13
Обзор основных инструментов MS Outlook для работы проектного менеджера. В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются но- вые программные продукты для оптимизации работы. В статье показаны инструменты «MS Outlook 2013» которые помогают проектному менеджеру в повседневной работе. Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органай- зера. Наряду с этим - средство по организации планирования производственного процесса работника. Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS Outlook. Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный менеджер (ПМ). Структурирование входящих и исходящих электронных писем. Хранение и структурирование информации для ПМ важно. Если этого не делать, то при ведении нескольких проектов в почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что приведет к поиску нужной информации. На окончательной стадии проекта, при возникнове- нии спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем». Если у Вас нет четкой струк- туры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации (официального письма или согласования). Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом редакторе по проектам. В каждой организации с проектным управлением, использу- ются внутренние ID проектов и наименования. Поэтому исходя из практики целесообразно поступить следующим образом (Рис. 1). Рисунок 1. Структура папок по проектам в почтовом редакторе. Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ». В папке «010911 – БИБ» хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в папку «О 010911 – БИБ». При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту. После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой. Таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем. Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в неделю на систематизацию информации вручную. Ниже на рисунках 2 – 8 графически показан процесс создания правила для входящих и исходящих e-mail сообщений.

Статья №1 - Инструменты ПМ

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Статья №1 - Инструменты ПМ

Обзор основных инструментов MS Outlook для работы проектного

менеджера.

В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются но-

вые программные продукты для оптимизации работы. В статье показаны инструменты «MS

Outlook 2013» которые помогают проектному менеджеру в повседневной работе.

Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органай-

зера. Наряду с этим - средство по организации планирования производственного процесса

работника.

Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы

присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS

Outlook. Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный

менеджер (ПМ).

Структурирование входящих и исходящих электронных писем.

Хранение и структурирование информации для ПМ важно. Если этого не делать, то

при ведении нескольких проектов в почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что

приведет к поиску нужной информации. На окончательной стадии проекта, при возникнове-

нии спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем». Если у Вас нет четкой струк-

туры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации

(официального письма или согласования).

Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом

редакторе по проектам. В каждой организации с проектным управлением, использу-

ются внутренние ID проектов и наименования. Поэтому исходя из практики целесообразно

поступить следующим образом (Рис. 1).

Рисунок 1. Структура папок по проектам в почтовом редакторе.

Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ». В папке «010911 – БИБ»

хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в

папку «О 010911 – БИБ». При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас

рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту.

После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой.

Таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем.

Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в

неделю на систематизацию информации вручную.

Ниже на рисунках 2 – 8 графически показан процесс создания правила для входящих

и исходящих e-mail сообщений.

Page 2: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 2. Расположение управления правилами и оповещениями.

Рисунок 3. Рабочая область для создания правил и оповещений.

Page 3: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 4. Внешний вид мастера правил.

Page 4: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 5. Задание правила по ключевому ID проекта.

Page 5: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 6. Указание папки для хранения отправленных писем.

Page 6: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 7. Итоговое присвоение правила с указанием имени.

Page 7: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 8. Полученный результат задания правил и оповещений.

Создание правил в MS Outlook сделаны на интуитивно понятном интерфейсе для

пользователя. Поэтому с указанной настройкой проблем не возникнет. В компании согласо-

вывается правило, что при ведении внутренней и внешней деловой переписки по проекту

указывается полное наименование и ID в теме письма.

При общении с Заказчиком и Исполнителем то же целесообразно использовать ID

проекта в теме. Но если у Заказчика, то же есть номер проекта, то целесообразно внести его в

правила. Если Заказчик не пишет в теме письма ID, то придется распределять письма вруч-

ную.

Есть два нюанса, при работе с MS Outlook при создании правила для входящих писем

происходит автоматический перенос в нужную папку, а при создании правила для отправ-

ленных писем в указанную папку переносится копия e-mail из папки «Отправленные».

Организация совещаний с использованием MS Outlook.

Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является ра-

ботой проектного менеджера. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые

инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».

При создании совещания следует учесть следующие аспекты:

- тема совещания;

- цель совещания;

- вопросы которые необходимо решить;

- регламент;

- прилагаемый материал к совещанию;

Page 8: Статья №1 - Инструменты ПМ

- количество участников совещания.

При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эф-

фективнее провести его. Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Пример организации совещания по проекту.

Вопросы, которые требуют решения лучше размещать в виде таблицы, поскольку по-

сле проведения совещания ПМ оформляет отклик по собранию или протокол, который дол-

жен отправиться исполнителю.

Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведе-

ния совещания в два раза. Оптимальным временем для проведения совещания является ин-

тервал около 30 минут.

Работа по задачам в MS Outlook.

Работа по задачам проектному менеджеру помогает систематизировать информацию в

рамках проекта или протокола. Данный инструмент расположен во вкладке «Задачи». С

практической точки зрения есть 2 вида задач для ПМ:

- Задача под протокол – тактическая задача от Топ-менеджера на неделю или более;

- Задача «дневника проекта» - собственная задача или задача, которая поставлена вы-

шестоящим руководителем, которая подразумевает исполнение проекта компании как внеш-

него, так и внутреннего.

В данной статье рассмотрен вариант исполнения протокола совещания для исполни-

теля. Поскольку описание «дневника проекта» - это тема отдельной статьи.

На рисунке 10 представлена задача исполнения протокола по итогам собрания, дан-

ные протоколы являются результатом еженедельных тактических планерок в организации.

Как видно MS Outlook позволяет прикреплять материал в виде файлов в самой задаче. При

исполнении задачи все обновления приходят к «Владельцу» задачи, в результате чего проис-

ходит отслеживание исполнения.

Page 9: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 10. Пример оформления задачи исполнения протокола совещания.

При создании задачи или совещания в теме указывается ID проекта, тогда обновления

по задаче и по совещанию приходят к Вам в соответствующую папку проекта. Все матери-

алы реализованной задачи могут переносятся в MS Word, при этом вложенные файлы авто-

матически вшиваются в файл (docx). Это полезно если Вы разрабатываете пошаговые ин-

струкции для сотрудника с приложением файлов в один документ.

Рисунок 11. Копирование информации из Задачи в документ MS Word.

Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний.

После того как Вы ознакомились с базовыми функциями Outlook. Следующим ин-

струментом в MS Outlook являются шаблоны вставок подписей. На ниже приведенных ри-

сунках представлен процесс создания шаблона подписи (Рис. 12-13).

Page 10: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 12. Открытие шаблона вставки.

Рисунок 13. Создание шаблона для совещаний в календаре.

На рисунке 13 представлен шаблон организации совещания. По указанному примеру

ПМ целесообразно создать подписи следующих категорий:

- подпись ПМ;

- подпись на английском языке ПМ;

- подпись совещания по проекту;

- подпись протокола совещания;

- подпись «дневника проекта».

В подписи можно сохранять вложенные файлы перенося информацию из «Задач»,

аналогично копированию в MS Word (Рис. 14.).

Page 11: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 14. Пример использования вложенных документов в подписи.

На практике если в Вашей организации проекты однотипны, то подпись с вложенной

«матрицей реализации» проекта с вшиты заготовками официальных писем и документов. Но

это подробнее рассмотрим в следующей статье, относящейся к «дневнику проекта».

Создание категорий приоритетов в реализации задач.

После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент

на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook. Сильно понрави-

лось решение по созданию приоритетов к задачам. Указанный подход на практике доказал

эффективность.

Для это прописываются следующие категории:

- День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней;

- Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель;

- Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.

Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять при-

оритеты в ежедневном и еженедельном планировании. Рекомендуется при настройке катего-

рий назначить горячи клавиши (Рис. 14).

Page 12: Статья №1 - Инструменты ПМ

Рисунок 14. Пример присвоения категорий для задач и поручений.

Контакты в MS Outlook

Контакты для проектного менеджера важны. В MS Outlook 2013 данная вкладка назы-

вается «Люди» в ней содержатся контакты. Рекомендуется карточку контакта заполнять пол-

ностью (Рис. 15). В поле заметки необходимо указывать номер проекта, по которому ведется

работа и дополнительную информацию. Это позволяет эффективно найти необходимое кон-

тактное лицо по проекту, даже если с момента закрытия проекта прошло несколько лет. Если

у Вас один представитель Заказчика или Исполнителя курирует несколько проектов, то целе-

сообразно указа их в примечаниях.

Рисунок 15. Пример заполнения карточки контакта.

Page 13: Статья №1 - Инструменты ПМ

В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного

менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присут-

ствуют и в MS Outlook 2016.

Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.

С уважением,

Игорь Головин

Тел.: +7-921-435-13-44

E-mail: [email protected]

http://golovin2017.com/

Список литературы.

1. Книга «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010», автор: Глеб Архан-

гельский. 2. Основные задачи в Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Основные-за-

дачи-в-Outlook-2013-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU 3. Быстрое начало работы - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-быстрое-

начало-работы-cb87a296-ad69-493d-81f1-8df4f7673da0?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU 4. Первый взгляд на Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-пер-

вый-взгляд-на-Outlook-2013-3889ef62-3373-4f74-b441-ee7664f06d05?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

5. Подробнее о ленте - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-подробнее-о-ленте-64be5bef-c10a-40ac-88d0-09d1ad4f3ebe?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

6. Импорт файлов данных - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-импорт-фай-лов-данных-69e5703d-f9d6-4786-89ae-4ac50ffbf1a2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

7. Обучающие курсы, видео и учебники по Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Обучающие-курсы-и-учебники-по-Office-b8f02f81-ec85-4493-a39b-4c48e6bc4bfb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

8. Сочетания клавиш для Microsoft Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Со-четания-клавиш-для-Microsoft-Outlook-2013-3e1090f6-a616-42db-abf5-269ca3d553ee?CorrelationId=70bbddc8-bf27-4462-bbb2-d6e3148d9047&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

9. Видео: повторная отправка, если отозвать сообщение невозможно - https://support.office.com/ru-ru/article/Видео-повторная-отправка-если-отозвать-сообще-ние-невозможно-cdd901fe-aa11-4763-8493-d28bdd67ddd2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

10. Новые возможности Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-RU/article/Видео-новые-

возможности-Outlook-2013-24ba0a8b-9f51-461f-8257-b8707467e323?ui=ru-RU&rs=ru-

RU&ad=RU

11. Изменение содержимого панели навигации - https://support.office.com/ru-ru/article/Изме-

нение-содержимого-панели-навигации-83cf518b-6233-4706-a7bd-9045554c1b8b?ui=ru-

RU&rs=ru-RU&ad=RU