقيقة15 إن إضافةإضافة

يوم عمل كل عام.13، دقيقة كل يوم30وإذا أضفت

يوم عمل 26فأنت تضيف كل عام.

تقضي أنك من 10مثًال� طريقك في دقائقإلى العمل من وكذلك العمل وإلى البيت

تقضي أنك أي � 20البيت، يوميا دقيقةولنفرض العمل، ومقر البيت بين تتنقل

األسبوع في العمل أيام عدد أيام 5أن.� أسبوعيا

� 100دقيقة = 20أيام × 5 أسبوعيا دقيقة100 × � أسبوعيا � = 53دقيقة 5300أسبوعا

!!88دقيقة = � تقريبا ساعة � يوميا دقائق العشر هذه باستغًالل قمت لو

من الستفدت مفيد شيء ساعة 88فيكيف مهدر، أو ضائع وقت أنها أنت تظن

العشر الدقائق هذه تستغل

وقت يصـــعب تنظيمه

أنواع الوقت

يمكن تنظيمه

ذروة

ذروة

خمول خمول خمول

7 b b 3 صباحا عصرا مساء 10 مساء 7

إدارة الوقت قضية ذاتية يجب •أن تناسب ظروفك وطبيعتك.

تغير العادات القديمة يأخذ وقتا •طويال ويحتاج إلى مجهود كبير.

قواعد في إدارة الوقت

المصدر: إدارة الوقت في المملكة، عبد العزيز مالئكة )رسالة ماجستير -

1991 )

أرقام وحقائق •محلية 34% فـقط من الـموظفين بالمملـكة

ــكل ــ ــتطيعون إدارة وقتهم بش ــ يسفعال

66% ال يســتطيعون ممارســة إدارة الـوقت كمـا ينبغي بسـبب الزيـارات ــة ــامًالت ، سياسـ ــة، المجـ المفاجئـ

الباب المفتوح. 71% من المــــــــديرين ينبغي لهم

تقـديم خـدمات لألصـدقاء واألقـارب أثناء العمل .

59% من المــديرين يقضــون جــزءا�كبـــيرا� من الـــوقت في الـــترحيب دء في ل الـب يافة قـب ة والـض والمجامـل

مواضيع االجتماعات .88% ة أـكبر ـعائق ذـكروا أن المركزـي

إلضاعة الوقت .

وتعني عملية ترتيب األهداف والمهام واألعمال األهم فاألهم بحيث يتمكن

اإلنسان من تحقيق أهدافه في الوقت المتاح

ترتيب األولويـــات

:هام وعاجلb لما b في المستقبل القريب نظرا وهي المهام التي يجب انجازها فورا

يترتب على تأخيرها من عواقب وخيمة أو ارتباط تنفيذها بموعد .محدد

(…………………………………1 (…………………………………2 (…………………………………3

هام ولكن غير مستعجلأعمال/ مهام ذات أولوية في حد ذاتها ولكنها ليست ملحة

للفصل فيها لحظة وجودها (…………………………………1 (…………………………………2 (…………………………………3

تمرين

أعمال هامشية.أعمال/ مهام ليس من الضروري انجازها على الرغم من وجودها

(…………………………………1 (…………………………………2 (…………………………………3

عاجل ولكن ليس هاموهي األعمال التي تقتضي العناية الفورية رغم أنها ال تعتبر ذات أولوية

قصوى (…………………………………1 (…………………………………2 (…………………………………3

الوقت المهدراألعمال/ المهام التي تندم على الوقت الذي اهدرته في

.انجازها والتي ليس لها مردود او نتائج ايجابية (…………………………………1 (…………………………………2 (…………………………………3

)مصفوفة الوقت(

المربع الثالث:ـ مكالمات

هاتفيةـ مقاطعات

ـ زيارات مفاجئة لك ... الخ

المربع الرابع:ـ روتينيات غير

هامةـ ثرثرة

ـ مشاهدة تلفاز ... الخ

المربع األول:ـ أزمات

ـ مشكًالت ضاغطة

ـ مشروعات ذات وقت محددـ اجتماعات ...

الخ

المربع الثاني:ـ تخطيط للمستقبل

ـ بناء مهاراتـ ترفيه وتنمية

ذاتيةـ تقوية وتعزيز

النفس

غير عاجل

غير مهم

مهم

عاجل

ترتيب •األولويـــات

النتائج :انعدام كامل •

للمسؤوليةاالعتماد على اآلخرين••b محطم نفسيا

4

النتائج :ضغط•احتراق كامل•إدارة أزمات••b يطفئ النيران دائما

1

النتائج :تركيز قصير األمد•إدارة أزمات•يشعر أنه ضحية•عالقات ضحلة أو •

3محطمة

غير عاجل عاجل

ممه

ممه

ر غي

النتائج: عندما يغلب هذا المربع على حياتك !

ـالمربع الثالث :

مربع الخداع !

المربع الرابع:ـمربع الضياع

المربع األول:ـ مربع

الطوارئ

) اإلدارة )

المربع الثاني:مربع القيادة

غير مهم

مهم

غير عاجلعاجل

ترتيب •األولويـــات

يةهم

األية

هماأل

اإللحاحاإللحاح

غير عاجل عاجل

ممه

ممه

ر غي

الشركات المتميزة = 1%

الشركات العادية =

%3 ــــ 2% 4

الشركات المتميزة = 15 %

الشركات العادية =

%60 ــــ 50% 3

غير عاجل عاجل

ممه

ممه

ر غي

ترتيب األولويـــات

العاجل الملح ليس مشكلة في حد ذاته •لكن عندما يسيطر فإنه يدوس األولويات

في طريقه.

بقدر ما تتصف أعمالنا بالعجلة بقدر ما •تفقد األهمية والقيمة على المدى

الطويل.

األعمال المهمة يتم تخطيطها لتربط •بأوقات تنفيذ متناسبة ومقدار األهمية

وبالتالي تنتفي العجلة منها.

% من 85تظهر الدراسات بأن المعلومات التي نحتفظ بها ال نعود لها أبدا�، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في

ملفاتنا هي أصًال� محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل

الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد فإن حجم ملفاتك ستنخفض بنسبة

. خمسين بالمائة

مبدأ باريتو •

% من 20الوقت المبذول

80 % من

الوقت المبذو

ل

80% من

النتائج

من 20%النتائج

ترتيب األولويـــات

أفكار إلدارة الوقت

تمرين

جدول األعمال )غير المتكررة(

أهداف السنةمالية وأخرىثقافة وأنشطةدراسة أو عملاألسرة والبيتاتصاالت عملاتصاالت عامة

خالتيخالتيحجز السفرحجز السفر

خالدخالدموعد الطبيبموعد الطبيب

معاملة التأميناتمعاملة التأميناتالمعهد الصحيالمعهد الصحي

زبونزبونزبونزبونجهةجهةجهةجهةجهةجهة

مسؤولمسؤول

رحلة الصيفرحلة الصيفاصالح السيارةاصالح السيارةتعديل الحمامتعديل الحمامامتحان هندامتحان هند

شهادة أحمـدشهادة أحمـدعشاء أم محمدعشاء أم محمد

تقريرتقريرخطةخطة

امتحانامتحانامتحانامتحاناجتماعاجتماعاجتماعاجتماعتقييمتقييم

زواج سعدزواج سعدرحلة الروادرحلة الرواد

المؤتمرالدوليالمؤتمرالدوليجريرجرير

استقبال أحمداستقبال أحمد

دين خالددين خالددين نوردين نور

فاتورة الهاتففاتورة الهاتفخطة الحياةخطة الحياة

جزاء جزاء55حفظ حفظ معهد انجليزيمعهد انجليزيمعهد صحيمعهد صحيدورة اإلدارةدورة اإلدارةرحلة األسرةرحلة األسرة

الحجالحج آالف آالف1010توفير توفير

الجدول الزمني )الوحدة أسبوع(

الصباحالظهرالعصرالمغربالعشاء

السبتEاألحدصحي

االثنينE طبيب

أسنانالثالثاء اجتماع10

األربعاءتقريراستقبال زواج خالد

أحمدالخميس

الزيارة العائلية

الزيارة العائلة

الجمعة

قـواعــد الجــدول الـزمني

b التي ال تتحكم بها.• أمأل أوال

ثم أمأل جدول يوم غد فقط.•

استعمل الساعات إذا كانت محددة وإال •فاستعمل الفترات.

مضيعــات الوقتهذه مجموعة من مضيعات الوقت

الشهيرة ... حدد موقفك منهااالفتقارللتخطيط

االفتقارللتفويض

الزواربدونموعد

المكالماتالهاتفية

الفوضىوالتأجيل

االجتماعاتغيرالفعالة

االنتظار،للمعامالتلألطباء

عدمالقدرةعلىالرفض

فقدانالرغبةوالملل

الطوارئوالمشكالت

والملفاتاألوراقفوضى

المثاليفيالزائدةالرغبةة

اإلداريوالتعقيداتالروتينة

والجدالالثرثرة

التلفاز

المستمرةالمقاطعات

كفءغيرسكرتير

المواقأوالمرورازدحامف

الوقإلدارةاإلرادةضعفت

األهدافوضوحعدم

راجع أهدافك وخطط

احتفظ كبخطة زمنية

ضع قائمة إنجاز يومية

سد منــافذ الهـــرو

ب

استغل األوقات الهامشي

ة

ال تستسلم لألمور اإلدارة العاجلة

الناجحة للوقت

12

34

5

6

كيف تتغلب على مضيعــات الوقت

ابدأ في العمل اآلن•

أنجز هذه المهام ... أوال•

ال تنتظر اإليحاء أو المزاج المالئم•

ال تتردد: - تعلم وقت اتخاذ القرار • - ال تنتظر نتائج مثالية - ال تخف

من الخطأ - ال تقلق

واجه المهام غير المحببة•

فتت المهام الصعبة والكبيرة•

مضيعــات الوقت

حدد أهم مضيعات وقتك. • حدد كم من الساعات في •

اليوم تقضيها في هذه المضيعات.

حدد كم من الساعات في •اليوم يجب أن تقضيها في

هذه المضيعات. حدد أسباب مضيعات •

الوقت لديك. ضع حلوال� للقضاء على •

مضيعات الوقت. ضع هدفا� لنفسك، بأن •

تحدد المقدار الذي ترغب في الوصول إليه لتخفيض الوقت

الضائع. حدد درجة الفعالية •

والكفاءة التي ترغب في أن تكون عليها في استخدامك

لوقتك.

كيف تسطر على مضيعات وقتك ؟

ثانية. 30مهارة أول 1.

مهارة اإلنصات. 2.

مهارة التخليص 3.وإعادة الصياغة.

مهارة طرح األسئلة. 4.

مهارة إعطاء 5. المعلومات.

الخمس إلدارة االتصال الهاتفيالمهارات

تعرف على أسباب المماطلة واتخذ 1.خطوات لتًالفيها.

ابتكر نظاما� للحوافز لنفسك 2.ولمرؤوسيك.

ضع جدوال� لألشياء المطلوبة، واحرص 3.على تنفيذه.

تعلم أن تكبح النشاطات غير 4.المجدولة، والتي غالبا� ما تخفى

وراءها عملية التأجيل. قسم المهمة إلى أجزاء صغيرة 5.

)سياسة الخطوة خطوة في اإلنجاز(. شدد على نفسك، واتخذ لنفسك 6.

شعارا� )اآلن اآلن ليس غدا�(. شجع نفسك وتغلب على الخوف من 7.

الفشل. أدر وقتك. 8. ارفع درجة طاقتك. 9.

تجنب استخدام عبارات المسوفين 10.)الوقت متأخر، لم يحن وقته .. الخ(.

قواعد لعالج التسويف10

نصائح عامة إلدارة الوقت

ـ قوائم األعمال اليومية 1 ـ ال تحاول أن تتذكر كل شيء ... اكتبه2b لكل شيء وضع كل شيء في 3 ـ ضع مكانا

مكانه ـ استفد من التقنيات الحديثة4 ـ قم بإدارة وقت األصدقاء5 ـ استعن بسكرتيرة !!6 ـ احتفظ بقلم وورقة لتسجيل األفكار 7

والخطط أثناء الفراغ ـ استفد من أوقات الطوارئ واالنتظار في 8

القراءة ـ خطط أوقات الراحة9

ـ تجنب األشخاص الذين يسرقون وقتك10

نصائح عامة إلدارة الوقت

ـ حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به11 12 b b ونم مبكرا ـ استيقظ مبكرا ـ تخلص من عاداتك القديمة غير 13

الجيدة 14b ـ قم بعمل األشياء األهم أوال ـ ركز في عمل واحد فقط15 ـ أجOل األعمال الروتينية إلى وقت أقل 16

نشاطا ـ اسأل نفسك دائما: إلى أين أسير ؟ 17

ولماذا أقوم بهذا ؟ b أهدافك اليومية والشهرية 18 ـ راجع دائما

والسنوية ثم ما هو هدف العمر ؟!

أسعد بتواصلكم

أبو طارق saeedhtmt@gmail.com

07522314278