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Auszug Präsentation Zeitmanagement-Workshop
Jörn Steinz, SkillDay.de
Bielefeld, 22. Juni 2017
Bild: Shutterstock: Stockfoto-ID: 143420227 SFIO CRACHO
Unsere Themen im Überblick
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Arbeit in Industrie & Landwirtschaft
Überwiegend lineare, klar strukturierte Arbeit Produktivität = Arbeit x Zeit
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Knowledge Worker
Weitgehend undefinierte Arbeit „The hardest job for knowledge workers is to define their job“ (Peter Drucker) Produktivität = Arbeit x Zeit x Aufmerksamkeit x Energie
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https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_worker https://www.entrepreneur.com/article/237484
Was ist das Problem?
Unendlich viele Dinge, die unsere Aufmerksamkeit wollen <=> begrenzte Zeit Opportunitätskosten
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Unklarheit, Frust nicht allem gerecht werden zu können, Konflikt, Stress, kein Vorankommen, Gefühl nicht genug Zeit zu haben etc..
Boxicon: Canva.com
Wozu Zeitmanagement dient
Sie werden nicht mehr Zeit haben, aber Sie werden effektiver, d.h. produktiver werden
Sie werden mehr agieren statt reagieren und somit mehr Kontrolle / Selbstbestimmtheit über Ihre Zeit gewinnen
Sie werden Tools, Methoden und Prinzipien kennenlernen, mit denen Sei täglich smarter arbeiten
6 Bild: Shutterstock: Stockfoto-ID: 165529670 / Dirima
Was ist Zeitmanagement?
„Bewusster Umgang mit Ihrer Zeit, damit Sie Ihre Ziele erreichen.“ „Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement.“ „Zeit ist wie eine Kiste, in die Sie täglich entscheiden, welche Bausteine Sie einpacken.“
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Motivation
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Starten Sie mit „WARUM“
Warum
Was
Wie
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Motivation und Werte
Ihre konkreten Ziele
Aufgaben um Ihre Ziele zu erreichen
Was ist Ihr WARUM?
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Start Start with why -- how great leaders inspire action | Simon Sinek | TEDx https://www.youtube.com/watch?v=u4ZoJKF_VuA
Ziele
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Wenn ich nicht weiß, ich welchen Hafen ich segeln will,
dann ist kein Wind für mich der richtige.
Seneca
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Ziele - wissen, wohin ich will
All I could see was the fog.…I think if I could have seen the shore, I
would have made it. Florence_Chadwick https://en.wikipedia.org/wiki/
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Ziele motivieren
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Ziele ermöglichen Abweichungen zu erkennen und zu managen
Gute Ziele sind SMART
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S Specific / Spezifisch Statt: Die Teilnehmer lernen im Seminar Ihre Emails effizienter zu bearbeiten. Besser: Am Ende des Trainings, können alle Teilnehmer die Inbox Zero Methode selbstständig anwenden. M Measurable / Messbar bzw. überprüfbar Statt: Die Teilnehmer verbringen weniger Zeit mit der Bearbeitung von Emails. Besser: Die Teilnehmer verbringen täglich maximal 30 bis 60 Minuten mit der Bearbeitung von Emails. A Accepted / Akzeptiert – Formulieren Sie Ziele attraktiv und so, als ob Sie bereits erreicht worden wären. R Relevant + Realistic T Time Bound / Terminierbar (Parkinsosche Gesetz) Statt: Die Teilnehmer werden Ihre Woche planen Besser: Bis montags 12.00h, haben alle Teilnehmer Ihren Wochenplan formuliert
Aufgaben & Priorisierung
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GTD Methode nach David Allen
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Im Kern besteht die GTD Methode aus 5 einfachen Schritten, mit denen Sie Raum und Struktur für mehr Kreativität und Fokus gewinnen.
02 Entscheiden Prüfen Sie, was der jeweils nächste konkrete Schritt ist Sofort erledigen, wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten erfordert, ansonsten halten Sie die Aufgabe auf Ihrer Liste fest, ergänzt um den konkreten nächsten Schritt, der die die Aufgabe vorantreibt.
01 Erfassen Sammeln Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erhält Nutzen Sie dazu Listen für kleine und große Projekte, Ihre beruflichen Aufgaben und persönlichen Wünsche, erfassen Sie alle Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit haben.
03 Ordnen Legen Sie Kategorien für Ihre Aufgaben an Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Kategorien, z.B. Anrufe zu erledigen, Emails zu senden, Besorgungen zu erledigen etc.
04 Reflektieren Priorisieren Sie Ihre Aufgaben Sehen Sie sich Ihre Aufgaben in der Übersicht an, vergeben Sie Prioritäten und entscheiden Sie, was die für Sie im Moment wichtigste Aufgabe ist.
05 TUN Einfach machen Nutzen Sie Ihr System, um mit Vertrauen Ihre Aufgaben zu erledigen.
Von der Effizienz zur Effektivität
Effizienz = die Dinge richtig tun Effektivität = die richtigen Dinge tun, d.h. das Sie täglich die richtigen Bausteine in Ihre „Zeitkiste“ packen!
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Pareto Prinzip / „80/20 Regel“ Das Wesentliche erkennen
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Das Pareto Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit. Pareto untersuchte die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Es sind aber auch beliebige andere Verteilungen möglich, bei denen beispielsweise 50 Prozent der Bemühungen zu 90 Prozent der Wirkung führen.
Weitere Beispiele für den Pareto Effekt
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• 20% der Kunden machen 80% des Umsatzes aus.
• 20% unserer Kleidung tragen wir innerhalb 80% unserer Zeit
• 20% des Teppichs in einer Wohnung weisen 80% der Gesamtnutzung auf
• 20% der Mitmenschen verursachen 80% der Probleme, Unfälle, Streiteren...
Brian Tracy: https://www.youtube.com/watch?v=cdiApKj3QPg
„People think focus means saying yes to
the thing you've got to focus on. But that's not what it means at all. It means
saying no to the hundred other good ideas that there are. You have to pick
carefully. I'm actually as proud of the things we haven't done as the things I have done. Innovation is saying ‘no’ to
1,000 things.” (Steve Jobs)
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https://www.forbes.com/sites/carminegallo/2011/05/16/steve-jobs-get-rid-of-the-crappy-stuff/#4e1e4a3e7145
Eisenhower Prinzip: Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit
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https://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08
The big thing is to keep the big thing the big thing.
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Wochenplanung
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Kieselprinzip / Wochenplanung
https://www.youtube.com/watch?v=TS34w4GBvig
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Dreierregel
Welche drei Dinge möchten Sie am Ende der Woche geschafft haben? Ergebnisorientierung gibt Ihrer Woche Intention.
Tagesplanung
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Dreierregel
Welche drei Dinge möchten Sie am Ende des Tages geschafft haben? Ergebnisorientierung gibt Ihrem Tag Intention.
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Dreierregel
Screenshot Momentum in Google Chrome
$25.000 Methode
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Nehmen Sie ein Blatt Papier und schreiben Sie die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Ordnen und nummerieren Sie diese Aufgaben nach Priorität. Aufgabe 1 ist die wichtigste. Am nächsten Tag arbeiten Sie die Aufgaben der Reihenfolge nach ab. Beginnen Sie mit Nummer 1. Sobald diese erledigt ist, überprüfen Sie, ob die Prioritäten noch stimmen, da in der Zwischenzeit häufig neue Aufgaben dazugekommen sind. Ordnen Sie bei Bedarf die neuen Aufgaben in die Prioritätenliste ein. Fahren Sie anschließend mit der nun wichtigsten Aufgabe fort. Am Ende des Tages haben Sie vielleicht nicht alle Aufgaben abgearbeitet, aber die wichtigsten haben Sie.
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ALPEN Methode Aufgabe notieren
Länge Pufferzeiten Entscheiden (Priorisieren)
Nachkontrolle (erledigt?)
Sie wissen nun
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worin Ihre Motivation liegt was Ihre wichtigsten Ziele sind welche Aufgaben die höchste Priorität
zur Erreichung Ihrer Ziele haben wie Sie Ihre Woche planen können wie Sie Ihre Tage planen können
Aufschieberitis vermeiden
• Kritisch hinterfragen, ob und warum Sie Aufgaben aufschieben • Warum Facebook süchtig macht: Minute 2,40:
https://www.youtube.com/watch?v=hER0Qp6QJNU • Anderen von Ihren Zielen erzählen (=> positiver Peer Pressure) • Stellen Sie sich die negativen Konsequenzen vor, wenn Sie die
Aufgabe nicht erledigen • Teilen Sie die Aufgabe in viele kleinen Unteraufgaben und
belohnen Sie sich für Erledigungen • Schaffen Sie Routinen und Gewohnheiten • Disziplin • The One Thing (Prioritäten) • Unmittelbar Klarheit schaffen, indem Sie möglichst stets
entscheiden, was der konkrete, physische nächste Schritt ist, 33
Deadlines
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Stets Deadlines für Ziele und Aufgaben bestimmen = Parkinsonsche Gesetz
“Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.” (Cyril Northcote Parkinson) (Studie zum Bürokratiewachstums, Nachweis an konkreten Beispielen , dass Verwaltungen einen stetigen jährlichen Zuwachs an Personal verzeichnen, der unabhängig vom Umfang der Aufgaben der Verwaltungen ist.)
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Time Blocking
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Protect Your Makertime
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https://www.youtube.com/watch?v=xAKgKb00WNI
Work smarter not harder Prinzipien
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• Prioritäten • Planung und Time Blocking • Eine Aufgabe zu einer Zeit – kein Multitasking • Deadlines (Parkinsonsche Gesetz) • Arbeiten in Blöcken (Promodoro) • Minimierung von Unterbrechungen (Makers Time / effektive
Stunden) • Zusammenfassung gleichartiger Aufgaben (z.B. Telefonate) • Planung wiederkehrender Aufgaben • Die Macht der Gewohnheit nutzen • Flow Model
Zeitdiebe
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Die häufigsten Zeitdiebe sind
1. (Telefonische) Unterbrechungen 2. Unagemeldete Besucher 3. Unfähigkeit, nein zu sagen 4. Unklare Zielsetzung 5. Keine Prioritäten (setzen) 6. Schlechte Tagesplanung 7. Versuch zu viel auf einmal zu tun 8. Unpräzise Kommunikation 9. Langwierige Besprechungen 10. Fehlende Selbstdisziplin 11. Aufschieberitis 12. Perfektionismus
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Versuchen pro aktiv alle vorhersehbare Unterbechungen zu minimieren Unvorhergesehene Unterbrechungen entscheiden: 2 Minuten Regel versus Termin oder Ablehung
Email Management
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Automatische Filter von Mails
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Automatischer Filter von CC Mails
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Automatischer Filter von CC Mails
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Automatischer Filter von CC Mails
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Automatischer Filter von CC Mails
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1
2
Automatischer Filter von CC Mails
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Automatischer Filter von CC Mails
49
Automatischer Filter von CC Mails
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Automatischer Filter von Newslettern
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Automatischer Filter von Newslettern
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Zielordner Newsletter erstellen
Automatischer Filter von Newslettern
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1
2 Newsletter, News, info
Automatischer Filter von Newslettern
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2
1
Automatischer Filter von Newslettern
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Effektives Emailmanagement
• Inbox Zero Prinzipien • 2 Minuten Regel • Benachrichtungen deaktivieren und hinterfragen • Email Ordnersystem (Aktion, Warten, Referenz, Ablage)
für jedes Hauptprojekt • Betreffzeile: FYA, FYI, EOM, Aufmerksamkeit & Inhalt • Regelmäßige Emails immer gleicher Betreff, nur
Aktualisierung des Datums, JF mit Datum
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Meetings
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Prinzipien für effektive Meetings
• Kein Meeting ohne Agenda • Angestrebte Resultate vorab per Mail kommunizieren • Reihenfolge der Agenda Punkte nach Prioritäten festlegen • Teilnehmer: Wer wird für die Entscheidung benötigt • Timing der Agenda Punkte und Zeitplan • Teilnehmer gegebenenfalls punktuell hinzukommen lassen • Datum und Uhrzeit
• Welche Informationen werden im Vorfeld benötigt? • Uhrzeit: Meetings wenn möglich nach 15.00h • Zusammenfassung der Ergebnisse
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Zeitmanagement Apps
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Nützliche Tools für Ihr Zeitmanagement
• Momentum • Rememberthemilk • Rescue Time • One Tap • Wunderlist • Dragon App • Pocket App • Evernote • getabstract • Promodore App • Alternativen zu Google: Buzzumo, amazon, quora
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Leitfaden zum Delegieren
1. Inhalt: Was genau soll getan werden?
2. Person: Wer soll was tun und warum genau diese Person?
3. Motivation / Ziel: Wozu soll er/sie es tun?
4. Umfang / Details: Wie soll er/sie es tun?
5. Arbeitsmittel: Womit soll er/sie es tun?
6. Termin: Bis wann soll er/sie es tun?
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Machen Sie was aus Ihrer Zeit!
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https://www.youtube.com/watch?v=WxfZkMm3wcg
Gute Zeitmanagement Bücher
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• The 4-Hour Workweek • Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity • 7 Habits Of Highly Effective People • The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind
Extraordinary Results • The Productivity Project: Proven Ways to Become More
Awesome • Eat That Frog!: Get More of the Important Things Done • Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take
Action • Linchpin: Are You Indispensable? • Brain Rules: 12 Principles for Surviving and Thriving at Work,
Home, and School
Vielen Dank! Kontakt für Fragen & Feedback
joern@skillday.de www.skillday.de
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