УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: ГАЛОПОМ ПО ЕВРОПАМ

АЛЕКСАНДР КОЛЬЦОВ

ОБО МНЕ• АЛЕКСАНДР КОЛЬЦОВ, 35 ЛЕТ, ЖЕНАТ

• С 2011 ГОДА ВЛАДЕЛЕЦ КОМПАНИИ «ПРОЕКТНЫЙ ОФИС» WWW.PMOFFICE.BY

• ВЫПУСКНИК ПРОГРАММЫ МВА (МОСКВА, АКАДЕМИЯ ИМ. ПЛЕХАНОВА)

• ДИПЛОМНАЯ РАБОТА «ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОМ ХОЛДИНГЕ»

• СЕРТИФИЦИРОВАННЫЙ ЭКСПЕРТ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ («РМЕ», РФ)

• УВЛЕЧЕНИЯ: СКВОШ, СТРЕЛЬБА ИЗ ЛУКА, ДЖАЗ, НАСТОЛЬНЫЕ ИГРЫ, ДОМОСТРОЕНИЕ, ФОТОСЪЕМКА

СТРУКТУРА НАШЕГО ЗАНЯТИЯ

1. Важные понятия

2. Управление рисками

3. Коммуникации в проекте

ВАЖНЕЙШИЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

ЧТО ТАКОЕ «ПРОЕКТ»?

“

”

ВРЕМЕННОЕ МЕРОПРИЯТИЕ ПО СОЗДАНИЮ УНИКАЛЬНЫХ ПРОДУКТОВ ИЛИ УСЛУГ

СТАНДАРТ PMBOK PMI ®

ЛИБО «МЕРОПРИЯТИЕ, КОТОРОЕ ВЫПОЛНЯЕТСЯ ВПЕРВЫЕ И ИМЕЕТ ВЫСОКИЙ РИСК»

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА?

• ВОДОПАДНАЯ МОДЕЛЬ

• ИТЕРАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ

“

”

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА ВКЛЮЧАЕТ ВСЕ ФАЗЫ ОТ МОМЕНТА ИНИЦИАЦИИ ДО МОМЕНТА ЗАВЕРШЕНИЯ

РАССЕЛ Д.АРЧИБАЛЬД

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПОЗВОЛЯЕТ МЕНЕДЖЕРУ (ОРГАНИЗАЦИИ) УПРАВЛЯТЬ РИСКОМ «МЫ НЕ ПОЛУЧИЛИ РЕЗУЛЬТАТ, ПОТОМУ ЧТО САМИ ПЛОХО ЕГО ПРЕДСТАВЛЯЛИ».

Планирование• План реализации • Финансирование

Разработка продукта

• Разработка продукта• Тестирование на ЦА

Маркетинговая кампания

• Вывод продукта на рынок

Планирование

• План реализации • Финансирование

Версия 1.• Разработка продукта• Маркетинговая кампания• Первые отзывы потребителей

Версия 2

• Доработка продукта

• Маркетинговая кампания

• Расширение ЦА

КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ ПРОЕКТА

“

”

КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ – САМЫЙ ДЛИННЫЙ ПУТЬ ПРОЕКТА С УЧЕТОМ ВЗАИМОСВЯЗИ МЕЖДУ ЗАДАЧАМИ

СТАНДАРТ PMBOK PMI ®

КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ – САМЫЙ ДЛИННЫЙ ПУТЬ В СЕТЕВОМ ГРАФИКЕ

A (5)

C (5)

B (2) D (12)

E (10)

F (5)

G (13)

H (4) I (4)

J (5)

ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ СТОРОНЫ ПРОЕКТА

• ЛИЦА, КОТОРЫЕ ВОВЛЕЧЕНЫ В ПРОЕКТ, НО НЕ УЧАСТВУЮТ В НЕМ

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ В ПРОЕКТЕ

• ОПРЕДЕЛЕНИЕ РИСКОВ

• КАЧЕСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ

• ПЛАНИРОВАНИЕ РЕАГИРОВАНИЯ

• КОНТРОЛЬ И МОНИТОРИНГ РИСКОВ

ШАГ 3. ЧТО ТАКОЕ «РИСК»?

СОБЫТИЕ ИЛИ УСЛОВИЕ, КОТОРОЕ МОЖЕТ ПРИВЕСТИ К ПОЗИТИВНЫМ ИЛИ НЕГАТИВНЫМ ПОСЛЕДСТВИЯМ

ФОРМУЛА РИСКА

ЕСЛИ (ПРИЧИНА),

ТО МОЖЕТ ПРОИЗОЙТИ (ОПИСАНИЕ РИСКА),

ЧТО ПРИВЕДЕТ (ВЛИЯНИЕ НА ПРОЕКТ)

Превысить сроки проекта

Если в целевой группе будут отсутствовать представители транспортной инспекции, то функции продукта могут не учитывать их возможные требования, что приведет к необходимости увеличить сроки проекта.

Сравните формулировки:

МОРАЛЬ!

ЧЕТКОЕ ВИДЕНИЕ РИСКА (ПРИЧИНЫ,

РИСКА ИЛИ ПОСЛЕДСТВИЯ) – ЗАЛОГ

УСПЕШНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

МОЗГОВОЙ ШТУРМ (45%) ОПРОС ЭКСПЕРТОВ (45%)

- Диаграмма Исикавы- Метод Дельфи- SWOT –анализ- Анализ допущений- Справочники рисков- …

10%

“

”

КАЧЕСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ РИСКОВ ПОЗВОЛЯЕТ РАНЖИРОВАТЬ СОБЫТИЯ ПО

ДВУМ ПАРАМЕТРАМ: ВЕРОЯТНОСТЬ И СТЕПЕНЬ ВЛИЯНИЯ НА ПРОЕКТ

ВАЖНОСТЬ РИСКА ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ПО ФОРМУЛЕ:

ВАЖНОСТЬ РИСКА = ВЕРОЯТНОСТЬ Х ВЛИЯНИЕ

Low Medium HighExposure Rating < 1.9 2 - 4.9 5 - 10

Risk ID Risk Type Risk Name Description ConsequenceDate

OpenedRisk

OwnerImpact Prob %

Exposure Rating

Mitigation Plan

ID used to track risks. For x-reference in

meetings and workshops

i.e. Project, Technical, Contract,

Environmental

Short reference name for projectUsed to define the specific risk e.g. IF…or BECAUSE…

Used to describe the

consequences i.e. THEN..

Date Opened

Owner assigned

1-10 1-100Calc

Impact * Prob

If mitigating, what actions can take place to reduce impact or probability

1 Project CommTeam assignment IF person is not assigned

all project communications processes are in

risk zone

03.04.2007 KPMG 8 100 8,00 Offer Communication Team Lead position to internal KPMG

employee

2 Project KPMG PM Overload IF assistant is not assignedproject results

are in risk zones03.04.2007 KPMG 9 20 1,80 Start HR search for assistant

3 ProjectOverload of key IT personnel, as well

as of the Project Team members

IF personnel does not realze that the project is of high

priority

project development is

in risk zone05.04.2007 KPMG 8 20 1,60

There is a need to regulate the issue with the management so that everyone realizes the high priority of the project.

4 ProjectBusiness Processes might be

changed during the project.IF Business Processes are

changed

project development is

in risk zone03.04.2007 KPMG 7 10 0,70

There is a need to review carefully, make changes to the business processes description (where required), to approve and finalize the critical ones with the Project Team. Project defines to change control. Invite Partners and end-users to

business analasis proccess

5 ProjectDecisions might be made with a big

delay.IF decisions are made with a

big delay

project development is

in risk zone03.04.2007 KPMG 7 20 1,40

A strong control of the decision making process is to be in place. Escalation path is to be determined.

6 Project Low user acceptance rate. IF user acceptance rate is lowproject results

are in risk zone03.04.2007 KPMG 9 10 0,90

Partners buy-in is to be demonstrated. A good internal communication (web seminars, mailing, CISnet, meetings,

posters, gifts etc.) is to be developed. Proper training is to be organized for the end-users.

7 Environmental Office move to NTIIIIF move is not planned

carefullyproject delivery is in risk zone

03.04.2007 KPMG 9 10 0,90 Monitor the schedule and delivery with NTIII project team.

8 Technical MARS upgrade IF upgrade is not plannedproject results

are in risk zone03.04.2007 KPMG 8 20 1,60 [Enter]

9 EnvironmentalCalendars of key people might be

changed expectedly and unexpectedly during the project.

IF key people's calendars change unexpectedly

project development is

in risk zone03.04.2007 KPMG 9 10 0,90

There is a need to confirm the calendars of project team members, as well as to have some people in mind for

substitution (if required).

10 Technical Staff Directory upgradeIF Staff Directory upgrade is

not under controlproject delivery is in risk zone

05.04.2007 KPMG 9 10 0,90 Check the plans for closing the project.

11 Technical Proposals DB upgradeIF Proposals DB upgrade is not

under controlproject delivery is in risk zone

05.04.2007 KPMG 9 100 9,00 Check the plans for closing the project.

12 ProjectCRM System Administrator is not

still assignedIF CRM system administrator

is not assigned

CRM tool maintenance is

in risk zone05.04.2007 KPMG 7 20 1,40

CRM system administrator is to be assigned by the servers deployment

13 ProjectUser Acceptance Test Team is not

approvedIF UAT team is not approved

project results are in risk zone

05.04.2007 KPMG 9 20 1,80 Approve UAT tem with KPMG partners

14 Environmental No experience in working in e-room IF training is not arranged by IT

process of sharing

information is in risk zone

05.04.2007 KPMG 3 20 0,60 Arrange training for both KPMG and Microsoft staff.

15 TechnicalWindows 2003 (KPMG edition) via

Microsoft CRM 3.0 comatibility

KPMG uses non-standard version of Windows 2003

Server. No information about this server edition's

compatibility with Dynamics CRM available.

Problems during installation and setting up the

CRM Tool.

10.05.2007 MS 10 10 1,00 -Create test environment asap.

- Establish connection with MS Group developed "KPMG Windows 2003 Server" to be able escalate problems asap

16 TechnicalMicrosoft Outlook 2003 via Microsoft

CRM 3.0 integration features

Incorrect local settings of CRM Outlook Client may cause

significant delays in CRM Tool work.

Users may expirience

inconvinience with system response.

10.05.2007MS,

KPMG9 50 4,50

- Create unique set of Outlook Client settings for all users;- Establish special procedure how react on this kind of

problems reported by users;- Special procedure of installing Outlook Client required

Risk Log

СТРАТЕГИИ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ

Снижение Применить превентивные меры. Например: - создать прототип, чтобы снизить неопределенность- включить в проект обучение, чтобы повысить компетенцию команды

Передача Передать ответственность стороне, которая отвечает за причину или источник риска:- контроль своих сотрудников обеспечивает Заказчик

Обход Пересмотреть технологии выполнения проекта так, чтобы риск был полностью «нивелирован»- отказаться от разработки «на стороне» и делать интеграцию своими

силами, чтобы исключить возможность утери данных- Использовать «облачные» сервисы, чтобы исключить возможность

увеличения данных

Принятие Признание факта, что риск не управляется:- клиенты могут не принять продукт, что сделает проект бессмысленным- изменение законодательства может привести к необходимости

лицензировать торговую площадку как «интернет-магазин»

“

”

ВСЕ ПРЕВЕНТИВНЫЕ МЕРЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ЗАПЛАНИРОВАНЫ И ВЫПОЛНЕНЫ!

МОРАЛЬ

ИНАЧЕ ВЫ ПРОСТО РИСУЕТЕ РЕЕСТР РИСКОВ

НАИБОЛЕЕ ЗНАЧИМЫЕ РИСКИ

Факторы, которые приведут к остановке

проекта

Условия, при которых результатами проекта

нельзя будет пользоваться

Условия, которые приведут к превышению

бюджета в 2-3 раза

Возможности, которые приведут к успешному

досрочному завершению проекта

ИНСТРУМЕНТЫ КОММУНИКАЦИЙ (ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ) В ПРОЕКТЕ

“

”

КТО-КОМУ-КОГДА-В КАКОМ ВИДЕ ПЕРЕДАЕТ ИНФОРМАЦИЮ О ПРОЕКТЕ И ЕГО СОБЫТИЯХ

МАТРИЦА КОММУНИКАЦИЙОТЛИЧНЫЙ СПОСОБ ОРГАНИЗОВАТЬ ПЕРЕДАЧУ ИНФОРМАЦИИ В ПРОЕКТЕ

КАНБАН ДОСКА

Вставка рисунка

КАРТОЧКА КАНБАН

• МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЛИЦЕВУЮ И ОБРАТНЫЕ СТОРОНЫ

Что нужно сделать В работе Завершено

Открытые вопросыРешение

выполняетсяВопрос снят

Нужно найтиОтветственный

назначенЗавершено

ПРИКОЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ ВИДЕО ОТЧЕТЫ

ИНФОГРАФИКА ДЕМОНСТРАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ

KANBAN-ДОСКА ПРОТОКОЛЫ ВСТРЕЧ E-MAIL

РАССЫЛКИ ПРОМО-САЙТ В ИНТЕРНЕТ БЛОГ

КОМАНДЫ ПРОЕКТА GOOGLE-DRIVE-

SITES ИСПОЛЬЗОВАНИЕ JIRA, MICROSOFT

SHARE POINTS

КОНЕЦАЛЕКСАНДР КОЛЬЦОВ

WWW.PMOFFICE.BY

WWW.KOLTSOV.BY

WWW.PMWEBINARS.RU