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Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau
Alexander Mestre Geschäftsführer Uptime Services AG
05.03.2015 / Swiss eHealth Forum Bern
Fragestellungen
• Was bedeutet konsequente Umsetzung
Inhalte, Ziele und Vorgehen
• Was bedeutet Universalarchiv-Konzept
Lösung, Nutzen und Architektur
• Und weshalb das KSA?
2
Spitäler mit ARTS
3
GZO Spital Wetzikon
Inselspital
Bethesda-Spital
Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau
Spitäler FMI
Kantonsspital Aarau
Kantonsspital Glarus
Felix Platter-Spital
Spital Zofingen
KSF Muri
Spitäler mit ARTS
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GZO Spital Wetzikon
Inselspital
Bethesda-Spital
Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau
Spitäler FMI
Kantonsspital Aarau
Kantonsspital Glarus
Felix Platter-Spital
Spital Zofingen
KSF Muri
Kantonsspital Aarau
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Anzahl Betten 600
Stationäre Patienten pro Jahr 26’600
Ambulante Patienten pro Jahr 350’000
Interne Mitarbeiter 3’600
Behandlungszentren > 30
Ausschreibungsgegenstand
Erster Satz der Ausschreibungsunterlagen
«Das Kantonsspital Aarau AG (KSA AG) strebt für sein Archiv eine universale integrierte digitale Lösung inkl. einem Dokumenten Management System (DMS) an.»
Zentrale Inhalte
• Unterstützung der Geschäftsprozesse
• Universale integrierte Lösung für das spitalweite Dokumenten- (Akten-) Management und die elektronische Archivierung von Informationsobjekten.
6 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Ziele und Umfang der Lösung
Dossier-Bildung
• Digitales Patientendossier: Import von elektronischen Dokumenten aus allen relevanten Quellen (KIS, Labor, Mail, Dateiablage, elektronischen Zuweisungen, bildgebenden Modalitäten usw.)
• Weitere Digitale Dossiers (z.B. Mitarbeiter, Verträge usw.)
• Archivierung von Daten aus abgelösten und abzulösenden Systemen (z.B. Mosaic, APIS, Apotheke, KIS): Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen sowie suchen und anzeigen archivierter Informationsobjekte
7 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Universalarchiv-Konzept
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PACS ERP KIS / RIS / LIS
Radiologie
Voice Befund Bericht CT
Dynamisch generiertes Dossier
Medizin
Brief Labor Bericht EKG
Dynamisch generiertes Dossier
Administration
Brief Fax Bericht Rechnung
Dynamisch generiertes Dossier
Universalarchiv – DMS – Workflow
Dokumentenmodell und Berechtigungen
Patienten-Dokumente
• Gleiche Berechtigungen wie in KISIM
• Direkt verfügbar / freischalten (24h) /
nicht sichtbar
• Audit-Log für alle Zugriffe
• Umgang mit Gruppen-Accounts:
nicht zulassen
• Im Testsystem keine echten Daten
Administrative Dokumente
• Jeweils separate Bereiche
Archivierung alte KIS Dokumente (Migration)
Migration von KIS zu KIS? Nutzung Universalarchiv!
1. Migration der Daten von alten KIS zu Universalarchiv
Nutzung der DMS Funktionalität zum inkrementellen Laden
von Dokumenten, welche aus den abzulösenden KIS Systemen
ClinicWare und Nexus exportiert wurden.
2. Anbindung neues KIS an Universalarchiv
Vollintegration von KISIM (neues KIS) mit dem DMS.
Ergebnis
Die Dokumente stehen sowohl dem neuen KIS als auch dem
Universalarchiv/DMS (Patientendossier) zur Verfügung.
Ziele und Umfang der Lösung
Scanning (Digitalisierung)
• Frühes (online, lokal) und spätes (nachgestaffelt) Scannen von Patientendossiers
• Nachscannen von Papier-KG’s (Massen-Scanning) geplant beim Spital Zofingen
12 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Universalarchiv-Konzept
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PACS ERP KIS / RIS / LIS
Radiologie
Voice Befund Bericht CT
Dynamisch generiertes Dossier
Medizin
Brief Labor Bericht EKG
Dynamisch generiertes Dossier
Administration
Brief Fax Bericht Rechnung
Dynamisch generiertes Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow
Scanning
Scanning von Papierdokumenten
• Papierdokumente bei Eintritt
Hausarztbericht
Polizeirapport
Rettungsdienstprotokoll
Bilder, Fotos
• Papier-Krankengeschichten
• EKGs
• Lieferscheine (nicht realisiert, keine Aufbewahrungspflicht)
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Integrierte Scanning-Lösung bedeutet
• Bereits beim Scanning sind die Metadaten aus den angebundenen Umsystemen (HIS, KIS, ERP, …) verfügbar. Schlüsseldaten: FID, UID, SAP-Nr., … via Barcode Kontrolldaten: Namen, Geb-Datum, Lieferant, …
• So resultieren hoch effiziente und qualitativ optimale Scanning-Prozesse
• Kein vorgängiger Entscheid über das Zielsystem notwendig
• Kein doppeltes Scannen oder Ablegen notwendig
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Ziele und Umfang der Lösung
Information Lifecycle Management
• Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen
• Application content life cycle (Bereinigung der Applikation durch Archivierung von Daten zu abgeschlossenen Fällen)
• Beweissichere Dokumentenablage
• Langzeit-Datenspeicherung
• Gleichzeitige Verwendung mehrerer unterschiedlichen Speichersysteme (SAN/NAS/Band/DVD)
16 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Integriertes DMS und elektronisches Archiv
17 Abbildung: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERP KIS / RIS / LIS
Radiologie
Voice Befund Bericht CT
Dynamisch generiertes Dossier
Medizin
Brief Labor Bericht EKG
Dynamisch generiertes Dossier
Administration
Brief Fax Bericht Rechnung
Dynamisch generiertes Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow
ARTS Repositories
Information Lifecycle Management
DMS Betriebliches
Archiv Langzeit
Archiv
Storage
SAN Silent Cubes
freigeben
archivieren
archivieren
Ziele und Umfang der Lösung
Datenaustausch
• eHealth Readyness (Konformität gemäss Standards und Architektur eHealth Suisse)
• Anbindung von Zuweisern
• Abbildung von Dokumentenworkflow (z.B. Publikation von Weisungen)
20 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERP KIS / RIS / LIS
Dritte
Radiologie
Voice Befund Bericht CT
Dynamisch generiertes Dossier
Medizin
Brief Labor Bericht EKG
Dynamisch generiertes Dossier
Administration
Brief Fax Bericht Rechnung
Dynamisch generiertes Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow
Nutzen für das Spital
Synergien durch gemeinsame Nutzung einheitlicher Lösung
• Anwender kennen die einheitliche Lösung
• IT-Know-how wird gemeinsam genutzt
• Kosten werden geteilt (Unternehmenslizenz verfügbar)
• KSA interne Kooperationen wird optimal unterstützt (Austausch von Dokumenten)
• Austausch von Dokumenten mit Zofingen (SPZ wechselt ebenfalls auf ARTS)
• Weniger Komplexität dank minimaler Anzahl Schnittstellen
Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 18.12.2013
Vorteile durch das DMS
• Zentrale Ablage von elektronischen Dokumenten
• Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche Dokument
• Vereinfachung der Ablage- und Suchabläufe
• Reduktion der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
(Kopieren, Suchen, Ablegen, Ordnen, Transportieren)
• Reduktion von Medienbrüchen und Rationalisierung in den Prozessen
• Reduktion vom Papier-Umlauf
• Reduktion vom Platzbedarf bei bestehenden Papierablagen
• Unterstützung bei der Ablösung von Applikationen
• Erfüllung der rechtlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung
• …
Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 12.04.2013
Aufbau und Einführung 2013-2015: DMS im Projektportfolio
Weiterentwicklung ab 2016
• Nach Bedarf im Rahmen von (Migrations-) Projekten
Projekt Gesamtplan Universalarchiv KSA und SPZ
Phase I
spätere Phasen
klinischer Geschäftsfall
administrativer Geschäftsfall
TP1
TP2 TP4
TP3
TP1 – Patientendossier
TP2 – klinische Bilder
TP3 – Finanzdokumente
TP4 – Lieferscheine
x y
Gestaffeltes Vorgehen
1. Technischer Aufbau des Systems
2. Etappenweise Realisierung der Geschäftsfälle
Laufender Statusüberblick
Entwicklung gegenüber dem Plan
Projektfortschritt Risiko-Matrix
Projektkosten
Projektrisiken
1
3 4 2
…
Vorteile gestaffeltes Vorgehen
• Reduktion der technischen Komplexität (Schnittstellen, Testing, Rollout)
• Reduktion des Koordinationsaufwandes (Hinter jeder Systemintegration stehen Kliniken, Abteilungen und Lieferanten die koordiniert werden müssen)
• Schnellere Nutzen-Generierung (Die Lösung ist innerhalb von wenigen Monaten nach dem Kickoff bereits in Produktion)
Wie geht es weiter?
• Phase IV (weitere Systeme und Migrationen)
• Ausbau Spital Zofingen
• Datenaustausch KSA und Zofingen
• Anbindung Kommunikationsplattform
• Ausbau und Nutzung des DMS als IHE Repository sowie IHE Consumer mit Anbindung an Registry und MPI
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