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La fattura elettronica PA per la pubblica amministrazione. Presentazione delle nuove regole e delle nuove opportunità. Presentazione effettuata presso l'ordine degli ingegneri della provincia di Rovigo. Agenda: La fatturaPA, firma elettronica, conservazione sostitutiva, sistemi per la gestione della fattura PA gratuiti e a pagamento. Ordine ingegneri Rovigo
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Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 1
La Fattura Elettronica per la P.A.
Oneri e prospettive per gli ingegneri
Ing. Marco Avezzù P ignatel l i
Ing. Gabr ie le Toschett i
Rovigo 3 ottobre 2014
Ordine degli ingegneri della provincia di Rovigo
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 2Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Agenda
� Fattura elettronica PA: normativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi
� Firma elettronica e conservazione sostitutiva
� Fattura elettronica PA: Modalità operative
� Strumenti "gratuiti" e strumenti disponibili sul mercato a confronto
� Domande e Risposte e Test di Apprendimento
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 3Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Normativa�Direttive europee:
� Direttiva 2010/45/UE� Direttiva 2006/112/CE� Direttiva 2001/115/CE
� Legge Finanziaria 2008: commi 209-214 obbligo di fatturazione elettronica alla PA
�Decreto “Salva Italia” (Legge 214/201modifiche alla LF 2008
� Legge di Stabilità 2013: commi 324-335 modifiche al DPR 633/1972 (Decreto IVA)
�Decreto MEF n. 55/2013 – Regolamento regole tecniche e decorrenza obbligo su emissione, trasmissione, conservazione archiviazione
�Circolare MEF 31 marzo 2014, n. 1 e Nota MIUR prot. 3359 del 17/04/2014 (contenente il CODICE UNIVOCO I.P.A.)
�Decreto 66/2014 Misure urgenti contenenti semplificazioni in materia di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 4Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Finanziaria 2008: l’obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la PA
Secondo Il DM 55/2013 Ministeri, Agenziefiscali ed Enti nazionali di previdenza eassistenza sociale saranno i primi adadeguarsi entro 12 mesi (art.6 c.2)
Dal 6 giugno 2014 queste PA non potrannoaccettare le fatture emesse o trasmesse informa cartaceaDal 6 settembre 2014 le stesse non potrannoprocedere al pagamento dei propri fornitori,neppure parziale, fino all'invio deldocumento in forma elettronica.
Per le altre PA (DL n. 66 24 aprile 2014) iltermine per l’adozione della FE è anticipato il
31 marzo 2015
Normativa
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 5Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Lo scenario
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 6Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Infrastruttura pronta
Delle 5 milioni di impreseitaliane
Circa 2 milioni sono fornitrici della PA
Il volume delle fatturescambiate è circa60 milioni l’anno
Per un importo di oltre 135 miliardi
L’introduzione della fattura elettronica porterebbe a risparmi per 1,6 miliardi di euro annui.
Se fosse integrata ai pagamenti elettronici i risparmi sarebbero 6,5 miliardi di euro annui*
* Fonte : Osservatori ICT & Management– Politecnico di Milano
Lo scenario
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 7Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Definizione Fattura Elettronica (PA) La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
1) Il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della fatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio.
2) l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
3) la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco
dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 8Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Il sistema e gli attori coinvolti
OperatoriEconomici
Sistema di
Interscambio
Notifiche e
Dati monitoraggio finanza pubblica
Datimonitoraggio finanza pubblica
Fattura elettronica
Fatturaelettronica
Notifica
Notifiche e riscontri
Ragioneria Generale dello Stato
Sistemidocumentali
Sistemigestionali
ConservazioneSostitutiva
Pubblica AmministrazioneUnità Organizzative
Pro
toco
llo
Fattura elettronica
Fatturaelettronica
Codice univocoUfficiodestinatario
Agenzia delle entrate(Gestore SDI)
Notifiche e
riscontriINT
ER
ME
DIA
RI
INT
ER
ME
DIA
RI
Sogei S.p.a.
Ministero Economie e delle Finanze
Aggiornamento ogni 6 mesi
Coordinamento SDISviluppo SDI
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 9Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Uffici destinatari
• Identificazione uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche
• Inserimento degli uffici identificati nell’Indice PA per l’assegnazione del codice univoco ufficio
• Inserimento nell’Indice dei servizi di fatturazione elettronica associati agli uffici e aggiornamento periodico
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 10Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Uffici destinatari – se non …..Non c’è comunicazione dalla PA al fornitore� il fornitore effettua una ricerca della PA cliente sul Portale IPA (es. chiave di
ricerca: Codice Fiscale)
La PA è presente in IPA ma non c’è identificazione univoca(es. estrazione di più uffici della stessa PA)� il fornitore invia la fattura, tramite SdI, alla PA centrale di riferimento a cui
è stato associato un codice ufficio detto “padre”
La PA non è presente in IPA� il fornitore invia la fattura allo SdI con un codice di default predefinito,
cosiddetto “999999”� lo SdI, verificata l’assenza in IPA della PA, trasmette al fornitore una
“Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”
� il fornitore invia l’Attestazione direttamente alla PA tramite canale telematico (es. e-mail)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 11Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Specifiche tecniche Fattura P.A.
La fattura, deve rispettare il tracciato record definito dall’Agenzia delle Entrate.ATTENZIONE: Il file xml non contiene solo dati contabili, ma anche informazioni «Logistiche» :• n.Ddt• Causale del trasporto• Numero colli• Cod.Articolo• Descrizione articolo• Qtà• Peso• Importo• …
La fattura si considera
emessa alla data della
sua trasmissione
CIG - sempreCUP - se previsto
Mancanza
Divieto di Pagamento !
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 12Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Specifiche tecniche Fattura P.A.
Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve esserefirmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.La firma è necessaria in quanto garantisce:
- l’integrità delle informazioni contenute nella fattura;- l’autenticità dell’emittente
Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi auno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 13Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Specifiche tecniche Fattura P.A.
Qualora ci si avvalga di un Intermediario per il servizio di
fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il
documento?
“Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”.
Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l'emissione dellafattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, inquanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 14Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Invio alla P.A.
Una volta emessa la fattura, come farla pervenire in modo corretto all’ente cliente?
??????
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 15Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La fattura, una volta emessa, puo’ essere inviata:
• direttamente al Sistema di Interscambio che poi la invierà all’azienda cliente
• tramite intermediario al Sistema di Interscambio
Intermediario
Invio alla P.A.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 16Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
MODALITÀ TRASMISSIONE FATTURE A SDI (ALL. A, DM 55/2013)
� posta elettronica certificata (PEC)
� via internet tramite l’applicazione messa a disposizione sul sito www.fatturapa.gov.it
� tramite servizi di cooperazione applicativa su rete internet con protocollo HTTPS
� tramite servizi di cooperazione applicativa tramite Sistema Pubblico di Connettività (SPC)
� trasmissione dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP
Non necessita di autorizzazione
preventiva
Credenziali Entratel o Fisconline
Necessitano di autorizzazione
preventiva
Invio alla P.A.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 17Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Flusso dei dati (1/2)
1. Il fornitore predispone la fattura e ne genera il corrispondente file «xml»2. Il file xml viene firmato dall’azienda emittente
(OPZ: Il file viene inviato all’intermediario che lo firma )3. Il file viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI) 4. Il SdI associa al file un codice proprio e univoco e lo comunica al
trasmittente5. Se il file risulta non formalmente corretto, il SdI inoltra una ricevuta di
scarto al trasmittente6. Se è corretto, invia un msg di «File corretto» e inoltra la fattura al
cliente P.A.7. Nel caso di invio effettuato alla P.A. correttamente, viene inviato al
trasmittente un ulteriore msg di avvenuta ricezione da parte della P.A. I msg vengono elaborati entro 24-48 ore (Invio automatico- Invio PEC)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 18Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
8. Se l’invio al destinatario P.A. non va a buon fine, il SdI invia al trasmittente un msg di mancata consegna.
9. Se entro 15 gg. non è ancora riuscito ad inviare il documento alla P.A. invia al destinatario un msg di definitiva mancata consegna. Se quindi il destinatario è irraggiungibile, i fornitori sono autorizzati ad effettuare il reinvio del file (pdf e xml) tramite PEC.
10.Il SdI entro 15 gg dall’avvenuto invio della fattura alla P.A. deve ricevere l’accettazione del documento da parte della P.A., che lo inoltra al fornitore. Se non viene accettato, viene inviato un msg di «Scarto» del documento.
11.Iter completato � Decorrenza termini � Conservazione sostitutiva
Si tenga presente, che se entro i termini, la P.A. non invia l’accettazione
del documento, vale il silenzio assenso, e quindi il documento si intende
accettato.
Flusso dei dati (2/2)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 19Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
1 2
3 64,5
6 7
9, 10
Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Flusso dei dati
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 20Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Le tipologie di controllo mirano a verificare:
� Nomenclature ed unicità del file trasmesso
� Integrità del documento
� Autenticità del certificato di firma
� Conformità del formato fattura
� Validità del contenuto della fattura
� Unicità della fattura
Controlli del SDI
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 21Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Notifiche SDI
RICEVUTA DI CONSEGNA � PA ha ricevuto correttamente la fattura
NOTIFICA DI MANCATA CONSEGNA PA � non ha ricevuto la fattura, SdI proverà l’inoltro per periodo di tempo prefissato (10 giorni)
NOTIFICA DI SCARTO � Fattura non formalmente corretta
ATTESTAZIONE IMPOSSIBILITÀ RECAPITO � Fattura non recapitabile per causa non imputabile al fornitore, che si mette in contatto diretto con la PA cliente
NOTIFICA ESITO FATTURA � Se PA notifica accettazione/rifiuto fattura entro 15 giorni
NOTIFICA DECORRENZA TERMINI�Se PA non notifica accettazione/rifiuto fattura decorsi 15 giorni
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 22Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Schema
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 23Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Il tempo massimo intercorrente tra il momento in cui la fattura è a disposizione del SDI ed il momento in cui il SDI trasmette, e quindi mette a disposizione, la stessa al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente) viene garantito un tempo massimo pari ad:
�Ore 48 per il servizio PEC
�Ore 24 per tutti gli altri servizi
Tempi del SDI
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 24Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
� Non è facoltativa ma obbligatoria
� Non è possibile utilizzare un tracciato della fattura proprietario ma quello descritto dalla Sogei
� Non è possibile scegliere la modalità per definire integrità e autenticità in quanto la fattura DEVE essere firmata digitalmente
� Non è possibile scegliere il sistema di trasmissione ma è necessario veicolare la fattura tramite lo SDI
� Viene previsto nella fattura un ulteriore elemento obbligatorio: il codice IPA
In sintesi: la fattura elettronica PA
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 25Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Firma elettronica / digitale
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 26Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La Firma Digitale è l'equivalente elettronico di una firma apposta su carta e ne assume lo stesso valore legale.
E' associata ad un documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano l'integrità, l'autenticità e la non
ripudiabilità dello stesso.
Firma elettronica / digitale
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 27Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La firma digitale usa la crittografia asimmetrica come strumento.
La firma digitale si prefigge i seguenti obiettivi:
certezza del sottoscrittore
non modificabilità del messaggio originale
il sottoscrittore non può negare di aver firmato, nè il ricevente di disconoscere la firma del sottoscrittore
Eventualmente la certezza del momento in cui è stata apposta l’apposita
NON RIPUDIO
INTEGRITA’
AUTENTICITA’
MARCA TEMPORALE
Firma elettronica / digitale
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 28Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Che cosa è la firma elettronica?
La firma digitale ed elettronica sono il mezzo per garantire l'integrità
del file firmato e la paternità del sottoscrittore.
4 tipi di firma normata
FIRMA DIGITALE
Il documento ha la stessa valenza giuridica di quello autografo
� FIRMA ELETTRONICA
Garantisce l’autenticità
� FIRMA ELETTRONICA AVANZATA
Garantisce autenticità e integrità
� FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA
Garantisce autenticità e integrità
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 29Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Firma Elettronica
La Firma Elettronica è definita come "l'insieme dei dati in forma
elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad
altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione
informatica".
Definizione generica , ad es.
� un normalissimo PIN abbinato a una carta magnetica
� credenziali di accesso costituite da nome utente e password
Valore probatorio del documento informatico su cui è apposta questa tipologia di firma è rimessa alla decisione del giudice che dovrà tenere conto, caso per caso, delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Che cosa è la firma elettronica?
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 30Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Firma Elettronica Avanzata
La Firma Elettronica Avanzata, è definita come "un insieme di dati in
forma elettronica allegati oppure connessi a un documento
informatico che consentono l'identificazione del firmatario del
documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario,
creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo
esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati".
Che cosa è la firma elettronica?
Tipico esempio è la firma su tablet.Firma Elettronica Avanzata = Firma Elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza aggiuntive.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 31Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Firma Elettronica Qualificata
La Firma Elettronica Qualificata è la Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
Tipico esempio è il token o la smart card
Che cosa è la firma elettronica?
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 32Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Firma Digitale
Firma Digitale:"un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata
basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che
consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite
la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o
di un insieme di documenti informatici".
il mezzo più usato è il token o la smart card
Che cosa è la firma elettronica?
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 33Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Chi rilascia la Firma Digitale
La Firma Digitale viene rilasciata da un Ente Certificatore.
Ruolo Ente Certificatore:
• Rilascia, gestisce, pubblica e revoca i certificati;• Certifica la chiave pubblica di un soggetto;• Rende certa l'identità del soggetto fisico che ha generato una
firma, assicurando la corrispondenza tra il titolare e la sua chiave pubblica
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 34Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Riassumendo
(fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 35Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Servizi ausiliari: la marcatura temporale
La marcatura temporale può essere richiesta alla TSA (Time StampingAuthority) secondo un preciso protocollo:
� L'utente calcola l'impronta del documento (hash del documento) e l'invia al server della TSA.
� Il server della TSA riceve l'impronta, ne definisce il riferimento alla data/ora corrente e firma digitalmente la combinazione dei due dati.
L'utente, una volta ricevuta la marca temporale, la conserva verificando:• la firma e il certificato della TSA• l'impronta contenuta nella marca temporale affinché corrisponda a quella inviata nella richiesta.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 36Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva
IL DOCUMENTO ANALOGICO
è un oggetto materiale
è originale
è un oggetto immateriale
ogni copia è un originale
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 37Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutivaPer le fatture elettroniche deve essere adottata la conservazione
elettronica
La fatturaPA deve quindi essere conservata secondo le linee guida e
le regole tecniche predisposte dall’agenzia per l’Italia digitale (D.Lgs
82 7/3/2005,DM 23/1/2004)
Le fatture diverse da quelle elettroniche possono essere conservate in modo «tradizionale» purchè siano annotate in apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica
Nota: per ogni singolo cliente/fornitore deve essere eseguita un’unica modalità di conservazione per l’intero periodo di imposta, in modo che le fatture emesse/ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 38Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva
Ogni 15 giorniper le fatture
Ogni anno per gli altri documenti
TERMINI PER LA CONSERVAZIONE
- avviene previa memorizzazione
- termina con la sottoscrizione elettronicae l’apposizione della marca temporale
- sull’INSIEME DEI DOCUMENTI o- su EVIDENZA INFORMATICA contenente
impronta dei documenti
da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
PROCESSO di CONSERVAZIONE deidocumenti informatici
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 39Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva
PROCESSO di CONSERVAZIONE deidocumenti informatici
Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico
Apposizione della firma elettronica qualificata
Apposizione della marca temporale
CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabiliA FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITA’ A TERZI
ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 40Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva
Dischi Ottici
Documento elettronico
Documento cartaceo
Scansione
Metadatazione
Archiviazione
OCR-ICR
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 41Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva - requisiti�Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa
�Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica
�Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti
�Tracciatura delle operazioni
�Copie di sicurezza
�Archivio dei programmi
�Funzionalità di ricerca secondo vari parametri
�Indicazioni obbligatorie per la fatturazione
�Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali
�Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 42Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva - requisitiSi deve identificare il Responsabile della Conservazione
Sostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo la
propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il
corretto svolgimento.
Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archivio
secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando
procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta
conservazione, l'accessibilità al singolo documento la sua
esibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autorità
fiscali.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 43Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva - Cosa� Fatture Attive E Passive
� Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro
Dei Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)
� Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)
� Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)
� Bilancio D’Esercizio
� Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)
� Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In
Genere
� Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 44Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
La conservazione sostitutiva – Cosa
� Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)
� Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti� Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C.� Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 45Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Riassumendo
Responsabile
Conservazione
Firma digitale
Indicazione temporale
Acquisizione
Verifica
Organizzazione
Esibizione
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 46Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Semplificazione DM 17 giugno 2014)� Eliminazione del vincolo dei 15 giorni per la conservazione delle
fatture, i documenti potranno essere conservati entro l’anno successivo a quello in cui sono stati emessi.
� Eliminazione della comunicazione annuale delle impronte all’Agenzia delle Entrate e sostituzione dell’adempimento con l’indicazione che si effettua la conservazione elettronica dei documenti nella dichiarazione dei redditi.
� Eliminazione del divieto di conservazione dei documenti doganali e relativi alle accise che finora erano esclusi dalla conservazione e che quindi dovevano essere conservati in forma cartacea, ora gli interi cicli attivo e passivo possono essere dematerializzati completamente.
� Semplificazione estrema del pagamento dei bolli sia per i libri e i registri che per le fatture superiori ai 77 euro che non abbiano esposizione di IVA. Ora i bolli sono dovuti a consuntivo e devono essere pagati entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio in cui sono stati utilizzati.
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 47Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Outsourcing
Secondo quanto stabilito dall’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004, le aziende possono affidare in tutto o in parte la funzione di conservazione documentale sostitutiva in
outsourcing.
Intermediario
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 48Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Piattaforma certificazione crediti
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 49Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
fatturapa
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 50Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
AgID (ex digIT)
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 51Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
acquistinretepa
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 52Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Question time
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 53Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti
Strumenti a disposizione
Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 54
Grazie
I n g . M a r c o Av e z z ù P i g n a t e l l i
m a r c o @ a v e z z u . i t
I n g . G a b r i e l e To s c h e t t i
g a b r i e l e @ t o s c h e t t i . c o m
w w w. s i n a p s i n e t . i t
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