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Observación Directa
Se considero el siguiente aspecto observado:
- Procesos Académicos
Resultados de la observación: Procesos Académicos.
En la Escuela Bolivariana Mario Briceño Iragorry, ubicada en la ciudad de San
Fernando de Apure, se pudo observar que los procesos académicos se realizan de
forma manual, a pesar de contar con equipos de computación, y personal calificado
para manejar los equipos, los registros académicos de los estudiantes se encuentran
guardados en carpetas, ordenados en orden alfabético y año de ingreso a la institución.
Los boletines son llenados manualmente y en ocasiones presentan tachaduras por
enmendaduras. Toda la tramitación de documento por parte de padres y representantes
debe esperar un tiempo según la disponibilidad de tiempo y material en la escuela.
Análisis Sistemáticos de los procesos
(Matriz DOFA)
Para el análisis, diagnóstico y determinación de la situación actual del proceso en
estudio se utilizo como herramienta la Matriz DOFA, en la que se representaron los
elementos que lo conforman como los son: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas como referencia para organizar los aspectos más relevantes del tema en estudio.
Al respecto, Chapman (2006) expresa que la matriz DOFA “es una herramienta de gran
utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y
empresas. DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas”.
El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico
empresarial en el ámbito de la planeación estratégica.
Debilidades Causa Efecto Acción Recomendada
Ausencia temporal en la institución.
Reuniones con autoridades de la zona educativa
Retraso al momento de obtener información oportuna para la toma de decisión.
Diseñar un sistema de información que permita la obtención de resultados de manera rápida y oportuna.
Oportunidades Causa Efecto Acción Recomendada
El personal de la institución está dispuesto a trabajar con un sistema de información que sea más operativo que el actual.
Necesidad de mejorar los procesos que se ejecutan en la escuela.
Mejora en la prestación de servicio por parte de los funcionarios y mejor imagen para la Institución.
Diseñar una herramienta que incorpore las funciones y necesidades técnicas para una mejor prestación de servicio.
Fortalezas Causa Efecto Acción Recomendada
Los equipos de computación existentes, están en condiciones optimas para operar un nuevo sistema
Adecuado ambiente de trabajo y hardware repotenciado.
Mejor aprovechamiento de los equipos de computación
Tomar en consideración las condiciones técnicas de los equipos existentes.
Amenazas Causa Efecto Acción Recomendada
Perdida de información importante para la institución.
Gran volumen de información que se encuentra almacenada en archivos y carpetas deterioradas.
Deterioro de los registros académicos y poca legibilidad de la información.
Digitalización de los registros académicos existentes para ser guardados en una base de datos.
Cuadro 10: Análisis Sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad: Director.
Debilidades Causa Efecto Acción Recomendada Uso excesivo de
corrector para corregir errores en documentos
Errores al momento de elaborar planillas y constancias.
Molestias en los usuarios por enmendaduras continuas
Diseñar un formato de planillas y constancia como parte de los reportes generados por el sistema.
Oportunidades Causa Efecto Acción Recomendada
Disposición para trabajar con el nuevo sistema cuyas funciones contempla la elaboración de reportes digitalizados.
Necesidad de mejorar los procesos que se ejecutan en el área de atención al usuario.
Mejora en la prestación de servicio.
Diseñar una herramienta que cumpla con los requerimientos y necesidades de información de los usuarios.
Fortalezas Causa Efecto Acción
Recomendada Conocimientos en
el manejo de equipos de computación.
Cursos de capacitación de personal de la institución.
Aprovechamiento de los equipos de computación.
Mantener comunicación entre el autor de la herramienta y los usuarios del sistema.
Amenazas Causa Efecto Acción Recomendada
Cambios internos por rotación de personal.
Ingreso de nuevo personal administrativo a la institución.
Extravío de información valiosa para la institución.
Incorporar un manual de usuario que permita conocer el manejo del sistema.
Cuadro 11. Análisis sistemático de los procesos de la situación actual. Entidad: Secretaria.
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