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Para Reflexionar:
“ Hay un tiempo para cada cosa y un
momento para Hacerlas bajo el cielo”…
Por el sabio Rey Salomón..
¿ Se puede “administrar” el
tiempo?
Es el tiempo
¿un aliado
o un enemigo?
PARADOJA DEL TIEMPO
La administración del tiempo es uno de los recursos más
preciados dentro del ciclo de vida de los seres de la tierra. Sin
embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, que
pasa, no retrocede y es irrecuperable.
La paradoja del tiempo sigue persiguiendo a cada individuo,
según la administración o la
gestión que este aplique en su
día a día.
“El tiempo es un recurso
infinito, se dice que nadie
tiene suficiente tiempo,
Pero todo el mundo tiene todo
el tiempo que hay ”
EFICIENCIA:
Consiste en HACER MÁS EN MENOS
TIEMPO, pero el supuesto Subyacente es
que la “cantidad” y la “velocidad” es lo
mejor.
Existe una diferencia vital entre Eficiencia y
Efectividad, ya que hacer las cosas nos
precipita mas rápido al abismo de la crisis si
antes no hemos verificado que estamos en el
camino correcto.
Llegar más rápido al lugar equivocado puede
ser “eficiente”, pero no resulta “efectivo”.
ADMINISTRACION EFECTIVA
DEL TIEMPO
ADMINISTRACION EFECTIVA DEL TIEMPO
CONTROL: Planificar y progra-
mar es indispensable para
controlar las acciones de los
demás. Pero pasa por alto el
hecho de que la mayor parte del
tiempo nos relacionamos con
otras personas a quienes no
podemos controlar.
No se puede comprar
No se puede atrapar, detener
o regresar.
Puede ser un amigo o un
enemigo en el logro de los
objetivos.
Puede ser un recurso escaso,
si no se controla en función de
las prioridades que se presentan.
Es un recurso valioso a
disposición de todos los
individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo de
efectividad.
CARACTERISTICAS DEL TIEMPO
ALGUNOS PROBLEMAS PARA ADMINISTRAR
EL TIEMPO
Planificación inapropiada.
Cuando queremos hacer
demasiado con poco tiempo.
No decir NO a las
distracciones externas.
Confundir las prioridades
Metas muy altas,
inalcanzables en tiempo.
No utilizar agenda.
No dejar las cosas a la
memoria.
PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR
CON EFICIENCIA EL TIEMPO
Hacer la lista de una semana
completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilización
efectiva del tiempo.
Esta comprobado y es un principio
fundamental de la planificación del tiempo,
que toda hora empleada en priorizar la
agenda de actividades ahorra de tres a
cuatro horas de ejecución y produce mejores
resultados.
Una técnica recomendable para
administrar mejor el tiempo, es utilizar los
últimos 20 minutos de labores, en la
planificación del día siguiente.
Los resultados mas efectivos se
logran teniendo objetivos y programas
planteados con antelación, mas que por
pura casualidad.
El tiempo del emprendedor rara vez
se utiliza como el lo planifica. Pero se
debe procurar, dentro de lo posible,
respetar las actividades y compromisos
establecidos.
El tiempo disponible debe ser
asignado a tareas en orden de prioridad,
o sea que los emprendedores deben
utilizar su tiempo en relación con la
importancia de sus actividades.
PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR
CON EFICIENCIA EL TIEMPO
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Establecer un determinado tiempo
o fechas limites para cumplir con los
compromisos de los emprendedores,
ayuda al resto del equipo de trabajo a
sobreponerse a la indecisión y a la
tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos
o los resultados esperados y concretar
los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con
realizaciones y actividades o acciones
con resultados.
PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR
CON EFICIENCIA EL TIEMPO
Esa sensación de que no tienes
tiempo para nada, que no logras
cumplir los planes de la semana o
que siempre estas estresado
puede evitarse con un buen
manejo del tiempo.
Para ello es importante encontrar
un balance entre el trabajo, el
hogar y tu tiempo personal, para
descansar y entretenerte..
REFLEXIÓN
PREPARA UN PLAN DE
TRABAJO REALISTA
Comienza con hacer una
lista pequeña con los puntos
mas prioritarios.
Evita comenzar un proyecto
y dejarlo por la mitad para
empezar otro, al final solo
tendrás un montón de cosas
pendientes.
Enfócate en uno solo y
trabaja en el hasta el final.
Muchas veces recibes
diversas solicitudes a la vez
y quieres hacerlas todas al
mismo tiempo para no
quedar mal.
Es importante tomar el
tiempo para determinar lo
que es urgente y lo que
puede esperar.
PRIORIZA
APRENDE A DECIR NO
Aprende a identificar
solicitudes que simplemente
no merecen tu tiempo. Al
decir NO a una solicitud
que no vale la pena, te
das la oportunidad de
hacer algo que realmente
necesitas, desde limpiar tu
escritorio hasta tomar una
siesta.
ORGANIZATE
¿ Cuanto tiempo pierdes buscando
un documento entre todos tus
papeles?.. ¿Qué mal quedas cuando
olvidas algo importante, porque no
lo habías anotado?.
Existen muchas maneras de
organizarte, como abrir carpetas para
cada caso, tener una identificación
para tus carpetas o poner códigos a
tus correos electrónicos para ver los
pendientes.
Con un poco de organización
ahorraras tiempo y los demás tendrán
una percepción positiva de ti.
DELEGA
A medida que vas ascendiendo en
tu trabajo vas asumiendo más y
más responsabilidades.
Muchos ejecutivos llevan toda la
carga sobre sus hombros por no
confiar en los demás.
Para evitar esto, analiza que parte
de tu trabajo haces mejor y cual
puede ser realizada por otros.
Así lograras estar mas relajado y
trabajaras mejor.
LIMITA TUS HORAS DE TRABAJO
No permitas que las llamadas y
los correos electrónicos te
mantengan encerrado en la
oficina hasta tarde.
Acostumbra a las personas hacer
sus solicitudes con tiempo y
deja lo que haga falta para el día
siguiente.
Disfruta de tu tiempo libre
después del trabajo para
compartir con tu familia, tus
amigos o para descansar.
ORGANIZACIÓN = Tiempo Perfecto
Cuando comienzas el día
con algún contratiempo, lo
mas recomendable es que te
detenga, cuenta hasta cinco
y ordena tus ideas.
Si estas sentado en tu
escritorio, procura ordenarlo,
no tengas demasiadas cosas
atiborradas a la vista, eso te
hace sentir mal.
REVISA LO QUE CONVIENE HACER
Decide que actividades de la jornada
vas a atender, cuales vas a rescatar y
cuales vas a dejar expirar.
Una vez estudiadas, vuelva a
negociar con fechas limite que te han
dado para asuntos mas urgentes.
Se recomienda que en caso de que
las fechas sean inamovibles y los
plazos se vengan encima, intente
delegar parte de ese trabajo para
que puedas salir adelante.
APLICA PLANES ALTERNATIVOS
Es importante saber distinguir
entre reuniones relevantes y
las puramente rutinarias, así
podrás enviar a estas ultimas
a alguien en tu nombre, de
este modo dispondrás de ese
tiempo para sacar adelante
parte del trabajo que no te
deja dormir.
Establecer prioridades, es
fundamental.
HAZ UNA PAUSA
Trabajar sin parar pone tus
hombros tensos y terminas
amargándote.
Toma unos minutos para
servirte un café, estirar tus
piernas o charlar con tus
compañeros.
Te sentirás mecho mejor.
URGENTE E IMPORTANTE
Toda organización debe tomar
decisiones sobre 2 tipos de
aspectos a los que debe
integrar en un permanente
estado de equilibrio; lo urgente
y lo importante.
El equilibrio del sistema
dependerá del balance que se
logre entre la energía asignada
a atender lo URGENTE y lo
IMPORTANTE.
LO URGENTE
Está dado por las tareas
y actividades que exigen
de nosotros una atención
inmediata. Podemos definir
a la atención de lo urgente
como toda tarea o actividad
en la que ejercitamos
nuestra capacidad de
respuesta actual a los
desafíos que se nos
presentan.
LO IMPORTANTE
Son las actividades que se ocupan de
atender lo que da sentido a la
existencia a largo plazo a una
organización: lo que constituye la razón
de ser o Misión.
Al igual de lo que pasaría en nuestro
plano personal, la definición de lo que
resulta importante para una
organización, es lo que nos permite
trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro.
La atención de lo importante es toda
actividad que se ocupa de desarrollar
nuestra capacidad de respuesta futura a
los desafíos del entorno.
“Lo que resulta
verdaderamente
urgente, es ocuparse
de lo importante”…
Muchas veces cuando llegan esos momentos en
que nos ponemos a pensar y nos preguntamos
¿que será de nosotros más adelante, nuestros
sueños, anhelos y deseos? nuestro corazón se
entristece porque el tiempo pasa y pasa
pareciendo que no hemos alcanzado nada, vemos
que las cosas a nuestro alrededor no cambia y
nada nuevo sucede y cada día que pasa te invade
esa zozobra y la preocupación de no haber
alcanzado lo que has anhelado para tu vida…..
![Administración Del Tiempo[1]](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/55cf882955034664618df749/administracion-del-tiempo1.jpg)
