Upload
natasha-khramtsovsky
View
112
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Выступление Натальи Храмцовской о нормативных документах, необходимых для электронного документооборота в организации на ХII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты», ноябрь 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "By-laws necessary for implementing electronic records management in an organization" at the VNIIDAD conference, Moscow, November 2005.
Citation preview
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 11
НормативныеНормативные документыдокументы, , необходимыенеобходимые длядля электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота вв организацииорганизации
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы»,
член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 22
ЗачемЗачем намнам нуженнужен стандартстандарт ISO 15489ISO 15489
�� ISO 15489 ISO 15489 нене учитучит томутому, , каккак работатьработать
�� СтандартСтандарт –– средствосредство длядля общенияобщения сспредставителямипредставителями другихдругих профессийпрофессий ии ссруководствомруководством
�� СтандартСтандарт помогаетпомогает готовитьготовить внутренниевнутренниенормативныенормативные документыдокументы
�� ИноеИное пониманиепонимание, , чточто такоетакое документдокумент
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 33
НуженНужен лили намнам ««русифицированныйрусифицированный»»стандартстандарт ISO 15489ISO 15489??
�� ВВ странестране ужеуже существуетсуществует нескольконесколько системсистемделопроизводстваделопроизводства
�� СтандартСтандарт вполневполне соответствуетсоответствует всемвсемиспользуемымиспользуемым уу наснас системамсистемамделопроизводстваделопроизводства
�� ЧемЧем тратитьтратить времявремя нана доработкудоработку стандартастандарта, , можетможет бытьбыть, , лучшелучше написатьнаписать подробныеподробныекомментариикомментарии кк темтем разделамразделам стандартастандарта, , которыекоторые могутмогут бытьбыть непонятнынепонятны..
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 44
ФакторФактор временивремени
�� РазговорыРазговоры оо возможностивозможности использованияиспользованиястандартастандарта вв РоссииРоссии идутидут ужеуже двадва годагода
�� НаНа доработкудоработку предлагаетсяпредлагается потратитьпотратить ещёещёгодгод
�� ВВ следующемследующем годугоду комитеткомитет ISO ISO можетможетвыпуститьвыпустить проектпроект новойновой версииверсии. . ЧтоЧто тогдатогда??
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 55
ДоступДоступ кк информацииинформации длядляпрофессионаловпрофессионалов ДОУДОУ
�� ПораПора объединятьсяобъединяться самимсамим ии объединятьобъединятьимеющиесяимеющиеся уу наснас ресурсыресурсы
�� ДостаточноДостаточно электроннойэлектронной почтыпочты ии форумафорума ––еслиесли этоэто могутмогут американцыамериканцы, , тото почемупочему ненеможемможем мымы??
�� ПреждеПрежде чемчем ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»», , стоитстоитизучитьизучить имеющийсяимеющийся опытопыт
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 66
ДоступДоступ кк информацииинформации: : кадровыйкадровый резерврезерв
�� ГораздоГораздо прощепроще новыеновые идеиидеи датьдать студентамстудентам, , чемчем переучиватьпереучивать ихих нана рабочихрабочих местахместах
�� УжеУже сейчассейчас нене хватаетхватает специалистовспециалистов ДОУДОУ, , способныхспособных внедритьвнедрить ии управлятьуправлять системамисистемамиэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота ((системныхсистемныхтехнологовтехнологов))
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 77
ТребованияТребования кк системамсистемамэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота
�� СШАСША -- DoDDoD 5015.25015.2; ; DOEDOE--STDSTD--40014001--20002000; ; требованиятребования ЦРУЦРУ 2005; 2005; ANSI/ARMA/AIIM TRANSI/ARMA/AIIM TR--4848 20042004
�� ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq, , 20012001
�� АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002, 2002
�� ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––Konzept 2.0Konzept 2.0, 2005, 2005
�� АвстрияАвстрия -- ELAK 3.0, 2005ELAK 3.0, 2005
�� ШвейцарияШвейцария –– GEVER, 2004GEVER, 2004
�� НорвегияНорвегия -- NOARKNOARK--44, 1999, 1999
�� ГолландияГолландия –– ReMANOReMANO,, 20042004
�� АвстралияАвстралия –– VERSVERS, 2003, 2003
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 88
ТребованияТребования ISO 17ISO 17799:2005799:2005кк применениюприменению вв организацияхорганизациях
ISO 15489ISO 15489
�� ВВ стандартестандарте зафиксированозафиксировано требованиетребование, , чточтоуправлениеуправление документамидокументами организацииорганизациидолжнадолжна осуществлятьосуществлять вв соответствиисоответствии сосостандартомстандартом ISO 15489ISO 15489--11
�� ЭтоЭто требованиетребование фактическифактически обязываетобязываетспециалистовспециалистов ИТИТ ии ИБИБ использоватьиспользоватьтребованиятребования ISO 15489ISO 15489--1 1 вв своейсвоей работеработе..
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 99
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: hramhram@@eoseos..ruru
107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга: : marketmarket@@eoseos..ruru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки: : supportsupport@@eoseos..ruru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1010
ТребованияТребования стандартастандарта ISOISO 1548915489««УправлениеУправление документациейдокументацией»»
УправлениеУправление документамидокументами вв организацииорганизации
включаетвключает::
�� разработкуразработку регламентоврегламентов ии стандартовстандартов,,
�� распределениераспределение ответственностиответственности ииполномочийполномочий,,
�� разработкуразработку ии распространениераспространение процедурпроцедур иируководящихруководящих указанийуказаний,,
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1111
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
�� ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству
�� ИнструкцияИнструкция попо информационнойинформационной безопасностибезопасности
�� РегламентыРегламенты работыработы сс отдельнымиотдельными видамивидамиэлектронныхэлектронных документовдокументов
�� ИнструкцииИнструкции попо выполнениювыполнению отдельныхотдельныхоперацийопераций
�� ДолжностныеДолжностные инструкцииинструкции
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1212
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
�� ПравилаПравила работыработы сс конфиденциальнойконфиденциальной иисекретнойсекретной информациейинформацией, , вв тт..чч. . ссперсональнымиперсональными даннымиданными
�� ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывностиделовойделовой деятельностидеятельности
�� ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтоженияэлектронныхэлектронных документовдокументов
�� ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1313
ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству: : дополнительныдополнительны положенияположения
�� ЕдиныеЕдиные принципыпринципы управленияуправления информациейинформациейии документациейдокументацией вв организацииорганизации вневнезависимостизависимости отот видавида носителейносителей
�� ОсобенностиОсобенности делопроизводстваделопроизводства вв условияхусловияхиспользованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов
�� РаспределениеРаспределение ответственностиответственности ииполномочийполномочий заза работуработу сс электроннымиэлектронными иибумажнымибумажными документамидокументами
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1414
ИнструкцияИнструкцияпопо информационнойинформационной безопасностибезопасности
�� ТехническиеТехнические средствасредства защитызащиты, , правилаправиладоступадоступа ии использованияиспользования
�� ОбеспечениеОбеспечение соответствиясоответствия законодательнозаконодательно--нормативнымнормативным требованиямтребованиям
–– ЗащитаЗащита бумажныхбумажных документовдокументов
–– УправлениеУправление электроннымиэлектронными документамидокументами попоправиламправилам ДОУДОУ
�� ВопросыВопросы безопасностибезопасности, , связанныесвязанные ссперсоналомперсоналом ии обучениеобучение пользователейпользователей
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1515
ПравилаПравила работыработы сс отдельнымиотдельнымивидамивидами электронныхэлектронных документовдокументов
�� ИспользованиеИспользование системсистем электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота
�� ИспользованиеИспользование интернетаинтернета, , электроннойэлектроннойпочтыпочты ии системсистем мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений
�� ИспользованиеИспользование сайтасайта илиили порталапортала
�� ПрименениеПрименение ЭЦПЭЦП
�� ВедениеВедение электронногоэлектронного архиваархива
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1616
ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывностиделовойделовой деятельностидеятельности
�� СтыковкаСтыковка бумажногобумажного ии электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота
�� ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов
�� ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае, , еслиесли системасистемаэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота ненеработаетработает, , аа такжетакже послепосле восстановлениявосстановления еёеёработоспособностиработоспособности
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1717
УраганУраган ««КатринаКатрина»»НовыйНовый ОрлеанОрлеан, , СШАСША, 2005 , 2005 годгод
�� УдалосьУдалось восстановитьвосстановитьинформациюинформацию сс 90% 90% жесткихжестких дисковдисков, , доставленныхдоставленных сс местаместакатастрофыкатастрофы
�� СтоимостьСтоимость: : $100 $100 –– диагностикадиагностика, , $1000 $1000 –– восстановлениевосстановление
данныхданныхhttphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1818
ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтоженияэлектронныхэлектронных документовдокументов
�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы труднотрудно сохранитьсохранить иитруднотрудно уничтожитьуничтожить
�� УстареваниеУстаревание оборудованияоборудования, , программногопрограммногообеспеченияобеспечения ии форматовформатов, , необходимостьнеобходимостьмиграциимиграции каждыекаждые 55--7 7 летлет
�� ПроблемаПроблема сохранениясохранения юридическойюридической силысилыэлектронныхэлектронных документовдокументов
�� ЕдинственныйЕдинственный надежныйнадежный способспособ уничтоженияуничтожения–– вместевместе сс носителемносителем
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1919
КатастрофаКатастрофа шаттлашаттла ««КолумбияКолумбия»»1 1 февраляфевраля 2003 2003 годагода
�� ФирмаФирма Kroll Kroll OntrackOntrackвосстановилавосстановила 99% 99% содержимогосодержимого двухдвухноутбуковноутбуков, , бывшихбывших нанабортуборту шаттлашаттла
�� ЖесткиеЖесткие дискидискиноутбуковноутбуков былибылинайденынайдены вв озереозере
httphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html
Обломки шаттла в небенад Техасом
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2020
ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП((квалифицированнойквалифицированной
электроннойэлектронной подписиподписи?)?)
�� НеобходимоНеобходимо определитьопределить юридическуююридическуюосновуоснову использованияиспользования ЭЦПЭЦП
�� ВозможностьВозможность несанкционированногонесанкционированногоиспользованияиспользования ЭЦПЭЦП
�� ПоявлениеПоявление целойцелой группыгруппы документовдокументов, , которыекоторые необходимонеобходимо хранитьхранить вв течениетечениедлительногодлительного временивремени –– сс возможностьювозможностьюперепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2121
ТипичныеТипичные недочетынедочеты
�� ЗабываютЗабывают обоб управленииуправлении электроннымиэлектроннымидокументамидокументами попо правиламправилам ДОУДОУ
�� НеНе включаютвключают вопросывопросы длительногодлительногохраненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов
�� УпорУпор нана техническиетехнические средствасредства защитызащитыинформацииинформации
�� НеНе учитываютучитывают необходимостьнеобходимость повышенияповышенияквалификацииквалификации персоналаперсонала
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2222
ТипичныеТипичные недочетынедочеты
�� НеНе включаютвключают вв орбитуорбиту электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота руководителейруководителейорганизацииорганизации
�� ОпытОпыт показываетпоказывает, , чточто использованиеиспользование СЭДСЭДруководителямируководителями повышаетповышает исполнительскуюисполнительскуюдисциплинудисциплину, , увеличиваетувеличивает эффективностьэффективность иискоростьскорость принятияпринятия решенийрешений
23 23 ноябряноября 2005 2005 гг.. ХХII II МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2323
ВыводВывод::
�� НаНа государствогосударство надейсянадейся, , аа самсамразрабатывайразрабатывай пакетпакет внутреннихвнутреннихнормативныхнормативных документовдокументов, , соответствующихсоответствующих лучшимлучшиммировыммировым стандартамстандартам