Pasos para realizar una transferencia documental

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PRESENTADO A: YAMILÉ HIDALGOPRESENTADO POR: MARÍA CAMILA

LÓPEZ

PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

DEFINICIÓN

• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES LO QUE PERMITEN HACER:

• - Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

• - Evitar la producción y

acumulación irracional de documentos.

• Asegurar y facilitar elcontrol efectivo yordenado de ladocumentación. • Solucionar, a nivelfísico y funcional, elproblema de laacumulación dedocumentos en las dependencias e instituciones productoras.

• Concentrar lainformación útil, ya seapara la toma dedecisionesadministrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

• Guardar precaucional odefinitivamente ladocumentación, en lasmejores condiciones de conservación.

ARCHIVO DE GESTION

• Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión administrativa, y que están en constante consulta

• Tosas las transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionas las series documentales

ARCHIVO CENTRAL

• Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que la serie y subserie documental transferidas concuerden con el inventario; los documentos que son transferidos a este archivo no son frecuentemente consultados.

ARCHIVO HISTORICO

• La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural.

REQUISITOS PARA EFECTUAR TRANSFERENCIAS

• Como principal tiene que haber una existencia del comité de archivo en la entidad.

• Tablas de retención documental debidamente avaladas por el comité de archivo en la entidad y contar con la aprobación del consejo del AGN.

REPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACÍON

• LIMPIEZA: Los elementos adecuados para la realización dela limpieza son: overol, gorra, mascarilla y guantes. Equipos: aspiradora, brochas, telas de algodón y bayetilla

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METALICO

• Clips, ganchos de cosedora, legajadores. Procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación

Identificación del material

afectado por biodeterioro.

Revisión y foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno en

adelante.

Unidad de conservación y almacenamiento: la documentación empastada o encuadernada

cuyos paquetes están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de

empaste o refuerzo con materiales y procedimientos adecuados. La documentación

que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.