Een afsprakennota maken voor sociale media

Sociale media Gavere

Een afsprakennota

1. Situatieschets2. Sociale media communicatie?3. Sociale media gebruiken?4. Facebook – Twitter

5. Checklist

Gavere op sociale media: Facebook

Vooral vrijetijd - privé

Gavere op sociale media: Twitter

Vooral overheidscommunicatie

#Gavere

Leeft (nog) niet

2.400 inw

50.000 inw

5.400.000 (50%)

Iedereen

Aankondigingen – verslagen - vrijetijd

Burger

500.000 (4 – 5%)

Opinion makers – communicators

Live – snel op de bal

Pers – politiek

Communicatie via sociale media

Gebruiker staat centraal

Website

Gebruiker Gebruiker

Web 1.0 Web 2.0 Sociaal Web

Dialoog staat centraal

Dynamisch

Dynamisch

DynamischAlgoritme dat moet weten wat ik leuk vind

Wordt (her)berekend bij elke actie

Gebruiker + dialoog centraal = mond-aan-mond reclame

Gebruiker + dialoog centraal = mond-aan-mond reclame

Sociale media gebruiken?

Luisteren

Communiceren

Converseren

Engageren

Engageren

Co-creëeren

Co-creëeren

Luisteren

Communiceren

Converseren

Engageren

Co-creëren

Arbeidstijd

10 min

60 min

Checklist

Organisatie

Wat willen jullie doen met sociale media? Wat willen jullie bereiken met het gebruik van sociale media?

Op korte termijn?

Op lange termijn?

Organisatie

Welke sociale media platformen gaan jullie gebruiken?

Organisatie

Voor welke werkingen, projecten of diensten gaan jullie sociale media gebruiken?

Wie willen de verschillende diensten juist bereiken met sociale media? Wat is de doelgroep van die verschillende diensten?

Wat is het doel van het gebruik van sociale media bij die verschillende diensten? Wat willen ze er juist mee bereiken?

Organisatie

Kunnen er nieuwe sociale media kanalen worden opgezet vanuit de gemeente?

Personeel

Wie krijgt er allemaal toegang tot sociale media?

Alle personeelsleden of slechts diegene die sociale media gaan gebruiken?

Personeel

Wordt er tijd vrijgemaakt voor het beheren/opvolgen van sociale media?

Willen we dit in de afsprakennota?

Over hoeveel tijd gaat dat dan?

Personeel

Wie wordt er aanspreekpunt voor vragen over gebruik, het hoe en waarom, technische en communicatieve vragen?

Wie heb je al allemaal die gebruik maakt van sociale media? Hen kan je hievoor ook inzetten.

Personeel

Wie wordt aanspreekpunt bij het opzetten van nieuwe sociale media kanalen of projecten? (vraag naar verantwoordelijkheid)

Personeel

Wie wordt aanspreekpunt bij problemen of misbruik door gebruikers? (vraag naar verantwoordelijkheid)

Personeel

Staat er in de personeelsstatuten, -reglementen al afspraken over communiceren over het werk in een privécontext?

Zijn er bij misbruik eventuele gevolgen aan verbonden?

Weten de personeelsleden dat wanneer ze communiceren over het werk in hun privé ze moeten vermelden dat ze dit niet in hoofde van hun functie doen?

Communicatie

Welke mogelijkheden willen we allemaal hebben met onze sociale media? Communiceren, foto’s delen, multimediamateriaal delen, in gesprek gaan met de burger, opmerkingen en klachten detecteren, naar de mening van de burger vragen, imagobuilding, dienstverlening doen, …?

Communicatie

Wat laat de gemeente zelf op hun sociale media verschijnen? (dit kan verschillen van dienst tot dienst)

Enkel gemeentecommunicatie?

Inhoud van betrokken verenigingen?

Inwoners?

Middenstand?

Nieuws over de gemeente?

Inhoud zoals artikels, links, ea die aansluit bij de thematische scope van bepaalde sociale media kanalen? Bijv. bib of brandweer

Politiek?

Communicatie

Wat kunnen gebruikers aan inhoud plaatsen op de sociale media kanalen van de gemeente?

Laten we bijdragen van inwoners toe?

Inhoud van betrokken verenigingen?

Middenstand?

Politiek?

Andere?

Communicatie

Willen we dat inwoners vragen kunnen stellen en de gemeente kunnen bereiken via sociale media? (dienstverlening dus)

Willen we dat die dienstverlening ook op sociale media wordt afgehandeld?

Of gebruiken we daar liever de standaard wegen voor (bijv. doorverwijzen naar mailadres of telnr.)?

Communicatie

Wat doen we bij klachten via sociale media? Antwoorden we via dezelfde sociale media of liever persoonlijker via mail of persoonlijke berichten?

Communicatie

Wat doen we bij discriminerende, kwetsende of aanvallende reacties of trolls op sociale media? Hebben we een standaard antwoord? Verwijderen we de reacties van die persoon van het sociaal media platform? Verwijzen we naar een standaard ‘gebruikershandvest’?

Communicatie

Hoe vaak delen we informatie op onze sociale media kanalen? Maken we hierover afspraken?

Communicatie

Hoe spreken we inwoners aan? Welke ‘tone of voice’ kiezen we?

Een persoonlijke aanpak of een eerder ambtelijke aanpak?

Je of u?

Voornaam of achternaam?

Mevrouw en meneer?