Upload
fts-russia
View
56
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Управление закупками в режиме экономии
Светлин СавовКомпания FTS
FTS - международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов и внедрению CRM, ERP и ECM-систем
20-летний опыт работы в Европе и России
250 клиентов в 14 странах мира
Преимущества автоматизацииуправления закупками
Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов
Автоматическая проверка бюджета
Повышение эффективности Сокращение ручных операций с бумажными документами
Ускорение процесса согласования
Оптимизация затрат на снабжение Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков
Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов
История закупок и одобрений
Возможности системы управлениязакупками M-Files PFM
Создание и согласование заявок/заказов на закупку
Проведение тендеров и выбор поставщиков
Регистрация и утверждение поставщиков
Согласование договоров с контрагентами
Создание и согласование заявок на оплату
Хранение истории закупок и утверждений, документов
Формирование отчетности и аналитики по закупкам
Интеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft)
Веб-доступ и мобильный доступ
Бизнес-процесс управления закупками
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создание заказа на закупку - поставщик
может быть неизвестен, если
предполагается его выбор
Проект
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающие по документу
устанавливаются автоматически, в
зависимости от корпоративных правил
утверждения (например, в зависимости от
суммы закупки)
1. Автоматическая проверка бюджета
2. Правила согласования в зависимости от:• Должности сотрудника• Типа товара/услуги• Суммы заявки...
Пример:Необходимо
согласование
Руководителя отдела
Финансового
директора
Генеральногодиректора
Заявка > 500 000 руб.
Заявка от 100 000
до 500 000 руб.
Заявка до
100 000 руб.
Согласование закупок
Гибкая настройка процессов согласования
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office
на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После регистрации заказ на закупку
отправляется на согласование
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для следующего согласующего лица в
цепочке утверждений формируется
внутренняя задача
Согласующему также отправляется
уведомление по электронной почте
Доступ к системе и утверждение
документов возможны с любого
устройства
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающий может выполнить
утверждение или отклонить документ
ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для проведения тендера первоначально
требуется регистрация соответствующей
карточки тендера
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По тендеру могут регистрироваться
различные типы документов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Регистрация карточки поставщика –
участника тендера
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Предложения от поставщиков
загружаются с созданием карточки.
По каждому предложению проставляются
баллы по тендерным индикаторам
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По окончанию приема предложений
доступна информация с тендерными
индикаторами для принятия решения
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После проведения анализа предложений
регистрируется форма оценки тендера для
согласования
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Форма оценки создается из шаблона,
отображает участников тендера и их
индикаторы, влияющие на принятие
решения
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование формы оценки тендера и
выбор поставщика осуществляются по
аналогии с согласованием заказа на
закупку
СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Карточка договора регистрируется
отдельно с целью объединения всех
договорных документов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Возможно создание договора из шаблона с
автоматическим заполнением полей из
связанных карточек (в данном примере:
реквизиты поставщика)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После подготовки договора, он
отправляется на согласование лицам,
указанным в карточке
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Все комментарии согласующих лиц
сохраняются в системе с указанием
пользователя, даты и времени создания
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Информация о согласованном договоре
вносится в карточку заказа на закупку
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создание заявки на оплату
осуществляется с привязкой к
утвержденному заказу на закупку и/или
договору с поставщиком
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Заявка на оплату создается из шаблона с
автоматическим заполнением полей из
карточки
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование заявки на оплату
осуществляется по аналогии с процессом
согласования заказа на закупку
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Реестр утвержденных заявок на оплату
передается в 1С в виде платежных
поручений
Формирование отчетности по закупкам
Пример использованияM-Files PFM
Компания «Монтажпромстрой» предлагает полный спектруслуг по проектированию, строительству и ремонту жилых ипромышленных зданий
Выполняет функции генерального подрядчика и заказчика-застройщика на более чем 50 объектах строительства
Результаты проекта
Сокращение времени на согласование закупок
Оптимизация затрат на снабжение
Улучшение контроля за движением денежных средств
Повышение прозрачности процесса закупок