21
Вебинар 07.05.2015 Как сократить расходы на печать на 57%? 1

Как сократить расходы на печать на 57%?

  • Upload
    tilbi

  • View
    99

  • Download
    5

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Как сократить расходы на печать на 57%?

Вебинар 07.05.2015

Как сократить расходы на печать

на 57%?

1

Page 2: Как сократить расходы на печать на 57%?

План вебинара Что вы узнаете:

Как сэкономить? (варианты)

Почему системы управления печатью помогают экономить

Подсчёт экономии для организации с 1000 сотрудников

Как подсчитать экономию в вашем случае?

2

Чего вы НЕ узнаете: Технические

детали реализации

Рекомендации по конкретным продуктам

Продолжительность ~45 минут

Page 3: Как сократить расходы на печать на 57%?

Цена вопроса

3

Расходы ~20

тыс.руб./год на

сотрудникаРасходы на 1000 сотрудников ~20млн.руб./год

Исследование ВЦИОМ (2013): средний офисный сотрудник печатает 30-50 страниц в день

Стоимость страницы ~2руб.

Page 4: Как сократить расходы на печать на 57%?

Как сэкономить?

4

№ Подход "За" "Против"

1Организацион

ные ограничения

Просто и бесплатно

Сложно контролировать

2Совместимые и восстановленные картриджи

Сокращение расходов на тонер

в 3-4 раза

Качество печатиПоломки устройств

3Замена парка

принтеровПростота

реализации

Высокие кап.затраты

Непредсказуемость расходов

4Аутсорсинг

печати

Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг

Организационная сложность работы

с аутсорсингом

5Реинжиниринг

бизнес-процессов

Комплексный подход

СрокиСтоимость

6Системы

управления печатью

СрокиПростота

реализации

Увеличение сложности ИС

Page 5: Как сократить расходы на печать на 57%?

Как сэкономить?

5

№ Подход "За" "Против"

1Организацион

ные ограничения

Просто и бесплатно

Сложно контролировать

2Совместимые и восстановленные картриджи

Сокращение расходов на тонер

в 3-4 раза

Качество печатиПоломки устройств

3Замена парка

принтеровПростота

реализации

Высокие кап.затраты

Непредсказуемость расходов

4Аутсорсинг

печати

Перекладывание технических вопросов на аутсорсинг

Организационная сложность работы

с аутсорсингом

5Реинжиниринг

бизнес-процессов

Комплексный подход

СрокиСтоимость

6Системы

управления печатью

СрокиПростота

реализации

Увеличение сложности ИС

Дальнейшие подсчёты

Page 6: Как сократить расходы на печать на 57%?

Системы управления печатью

6

Мониторинг устройств

Бизнес-правилаПечать с

подтверждением

.. .. ..

.. .. ..

.. .. ..

Производители (выборка):

Page 7: Как сократить расходы на печать на 57%?

Мониторинг устройств Отслеживание состояния устройств

Уровень расходных материалов Наработка ресурсных узлов (печки,

фотокондукторы, …) Отслеживание статистики использования

Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс, …)

Отчеты и оповещения

7

Отчет PrintStat

Page 8: Как сократить расходы на печать на 57%?

Мониторинг устройств – экономия Перераспределение

устройств на основе анализа статистики

Сокращение трудозатрат на обслуживание в связи с переходом к проактивному обслуживанию по оповещению от

устройства вместо заявки от пользователя

Выявление злоупотреблений с тонером

8

Page 9: Как сократить расходы на печать на 57%?

Бизнес-правила Ограничения на печать Жесткие ограничения –

запрет, перенаправление на другое устройство

Мягкие ограничения – напоминания о квотах, требование подтверждения

Параметры: Время, день недели Пользователь

(отдел, должность) Задание (объём,

количество копий, цвет/чб)

Ранее использованные ресурсы (квоты)

9

Запрос подтверждения PCounter

Конфигурация бизнес-правил PCounter

Page 10: Как сократить расходы на печать на 57%?

Бизнес-правила – экономия Соблюдение установленных

ограничений (квот) Соблюдение ограничений

на цветную и одностороннюю печать

Дисциплина: Персональный контроль (название файла + имя пользователя), снижение количества личных документов

Оптимизация, перенаправление на корпоративные принтеры

Снижение количества невостребованных заданий благодаря «мягким» напоминаниям

10

Page 11: Как сократить расходы на печать на 57%?

Печать с подтверждением Задание отправляется в общую очередь печати Принтер печатает материал только после того, как

пользователь подошел к нему и физически идентифицировал себя

Требуется оборудование принтеров считывателями

11

Печать

Общая очередь печати

Пользователь

подтверждает задание

Пользователь отправляет

задание1

2

3

4

Page 12: Как сократить расходы на печать на 57%?

Печать с подтверждением – экономия Не печатаются

невостребованные задания Статистика: около 20%

распечаток не востребованы пользователями

Возможность отказаться от локальных принтеров, существование которых оправдывается конфиденциальностью.

12

Page 13: Как сократить расходы на печать на 57%?

Модель экономии для 1000 сотрудников

13

Сценарии

  Как естьМониторинг устройств

Бизнес-правила

Подтверждение

Комплексная

оптимизация

Управляемые показатели          Доля сотрудников с локальными принтерами 10% 5% 10% 1% 1%Доля печати на принтерах уровня рабочей группы 60% 40% 60% 60% 40%Доля дуплексной печати 5% 5% 45% 45% 45%Доля цветной печати 5% 5% 1% 1% 1%Количество невостребованных страниц в год на сотр. 2000 2000 1500 100 100Количество личных страниц в год на сотр. 500 500 50 50 50Количество рабочих страниц в год на сотр. 7500 7500 7500 7500 7500Общее количество страниц в год на сотр. 10000 10000 9050 7650 7650Доля тонера, пропадающего в результате злоупотреблений 5% 0% 5% 5% 0%Доля заданий, вызывающих инциденты 0,5% 0,1% 0,3% 0,2% 0,1%Время на подключение нового сотрудника, мин 30 30 5 5 5

Нами разработана финансовая модель для оценки экономии на печати Шаблон Excel доступен на сайте www.tilbi.ru (раздел

«Материалы») Экономия от каждой из систем управления по

отдельности и от всех вместе Оценено влияние на БДР (не БДДС) – оценивается

амортизация вместо разовых кап.затрат Основные предположения модели:

Page 14: Как сократить расходы на печать на 57%?

Максимальная экономия = 57%

14

Как есть Мониторинг устройств

Бизнес-правила Подтверждение Все вместе0

5

10

15

20

25

3027

2119

1412

Расходы на печать в год, млн.руб.

Подсчёты произведены исходя из цен на устройства и расходные материалы на устройства HP:Корпоративный Рабочая группа Персональный ЦветнойHP LaserJet Enterprise M806dnHP LaserJet Pro 400 M401dne HP LaserJet Pro P1102w HP LaserJet Pro M476dw

На 1

00

0 п

ол

ьзо

вател

ей

Page 15: Как сократить расходы на печать на 57%?

Стоимость страницы и количество страниц

15

Как е

сть

Мон

итор

инг ус

трой

ств

Бизн

ес-п

рави

ла

Подтв

ерж

дени

е

Всё

вмес

те0.00 ₽0.50 ₽1.00 ₽1.50 ₽2.00 ₽2.50 ₽3.00 ₽

Средняя стоимость одной страницы

Поддержка (инциденты)

Бумага

Тонер и ресурсные элементы

2,61

1,44

На 1

00

0 п

ол

ьзо

вател

ей

Как есть Мониторинг устройств

Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе0

2

4

6

8

10

1210 10

9.057.65 7.65

Количество напечатанных страниц, млн/год

Page 16: Как сократить расходы на печать на 57%?

Амортизация устройств и поддержка

16

0

600

1200

Постоянные (не зависящие от количества страниц) расходы, тыс.руб. в

год Поддержка (подключение пользователей)

Поддержка (управление конфигурацией)

Амортизация устройств

1068

777

На 1

00

0 п

ол

ьзо

вател

ей

Page 17: Как сократить расходы на печать на 57%?

Примеры

Logica: 58%

Orange Business Services: 23%

17

Из практики внедрения FollowMe:

Page 18: Как сократить расходы на печать на 57%?

Как оценить экономию в вашей организации?

Воспользуйтесь моделью Excel

Адаптируйте с использованием своих данных

18

Подсчитайте самостоятельно

Закажите аудит печати

Временная установка ПО для мониторинга

Продолжительность – 1-3 месяца

Отчёт по результатам

Быстрее Точнее

Page 19: Как сократить расходы на печать на 57%?

Результаты аудита печати

19

Отчётпо результатам аудита печати

Количество, расположение устройств Модели,

производители Принтеры/МФУ

Объёмы печати Детализация по

устройствам TOP пользователей,

отделов ЧБ/цвет Одност./дуплекс

Подсчёт TCO Рекомендации Оценка требуемых

инвестиций и экономии/ТЭО

Page 20: Как сократить расходы на печать на 57%?

20

Считайте вашу экономию!

Page 21: Как сократить расходы на печать на 57%?

Спасибо за внимание!

21

www.tilbi.ru+7 (499) 322-29-26

[email protected]