Como organizar eventos en la empresa

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Como organizar eventos en la empresa

Pilar de TorresSecretaria en Baker & McKenzie

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Reunión vs Evento

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Diferencias Las reuniones siempre están

enfocadas al trabajo Los eventos pueden no estar

enfocados al trabajo Un evento empresarial es más

importante que una reunión

Reunión vs Evento

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SimilitudesRequieren :

Planificación Concepción estratégicaLogísticaPrevisiónAnticipación de las contingencias

Reunión vs Evento

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La planificación tiene que ser realista en cuanto al logro de los objetivos propuestos y lo suficientemente flexible para adaptarse a los problemas que pudieran surgir.

Planificar

Reunión vs Evento: Similitudes

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Concepción EstratégicaLa concepción estratégica de una reunión viene dada por sus objetivos y enfoque.

Hay que tener en cuenta el tipo de reunión y el auditorio.

Para organizar una reunión de éxito hay que conocer las características de los participantes

Reunión vs Evento: Similitudes

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Logística

•Instalaciones

•Catering

•Material impreso

•Equipos audiovisuales

• ….

La logística son los detalles en los que todos pensamos en relación con la organización de una reunión:

Reunión vs Evento: Similitudes

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Logística: Instalaciones

Propias de la compañía

Contratadas:– Centro de convenciones– Hotel– Otros

Reunión vs Evento: Similitudes

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Logística: Catering

El "catering" tiene mayor importancia de la que cabría suponer; conviene cuidarlo tanto como el presupuesto y la concepción estratégica de la reunión lo permitan.

Reunión vs Evento: Similitudes

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Comunicaciones

En toda reunión están presentes dos tipos de comunicación:

Ambiental

Reunión vs Evento: Similitudes

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¿Qué es un Evento ?

Suceso importante y programado, de índole

social, académica, artística o deportiva.

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Tipos de evento

INSTITUCIONALES

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Objetivos

Los eventos constituyen un aspecto muy importante de las relaciones públicas, especialmente desde el punto de vista del reconocimiento de la compañía, y, sobre todo, para generar nuevas oportunidades de negocio.

¿Qué es lo que hay

que hacer?

Análisis de la realidad

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Planificación

¿Cómo lo vamos a hacer?

En esta fase hay que determinar cuáles son las actividades y las tareas a realizar. Se trata de organizar, coordinar y ordenar en el espacio y el tiempo lo que hay que hacer.

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Programación

¿Cuándo se ha de

hacer?

Esta fase está dedicada a distribuir las actividades a lo largo del tiempo disponible para la organización del evento (con fecha de inicio y fecha de finalización de cada una), sincronizando las distintas actividades.

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Presupuesto

¿Con qué?

Los presupuestos deben basarse en la programación para poder racionalizar el gasto.

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Equipo organizador y proveedores

¿Quién?

En esta fase se cuantifican los recursos humanos necesarios y se seleccionan los proveedores.

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Ejecución = Evento

Realización del

proyecto

El momento de la ejecución es el punto crítico, donde se lleva a la práctica todo lo anterior y se obtienen o no los resultados esperados.

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Evaluación de resultados

¿Cómo se ha hecho?

Análisis e informe.

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...Y sin embargo...

Todo depende del EQUIPO DE

ORGANIZACION

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VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO

Por dónde empezamos???? Puzzle….pero sin foto de referencia Sólo ideas, referencias, datos…. Comparaciones, previsiones.

…CAOS INICIAL

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PERO HAY QUE ORGANIZAR EL EVENTO

¿Cómo darle forma?

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El inicio

El trabajo para organizar un evento comienza con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación.

Nuestro primer paso es definir el tipo de evento: Interno Externo

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El puzzle

Las piezas que tenemos para armar nuestro puzzle son: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, mobiliario, adornos, programas, invitados, medios de comunicación …

Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle organizativo.

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Las preguntas iniciales ¿Qué me han encargado? ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son

los objetivos? ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos? ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo

organizo el espacio que me han asignado? ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la

decoro? ¿Dónde sitúo a los invitados? ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden

tiene?

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Las preguntas iniciales

¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos?

¿Quiénes deben hablar y en qué orden? ¿Qué materiales y elementos utilizo? ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este

acto? ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía

lo que nuestros jefes quieren transmitir? ¿Qué ambiente puedo transmitir?

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Primer paso: ¿para quién?

A quién nos dirigimos con el evento. Definición de público objetivo Elaboración de listados por grupos (sin

detalle)

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Segundo paso: ¿Qué se pretende?

¿Cuáles son los objetivos del evento? ¿Qué pretenden nuestros jefes? Título del evento Ya comenzamos a salir del caos

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Tercer paso: Estudio de campo

Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc.

Hagamos una composición mental de las posibilidades del programa.

Elaboremos nuestros propios planos y croquis.

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Cuarto paso: La creatividad

Elaboremos el primer borrador de anteprograma.

Sometámoslo a la discusión del equipo. Presentemos el proyecto a los jefes. Elaboremos en borrador de programa.

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Quinto paso: Organizar las piezas

El acto y su contenido. La imagen corporativa. Los medios de comunicación. Los invitados y la taquilla Los proveedores. El equipo organizador.

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El programa del evento

Descripción paso a paso de todo el desarrollo del acto o de los actos.

Guión del acto, que ha de conocer los principales protagonistas.

Planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión y los invitados

Flexibilidad y previsión de tiempos colchón

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Partes del Programa

Cronograma Anexos (con planos y grafismos) Libro de ruta Listados de invitados/asistentes Notas de Protocolo Documentación a entregar Organización Interna

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Ubicación de Autoridades e Invitados en el Acto inaugural

Resto de Asistentes e Invitados, encontrarán sus asientos, a partir de la fila 6

MESA PRESIDENCIAL FILA 1 FILA 57

6 José Pedro Pérez-Llorca5 Emilio Cuatrecasas4 Luis Martin Mingarro3 Fernando Fernadez Tapias

J. González Soria 2 Joaquin de FuentesJ.F. González Aguilar 1 Luis Lopez GuerraSME. AguirreJ.M. Alonso

1 RESERVADO2 Enrique Iglesias

ATRIL 3 Alfredo Prada4 Carlos Canicer5 Antonio Garrigues6 Manuel Olivencia7 Fernando Pombo RESERVADO

FILA 1 FILA 5

RESERVADORESERVADO

FILA 2

FILA 2

RESERVADO

FILA 4

FILA 4

RESERVADORESERVADO

FILA 3

FILA 3

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Orden de Intervenciones y tiempos estimados de uso de la palabra durante la Inauguración del I Congreso Club Español del Arbitraje

Sr. D. Julio González Soria. Presidente del Comité Organizador…….5 minutos

Sr. D. José María Alonso.Presidente del Club Español del Arbitraje….5 minutos

Excmo. Sr. D. Juan Fernando López Aguilar.Ministro Justicia……10 minutos

Excma. Sra. Dña. Esperanza Aguirre y Gil de Biedma.Presidenta de la Comunidad de Madrid…….10 minutos

S. M. Don Juan Carlos I, Rey de España.

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TIPOS DE ACREDITACIONES

Azul:    Autoridades y Comité de Honor Amarillo: Invitados Gris: Junta Directiva Malva/Violeta: Ponentes Verde: Comité Organizador Rojo: Asistentes en general Perla: Prensa

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La imagen corporativa

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La imagen corporativa

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Los retos de asistencia son tres:

• Lograr que el público objetivo se entere y se interese.

• Conseguir que se inscriban y lo anoten en sus agendas.

• Lograr que efectivamente asistan.

Los invitados y la confirmación

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Los mecanismos para garantizar la Convocatoria son:

• Invitación o carta que contenga “mensaje clave” o slogan.

• E-mail de invitación.

• Llamadas telefónicas.

• La pagina Web.

Los invitados y la confirmación

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Los proveedores y su gestión Se deben celebrar reuniones sistemáticas para

comprobar que todo sigue el curso fijado. Se deben establecer plazos y calendarios de

actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el cumplimiento de la misma.

Detalles de organización:

El equipo organizador• Debe establecerse un organigrama de trabajo.• Las funciones tienen que estar bien

identificadasLa seguridad

La comunicación internaLa prueba final

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Comprobar la lista de asistentes.

Agradecer la asistencia con un e-mail, ofreciendo un link para descargar presentaciones o incluso fotos del evento.

Contactar a los “no show”, ofreciéndoles a través de un link a la pagina Web de la empresa un resumen del evento.

El día después

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Elaborar una relación de los costos asociados al evento, para medir el retorno de la inversión.

Seguimientos de nuevas oportunidades generadas por el evento: nuevos negocios, aumento de ventas, nuevos patrocinadores o mejora del clima en la empresa.

Seguimiento de los medios de comunicación.

El día después