Основы управления проектами

Михаил СОФОНОВ || «Корпоративные тренинги управления проектами» || www.sofonov.ru

ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Михаил СОФОНОВ PMP, CSM


ЗНАКОМСТВО. ЦЕЛИ ТРЕНИНГА

1. Обозначить типовые проблемы и выбрать лучшие решения.

2. Определить роль руководителя проекта и команды.

3. Получить практический опыт.


ПРОГРАММА ТРЕНИНГА

ЧТО такое проект. КТО участвует в проекте. КАК управлять проектом. Инициация Планирование Исполнение Контроль Риски Завершение



Мир становится более мобильным, более скоростным. Современные компании реализуют все большее число сложных комплексных проектов. Для этого требуется эффективный инструментарий.

1915 1939 1972 1976 1983 1994 1998 2000 2008 2010



Обобщение

ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Адаптация

Практический опыт


МЕЖДУНАРОДНАЯ АССОЦИАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ - IPMA, Швейцария Project Management International Competence Baseline – PM ICB. РОССИЙСКАЯ АССОЦИАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ – СОВНЕТ, Россия Национальные требования к компетентности - НТК ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ - PMI США Project Management Body Of Knowledge – PMBoK ISO 21500 – Международный стандарт по управлению проектами ГОСТ Р54869 2011 – Требования к управлению проектом ГОСТ Р54870 2011 – Требования к управлению портфелем проектов ГОСТ Р54871 2011 – Требования к управлению программой

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: АССОЦИАЦИИ И СТАНДАРТЫ


ПРОЕКТ – УНИКАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ… НАПРИМЕР Здание Сиднейской оперы Здание – памятник ЮНЕСКО Открыто в 1973 году с участием королевы Елизаветы В 2003 присуждена Притцкеровская премия Символ Австралии


ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМ ПРОЕКТОВ

«Изучив 157 финансируемых Всемирным Банком проектов, попавших в затруднительное положение, мы пришли к выводу, что … ключевая проблема с крупными инфраструктурными проектами заключается в: нечетком определении ролей заказчика, менеджера проекта и подрядчика и отсутствии разграничения ответственности…»

Из доклада А. Голана, директора Института экономического развития Всемирного банка


ОСНОВНЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ОШИБКИ 1. Некачественное формулирование целей, и границ проекта.

2. Слабо проработанные стратегия и план реализации проекта.

3. Неадекватная организационная структура управления проекта.

4. Конфликт интересов участников проекта.

5. Неэффективные коммуникации внутри проекта и с внешними

организациями.


ПРОЕКТ, ПРОГРАММА, ПОРТФЕЛЬ ПРОЕКТОВ.

Управление проектам обладает своими особенностями и руководителю проекта следует их знать. Адекватность подходов к управлению проектом во многом будет зависеть от способности руководителя проекта учитывать особенности собственного проекта и условия его реализации.

Портфель проектов

Программа Проект

Проект 1 Проект 2


ПРОЕКТ

ОПЕРАЦИИ 1. Повторяемые 2. Регламентируемы

1. Временный 2. Уникальный

ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ ПРОЕКТА


ОГРАНИЧЕНИЯ ПРОЕКТА

ВРЕМЯ ДЕНЬГИ

СОДЕРЖАНИЕ

РИСКИ

КАЧЕСТВО


“Временная структура для создания уникального продукта, услуги.” PMBoK, Project Management Institute

“Целенаправленная деятельность временного характера, направленная на создание уникального продукта или услуги.”

Основы профессиональных знаний. НТК

ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТ?


Программа – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.

ПРОГРАММА ПРОЕКТОВ


ПОРТФЕЛЬ ПРОГРАММ И ПРОЕКТОВ

Портфель программ и проектов – набор проектов и программ, объединенных вместе с целью эффективного управления ими для достижения стратегических целей организации.


РОЛЬ И МЕСТО ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Управление Программами/ Проектами

Ресурсы

Высоко- уровневое

операционное управление

Управление Портфелем

Видение

Миссия

Стратегия и

Стратегические Цели

Стратегический уровень

Тактический уровень

Операционный уровень

Управление текущими

операциями / Проектное

производство


КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОЕКТОВ (ВАРИАНТ)

17

Параметры проекта

Низкая стоимость

Средняя стоимость

Высокая стоимость

Краткосрочный проект 3 категория 2 категория 1 категория

Среднесрочный проект 3 категория 2 категория 1 категория

Долгосрочный проект 1 категория 1 категория 1 категория

Категория проекта определяет подход к управлению проектом, в т.ч. влияет на: • уровни контроля и принимаемых решений по проекту • перечень и детальность (сложность) используемых управленческих документов по

проекту • полноту и порядок выполнения процессов управления проектом • приоритетность распределения ресурсов на проект и др.


Жизненный цикл проекта – набор последовательных фаз проекта, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлеченных в проект. Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

концепция разработка реализация завершение


ЖЦ ИНВЕСТИЦИОННО-СТРОИТЕЛЬНОГО ПРОЕКТА

ПРЕДИНВЕСТИЦИОННАЯ ФАЗА ИНВЕСТИЦИОННАЯ ФАЗА ПОСТИНВЕСТИЦИОННАЯ ФАЗА

Исследование возможности инвестирован

ия

Предин-вести-

ционные исследо-

вания

Проектная подготовка

строи-тельства

Строи-тельная

фаза

Обосно-вание

инвести-ций

Эксплуатация объекта,

мониторинг показателей

эффективности

Переоборудова-ние, расширение,

инновации (продажа, гибель,

демонтаж)

Пред-проектная подготовка

строи-тельства

19


ЖЦ ПРОЕКТА РАЗРАБОТКИ ЛЕКАРСТВЕННОГО ПРЕПАРАТА


ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ НЕФТЕГАЗОВОГО АКТИВА

Поиск

Первичны

й отбор

Экспертиза

Заключен. контракта

Геологоразведка

Проектирование

Обустройство

Завершение работ

по активу

Эксплуатация

НЕФТЕГАЗОВЫЙ АКТИВ

Фаза оценки актива

Фаза разработки

актива

Фаза завершения

работ по активу

Фаза выбора актива

Переговоры

Фаза выполнения

работ по активу

Фаза эксплуатации

актива


СУБЪЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

В проект вовлечено большое количество различных участников. У них могут быть различные интересы и цели. Каждый управляет своим проектом. Руководитель проекта должен уметь анализировать, понимать и учитывать интересы различных участников проекта.


УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА И ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ СТОРОНЫ

Менеджер проекта

Куратор проекта

ВНЕШНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ СТОРОНЫ

Команда управления проектом Команда

проекта

Project Stakeholders – физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.


АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ УЧАСТНИКАМИ

1. Выявить всех заинтересованных участников проекта

2. Определить все их требования

3. Определить их ожидания

4. Определить их сферы интересов

5. Определить их степень влияния

6. Спланировать коммуникации

7. Организовать коммуникации

8. Управлять ожиданиями


АНАЛИЗ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ УЧАСТНИКОВ

Враг: использует любую возможность, чтобы подорвать ваши усилия

Циник: периодически создает мелкие проблемы

Сочувствующий: не вовлечен; в ожидании того, как все сложится

Доброжелатель: готов предложить поддержку

Друг: готов брать ответственность за достижение успеха

НЕГАТИВНОЕ ОТНОШЕНИЕ ПОЗИТИВНОЕ ОТНОШЕНИЕ

СТЕП

ЕНЬ

ВЛИЯ

НИЯ

(ВЛА

СТИ)

Размер кругов указывает на степень воздействия участника


Менеджер проекта – это лицо, которому заказчик или инвестор делегируют полномочия по руководству работами в рамках проекта (планирование, контроль и координация работ всех участников проекта) и ответственность за достижение целей проекта. Менеджер руководителя проекта*: • Оперативное управление проектом: планирование, координация

работ, контроль работ и исполнителей; • Набор команды проекта, распределение ролей, постановка и

контроль задач, командообразование; • Управление изменениями, эскалация проблем; • Подведение итогов и роспуск команды проекта. * Функции и ответственность руководителя проекта могут определяться контрактом с Заказчиком проекта в каждом конкретном случае.

МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА


КУРАТОР ПРОЕКТА

Куратор проекта – лицо, обеспечивающее административно-финансовую поддержку менеджера проекта и принятие стратегических решений по проекту.

Функции Куратора проекта: Укрупненное руководство и мониторинг проекта, разделение

ответственности за эффект на инвестиции и успех проекта; Представление интересов проекта на Управляющем Совете

(иных высших органах управления). Поддержка руководителя проекта в спорных и конфликтных

ситуациях, помощь в разрешении проблем. Согласование устава проекта, плана и бюджета проекта и

иных проектных документов. Согласование решений по изменению планов и бюджета

проекта. Участие в приемке результатов проекта.


ЗАКАЗЧИК ПРОЕКТА

Заказчик проекта – лицо или организация, которые будут использовать продукт и результаты проекта.

Может быть как внешней по отношению к исполнителю организацией, так и внутренним отделом или департаментом самой компании-исполнителя.

Функции Заказчика проекта: Определение и утверждение целей и результатов проекта; Определение требований к продукту проекта; Согласование лимитов финансирования проекта,

ограничений, предположений и допущений; Выполнение арбитражных функций (при необходимости); Приемка продукта (и результатов) проекта Использование выгод и результатов проекта.


ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК

Функциональный заказчик (потребитель продуктов проекта) – подразделение (я) Организации, в интересах обеспечения функций и задач которых был открыт проект. Функции Заказчика проекта: Определение функциональных (технических) требований к

проекту, согласование основных технических проектных документов, приемка (экспертная, техническая) результатов проекта.

Согласование целей, ключевых показателей эффективности, критериев успешного выполнения программы или проекта.

Согласование запросов на изменения в программе или проекте.

Участие в работах проекта.


Ведение реестра Проектных предложений (для включения в Портфель программ и проектов Организации)

Разработка и поддержание в актуальном состоянии нормативно-регламентной базы проектной деятельности

Ведение централизованного реестра программ и проектов Организации

Ведение общего архива документов по управлению программами Контроль актуализации информации по проектам руководителями

проектов Формирование сводных отчетов о ходе реализации программ и

проектов Систематизация и эскалация проблем, возникающих в ходе

реализации программ и проектов Консультации сотрудников по управлению проектами

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС


КОМАНДА ПРОЕКТА

Команда управления проектом (Project Management Team) – Члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в работы по управлению проектом. В мелких проектах, эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Команда проекта (Project Team) – совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение. Команда проекта – это специфическая организация, возглавляемая руководителем проекта, создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей и имеющая свою организационную структуру.


Организационная структура проекта – наиболее соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников, определяющая условия их подчинённости и взаимодействия, создаваемая для успешного достижения целей проекта.

Типы организационных структур проекта:

• Функциональная;

• Проектная;

• Матричная;

• Смешанная

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА


100%

100%

100%

100%

100%

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА



матричная

функциональная

проектная

10% агрузки 5%

загрузки 10% загрузки 20% загрузки 10% загрузки 10% загрузки


Михаил СОФОНОВ КОРПОРАТИВНЫЕ ТРЕНИНГИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

[email protected]

www.sofonov.ru +7(926) 408 28 38

mailto:[email protected]

Business

Основы управления проектами