Комарькова дарья. Мероприятия с бюджетом ноль....

«Чек-лист для организации научно-популярного мероприятия»

Дарья Комарькова dk@inmsu.ru, @dkomarkova

500 мероприятий 5 бизнес-программ 5 хакатонов по СНГ 5 корпоративных

праздников до 5 тыс. человек

Новые форматы!

Популяризация ученого Просвещение Вовлечение в проектную деятельность … «Нужно что-то провести»

Как оцениваем результат?

Есть кто-то кроме вас?

Кто именно? Сколько таких людей?

В чем их реальная «боль»? Как можно проверить?

Что именно вы от них хотите?

Досуг студентов Карьерное ориентирование Информационные проекты Социальные проекты Работа с абитуриентами Проектная работа

Представьте себя в Москве/вашем ВУЗЕ/факультете через год.

Что вы видите, чувствуете, что происходит?

Выпишите 3 самых важных пункта по своему направлению

Ищем «инсайты»!

В чем именно боль ваших гостей? Когда она возникает? Как часто? Как сейчас он ее решает?

Основной вопрос «Почему?»

ЗАЧЕМ?

КАК МЫ ПОЙМЕМ, ЧТО ДОСТИГЛИ ЦЕЛЕЙ?

1. Формат мероприятия 2. Условия и формат участия 3. Контент и спикеров (в том числе реквизит) 4. Площадку 5. PR-стратегию 6. Подходы к менеджменту мероприятия 7. Партнеров

Все эти пункты связаны между собой

Формат: Цикл мероприятий Лекция Мастер-класс Круглый стол Деловой завтрак Тренинг Road-show Дискуссия Форум Выставка Конкурс и др.

Основные отличия: Продолжительность Количество

выступающих и участников

Вовлеченность участников (!)

Ваша вовлеченность (!)

Формат: Платно или бесплатно

и какая цена?

Эксклюзивность. Есть ли отбор/квота участников?

Дедлайн регистрация

Все это влияет на воронку!

Что хотите получать от участников? Контакты (регистрация

vs анкеты)

Вовлеченность (во что именно?)

Действия до/после/во время?

Тип мероприятия Количество возможных участников

Уровень выступающих

Продожительность вовлеченности команды

Сложность подготовки

Возможность вовлечения участников

Возможность привлечения спонсоров

Цикл + +++ + + +

Лекция/мастер-класс/тренинг

0-800 ++ + + ? (+) 0

Круглый стол/деловой завтрак

10-120 ++ + ++ + +

Диспут/дискуссия/дебаты

10-150 + + ++ + +

Форум/выставка/фестиваль

0 до ~ ? +++ +++ + +++

Конкурсы 0 до 3000 + +++ ++ +++ +++

Новые форматы 0 до ~ ? ? ? ? +++

Бесплатная регистрация – 30% Платное мероприятие – 90% оплативших Квота/отбор – 80%, но потом могут

перестать ходить

Почти везде одинаковые усилия по PR

Спикеры: Известные медийные люди

«Узкие» выступающие

специалисты

Представители известной компании

«Узкие» специалисты (что представляет?)

Неподготовленные/молодые

Контент: Спикеры со своим контентом

Новая тема для вашего

мероприятия

Помогаете выбрать тему и подготовиться

Готовите панельную дискуссию

Их очень много Спикеры переходят с места на места Инфобизнесмены и инфошум Целевая аудитория не доходит Ожидание выше реальности Онлайн vs офлайн Новые форматы не всегда понятны

Тщеславие Известность площадки Другие спикеры VIP-гости или партнеры Возможность продажи себя или продукта HR-задачи Ностальгия (ВУЗ, город, школа) Социальная ответственность (!) Поиск талантов vs подготовка

Больше примеров – sbc.timepad.ru

9 сентября 2014 «Online-образование в России – работает или нет»

~ 120 участников, 10 крутых компаний

Межфакультетские курсы Уход от карьерных мероприятий Работа именно с МГУ: «Закрытые встречи» Вектор карьеры Отраслевые мероприятия Конфотон (конференция+хакатон)

1. Формат мероприятия 2. Условия и формат участия 3. Контент и спикеров 4. Площадку 5. PR-стратегию 6. Подходы к менеджменту мероприятия 7. Партнеров

Все эти пункты связаны между собой

Самое главное: У всех свои KPI (PR, план, продажи и пр.) Если вы зарабатываете, захотят зарабатывать с

вами Чем популярнее площадка и дата – тем меньше

шансов – что реально может быть им интересно?

Что вы можете дать площадке (список участников, благодарность, PR, партнеров, клиентов?)

Большие (напр., Флакон, Artplay и пр.)

Площадка вашего партнера (офис)

ВУЗы (!)

Коворкинги

Антикафе

Библиотеки (!)

Музеи (!)

Гос. Учреждения Москвы (напр., ММКЦ)

Учреждения по поддержке соц. проектов (напр., фонды)

Фотостудии

Театры

Парки

Бары

Кинотеатры (особенно городские)

Квартира своя/друга или аренда/съем

Вместимость

Соответствие вашим целям и формату

Расположение (центр, парковка, метро)

Известность (все знают МГУ, но не знают «Свободно плавание»?). Но! Запомнят ли вас как организатора?

Предоставляемое оборудование

Проход в здание и тайминг (нужно ли подавать списки за 3 дня?)

Своя активная аудитория (подписчики, постоянные клиенты)

Опыт проведения, отзывы участников

Адекватность контактного лица (!) – старайтесь «заходить» через знакомых

Ежегодно в МГУ: Декабрь - Неделя инноваций Апрель – ВУЗЭкофест Можно «вписывать» ваши мероприятия!

1. Формат мероприятия 2. Условия и формат участия 3. Контент и спикеров 4. Площадку 5. PR-стратегию 6. Подходы к менеджменту мероприятия 7. Партнеров

Все эти пункты связаны между собой

Самое главное: 1. Текст анонса (согласованный) который содержит дату, место,

название, описание, описание выступающих, условия участия, как добраться

2. Размещение анонса – на timepad/eventmag и/или у себя на сайте

3. Создание мероприятия в Fb (и/или Вк)

4. Короткие анонсы для соц сетей

5. Картинка/фото или картинка с названием. Можно сделать бесплатно на canva.com

Нужен сайт? Упрощайте! Почти бесплатные конструкторы: wix.com, tilda.cc

Используйте: 1. Аудиторию площадки 2. Аудиторию спикера 3. Ваших друзей 4. Инфопартнерство 5. Аудиторию партнеров (если есть).

Бесплатные сайты-афиши: Exchang.es (попадает на tandp.ru) Rusbase.vc Печатка/POS-материалы: Проверяйте конверсию!

1. Формат мероприятия 2. Условия и формат участия 3. Контент и спикеров 4. Площадку 5. PR-стратегию 6. Подходы к менеджменту мероприятия 7. Партнеров

Все эти пункты связаны между собой

Если это не важно – не тратьте на это время и деньги (!)

Волонтеры и помощники вместо агентства Принтер вместо типографии Шаблоны или знакомые вместо дизайнеров Телефон вместо камеры и фотографа Ашан вместо кейтеринга Одалживание вместо аренды (бойлеры,

кликеры и пр.)

Ожидания < реальность

Начинать планировать мероприятие можно в любой момент

За 2 недели нужно иметь согласованный анонс и договоренности с площадкой и спикерами. Начать или продолжать pr

За день мероприятия – еще раз обсудите все подробности со спикером (что ему нужно, тайминг, участники), выслать напоминание участникам. Получить/разложить раздатку, если она есть

В день мероприятия в рабочее время проверьте всю технику, а также «слабые звенья» (напр., поданы ли списки на вход)

Сделайте навигацию

Оставьте себе свободные полчаса-час до мероприятия для форс-мажорных вещей

Обязательно встретьте спикера

Если есть возможность – встречайте гостей

Если спикер опаздывает – расскажите о себе и мероприятии

Во время выступлений – следите за таймингом и настроением участников

Возможно, именно вы будете модерировать вопросы из зала

Проводите всех гостей и спикеров

Оставьте оборудование и площадку в том состоянии, о котором договорились с менеджером площадки

Напишите всем благодарственные письма

Поймите, достигли ли вы поставленной цели?

1. Формат мероприятия 2. Условия и формат участия 3. Контент и спикеров 4. Площадку 5. PR-стратегию 6. Подходы к менеджменту мероприятия 7. Партнеров

Все эти пункты связаны между собой

1. Ваша площадка (не забывайте их отмечать) 2. Спикер/компания спикера (при обоюдном желании) 3. Инфопартнеры 4. Спонсоры (брендирование, позиционирование, продажи,

спикеры) 5. Инфраструктурные партнеры (кофе, RedBull, розыгрыши,

хостелы и прочее, что может пригодиться и снизить ваши издержки (!) или повысить качество)

На выходе хотят: 1. Достичь своих целей (какие они?) 2. Увидеть себя во всех релизах и пост-релизах + фото 3. Если все серьезно – увидеть отчет 4. Внимание и заботу до, во время, после

Профильные Департаменты РосМолПроект (следите за дедлайнами!) Фонды, например, awesomefoundation.org Гранты для НКО Ваши выпускники

tandp.ru – возможности Te-st.ru

1. Быть интересным и потрясающим

2. Доставить удовольствие и выполнить свои цели организаторам, спонсорам и партнерам

3. Может быть проведено на очень высоком уровне

На все это требуется лишь ваше внимание, время (много времени) и passion

Дерзайте!

dk@inmsu.ru

@dkomarkova

www.inmsu.ru www.msuclub.ru

У вас есть идея своего проекта/мероприятия – вам нужна площадка или партнеры

Вы работаете в корпорации и хотите внедрять инновации/провести мероприятие

Вы хотите попробовать себя в качестве спикера

Лучший партнер в развитии инноваций

Поток сделок

Более 40 выпускников

Просмотр ~800 компаний / год

Отбор самых лучших

<4% одобрено

Фокус на прорывные технологии

Успешные результаты

Капитализация выпускников

>$60M

Опыт и связи

Более 3х лет делаем совместные

программы с ведущими компаниями

Команда и менторы

Богатый опыт и экспертиза в ИТ и

венчурном бизнесе

47

Предлагаем решения, базируясь на опыте аналогичной работы с крупнейшими

компаниями: QIWI, Газпромбанк, Leta, i-Free, Билайн

48

Корпоративные

венчурные фонды

Конкурсы идей и

проектов

Акселерационные

программы

Хакатоны и научно-

популярные

мероприятия

Обучение и коучинг

Наши партнеры и клиенты

Дарья Комарькова

• 8 лет в event-management в Вымпелком и Adidas • Со-основатель и генеральный директор БИ МГУ • Выпускник и преподаватель Экономфака МГУ

Антон Иванов

• 8 лет в ИТ и управлении проектами • Со-основатель программы акселерации на базе БИ МГУ • Выпускник ВМиК МГУ

Наша команда

49

Алексей Жестков

• 7 лет в ИТ и инвестициях • Со-основатель фонда Universe.vc • Бизнес-тренер в стартап-академии Сколково • Выпускник Мехмата МГУ, HEC Paris

+ привлечение сторонних профессионалов

Написать на info@inmsu.ru или dk@inmsu.ru

dk@inmsu.ru

@dkomarkova

www.inmsu.ru