Teknik penulisan risalah rapat (upl)

Teknis PenulisanRisalah Rapat

M. Lutfi Handayani, MM., MBAPemimpin Redaksi BusinessNews Indonesia dan Business Review

Sekretaris Jenderal Indonesia Performance Management Society (IPMS)

16

FILOSOFI DASAR

NOTULEN/ RISALAH atau NOTULA

Catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, risalah adalah sebuah ringkasantentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat:

- ringkas,

- padat,

- sistematis,

- lengkap dan menyeluruh.

3

RISALAH & NOTULIS

Untuk menghasilkan risalah yang baik, maka dibutuhkan seorang notulisyang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak danmenulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan danmenuliskannya dalam risalah secara sistematis.

Kemudian notulis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan risalah rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusan-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

FILOSOFI DASAR

4

1. Mendengarkan dan menulis2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting3. Konsentrasi yang tinggi4. Menulis cepat5. Bersikap obyektif dan jujur6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca risalah8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis9. Menguasai metode pengolahan data10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.11. Menyimpulkan hasil rapat

Notulis yang baik, mampu…….

5

1. Mendengarkan dan Menulis

Teknik Mendengar

1. Kita tidak dapat mendengarkan dan berbicara secara bersamaanSeseorang cenderung menambahkan ide pada saat orang sedang berbicara. hal ini akan menjadi persoalanbesar apabila lawan bicara belum selesai bicara, sehingga ia merasa terganggu. Pihak pendengarpun akankehilangan konsentrasi.

2. Mencoba memahami pokok pikiran atau ide utama pambicaraSeorang pendengar yang baik akan selalu mencoba untuk memahami intisari dari suatu pembicaraan. Olehkarena itu, ketika kita berkomunikasiusahakan mencari atau pahami inti dari pembicaraan tersebut.

3. Hindari gangguan dari lingkungan sekitarPendengar yang baik akan selalu memfokuskan diri pada pembicaraan. Oleh karena itu penting sekali untukmemperhatikan lingkungan sekitar kita dan usahakan sekondusif mungkin.

4. Mencoba untuk mengendalikan emosiPendengar yang baik akan mencoba untuk mengenyampingkan perasaan atau emosinya. Sehingga ia dapatmenerima pesan dari pembicara dengan jernih.

5. Membuat catatan jelas dan singkatBuatlah catatan-catatan kecil yang sikiranya penting tanpa mengurangi konsentrasi pada saat sedangmendengarkan. Perlu diketahui bahwa kita tidak dapat mengerjakan dua tugas sekaligus tanpa mengurangikeefektifan salah satu tugas diantaranya

6

1. Mendengarkan dan Menulis

7

1. Mendengarkan dan Menulis

8

1. Mendengarkan dan Menulis

9

1. Mendengarkan dan Menulis

10

2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

Gestalt

11

2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

12

3. Konsentrasi yang tinggi

13

4. Menulis cepat

14

4. Menulis cepat

15

5. Bersikap obyektif dan jujur

16

6. Menguasai materi pembahasan dan bahasa teknis baku

17

7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca risalah

18

8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis

19

9. Menguasai metode pengolahan data

20

10. Menguasai berbagai hal yang berhubungan dengan rapat.

21

11. Menyimpulkan hasil rapat

22

Keistimewaan Notulis

23