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mandic Cloud Solutions
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Qualquer empresa hoje tem muita informação
sendo trocada de um departamento para outro.
Além de uma complexidade de documentos
digitais que são trocados entre colaboradores,
fornecedores e clientes todos os dias.
Assim como o homem não é uma ilha,
nenhum profissional moderno é.
Pense nos setores de uma empresa
envolvidos no lançamento de um novo
produto: Diretoria, P&D, Custos, Comercial e
Marketing (só para citar os principais).
Entre eles há muita troca de arquivos, com
versões e diferentes tipos de informações, até
que se chegue a uma versão final viável para
todos.mandic Cloud Solutions
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Normalmente, os próprios envolvidos em um projeto como
esse, após perceberem as óbvias limitações do e-mail, vão
começar a se perguntar:
• Onde estão guardados os documentos do projeto? • Quem é que tem a versão final correta? • Não daria para a gente colaborar mais rápido? • Como restringir o acesso aos arquivos confidenciais? • Como garantir o sigilo do projeto?
Elaboramos este material com dicas para empresas que
enfrentam dificuldades parecidas no seu dia a dia, ou que
estão pensando em evoluir seus sistemas de colaboração.
Para isso, vamos abordar cada uma das 5 piores Armadilhas no Compartilhamento de Arquivos e o que você pode fazer para evitá-las.
2mandic Cloud Solutions
Quantas vezes você precisou de um documento importante da empresa e teve que pedir para várias pessoas até encontrar quem o tinha no computador?
Pois é, ninguém mais tem tempo a perder com esse tipo de situação e quanto maior a empresa, mais crítica ela se torna.
A gestão colaborativa, onde cada colaborador tem algo a acrescentar em um projeto, é cada vez mais valorizada. Pois a integração entre departamentos e talentos propicia o surgimento de novas ideias e pode melhorar significativamente os resultados da empresa.
No entanto, quando várias pessoas são envolvidas em um projeto, é essencial centralizar todas as informações e documentos pertinentes em um único ponto, e evitar que a colaboração se torne lentidão, ou pior, burocracia e ineficiência.
Paulo
“Com quem está o
relatório final do projeto
para poder mandar para
a diretoria?”
“Não sei, acho que
está na máquina
do Paulo.”
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Sem a centralização das informações, caso uma pessoa falte, por exemplo, o processo acaba ficando truncado.
Como ter certeza da localização correta?
Pensar em centralização não ajuda só no desenvolvimento de uma gestão colaborativa, como no problema de versionamento de arquivos e de controle de acessos, pontos que veremos adiante.
Muitos processos e projetos são atrasados porque as pessoas não tinham acesso a um documento importante, seja porque o responsável não estava presente, seja por não saberem quem era o responsável.
Por isso, adote uma solução de compartilhamento de arquivos que promova a centralização das informações e garanta sua disponibilidade.
“Mas o Paulo
faltou hoje!”
“Amanhã vemos
isso então...”
Diálogos assim podem ser comuns, mas não são um sinal positivo.
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A 2FALTA DE CONTROLE
NO VERSIONAMENTO
DE ARQUIVOS
2ARMADILHA
ARQUIVO FINALAQUI!
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