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Platica sobre Workflows de SharePoint 2010 presentada en el Cuarto Simposio Latinoamericano SharePoint en Mexico organizado por la Comunidad SharePoint en Mexico.
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Cuarto Simposio Latinoamericano
Flujos de Trabajo en SharePoint 2010
Haarón GonzálezConsultor Asociado de B-LOGIChgonzalez@b-logic.com.mx
Blog: http://msmvps.com/blogs/haarongonzalezTwitter: http://twitter.com/haarongonzalezFacebook: http://facebook.com/haarongonzalez
Cambios Arquitecturales de SharePoint 2010
SharePoint 2007 Architecture
Project Server2007
Project Web Access
Shared Service Provider
SharePoint Server Client AppsBrowsers (IE)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
Groove
Project Server2007
Project Web
Access
Office Client
Outlook
Search Service
Excel Calc Service
Business Data Catalog
User Profiles
ContentConfig Workflow
Windows SharePoint Services
InfoPath Service
Project Server2007
Project Web Access
Shared Service Provider
SharePoint 2007 Architecture
Search Service
Excel Calc Service
Business Data Catalog
User Profiles
ContentConfig Workflow
SharePoint Server Client AppsBrowsers (IE)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
Groove
Project Server2007
Project Web
Access
Office Client
Outlook
Search Service
Excel Calc Service
Business Data Catalog
User Profiles
ContentConfig Workflow
Windows SharePoint Services
InfoPath Service
SharePoint 2010 Architecture
SharePoint Service Applications
Shared Service Provider
SharePoint 2010 Architecture
Search Service
Excel Calc Service
Business Data Catalog
User Profiles
SharePoint Foundation
ContentConfig Workflow
SharePoint Server Client AppsProject Server
2010
Project Web Access
Windows SharePoint Services
2007 Browsers (IE)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
Office Client
Outlook
BusinessConnection
Service
GrooveSharePoint Workspace
SharePoint Service Applications
SharePoint 2010 Architecture
Search Service
Excel Calc Service
BusinessConnection
Service
User Profiles
SharePoint Foundation
ContentConfig Workflow
SharePoint Server Client AppsProject Server
2010
Project Web Access
Sandboxed Code Service
Usage & Health Logging
Word Conversion
Service
PowerPoint Broadcast
Service
Web Analytics Service
Visio Graphics Service
Access Service
InfoPath Service
Managed Metadata
PerformancePoint
Browsers (IE)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
SharePoint Workspace
Office Client
Outlook
Browsers (IE, Fire Fox)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
SharePoint Workspace
Office Client
Outlook
Browsers (IE, Fire Fox)
InfoPath
Project
RSS Viewers
SharePoint Designer
OneNote
SharePoint Workspace
Office Client
Outlook
Visio
Access
Desarrollo en SharePoint 2010
Herramientas• Soporte Visual Studio 2010• Sandbox solutions• ALM integrated• Windows 7,Vista y Server 2008
Desarrollo en SharePoint 2010
Consideraciones• Las listas de SharePoint no son tablas de SQL • No te inventes problemas que demuestren tu superioridad
ingenieril • Piensa en el usuario y su experiencia • También existe Office cliente como parte de la solución • Conoce las funcionalidades OOB (Out of the box) de
SharePoint • No pierdas tiempo diseñando lo que ya existe • No instales el Office en los WFE • XML, XPath y XSLT son amigos • Aléjate del web.config y global.asax • No hagas Web Services para invocar Web Services de
SharePoint • Conoce los roles de SharePoint y la arquitectura en general • Consulta el User Profile programáticamente en vez del Active
Directory • No todo son Event o Feature Receivers ni Site Definitions • Existen comandos en el stsadm.exe o PowerShell considéralos
antes de abrir Visual Studio • Conoce lo que significa ensamblados Partial Trust y Full Trust
en SharePoint • Abre tu mente a temas de infraestructura como SSL, DNS,
FQDN, NLB, etc
Sobre todo, no
minimices el problema
Agenda Objetivo OOB
Tres estados Recopilar comentarios Aprobación Recopilar firmas Aprobación de Disposición
Flujos de Trabajo Personalizados SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010
Objetivo
Una mirada de 360 grados a la postura de flujos de trabajo de SharePoint 2010
Tres estados
Diseñado para gestionar el seguimiento de los estados de un elemento de lista (3 estados en total)
Cada que se modifica un estado se genera una tarea y cada que se completa una tarea se modifica el estado
El flujo utiliza una columna de tipo elección como la fuente de los estados
En la forma de configuración del flujo configuramos las personas, mensajes y notificaciones especificas al proceso
http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/usar-un-flujo-de-trabajo-con-tres-estados-HA010154431.aspx
Tres estados
Se sube una nueva
propuesta
En proceso de revisión técnica
No iniciada
En curso
Completada
En proceso de revisión
comercial
No iniciada
En curso
Completada
Se termina flujo de trabajo
Lista para ser enviada a
cliente
Finalizada
Estados
Recopilar comentarios
Diseñado para automatizar el proceso de revisión de documentos en grupos de trabajo
Los revisores se pueden revisar y comentar en paralelo «cualquiera en cualquier momento» o en serie «uno seguido de otro»
Cada paso del flujo notifica por correo electrónico a algún actor en especifico y de forma automática al iniciador en cuestión
Al finalizar el iniciador recibe un correo electrónico con los comentarios de todos los revisores
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/recopilar-comentarios-en-un-documento-mediante-un-flujo-de-trabajo-HA010217853.aspx
Recopilar comentarios
Mediante la pagina de historial del flujo de trabajo podemos ver el avance de las revisiones, el log de eventos y gráficamente los revisores que han participado mediante Visio Services
Recopilar comentarios
El flujo soporta agregar revisor al vuelo durante la ejecución de una instancia
El flujo de trabajo soporta la cancelación del mismo
Cada tarea de revisión soporta enviar comentarios, cancelar la actividad, solicitar cambio y reasignar una tarea, todo desde SharePoint Server y Office Cliente comoWord y Outlook
Microsoft Confidential
Microsoft Confidential
Aprobación
Es el mas común, nos permite orquestar el proceso de aprobación de un documento, considerando que la aprobación consiste en que un grupo de personas lo revise y especifique que aprueba o rechaza el documentoCuenta con la misma funcionalidad del flujo de trabajo de recopilación de comentarios http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-HA010154425.aspx
Microsoft Confidential
Aprobación
El formulario de la actividad de aprobación cuenta con botones específicos
Recopilar firmas
En combinación con flujo de trabajo mas firma digital es factible implementar documentos seguros
Este flujo ha sido diseñado para hacer uso de la infraestructura de firmas electrónicas
Utiliza firmas digitales generadas por alguna autoridad de certificados como Certificate Authority de Microsoft
Office 2010 almacena y mantiene la firma digital embebida en el documento
Útil para dar validez legar al contenido electrónico
Recopilar firmas El flujo de trabajo toma la información de los
firmantes directamente desde Word mediante el control Línea de Firma el cual permite incrustar la configuración de la firma
Por cada firmante se incrustaran su configuración de firma
Recopilar firmas El documento
como tal contiene los espacios pre definidos para almacenar la firma digital de cada persona colocada mediante la Línea de Firma
Recopilar firmas Se requiere
definir en el flujo de trabajo la secuencia de firmas
Al iniciar el flujo SharePoint gestiona el proceso y solicita la firma digital a cada firmante
Recopilar firmas Las características de firmas digitales de
Office cliente y el flujo de trabajo colaboran en el proceso para recopilar la firma digital de cada usuario
Recopilar firmas El proceso de firma consiste en proporcionar la
firma digital instalada en nuestro equipoi
Microsoft Confidential
Microsoft Confidential
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Aprobación de Disposición
Administra el vencimiento y la retención del documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos caducados
Trabaja en conjunto con las directivas de retención de documentos de la colección de sitio
Estas tareas no se asignan a personas específicas, solo los que tienen permiso de acceso a la lista de tareas pueden completar las tareas
http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-de-disposicion-HA010154429.aspx
Consideraciones Agregar una politica de retencion de la
informacion Toda personalizacion como WSP Flujos de SPD o conocidos internamente como
NoCodeWorkflows se incluyen en la migracion
Flujos Personalizados
SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010
Lo Relevante de SPD 2010 Sigue siendo una herramienta sin costo ahora
disponible para arquitecturas 32 y 64 bits Totalmente reconstruida especialmente para
trabajar con SharePoint 2010 no con SharePoint 2007
Nuevo diseñador de flujo de trabajo, nuevos tipos de flujos, nuevas y mejoradas actividades, nueva propuestas para gestión de tareas
Diseñador de Flujo de Trabajo
Nuevo diseñador de flujos de trabajo de tamaño amplio
Diseñador de Flujo de Trabajo
Principales mejoras en la herramienta como tal Lógica anidada Impersonación Bloques de ejecución en paralelo Mejora de la vinculación de datos en columnas
bajo demanda – alto nivel de relacionamiento de la información
Nuevas y mejoradas acciones Obtener administrador mediante búsqueda de
datos del perfil Administración de registros y Documents Sets Lectura y escritura en listas externas
Importar flujo de trabajo de Visio Premium 2010
Empaquetamiento de soluciones para portabilidad
Tipos de Flujos de Trabajo
List Workflow Asociado a una lista Como los flujos de MOSS 2007 Pueden crearse en SPD 2010 Se pueden exportar/importar desde Visio
Reusable Workflow Se pueden asignar a un tipo de contenido Se pueden exportar como .WSP para
reutilización en otros sitios Se pueden exportar/importar desde Visio Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010
Site Workflow No se vinculan a una lista Se inicializan de forma manual o mediante
el modelo de objetos Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010
Acciones OOB Acciones principales
Send Email, Set WF Status… Acciones Document Set
Send to Repository, Start Approval…
Acciones de lista Check In/Out Item, Declare
Record… Acciones relacionales
Lookup Manager of User Acciones utilerias
Substring operations, Interval between dates
Acciones de tarea Start Approval, Assign a To-Do…
Creando un flujo de trabajo SPD2010
Demostración
Creando Acciones Personalizadas en Visual Studio 2010 En ocasiones encontraras que no existen
actividades o condiciones que representen nuestras reglas de negocio
Construir una acción personalizada para SharePoint Designer 2010 es la alternativa
Una acción personalizada es una unidad de ejecución dentro de algún flujo de trabajo de .NET Framework 3.5
Pasos para crear una acción personalizada
Crear el proyecto de Visual Studio Codificar la actividad Configurar la actividad Desplegar la actividad Utilizar la actividad en un flujo de trabajo de
SPD 2010
Microsoft Confidential
Crear el proyecto en Visual Studio
Codificar la actividad
Agregarnos una clase que herede de Activity
Creamos nuestras propiedades con los atributos correspondientes
Sobrescribimos el método ActivityExecutionStatus
Configurar la actividad Para poder lograr una conversación entre el
diseñador de flujo de trabajo y nuestro ensamblado requerimos configurar un archivo .actions
Este archivo describe en formato XML la semántica de configuración y uso de la actividad en SPD 2010
En C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\3082\Workflow se encuentran estos archivos wss.actions
Editamos el archivos web.config del aplicación web para agregar el ensamblado que contiene la actividad
Microsoft Confidential
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb897626.aspx
Creando un flujo de trabajo con Visual Studio 2010
Demostración
Flujos de Trabajo de Visual Studio 2010
Escenarios personalizados sin limite Portabilidad y empaquetamiento Capacidades del .NET Framework
Recuerde completar el formato de
evaluación para participar en la rifa
de los premios
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