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Nuevo Buscador de Documentos de la BNE
Intranet – Sistema de Gestión Documental
Presentación del Proyecto de Migración de Documentos de un CMS a un ECM
Consejo de Dirección, 19 de noviembre de 2014
Ana Carrillo Pozas
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2
• Búsqueda de documentos corporativos: nuevo servicio en la Intranet BNE. Proyecto
• Solventar los problemas de acceso y recuperación de información que ha presentado hasta ahora la Intranet Corporativa.
Objetivo
Punto de partida: Encuesta de satisfacción de usuarios de la Intranet
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98% satisfacción global
¿Cómo calificarías la satisfacción global de la Intranet?
64% insatisfacción buscador
Fuente: “Informe de resultados de la Encuesta de satisfacción de uso de la Intranet BNE”. Abril 2014
Definición del proyecto Se realizan pruebas para mejorar el rendimiento del
buscador del CMS pero no dan resultados óptimos.
Se decide realizar una migración de los documentos del CMS (OpenCMS) al ECM (Alfresco) para que sean gestionados por el sistema de gestión documental.
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Piezas El proyecto hace confluir una serie de trabajos que se vienen realizando desde 2011:
Modelo estratégico de GD (2011) Mapa de Procesos (2012) Implantación del SGD (2013)
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Sistema de Gestión Documental
Mapa de Procesos
Catalogación documentos + migración CMS a ECM
Fases del proyecto junio – noviembre 2014
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1. Análisis de la información en el
CMS
Identificación del volumen:
3.700 documentos 1 GB
Mapeo de estructura de contenidos de
Intranet con Mapa de Procesos
Identificación de nuevos procesos,
subprocesos y series documentales
2. Asignación de metadatos a los documentos del
CMS Ampliación del modelo de datos de Alfresco:
definición del Esquema de Metadatos de
Documento-e
Descripción de nuevas series e identificación de unidades productoras y
tipos documentales en el Mapa de Procesos
Asignación de metadatos en los documentos
(OpenCMS)
3. Diseño
Diseño y creación del sitio de publicación en
Alfresco
Diseño de campos de búsqueda e
indexación en Alfresco
4. Migración al ECM
Extracción del CMS de todos los documentos
y sus propiedades
Migración de documentos a sus series
en el sitio de publicación de Alfresco
Sustitución en el CMS de fichero por URI de
Alfresco.
Resultados Antes Documentos e información
desestructurada. Documentos e información sólo
contextualizados por la estructura de contenidos de la Intranet (=> inconsistente).
Documentos sin control de versiones. Documentos sin autoría. Buscador por palabras clave.
Ahora Documentos e información
estructurada y contextualizada según el Mapa de Procesos (= esquema de clasificación).
Documentos con control de versiones.
Identificación de unidades productoras.
Identificación de tipos documentales. Buscador por palabras clave y por
campos de “autoridades” del Mapa de Procesos.
Colaboración en la creación de documentos.
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Beneficios El Buscador de documentos es un componente clave para una
mayor eficiencia y productividad de la institución.
El Mapa de Procesos es el esquema documental que proporciona normalización de nombres de actividades y estructuras de documentos.
El Sistema de Gestión Documental permite un control total de los documentos por parte de usuarios productores y gestores.
Acceso a la información y documentos de manera estable y organizada. 12
Servicio de Intranet
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Intranet, Gestión Documental y Mapa de Procesos
Biblioteca Nacional de España
Ana Carrillo Pozas
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