Методика подготовки и передачи данных о музейных...

ведущий специалист ООО "КАМИС" Екатерина Викторовна Дужая

e.duzhaya@kamis.ru21.09.2015

Методика подготовкии передачи данных

о музейных предметахв Государственный

каталог Музейного фондаРоссийской Федерации

Государственный каталог

Сам каталог в Министерстве культуры РФ, который мы не видим

Сайт: www.goskatalog.ru – находится в состоянии переработки. Сейчас отражает результат работы старого Госкаталога.

Ранее передача велась по схеме:

КАМИС АИС «Реестр» Госкаталог

Теперь напрямую:

КАМИС Госкаталог

Подготовка к работеI. Регистрация в Государственном

каталоге Музейного фонда Российской Федерации – отправить пакет документов

2. После регистрации

Вы получите письмо с 2-мя наборами логинов-паролей (не путать!):Системные логин и пароль в названии содержит слово SYSTEM всегда один на музей нужны для установки АМС-агента

Логины-пароли для каждого зарегистрированного пользователя по количеству пользователей нужны для входа в личный кабинет

Какие предметы выгружать?В первую очередь - предметы, поставленные на учет в музее до 26.05.1996 г.

Данные предметы считаются уже включенными в Музейный Фонд РФ и являются федеральной собственностью вне зависимости от подчиненности самого музея.Такие предметы быстро проходят процедуру регистрации в Государственном каталоге с присвоением номера по Госкаталогу!

Какую информацию о предметах выгружать?I. В КАМИС должны быть заполнены следующие поля: №КП Инв. № (желательно) Наименование, название Форма 8-НК (можно заполнить в карточках предметов массово, приписав предметы конкретной коллекции к определенному пункту формы 8-НК со стороны соответствующего справочника в КАМИС с помощью функции «Запрос») Акт приема в постоянное пользование и протокол ЭФЗК Изображение (для предметов, поступивших до 2015 года – при наличии, после 2015 года - обязательное) Тип собственности

II. Требования МК РФ можнонайти на сайте Государственного каталогав разделе «Документы»

В разделе «Документы Экспертного совета по вопросам организации формирования и ведения Государственного каталога Музейного фонда»

Протокол № 7, ч.1 – сами рекомендации,Протокол № 7, ч.2 – дополнения и поправки

Подготовка выгрузки в КАМИСЗадача «Учетные операции»,

подзадача «Государственный каталог», 2 списка:

Список для регистрации и корректировки данных в ГК(для предметов, поставленных на учет в музее до 26.05.1996 г.)

Список для включения данных в ГК (для предметов, поставленных на учет в музее после 26.05.1996 г.)Данные предметы не включены в Музейный Фонд РФ и имеют различную форму собственности. Для таких предметов составляется заявка на включение в Государственный каталог Музейного Фонда.

Подобрать предметы к созданному списку на закладке «Предметы»

В карточках предметов на закладке «Госкаталог» проставить необходимые отметкии заполнить поле «Бюджет»

Вывоз запрещен

Публ. на сайте ГК запрещена

Необх. проверка размеров

Необх. уточнить док. приема

устанавливается при принятии решения администрацией музея о запрещении вывоза данного музейного предмета за пределы музеяустанавливается в случае нежелания музея публиковать изображение музейного предметаустанавливается в случае невозможности указания точных размеров музейного предмета, например, графика в паспартупроставляется в случае отсутствия точных данных о приеме предмета в музей

Отметки:

Для увеличения скорости простановки этих отметок в предметах список имеет специальные кнопки, позволяющие проставить или снять конкретную отметку во всех предметах, добавленных в список.

Необходимо указать назначение списка.При первой публикации предметов следует выбирать «Регистрация», в дальнейшем возможна «Техническая коррекция» информации о тех же предметах.

Внимание!

Групповые записи, имеющие диапазон дробных номеров

(например, КП-30455/1-5),воспринимаются Госкаталогом

как один предмет!Чтобы не нарушить статистику,такие записи предварительно

необходимо размножить и описать индивидуально!

Внимание!Прежде, чем нажать кнопку«Выгрузить данные из БД»,

обязательно выведите его на печать!Для этого нужно сохранить список и выбрать в меню «Печать»:«Список для ГК без изображений» или«Список для ГК с изображениями».В полученном списке необходимо проверить, всё ли вывелось на печать, нет ли ошибок заполнения или ошибок вывода на печать.

Выгрузка данных из КАМИС

КАМИС 2000:Открывается окно, где следует выбрать папку, в которую будут помещены архивные файлы.

КАМИС 5:Система сформирует архивные zip-файлы, запакованные в еще один архивный файл catalog.zip, который в дальнейшем нужно будет разархивировать!По умолчанию они будут помещены в папку «Загрузки».

При нажатии на кнопку «Выгрузить данные из БД»

Архивные файлы, полученные из КАМИС, будут иметь следующий формат имени: UTF8_123456_20110223_001.zip, где: UTF8 - Кодировка UTF8 123456 - Код музея 20110223 - Дата формирования

zip-файла в формате: ууууmmdd 001 - порядковый номер zip-файла в

течение дня в формате порядкового номера от 1 до 999

Загрузка данных, полученных из КАМИС, в Госкаталог

Возможна двумя способами:

С помощью Модуля взаимодействия с АМС Вручную (не рекомендуется)

I. Загрузка данных с помощью Модуля взаимодействия с АМСНа сайте Государственного каталога необходимо скачать и установить на компьютер программу

«АМС-агент»

После установки АМС-агента на компьютере появятся папки: AMSAgent gkВ папке gk будут подпапки: archive import workВ процессе работы также появятся: export dead

Следует сложить полученные из КАМИС файлы в папку importАМС-агент ежеминутно мониторит эту папку.Как только там появятся файлы, он тут же запустит их в работу, т.е. заберет сначала в папку work. В случае успешной отправки, файлы окажутся в папке archive В случае возникновения проблем, файлы окажутся в папке dead (она появится сама).В таком случае, необходимо обратиться в ГИВЦ за помощью.

При условии отправки данных на предметы , поставленные на учет в музее до 26.05.1996 г.Обратная посылка с номерами предметов по Госкаталогу возвращается в течение 10 минут в папку export (она появится сама).

В случае отправки данных на предметы, поставленные на учет в музее после 26.05.1996 г., вероятна длительная задержка.

Внимание!При использовании АМС-агентафайлы, выгруженные из КАМИС, и файлы, вернувшиеся обратно, внешне выглядят одинаково!Не надо их путать! Различаются они: папкой, в которой они должны находиться(import – из КАМИС, export – из ГК) наличием/отсутствием данных о предмете: если разархивировать такой файл и открыть его, то:файл из КАМИС будет содержать данные о предмете (название, материал, техника и т.д.),файл из ГК будет содержать номер по Госкаталогу

II. Загрузка данных вручную через Личный кабинет:

Для входа в Личный кабинет необходимо ввести логин и пароль, полученные при регистрации

Для загрузки файлов, полученных из КАМИС в Госкаталог следует перейти в раздел «Загрузки»

Во вкладке «Импорт из Музейной системы» есть возможность загрузить данные вручную:

Во вкладке «Экспорт в Музейную систему» есть возможность выгрузить данные из Госкаталога вручную для дальнейшей загрузки в КАМИС

Внимание!При экспорте вручную из Личного кабинета Госкаталога количество полученных файлов будет равно количеству предметов, что критично при поштучной загрузке их в КАМИС 2000!

При использовании АМС-агентаВ Личном кабинете на вкладках«Импорт из Музейной системы» и «Экспорт в Музейную систему» можно проследить за автоматически происходящим импортом и экспортом

В разделе «Каталог» видны все загруженные предметы,их статус и номера по Госкаталогу

Здесь же в разделе «Каталог» можно ускорить процедуру регистрации предметов, поставленных на учет в музее после 26.05.1996 г., но уже имеющих Приказ МК РФ о включении в МФ:

Отобрать предметы, путем проставления галочек. Нажать на кнопку «Регистрация». Вписать в поле «Комментарий от музея» номер и дату

Приказа МК РФ о включении в МФ.

Загрузка данных, вернувшихся из Госкаталога в КАМИС, осуществляется

в КАМИС 2000: через задачу

«Административные функции»,подзадача«Прием данных из Гос.каталога».

Файлы загружаются поштучно.

Удаляет загруженные файлы из папки export.

в КАМИС 5: через задачу

«Учетные операции», подзадача «Государственный каталог»,документ «Прием данных из ГК».

Есть возможность загрузки нескольких файлов сразу.

Файлы в папке export копятся.

После загрузки данных в КАМИС в карточках предметов на закладке «Госкаталог» должны быть заполнены: Номер предмета по Госкаталогу Действие (Регистрация) Дата Файл, по которому пришли эти

сведения Для предметов, поставленных на учет

в музее после 26.05.1996 г.:Документы ГК (Приказ МК РФ)

Если Вы выгружали данные из КАМИСдо декабря 2014 г. (с помощью АИС «Реестр»)

Проверьте в Личном кабинете! Не все предметы могли попасть в новый Госкаталог! Если не все – необходимо отправить письмо в ГИВЦ.

Если до появления в музее КАМИС Вы выгружали данные о предметах вручную, и хотите видеть номера предметов по Госкаталогу в КАМИС, то необходимо отправить письмо в ГИВЦ с просьбой сделать экспорт.

Если до появления в музее КАМИС, Вы выгружали данные о предметахиз АИС «Музей»,необходимо также написать об этом официальное письмо на бланке музея в ГИВЦ

Подробные инструкции Вы найдете на сайте Государственного каталога в разделе «Регистрация»:

Дополнительная информация:Правовой портал в сфере культуры:http://pravo.roskultura.ru/documents/rubric4229/

Приказы Министерства культуры Российской Федерации «О включении в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации музейных предметов»

В случае возникновения проблемы Со стороны Госкаталога – см. раздел

«Контакты»

Со стороны КАМИС:специалист по работе с ГоскаталогомЕвгения Сергеевна Макароваe.makarova@kamis.ruили ответственный за сопровождение музея

Спасибо за внимание!

КАМИС

www.kamis.ruhttps://www.facebook.com/kamis.museum

http://vk.com/kamis_museum