View
468
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
KERANGKA KERJA
visiURUSAN PERSURATAN – SUBBAG UMUM
pelayanan primaperkantoraninovasi administrasi
E-OFFICETata Kelola Dokumen Secara Digital Yang : • Simple dan Efisien waktu• Paperless (meminimalisir kertas)• Safety dan tidak rawan hilang• Mudah di lacak dan ditelusuri • Membantu Fungsi Monitoring Atasan ke Bawahan
Surat masuk Via fax(Hardcopy)
Memo SuratDari Manajemen(Softcopy)
Digitalisasi konten
Surat masuk Asli
(Hardcopy)
Administrator Surat
PIMPINAN
KASUBBAG/KASI
Staf Seksi/Urusan
PenyimpananSurat Asli(Hardcopy)
Validasi
APLIKASI E-OFFICE
ALUR PEMROSESAN DOKUMEN
Semua Dokumen Masuk Telah di Input ke E-office (1378 dokumen)
CAPAIAN
2014Penelusuran Dokumen Masuk Tidak Lebih Dari 3 menit
Penyimpanan Dokumen Masuk di Aplikasi dengan Metode Tunjuk Silang (Lokasi Simpan dan Penerima Dokumen)
Sistem Penomoran Surat Terpusat, namun Setiap Urusan sudah Memiliki User Account untuk membuat nomor surat sendiri
Capaian Kinerja Staf Persuratan Dapat di lihat Per Bulan dan 6 Bulan di Tahun Berjalan
(PERALIHAN PENGELOLAAN DARI SISTEM MANUAL KE SISTEM DIGITAL)
Produksi Surat Keluar : Surat Dinas dan Surat Tugas (2100 dokumen)
Penggunaan Aplikasi E office Melibatkan Jajaran Manajemen dan Sekretaris, Tapi Belum ada Orientasi Teknis Penggunaannya
HAMBATAN 2014
Masih ada beberapa menu Aplikasi yang belum bisa digunakan, diantaranya Scanning Dokumen Masuk, Surat Dinas Keluar,
Menu Surat Tugas belum terintegrasi di E-Office, (validasi pimpinan, status surat, menu sms, dan print BYS)
Validasi Penerima Dokumen masih manual, karena belum adanya alat/komputer mobile, ini mengkhawatirkan karena dokumen bisa
tidak terkendali
Memprioritaskan 3 tahapan dalam menerapkan sistem aplikasi e-office yang tertuang dalam rencana kerja tahunan unit persuratan
RENCANA KERJA 2015
Pengadaan Infrastruktur1Pengembangan2Payung Kebijakan3
Infrastruktur
1 Pengadaan Aplikasi E-Office
Komputer Operator
Komputer Portable
Scanner ADF Printer
Tabung Bandwith
PENGEMBANGAN
Orientasi Teknis Aplikasi
Sosialiasi Aplikasi
Workshop Penerapan E-Office
SDM
PENGEMBANGAN
Review Internal dan Eksternal
Revisi Aplikasi
Aplikasi
Review Internal dan Eksternal
Revisi Aplikasi Menu tanda terima, validasi ST oleh Ka Balai, dll
Aplikasi Payung kebijakan
Adanya Peraturan yang menginstruksikan semua unit untuk menggunakan aplikasi E-Office Adanya Peraturan yang menginstruksikan jajaran Pejabat untuk membiasakan penggunaan aplikasi E-Office
Recommended