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O USO DE BPM PARA MAXIMIZAR OS RESULTADOS DE UM PROJETO DE ERP
Boas práticas para redesenho de processos e especificação de requisitos com foco na
implantação do ERP
| 2©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E PESSOAS
CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS
BPM E TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos estruturando melhores
contratos com fornecedores e
racionalizando gastos com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação
eficiente dos recursos humanos (sizing) e de
ações focadas em redução de perdas e
desperdícios?
Como processos habilitam transformações
de pessoas e organizações,
contribuindo para a produtividade e a competitividade.
Como entregar melhores soluções e acelerar
projetos de desenvolvimento
conectando as abordagens de BPM, especificação de
sistemas e desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e
autonomia no desenvolvimento de
soluções! Produtividade e experiência digital na
execução de seus processos!
INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de
BPM realizados.
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TRILHAS TEMÁTICASSeis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E PESSOAS
CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS
BPM E TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos estruturando melhores
contratos com fornecedores e
racionalizando gastos com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação
eficiente dos recursos humanos (sizing) e de
ações focadas em redução de perdas e
desperdícios?
Como processos habilitam transformações
de pessoas e organizações,
contribuindo para a produtividade e a competitividade.
Como entregar melhores soluções e acelerar
projetos de desenvolvimento
conectando as abordagens de BPM, especificação de
sistemas e desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e
autonomia no desenvolvimento de
soluções! Produtividade e experiência digital na
execução de seus processos!
INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de
BPM realizados.
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$4.5MInvestimento total em Aquisição de ERPs em
2014
Gasto médio, em termos de Receita Anual com
Implementação de ERPs
5,9%
“A implementação exige uma liderança robusta e
envolvimento efetivo da alta direção”
Em um projeto de implantação de ERP, deve ser considerada a integração de todo o processo de negócio,
desde o fornecedor até o cliente final.
Em projeto do ERP, devem ser envolvidas as melhores e
mais brilhantes pessoas da organização
Fonte: 2015 ERP Report
ALGUMAS INFORMAÇÕES SOBRE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP
A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP É UMA INICIATIVA EXTREMAMENTE ESTRATÉGICA EM UMA
ORGANIZAÇÃO, PORÉM EXISTEM PROBLEMAS CRÍTICOS QUE SE REPETEM EM MUITOS PROJETOS
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“Muito mais customizações do que o esperado”
“Perdemos diferenciais competitivos de nossa organização
porque o projeto não previa a realização de customizações”
“O ERP não atende aos nossos processos operacionais”
“As falhas dos nossos processos se mantiveram com o sistema”
“Nossos colaboradores não sabem executar o processo ERP”
“O pós go live está sendo caótico! O ERP era para
melhorar os nossos processos?!”
ALGUMAS RECLAMAÇÕES TÍPICAS QUE PERCEBEMOS EM MUITAS IMPLANTAÇÕES DE ERP
DebateCompartilhando experiências sobre o tema
Quem já participou de projetos de implantação de ERP?Quais foram os principais problemas e dificuldades encontradas?
Quais foram os pontos de sucesso da implantação?Para quem está se preparando para uma implantação, como está sendo esse planejamento?
APRESENTAREMOS QUATRO ABORDAGENS DIFERENCIADAS OCORRIDAS EM GRANDES
PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP QUE FORAM VITAIS PARA O SUCESSO DESSAS INICIATIVAS
ABORDAGEM 1
Desenhar o melhor processo a ser executado com a implantação do ERP
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1
ESTRUTURAÇÃO DA CADEIA DE
VALOR
2
ENTENDIMENTO DO PROCESSO
ATUAL
3
DESENHO DO NOVO
PROCESSO
4
AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES
5
PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS
6
ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRANSIÇÃO
ESTRUTURANDO OS PROCESSOS PARA VIABILIZAR A IMPLANTAÇÃO DO ERP
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1 2 4 5 63
ESTRUTURANDO OS PROCESSOS PARA VIABILIZAR A IMPLANTAÇÃO DO ERP
ESTRUTURAÇÃO DA CADEIA DE
VALOR
ENTENDIMENTO DO PROCESSO
ATUAL
DESENHO DO NOVO
PROCESSO
AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES
PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS
ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRANSIÇÃO
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Atividade do processo em que há uma customização proposta no ERP
DESENHO DO NOVO PROCESSO
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Importância do processoO Processo é um diferencial competitivo?
Importância do controleO controle proposto é fundamental para a operação da empresa/área?
Redução do riscoA customização reduz o grau de exposição da organização a riscos?
Atendimento à legislaçãoA customização atende uma legislação? Como a customização dificuldade o atendimento da legislação?
PASSO 1: ANÁLISE DA RELEVÂNCIA DAS CUSTOMIZAÇÕES
Crítica Necessária Desejável
Customizações classificadas como
PASSO 2: APROVAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES
Apresentação executiva de cadacustomização com o Comitê Diretor
do Projeto
Comitê Diretor do Projeto: todos os diretores das áreas afetadas pelo ERP e Responsável pelo projeto do ERP
AVALIAÇÃO DAS CUSTOMIZAÇÕES
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Perguntas executadas para identificação de impactos:1. Impacto em Dimensionamento de pessoal2. Impacto em Infraestrutura Tecnológica3. Impacto em necessidade de desenvolvimento de
novas competências4. Impacto na estrutura organizacional
Grau de ImpactoProcessos de negócio
PLANEJAMENTO DOS IMPACTOS
ABORDAGEM 2
“Sair” do escritório e ir para a operação. Testar in loco o novo processo antes da
implantação.
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Resolver angústias e pontos de incerteza
Antecipar a implementação de algumas mudanças de processo, visando minimizar os impactos das alterações decorrentes da implementação do
ERP nos processos
Levantar possíveis inconsistências que não foram diagnosticadas anteriormente
APÓS O REDESENHO DOS PROCESSOS, AUMENTA O ENTENDIMENTO DA COMPLEXIDADE DO PROJETO, E PARA PROCESSOS ALTAMENTE IMPACTADOS PELO SISTEMA, RECOMENDA-SE REALIZAR O QUE CHAMAMOS DE “PRÉ-IMPLANTAÇÃO” Pré-implantação representa rodadas de simulações capazes de testar os novos processos mais afetados pela implementação do ERP. Objetivos alcançados:
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ETAPAS DA PRÉ IMPLANTAÇÃO
OBSERVAÇÕES DO PROCESSO
ATUAL
CONSTRUÇÃO DE ARTEFATOS
APRESENTAÇÃO PARA
EQUIPE
REALIZAÇÃO DASSIMULAÇÕES
ANÁLISE DASSIMULAÇÕES
Ida até a operação, acompanhar cada
pessoa na execução dos seus processos
Apresentação do novo processo para os
envolvidos no processo. Pode envolver reunião de piso por exemplo.
Realização das simulações do processo, considerando atividades futuras
Avaliação da operação do novo
processo, geração de analises de dados,
discussão dos pontos críticos e, alteração,
de processos e customização se for o
caso.
ACOMPANHAMENTODO NOVO PROCESSO
Estabelecimento de marcos e evidências e
rituais de acompanhamento para garantir que o
novo processo continue sendo
executado
Elaboração dos artefatos capazes de
simular o novo processo
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EXEMPLOS DE ANÁLISE DE DADOS
EQUIPE DO PROJETO ACOMPANHANDO A SIMULAÇÃO
EXEMPLO DE ARTEFATO CONSTRUÍDO PARA SIMULAÇÃO
EXEMPLOS DE CONCLUSÕES GERADAS APÓS A PRÉ-IMPLANTAÇÃO
• Atividades previstas no desenho eram inviáveis pois funcionários da operação tinham dificuldades de leitura e escrita
• Tempo para realização do inventário diário não foi tão crítico para a operação como se esperava
• Nova customização identificada
ABORDAGEM 3
Não menosprezar a etapa de treinamento. O treinamento dos usuários deve ser exaustivo, e deve abordar processo
+ sistema.
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ALGUNS NÚMEROS SOBRE O TREINAMENTO REALIZADO NA IMPLANTAÇÃO DE UM ERP
490 colaboradores a serem treinados
39 cursos diferentes, com geração de
material físico e online
21 instrutores internos a serem capacitados
136 turmas de treinamento
Quase 2 meses de treinamentos
Turmas realizadas em 3 estados diferentes
2.217 horas de treinamento
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O TREINAMENTO NÃO DEVE TER SOMENTE O PASSO A PASSO DOS SISTEMA
1) Deve ser abordada forma de realização do processo, com definição de quem faz cada atividade
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O TREINAMENTO NÃO DEVE TER SOMENTE O PASSO A PASSO DOS SISTEMA
2) Relacionada a cada etapa do processo em que há a utilização do sistema, deve existir o conjunto de telas a serem usadas
Na tela 1
Selecione “Recrutamento”
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A ELABORAÇÃO DE TODA ESSA DOCUMENTAÇÃO É MUITO TRABALHOSA
Acompanhamento diário da evolução da elaboração materiais, utilizando inclusive mecanismos de gestão a vista e modelos de recompensas informais para motivar a equipe
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A INFRAESTRUTURA PARA O TREINAMENTO DEVE ESTAR MUITO BEM PLANEJADA E PREPARADA
1) Kit do intrutor
Cópia de uma apostila Bloco Caneta Checklist de verificaçao Avaliação do curso Material de capacitação dos
instrutores em técnicas de apresentação
Pen drive para coleta dos exercícios
KIT DO INSTRUTOR
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A INFRAESTRUTURA PARA O TREINAMENTO DEVE ESTAR MUITO BEM PLANEJADA E PREPARADA
2) Acompanhamento diário de cada turma, com análise do performance da turma e dos instrutores, faltas, notas, etc., com geração de report, para apoio à tomada de decisão do comitê do projeto. Exemplos de decisões tomadas: turmas de reforço devido a notas baixas, turmas de reforço devido à ausências em massa de alunos.
ABORDAGEM 4
O go live é caótico, mas o pós go live pode ser ainda mais. Manter o ritmo do projeto
após o go live do ERP.
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Esse é o momento que o desempenho do processo sofre grandes interferências, aparecendo, em muitos casos, graves questionamentos acerca da relevância do projeto.
Necessidade de continuar com o foco do projeto, investigar os problemas, definir e implementar as soluções.
É COMUM QUE SEMANAS APÓS O GO LIVE DO PROJETO, O RITMO DO PROJETO DIMINUA, OS USUÁRIOS VOLTEM ÀS ÁREAS DE ORIGEM, PORÉM ESSE É O MOMENTO MAIS CRÍTICO DA IMPLANTAÇÃO
Curva de Aprendizagem de Processos (Karl Wiegers)
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ETAPAS PÓS GO LIVE (cerca de 6 meses pós o dia do go live)
IDENTIFICAÇÃO DAS SOLUÇÕES DOS PROBLEMAS
Identificação rápida e urgente das soluções dos problemas
IMPLEMENTAÇÃO DAS SOLUÇÕES
Implementação das mudanças, e acompanhamento da operação
MONITORAMENTO DOS PROBLEMAS DO DIA A DIA
Acompanhamento diário dos processos mais críticos e identificação dos problemas
Exemplos de ações geradas • Após 2 meses do go live do ERP, em função de problemas de adaptação ao novo sistema, o fechamento contábil
estava ocorrendo 45 dias após o último dia útil do mês, prazo considerado muito alto. Através de ações de acompanhamento e melhoria dos processos, após 4 meses do go live, o tempo de fechamento passou para 11 dias, e após 6 meses, o fechamento passou a ocorrer no 4º dia útil do mês subsequente.
• 8 processos redesenhados anteriormente foram novamente revisados.
• Antes do go live, cerca de 500 colaboradores foram treinados, totalizando em 140 turmas. Após o go live, identificou-se que muitos problemas do processo ocorriam em função da falta de conhecimento dos processos. Em 6 meses após o go live, foram treinados mais 240 colaboradores através de 16 novas turmas.
• Prazo de entrada de documento fiscal esta ocorrendo em D+5, e passou a ocorrer em D+1 após as ações de monitoramento.
ETAPAS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP: UMA ABORDAGEM ORIENTADA A PROCESSOS
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Estruturação da Cadeia
de Valor da Organização
1
Entendimento do Processo
Atual
2
Desenho do Novo Processo
3
Avaliação das
Customizações
4
Adaptação do Novo Processo
após Validação das
Customizações
5
Mapeamento dos Impactos da Implantação
6
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DE UM ERP (1/2)
Elaboração do Plano de Transição
7
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Acompanhamento da Implantação (Adequações Sistêmicas, Processos, Testes, etc.)
8
Pré implantação (piloto)
9Pré implantação
(rollout para todas as
unidades)
10
Planejamento dos Treinamentos
11Execução
e Acompanhamento dos Treinamentos
12 Operação assistida pós go
live (“apagar incêndio”)
13
Go live
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DE UM ERP (2/2)
Acompanhamento da performance do
processo e transição para a gestão do dia a dia (melhoria
contínua)
14
33
ADRIANA MOTA
adriana.mota@elogroup.com.br
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