Управление закупками в режиме экономии

Управление закупками в режиме экономии

Светлин СавовКомпания FTS

FTS - международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов и внедрению CRM, ERP и ECM-систем

20-летний опыт работы в Европе и России

250 клиентов в 14 странах мира

Преимущества автоматизацииуправления закупками

Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов

Автоматическая проверка бюджета

Повышение эффективности Сокращение ручных операций с бумажными документами

Ускорение процесса согласования

Оптимизация затрат на снабжение Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков

Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов

История закупок и одобрений

Возможности системы управлениязакупками M-Files PFM

Создание и согласование заявок/заказов на закупку

Проведение тендеров и выбор поставщиков

Регистрация и утверждение поставщиков

Согласование договоров с контрагентами

Создание и согласование заявок на оплату

Хранение истории закупок и утверждений, документов

Формирование отчетности и аналитики по закупкам

Интеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft)

Веб-доступ и мобильный доступ

Бизнес-процесс управления закупками

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Создание заказа на закупку - поставщик

может быть неизвестен, если

предполагается его выбор

Проект


Утверждающие по документу

устанавливаются автоматически, в

зависимости от корпоративных правил

утверждения (например, в зависимости от

суммы закупки)

1. Автоматическая проверка бюджета

2. Правила согласования в зависимости от:• Должности сотрудника• Типа товара/услуги• Суммы заявки...

Пример:Необходимо

согласование

Руководителя отдела

Финансового

директора

Генеральногодиректора

Заявка > 500 000 руб.

Заявка от 100 000

до 500 000 руб.

Заявка до

100 000 руб.

Согласование закупок

Гибкая настройка процессов согласования


Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office

на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки


После регистрации заказ на закупку

отправляется на согласование


Для следующего согласующего лица в

цепочке утверждений формируется

внутренняя задача

Согласующему также отправляется

уведомление по электронной почте

Доступ к системе и утверждение

документов возможны с любого

устройства


Утверждающий может выполнить

утверждение или отклонить документ

ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА


Для проведения тендера первоначально

требуется регистрация соответствующей

карточки тендера


По тендеру могут регистрироваться

различные типы документов


Регистрация карточки поставщика –

участника тендера


Предложения от поставщиков

загружаются с созданием карточки.

По каждому предложению проставляются

баллы по тендерным индикаторам


По окончанию приема предложений

доступна информация с тендерными

индикаторами для принятия решения


После проведения анализа предложений

регистрируется форма оценки тендера для

согласования


Форма оценки создается из шаблона,

отображает участников тендера и их

индикаторы, влияющие на принятие

решения


Согласование формы оценки тендера и

выбор поставщика осуществляются по

аналогии с согласованием заказа на

закупку

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ


Карточка договора регистрируется

отдельно с целью объединения всех

договорных документов


Возможно создание договора из шаблона с

автоматическим заполнением полей из

связанных карточек (в данном примере:

реквизиты поставщика)


После подготовки договора, он

отправляется на согласование лицам,

указанным в карточке


Все комментарии согласующих лиц

сохраняются в системе с указанием

пользователя, даты и времени создания


Информация о согласованном договоре

вносится в карточку заказа на закупку

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ


Создание заявки на оплату

осуществляется с привязкой к

утвержденному заказу на закупку и/или

договору с поставщиком


Заявка на оплату создается из шаблона с

автоматическим заполнением полей из

карточки


Согласование заявки на оплату

осуществляется по аналогии с процессом

согласования заказа на закупку


Реестр утвержденных заявок на оплату

передается в 1С в виде платежных

поручений

Формирование отчетности по закупкам

Пример использованияM-Files PFM

Компания «Монтажпромстрой» предлагает полный спектруслуг по проектированию, строительству и ремонту жилых ипромышленных зданий

Выполняет функции генерального подрядчика и заказчика-застройщика на более чем 50 объектах строительства

Результаты проекта

Сокращение времени на согласование закупок

Оптимизация затрат на снабжение

Улучшение контроля за движением денежных средств

Повышение прозрачности процесса закупок

www.fts-eu.com

+7 (495) 950-54-69

[email protected]

Компания FTS Russia

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Business

Управление закупками в режиме экономии