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1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?
3
Respuesta
•Organizar los eventos empresariales más importantes de México•Posicionar a la organización como la empresa número uno en la organización de eventos empresariales.•Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.
2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?
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Respuesta
•La rentabilidad de la organización debe fluctuar entre el 15 y 20% de la inversión operativa neta.•La satisfacción de todos nuestros clientes en los servicios otorgados.•Alcanzar los presupuestos establecidos mensualmente.
3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?
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Respuesta
Coordinación y dirección optima operativa de la organización
• Respuesta
Indicadores de desempeño por departamento
4. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
4. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
6
• Respuesta
Retroalimentación y seguimiento en función de los objetivos y metas de la organización
asignados a cada departamento.
5. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
5. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
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• Respuesta
De los documentos financieros, y de los reportes generados por cada departamento.
6. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
6. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
8
• Respuesta
La información tiene un plazo de entrega de 10 días a partir del inicio de cada mes, sin
embargo algunos departamentos no proporcionan la información de indicadores de desempeño en tiempo y forma; debido a la falta de un sistema que agilice el proceso
de dicha información.
7. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
7. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
9
• Respuesta
Sistema de información con Base de datos proveedores, ventas, operación, financiera,
recursos humanos y clientes.
8. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
8. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
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• Respuesta
Actualizaciones diarias, agilidad de uso, muy confiable, que diagnostique y proyecte el
cumplimiento de las metas departamentales y de la organización, que su uso sea muy
amigable y sencillo para el proceso.
9. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
9. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
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• Respuesta
• Que sepan interactuar con el sistema• Plantación de actividades
• Que puedan y sepan tomar decisiones en áreas de oportunidad
• Comunicación y trabajo en red• Que sepan leer e interpretar el resultado de
los indicadores
10. Competencias del personal para el uso del sistema.
10. Competencias del personal para el uso del sistema.
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• Respuesta
• Que se limite el acceso al sistema de acuerdo a la interrelación entre departamentos; por nivel y funciones.• El sistema debe estar blindado contra intervenciones externas e internas no autorizadas que pongan en riesgo la seguridad de la información.
11. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada Departamento?
11. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada Departamento?
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• RespuestaA través de:• Diagnostico que debe dar el sistema• De los indicadores de desempeño de cada departamento• Comentarios generales de la Dirección• El sistema debe lograrse con un costo mínimo de inversión y operación
12. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a visualizar áreas
de oportunidad en la organización?
12. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a visualizar áreas
de oportunidad en la organización?
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1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?
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1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?
Respuesta
•Organizar los eventos empresariales más importantes de México•Posicionar a la organización como la empresa número uno en la organización de eventos empresariales.•Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.
• Respuesta
• Presupuesto• Elaboración y Análisis de Estados financieros mensuales y anuales• Cartera vencida no mayor a 30 días• Programación de flujo de efectivo diario (ingresos y egresos)• Pago a proveedores de bienes y servicios• Pago de nominas• Pago de adquisiciones• Pago de derechos y obligaciones
2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?
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2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?
• Respuesta
•Proporcionar a la dirección la información financiera necesaria para la toma de decisiones.•Control de presupuestos aprobados
3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?
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3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?
• Respuesta
• A través del control de presupuesto anual autorizado y del respeto y cumplimiento de los lineamientos establecidos en la organización.• Mediante la asignación y liberación de recursos por departamento de acuerdo al presupuesto anual autorizado.• Proporcionar información veraz y oportuna a la dirección y al Consejo de Administración.
4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la organización?
4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la organización?
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• Respuesta
•Avances de cumplimiento de presupuestos por área.
•Información contable de todas las áreas.•Ventas, cobranza, proveedores, tesorería,
nómina, adquisiciones de bienes o servicios.
5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
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• Respuesta
Resultados de operación mensual (comparativos, análisis de gastos, cartera,
costos, etcétera)
6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
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• Respuesta
De los registros contables y de los reportes generados por cada departamento.
7. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
7. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
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• Respuesta
Las operaciones no se registran en tiempo y forma debido a la falta de un sistema que enlace la información que genera cada departamento,
por lo que la información se integra en ocasiones en plazos mayores al establecido por la dirección.
(promedio 15 días).
8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
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• Respuesta
A través de la captura de la información (Word y Excel) proporcionados por las
áreas: tesorería (bancos),ventas (facturación), operaciones (compras), factor humano (nómina), contabilidad
(gastos, costos)
9. ¿Cómo se procesa la información de la operación diaria?
9. ¿Cómo se procesa la información de la operación diaria?
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• Respuesta
Sistema de información con Base de datos (integral) que proporcione la información de proveedores, ventas, operación, finanzas,
recursos humanos y clientes.
10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
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• Respuesta
Integrar una base de datos que permita conocer, vigilar y controlar las operaciones económico-
financieras de la organización, que deberá permitir el acceso para obtener y emitir el acceso de
contabilidad, ventas, operaciones y factor humano para su presentación oportuna a la Dirección
General.
11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
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• Respuesta
•Que sepan analizar la información•Que tengan conocimientos de contabilidad general.•Que sean confiables y discretos con uso de la información generada.
12. Competencias del personal para el uso del sistema.
12. Competencias del personal para el uso del sistema.
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• Respuesta
Que permita el acceso y se establezcan los filtros correspondientes para la confidencialidad de la información generada en el área de acuerdo a las actividades que realiza cada persona. Ejemplos:•Contabilidad-acceso a contabilidad•Personal de caja-acceso a cuentas por pagar•Coordinador de cartera-accesos a clientes
13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada departamento?
13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada departamento?
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• Respuesta
•A través del análisis de la información proporcionada por las operaciones realizadas de cada una de las áreas (gastos y costos).•Evaluando los resultados que se obtendrán en base a la información obtenida de cada departamento para llevar a cabo propuestas de mejora para la toma de decisiones.
14. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a visualizar áreas de oportunidad en la organización?
14. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a visualizar áreas de oportunidad en la organización?
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• Respuesta
•Organizar los eventos empresariales más importantes de México•Posicionar a la organización como la empresa número uno en la organización de eventos empresariales.•Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.
1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?
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• Respuesta
• Presupuesto vs. ventas mensuales
• Satisfacción del cliente
2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?
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• Respuesta
•Cubrir el presupuesto de venta mensual•Incrementar la participación en el mercado colocando el mayor número posible de eventos en el DF•Satisfacción de todos los clientes
3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?
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• Respuesta
• Cumplimiento del presupuesto establecido para cada mes
•Preexpectación constante
4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la organización?
4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la organización?
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• Respuesta
•Estatus de la cartera de clientes•Tiempos y movimientos para la atención de eventos•Análisis de costos•Resultado de la operación mensual•Resultado de encuestas de satisfacción
5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos?
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• Respuesta
•Avance de ventas vs. Presupuesto
•Plan de eventos mensuales
6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?
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• Respuesta
• Del registro de facturación, qué y a quién le vendí.
• Histórico de eventos empresariales del año anterior.
7. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
7. Actualmente de dónde obtiene la información que requiere.
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• Respuesta
La facturación de eventos se realiza en tiempo y forma sin embargo el análisis de la misma no lleva mucho mas tiempo, por que se deben determinar la participación que tuvo cada representante para lograr la venta. • Cuántos clientes nuevos tuvimos• Cuánto cliente cautivo compraron otro evento• Cuántos clientes no han comprado eventos este año
8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?
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• Respuesta
A través de la captura de la información en Excel ventas, captura de información para
tener una base de datos de clientes, prospectos.
9. ¿Cómo se procesa la información de la operación diaria?
9. ¿Cómo se procesa la información de la operación diaria?
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• Respuesta
•Sistema de información
• Base de datos ventas, análisis de ventas, volumen etc.
10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?
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• Respuesta
Integrar una base de datos que permita conocer, vigilar y controlar las operaciones
económico-financieras, la cual deberá permitir el acceso para a los datos emitidos
por las áreas de ventas, operaciones y factor humano.
11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso?
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• Respuesta
• Uso de computadoras• Captura de datos• Capacidad de análisis de información• Conocimientos de atención y servicio al cliente• Personas confiables y comprometidas para el logro de objetivos
12. Competencias del personal para el uso del sistema.
12. Competencias del personal para el uso del sistema.
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• Respuesta
•Estadísticas
• Facturación
13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada departamento?
13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada departamento?
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