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INTEGRANTES:
Julieth Espinosa
Bibiana Ocampo
Yessenia Ruiz
RAZÓN SOCIALConjunto ResidencialPalestina
NIT800.066.080-5
UBICACIÓNBarrio La Paz – Envigado (Antioquia)
OBJETO SOCIALServicio de alquiler de Apartamentos
DIRECCIÓNCalle 45 Sur Nº 41 – 80
TELÉFONO334 66 22 / 333 51 33
El Conjunto Residencial Palestina fue construido en el año 1986.
El terreno era prácticamente una laguna, por lo tanto tuvieron que construirse unos pilastresfuertes en hierro y cemento para que pudieran soportar cinco (5) pisos en cada uno de losocho (8) bloques que lo conforman.
Cada bloque tiene un total de 20 apartamentos, de los cuales 24 se construyeron con un áreade 80 m² y 136 apartamentos con un área de 68.96 m².
• Asamblea de propietarios
• Concejo de Administración
• Administración
• Contabilidad
• Seguridad
• Secretaría
• Oficios varios y Mantenimiento
En la actualidad, la plataforma tecnológica que administra la información de losanteriores subsistemas se apoya en un conjunto de archivos de datos en formatoMicrosoft Excel y otros en Microsoft Word. Toda la información estadística y de gestiónse toma de allí.
Hoy, tener información exacta, relevante, confiable, oportuna y disponible desde cualquier lugar, esuna necesidad de las empresas, sin importar su actividad económica ni su tamaño ni su ámbito deoperación. Es un requisito para ser competitivo.
Para dotar al Conjunto Residencial Palestina de una herramienta que le permita cumplir con esterequisito, se desarrollará este proyecto con su funcionalidad en aplicación de escritorio y en la web.
El proyecto proporcionará a administradores, clientes internos (empleados) y clientes externosactuales y potenciales, información y estadísticas que permitan:
A los administradores: realizar su gestión con una base sólida y confiable de plataforma deinformación.
A clientes potenciales: consultar sobre la disponibilidad de apartamentos tanto para la venta como
para alquiler, así como todos los beneficios y ventajas que obtendrán en la Unidad, razones que losllevarán a decidirse por ella.
A clientes actuales para conocer más la Unidad, enterarse de la disponibilidad de apartamentos y asípoder referir a personas conocidas.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un Sistema de Información para el Conjunto Residencial Palestina, que proporcioneinformación actualizada y veraz cuyo análisis ayude a la administración de la unidad en su gestión y en latoma de decisiones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Generar informes de cartera, recaudos y morosidad por concepto de alquiler.
Proporcionar información acerca del número de apartamentos disponibles para la venta, para alquiler, así como de los costos respectivos.
Dar información sobre las causas por las cuales los apartamentos no son tomados, bien sea en venta o el alquiler, con el fin de determinar las acciones pertinentes que conlleven a su pronta ocupación.
Permitir el registro de quejas y sugerencias que faciliten la identificación de acciones correctivas y oportunidades para el mejoramiento continuo de la gestión y de la convivencia en la Unidad.
El alcance está enmarcado en las siguientes actividades básicas:
1. Identificación de la actividad económica de la empresa y el sector productivo al que pertenece.
2. Recopilación y organización de la información obtenida de parte de la Administración de la Unidad,con el fin de conocer el modo de operación y sus necesidades de información.
3. Formulación de la propuesta del Sistema de Información que se convertirá en una herramientaeficaz, tanto para los administradores como para los usuarios de la Unidad, que contribuya a una mejorgestión del conjunto de procesos que allí se desarrollan.
4. Implantación de un Sistema de Información, tanto en plataforma web como de escritorio.
5. El equipo de implementación de este proyecto se compromete con la instalación del sistemadesarrollado y la capacitación respectiva para su manejo, a los usuarios finales del mismo.
6. Se definirá el plan de mantenimiento y actualización del Sistema de Información.
Se realizó visita y entrevista a la Presidenta del Concejo de Administración del conjunto residencial y a la Secretaria, con el propósito de hacer el levantamiento de la información básica y de funcionamiento de la Palestina.
Así se pudo conocer cómo opera esta unidad residencial y algunos datos sobre su estrategia, reglamentos, políticas, estructura organizacional y proceso de administración llevado a cabo, además de la información manejada actualmente así como la requerida para la gestión respectiva.
Una vez obtenida esta información, se procedió a organizarla en un formato entregable como informe final.
Inicio
Fin
Entrevistas
Organizar información
Informe final
RECURSOS
RECURSOS HUMANOS RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
DESCRIPCIÓN HORAS DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
Secretaria 8 horasComputador y
dispositivos periféricos.
6 $ 9’000.000
Seguridad 24 Horas Impresora –
fotocopiadora
1 $ 480.000
Personal
administrativo
12 Horas Teléfono 4 $ 400.000
Personal de Oficios
varios y
Mantenimiento12 Horas Fax 1 $ 300.000
Sumadora 1 $ 120.000
Cámaras de vigilancia 13 $ 2’000.000
TOTALES: 56 Horas TOTALES: $ 12’300.000
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (SEMANAS)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Análisis de la situación Director proyecto
Selección y definición del
problema.
Profesor – equipo
Justificación del proyecto Profesor – equipo
Análisis de la solución Director – profesor
Cronograma del trabajo Director – profesor
Especificación recursos
humanos, y financieros
Director – profesor
Productos de medios Director – profesor
Ejecución del proyecto Experto en medios
Evaluación del proyecto Profesor – equipo
Informe Final Director
EXPLICACION CRONOGRAMA
Semana 1: Agosto 15 al 22 de 2009 Semana 2: Agosto 23 al 30 de 2009 Semana 3: Septiembre 1 al 7 de 2009 Semana 4: Septiembre 8 al 14 de 2009 Semana 5: Septiembre 15 al 22 de 2009 Semana 6: Septiembre 23 al 30 de 2009 Semana 7: Octubre 1 al 7 de 2009 Semana 8: Octubre 8 al 14 de 2009 Semana 9: Octubre 15 al 22 de 2009 Semana 10: Octubre 23 al 30 de 2009 Semana 11: Noviembre 1 al 7 de 2009 Semana 12: Noviembre 8 al 14 de 2009
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
ASAMBLEA DE
PROPIETARIOS
• Aprobación de Estados Financieros.
• Aprobación de Presupuestos.
• Revisión de informes de gestión
entregados por la Administración.
• Verificación del cumplimiento del
reglamento de la Unidad.
Computador
Personal
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
CONCEJO DE
ADMINISTRACIÓN
• Análisis de Estados Financieros.
• Análisis de Presupuestos.
• Organización de eventos.
• Verificación del cumplimiento del
reglamento de la Unidad.
Computador
Personal
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIORAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
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SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
ADMINISTRACIÓN
• Planeación y control estratégico de la unidad
• Dirigir y Organizar
• Vocero
• Recaudos
• Contratación con terceros
• Selección y vinculación de personal
• Inversión
Fax
Computador
Impresora
Calculadora
Teléfono
Celular
Administrador
Personal
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
CONTABILIDAD
• Registro de transacciones realizadas
con el objeto social de la unidad
residencial.
• Organización y normalización de
libros contables según las
disposiciones legales vigentes.
• Elaboración de estados financieros
para propósitos tributarios.
Contador titulado
Impresora
Computador
Software contable
Sumadora
Teléfono
Revisor fiscal
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
SEGURIDAD
• Garantizar la seguridad de los bienes
de la unidad
• Aplicar los procedimientos en caso
de ingreso no autorizado a la unidad
• Anunciar las visitas a los ocupantes
• Controlar la entrada y salida de los
visitantes
• Registrar los nuevos ocupantes y
entregar el registro a la Secretaria
Personal
Computador
Software de vigilancia
Teléfono
Cámaras
Scanner (BDR,UPC,PC)
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
SECRETARIA
• Llevar registro y control de asuntos y
actividades relevantes de la unidad por
cada una de las áreas que la integran.
• Informar periódicamente al
administrador sobre los avances en el
cumplimiento de los programas.
• Mantener relación directa con las dependencias normativas, a fin de evitar demora en el trámite de la documentación.
Personal
Computador
Teléfono
Fax
Impresora
Fotocopiadora
Internet
Sumadora
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS
OFICIOS VARIOS Y
MANTENIMIENTO
• Mantener en un buen estado todas
las instalaciones de la unidad (Pintura,
Humedades, Piscina).
• Organizar, limpiar y asear las
instalaciones de la unidad
• Mantener el jardín en un buen
estado
• Botar basuras
Personal
Palustres
Palas
Pintura
Cemento
Arena
Adobe
Implementos de aseo
Guadañadora
Rastrillo
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MISIÓN VISIÓN
Ofrecer la mejor solución
habitacional que cumpla con altos
estándares de calidad en el servicio y
gestión administrativa, para
satisfacer las necesidades de
vivienda y aportar a la disminución
del déficit habitacional y a mejorar la
calidad de vida de los ocupantes
Para el año 2012 el Conjunto
Residencial Palestina se habrá
convertido en la primera opción y el
referente en cuanto a estándares de
calidad, ambiente de convivencia,
entorno adecuado para el crecimiento
de los niños y precio del mercado de
soluciones habitacionales en el Valle de
Aburrá
ORGANIGRAMA
Asamblea De Propietarios
Concejo De Administración
Revisor Fiscal ContadorAdministrador
Oficios Varios y Mantenimiento
SeguridadSecretaria
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
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Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
ASAMBLEA DE
PROPIETARIOS
Elección de miembros de
asambleas.
Toma de decisiones de
carácter estratégico.
Aprobación de Estados
Financieros.
Análisis de informes de
gestión.
Definir el plan estratégico.
Estos financieros.
Informes de gestión.
Proyección de
presupuestos.
Ejecución de
presupuestos.
Actas de asambleas de
propietarios.
Decisiones de carácter
estratégico.
Información sobre
inversiones realizadas.
Contador.
Revisor fiscal.
Concejo de
administración.
Administrador.
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
CONCEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Elección del administrador
de la unidad.
Toma de decisiones de
carácter estratégico.
Revisión de Estados
Financieros.
Análisis de informes de
gestión.
Promover actividades que
conlleven a mantener buena
convivencia en la Unidad
Informes de gestión.
Estados financieros.
Información de cartera y
morosidad.
Información sobre
inversiones realizadas.
Asamblea de
propietarios.
Contador.
Revisor fiscal.
Administrador.
Secretaria
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
ADMINISTRACIÓN
Administración de los bienes
de la Propiedad Horizontal.
Presentar al Concejo de
Administración los Estados
financieros y Estado de
ejecución de presupuestos.
Cobrar, recaudar cuotas y
multas a cargo de los
propietarios u ocupantes de
los apartamentos.
Hacer los pagos a
proveedores y demás
obligaciones en las que se
incurra.
Manejar una cuenta
bancaria para las inversiones
y los gastos que se
requieren.
Reglamento interno del
conjunto residencial.
Informes de gestión.
Estados financieros.
Proyección de
presupuestos.
Ejecución de
presupuestos.
Actas de asambleas de
propietarios.
Informe de estado de
cartera.
Documentos de cobro
para deudores morosos.
Contador.
Revisor fiscal.
Concejo de
administración.
Administrador.
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE
INFORMACIÓN
USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
CONTABILIDAD
Llevar registros contables de
todas las transacciones.
Generar informes (balances,
estado financiero).
Ajustes de cierre de mes.
Las aperturas de los libros de
contabilidad.
Estudios de estados financieros
y sus análisis.
Certificación de planillas para
pago de impuestos. Aplicación
de beneficios y reportes de
dividendos.
La elaboración de reportes
financieros para la toma de
decisiones.
Comprobantes
físicos de las
transacciones
(papelería, notas
debito, crédito).
Conciliaciones
bancarias.
Información de
pagos de clientes.
Facturaciones.
Administración.
Contador
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51
33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
SEGURIDAD
Brindar un buen servicio
de seguridad.
Generar seguridad a los
usuarios y residentes.
Proteger tanto a las
personas como a la
propiedad y a toda clase
de bienes.
Informes de entradas y
salidas (carros, motos,
visitantes, habitantes
de la unidad).
Administración.
Empresa prestadora
de servicios de
seguridad.
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45
Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22
333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
SECRETARIA
Recibir e informar asuntos
que tenga que ver con el
departamento
correspondiente.
Ser puntual en todas sus
actividades de funciones.
Coordinar y controlar la
ejecución de los programas y
actividades relacionados con
las competencias financieras,
del talento humano, de
contratación y de servicios
administrativos.
Mejora y aprendizaje
continúo.
• Registros de nuevos
ocupantes
• Registro de recaudos
• Programación de pagos
• Obligaciones
financieras, tributarias y
con proveedores
• Hojas de vida del
Personal
Concejo de
Administración
Administración.
Contador
RAZÓN SOCIAL:
CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA
NIT:
800.066.080-5
Dirección:
Calle 45 Sur Nº 41–80
Ubicación:
Barrio La Paz – Envigado
Teléfonos:
334 66 22 - 333 51 33
SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA
INFORMACIÓN
OFICIOS VARIOS Y
MANTENIMIENTO
Revisar estado de los
andenes, muros y pintura.
Mantener en condiciones
óptimas de aseo las
instalaciones de la Unidad.
Asegurarse que las mayas
estén en perfecto estado.
• Reporte de estado de las
locaciones
• Requisición de implementos
y herramientas
• Reporte de ejecución de
tareas
Administración.
PALESTINA
CADENA DE VALOR
MercadeoServicio al cliente
Mantenimiento
Contabilidad, Finanzas, Recaudos
Desarrollo tecnológico (equipos de vigilancia)
Recursos humanos
Compras, Planificación de presupuestos
Mejoras VigilanciaActividades Primarias
Actividades de Apoyo
FLUJOGRAMAINICIO
CLIENTE
Ingresa a la unidad residencial
¿Aparta-mentos
disponible?
ADMINISTRADOR
Deja sus datos y espera llamada para cuando haya uno disponible.
ADMINISTRADOR
Exhibe apartamento al cliente.
CLIENTE
Solicita más opciones o se retira de la
unidad
Analizaofertas y servicio
Se hace el contrato
ADMINISTRADORNormaliza entrega del apartamento al cliente
CLIENTE
Toma posesión del apartamento
no
si
¿Existe conformidad del cliente?
Solicita el
Aparta-mento
no
si
FIN
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
• SITUACIÓN:
No se cuenta con una plataforma tecnológica robusta que administre la información .
Impacto generado:
Es muy tedioso y demorado el acceso a cualquier dato de tipo estadístico, de gestión o de control.
• SITUACIÓN:
No se tiene un sitio web para la Unidad.
Impacto generado:
Se pierden oportunidades de mostrar la Unidad y las ventajas de vivir en ella a una gran cantidad de clientes potenciales.
SITUACIÓN DE MEJORA
• Propuesta:
Implantación de un Sistema de Información.
Impacto generado:
Acceso a información confiable en pocos segundos y que facilite la toma de decisiones.
• Propuesta:
Contratar el desarrollo de un sitio web.
Impacto generado:
La Unidad estaría a vista de todo el mundo.
BIBLIOGRAFÍA
José Edgar Pimienta Flórez (Administrador)
Magdalena Guzmán Martínez (Presidenta Concejo de
Administración)
Amparo Pimienta (Secretaria)
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