Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться

24 24 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 11

Переход от бумажного ксмешанному документообороту:с чего начинать и чего опасаться

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International


ВажнейшийВажнейший этапэтап –– получениеполучениеподдержкиподдержки высшеговысшего руководстваруководства

�� ТребуютсяТребуются финансовыефинансовые, , материальныематериальные ии кадровыекадровыересурсыресурсы

�� АвторитетАвторитет высшеговысшегоруководстваруководства необходимнеобходимдлядля проведенияпроведения любыхлюбыхпреобразованийпреобразований

�� ОформлениеОформление полномочийполномочий

�� СанкцияСанкция нана проведениепроведениеобследованияобследования


ОбследованиеОбследование –– фундаментфундамент длядлявнедрениявнедрения СЭДСЭД

ЦелиЦели обследованияобследования::

�� РазобратьсяРазобраться сс текущимтекущим положениемположением делдел ввдокументооборотедокументообороте, , выявитьвыявить слабыеслабые местаместа, , определитьопределить возможностивозможности оптимизацииоптимизации деловыхделовыхпроцессовпроцессов

�� РазобратьсяРазобраться сс темтем, , каккак налаженоналажено хранениехранение ииуничтожениеуничтожение документовдокументов

�� СобратьСобрать данныеданные, , которыекоторые потребуютсяпотребуются припривнедрениивнедрении СЭДСЭД


АнализАнализ результатоврезультатов обследованияобследования

�� ПодготовкаПодготовка предложенийпредложений попо совершенствованиюсовершенствованиюбумажногобумажного делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота. . ХаосХаос автоматизироватьавтоматизировать нельзянельзя..

�� РазработкаРазработка обоснованияобоснования необходимостинеобходимости внедрениявнедренияэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота..

�� РазработкаРазработка поэтапногопоэтапного планаплана внедрениявнедрения СЭДСЭД. . ОценкаОценка необходимыхнеобходимых затратзатрат ии ресурсовресурсов..

�� ПодготовкаПодготовка презентациипрезентации длядля высшеговысшего руководстваруководства..


Обоснование необходимостивнедрения СЭД

�� ЦельЦель внедрениявнедрения. . УскорениеУскорение принятияпринятия решенийрешений, , ускорениеускорение процессапроцесса согласованийсогласований, , ии дажедажевыполнениевыполнение желанияжелания вышестоящеговышестоящего начальстваначальства ––хорошиехорошие целицели..

�� КакиеКакие проблемыпроблемы организацииорганизации могутмогут бытьбыть решенырешены..

�� КакуюКакую отдачуотдачу получитполучит организацияорганизация ((вв случаеслучаекоммерческойкоммерческой организацииорганизации –– когдакогда окупятсяокупятсязатратызатраты, , ии заза счётсчёт чегочего будетбудет полученаполучена экономияэкономияилиили прибыльприбыль).).

�� ОценкаОценка рискариска..


ИллюзииИллюзии

�� СозданиеСоздание ««безбумажногобезбумажного офисаофиса»». . ОпытОпыт: : вв РоссииРоссииюридическиюридически значимыезначимые документыдокументы покапока –– бумажныебумажные..

�� ЭкономияЭкономия заза счетсчет сокращениясокращения бумажногобумажногоделопроизводстваделопроизводства. . ОпытОпыт: : послепосле внедрениявнедрения СЭДСЭДколичествоколичество бумажныхбумажных документовдокументов обычнообычноувеличиваетсяувеличивается. . ЦельюЦелью внедрениявнедрения СЭДСЭД нене должнадолжнабытьбыть экономияэкономия бумагибумаги..

�� ЭкономияЭкономия нана персоналеперсонале. . ОпытОпыт: : послепосле внедрениявнедренияСЭДСЭД затратызатраты нана оплатуоплату трудатруда увеличиваютсяувеличиваются..

�� АвтоматизацияАвтоматизация решитрешит всевсе проблемыпроблемы. . ОпытОпыт: : автоматизацияавтоматизация решитрешит одниодни проблемыпроблемы , , ноно появятсяпоявятсяновыеновые, , которыекоторые тожетоже надонадо будетбудет решатьрешать..


Поэтапный план внедрения СЭД

�� ВнедрениеВнедрение должнодолжно бытьбыть управляемымуправляемым ии поповозможностивозможности безболезненнымбезболезненным..

�� НеобходимоНеобходимо вв течениитечении 33--6 6 месяцевмесяцевпродемонстрироватьпродемонстрировать руководствуруководству первыепервыесущественныесущественные результатырезультаты отот внедрениявнедрения СЭДСЭД..

�� ОбучениеОбучение персоналаперсонала..

�� РазработкаРазработка нормативныхнормативных документовдокументов длядлясмешанногосмешанного документооборотадокументооборота..


Проблемы внедрения

�� НеразвитостьНеразвитость отечественнойотечественной законодательнойзаконодательной иинормативнойнормативной базыбазы длядля электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота ии примененияприменения ЭЦПЭЦП..

�� УчетУчет имеющихсяимеющихся электронныхэлектронных документовдокументов..

�� ОбеспечениеОбеспечение информационнойинформационной безопасностибезопасности..

�� ОбеспечениеОбеспечение долговременногодолговременного храненияхраненияэлектронныхэлектронных документовдокументов ии регулярногорегулярногорезервированиярезервирования информацииинформации..

�� ОбеспечениеОбеспечение взаимодействиявзаимодействия сс другимидругимиинформационнымиинформационными системамисистемами..


Проблемы внедрения

�� НалаживаниеНалаживание взаимодействиявзаимодействия службслужб ДОУДОУ, , ИТИТ ииделовыхделовых подразделенийподразделений припри внедрениивнедрении системысистемыэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота. . НеобходимостьНеобходимостьсозданиясоздания единойединой ««командыкоманды»». .

�� ПостоянноеПостоянное обучениеобучение ии повышениеповышение квалификацииквалификацииперсоналаперсонала организацииорганизации..

�� КакКак заставитьзаставить руководстворуководство регулярнорегулярно работатьработать ввСЭДСЭД? ?


МеждународныеМеждународныестандартыстандарты

�� ISO 15489ISO 15489: : методологияметодологияразработкиразработки ии внедрениявнедренияСЭДСЭД

�� ISO 17799ISO 17799: : обеспечениеобеспечениеинформационнойинформационнойбезопасностибезопасности

�� СертификацияСертификация попо BS 7799BS 7799


РольРоль специалистовспециалистов ДОУДОУ припри внедрениивнедрении СЭДСЭД

ЯЯ

способствуюспособствую

переменампеременам

ЯЯ защищаюзащищаю

ценныеценные ресурсыресурсы

ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие

требованиямтребованиям законодательствазаконодательства

ЯЯ уменьшаюуменьшаю

уровеньуровень рисковрисков

ЯЯ управляюуправляю

информациейинформацией

ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ

Из рекламы компании Iron Mountain

�� ЧтобыЧтобы проектпроект внедрениявнедрения СЭДСЭДбылбыл успешнымуспешным, , необходимонеобходимодобитьсядобиться признанияпризнания важнойважнойролироли специалистовспециалистов ДОУДОУ, , ввпервуюпервую очередьочередь -- сосо сторонысторонывысшеговысшего руководстваруководстваорганизацииорганизации ии службыслужбы ИТИТ..

�� ВнедрениеВнедрение СЭДСЭД изменяетизменяетфункциифункции, , выполняемыевыполняемыеспециалистамиспециалистами ДОУДОУ вворганизацииорганизации..


Вопросы?


ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: [email protected]@eos.ru

107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52

ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515

ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::

СлужбаСлужба маркетингамаркетинга: : [email protected]@eos.ru

СлужбаСлужба поддержкиподдержки: : [email protected]@eos.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Business

Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться