Клеверенс. Учет имущества

Клеверенс: Учет имуществаСистема автоматизации управленческого учета имущества в организациях и учреждениях

Постановка задачиЗачем и кому нужна система управленческого учета имущества? Основные преимущества. Чем учет имущества отличается от учета товарных остатков. Чего недостает в бухгалтерском учете имущества.

Что это за системаСистема помогает вести учет имущества в обычном, «бытовом» понимании:

Что у нас есть? Кому выдано, с кого спрашивать? Где лежит, в какой комнате?и т.д.

Что это за система

В идеале, руководитель хотел бы видеть примерно такую картину.

Зачем нужна такая система1) Вести учет выдачи и возврата;2) Знать что, где и у кого находится в данный

момент;3) Контролировать отгрузку оборудования на

объекты;4) Быстро получать актуальные данные о

наличии;5) Знать историю всех движений.

Кому нужна такая система1) Компании с большим числом кабинетов и

офисов;2) Инжиниринговые компании;3) Учебные заведения;4) Крупные холдинги;5) Больницы и клиники;6) Банки.

Большой отель10 000 объектов имущества (столики, тумбочки, кровати, лампы, торшеры, телевизоры, картины и т.п.)

Средняя стоимость вещи – 2700р.(да, да, там такие телевизоры)

Страховые платежи 5% полное покрытие в год.

= 10 000 х 2700р. х 5% = 1 350 000р.

Результат: теряй, жги, воруй – всё нипочем.

Только чтобы обклеить этикетками 10 тыс. объектов нужны 3 человека на 1 месяц, принтер и ТСД.

= 3 студента х 30000р. х 1 мес. = 90 000р. + оборудование и этикетки = 200 000 р.

Результат: что-то коряво и с ошибками обклеено.

НЕ ИНТЕРЕСНО!

Компания с большим офисом10 000 объектов имущества (столы, стулья, компы, принтеры, ноутбуки и т.п.)

Средняя стоимость вещи – 5000р.

Застрахована только гражданская ответственность,оборудование и мебель не застрахованы.

Результат: полный бардак, пропадают ноутбуки, бумага, телефонные трубки, RAM из компов.

Чтобы правильно обклеить этикетками 10 тыс. объектов нужны 3 человека на 1 месяц + ответственный, принтер и ТСД.

= 3 студента х 30000р. х 1 мес. = 90 000р. + оборудование и этикетки = 200 000 р. + ответственный = 250 000 р.

Результат: исполнительное руководство всегда знает, где что, и не получает регулярно по башке.

ИНТЕРЕСНО!

от 1% до 5% оборудования растаскивается

= до 2 500 000р. лишних закупок в год.

Сравнение с бухгалтериейУправленческий учет

Есть помещения Есть реальные держатели

имущества Есть штрихкоды Нет счетов учета, налогов и т.п.

Бухгалтерский учет

Нет помещений Нет реальных держателей Нет штрихкодов Есть счета учета, амортизация

и т.п.

Сравнение со складомУправленческий учет имущества Имущество распределено по

подразделения, кабинетам, сотрудникам

Разделение на ОС и материалы Учет по инвентарным номерам Есть помещения Нет товарной отгрузки Имущество закреплено за

сотрудниками Нужно создавать штрихкоды

Складской товарный учет Товар распределен по складам, зонам,

ячейкам хранения Нет ОС, всё является товаром Учёт по партиям/сериям Нет помещений Есть отгрузка товара За весь товар отвечает начальник

склада Нет нужды в создании штрихкодов

Состав системы

Состав поставки (один большой дистрибутив). Из чего состоит система. Какое требуется оборудование и когда.

Программно-аппаратная система

Программная часть+

Оборудование

ТСД

Принтер

Компьютер

База данных имущества

(1С:Предприятие)

Программа для ТСД(Mobile SMARTS)

Программа для печати

(Wonderfid)

Программная частьВсё необходимое скачивается одним дистрибутивом! Конфигурация «Клеверенс: Учет имущества» для 1С

Платформа Mobile SMARTS с шаблоном базы для работы с ТСД и Android

Wonderfid: Печать этикеток для печати и программирования RFID-меток

Вспомогательные утилиты

1С в поставку не входит.

ОборудованиеСостав может меняться в зависимости от задачи

Минимальный набор

С использованием ТСД

Полный набор с RFID-принтером

Что умеет система?Основные функции. Какие есть основные бизнес-процессы и документы. Основные отчеты.

Основные функции Первичное заведение имущества Поступление номенклатуры Выдача/возврат имущества Перемещение имущества между помещениями, подразделениями или

сотрудниками Распоряжения на инвентаризацию Инвентаризация имущества Генерация штрихкодов, инвентарных номеров Печать этикеток, программирование RFID-меток Просмотр и печать отчётов о состоянии и движениях имущества Печать ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-18, ИНВ-19, сводных ведомостей

Начальная страница

Появляется при запуске программы. Содержит ссылки на основные документы и справочники.Тут же ссылки на помощь и справку.

Просмотр и управление имуществом

Основная страница работы с имуществом. Содержит всю информацию об имуществе организации.Можно использовать фильтры.

Начальный ввод данныхРучное заведение данных. Перенос из других систем. Как быть, если уже наклеены какие-то штрихкоды? Как быть, если уже нанесены какие-то RFID-метки?

Заведение данныхДанные об имуществе вносятся в справочник имущества вручную.Для переноса данных из других конфигураций 1С предусмотрено использование универсального механизма обмена данными, основанный на использовании планов обмена. Каждый конкретный случай реализуется отдельно.Для внесённого имущества можно автоматически сгенерировать штрихкоды (если оно неуникально) или инвентарный номер (для уникального имущества).При заведении имущества, у которого уже есть штрихкод или инвентарный номер, можно ввести эти данные вручную.Если имущество уже оклеено RFID-метками, то не обязательно распечатывать и программировать новые. Можно использовать существующие, перезаписав в них информацию с помощью терминала сбора данных с поддержкой RFID.

ОрганизацииКомпания одна, а юрлиц у неё может быть много. Эти юрлица в учётной системе называются организациями.Чтобы можно было корректно учитывать имущество, нужно записать сведения о юрлицах, входящих в компанию, в справочник.

Ввод данных об организацияхПример создания организации в справочнике.После нажатия кнопки «Записать и закрыть», новая организация будет доступна для работы.

ПомещенияВнутри каждой организации имущество распределено по этажам, офисам и т.п. В справочнике «Помещения» хранится информация о помещениях, входящих в организацию.Это позволяет получать данные об имуществе, находящемся на этаже или в каком-либо конкретном помещении.

Офисы, этажи, кабинеты, складСправочник «Помещения»Основные действия:• Создание группы для

помещений• Создание помещения• Печать этикеток для

помещений• Просмотр местоположения

помещения на Яндекс картах





Группа для помещений. Все помещения в группе по умолчанию имеют один адрес. Можно добавить схему.





Адрес конкретного помещения складывается из адресов групп, в которые он входит и собственного адреса.





Ввод названия помещения и добавление схемы. Адрес самого помещения внутри группы, в которую он входит.





Заведение штрихкода для помещения. Этот штрихкод используется при печати этикетки.





Настройка внешнего вида этикетки и печать с предпросмотром.





Показанный кусок карты можно распечатать.

Сотрудники, отделы и их руководствоСправочник «Сотрудники»Основные действия:• Создание группы для

сотрудников• Заведение сотрудника• Печать этикеток для

сотрудников

Группа создаётся для простоты использования справочника. Влияет только на отображение.




Указывается необходимая информация. Можно добавить фото. Штрихкод добавляется так же как для помещения. Рабочее место создаётся автоматически при нажатии на кнопку создания.




Добавляется подразделение и должность сотрудника.




Настройка внешнего вида этикетки и печать с предпросмотром.

Ввод данных об имеющемся имуществеДокумент «Заведение и маркировка»Основные действия:• Создание документа• Заполнение документа• Заведение дорогого

имущества• Заведение материалов• Результат

Для заведения уже имеющегося имущества используется вид «Первичное заведение».

Ввод данных об имеющемся имуществеДокумент «Заведение и маркировка»Основные действия:• Создание документа• Заполнение документа• Заведение дорогого имущества• Заведение материалов• Результат

Заполняется шапка документа. Имущество можно выбрать из уже заведённого или создать новую позицию нажатием кнопки «+». После выбора позиции вносится дополнительная информация.


Заполняются поля формы. Выбираются способы генерации инвентарного номера и штрихкода. Если инвентарный номер или штрихкод уже есть, то их можно ввести вручную.


Способ учёта в бухгалтерии служит для обмена данными с бухгалтерией. Если бухгалтерия не ведётся, то можно выбрать «Никак». Штрихкод уже есть на упаковке, печатать этикетки не нужно.

Ввод данных об имеющемся имуществеДокумент «Заведение и маркировка»Основные действия:• Создание документа• Заполнение документа• Заведение дорогого

имущества• Заведение материалов• Результат

Поступление нового имуществаКак оформлять покупки нового имущества.

Поступление имущества

Поступление имущества – это закупка, или какое-либо иное поступление номенклатуры. Отличие от первичного заведения в том, что известно когда, что, у кого и по каким документам было получено и закуплено.

Оформление поступления мебели и оргтехникиДокумент «Поступление номенклатуры»Основные действия:• Создание документа• Заполнение табличной части

«Товары»• Заполнение табличной части

«Дополнительно»• Результат

Документ используется для отражения факта закупок и других вариантов поступления. Для создания нужно использовать кнопку «Создать».




Выбирается покупатель, подразделение и склад. После выбора номенклатуры заполняется цена и количество, сумма вычисляется автоматически.




Обязательным к заполнению является только поле «Принял». Остальные поля заполняются при наличии информации.




После ввода всех поступлений, необходимо создать документ заведения и маркировки.







Движения имуществаВыдача/возврат имущества сотрудникам. Перемещения имущества.

Движения имущества

Движения имущества – это выдача/возврат имущества сотрудникам, а также перемещения имущества между кабинетами.

Выдача и возврат имуществаДокумент «Выдача/возврат»Основные действия:• Создание документа• Выдача• Возврат• Результат

На странице подбора и управления имуществом нужно выбрать, какое имущество выдавать. Нажать «Выдача имущества».


Система попросит указать сотрудника, которому будет выдаваться имущество.


Документ выдачи будет создан автоматически. Остаётся заполнить только количество выдаваемого имущества.


Аналогично создаётся и документ возврата имущества.



В результате можно распечатать документ выдачи имущества для решения возможных разногласий.

Перемещение имуществаДокумент «Перемещение»Основные действия:• Групповое перемещение• Индивидуальное

перемещение• Результат

Перемещение имущества так же можно создать со страницы просмотра и управления имуществом. Выбираем имущество для перемещения и нажимаем кнопку.

Перемещение имуществаДокумент «Перемещение»Основные действия:• Групповое перемещение• Индивидуальное перемещение• Результат

Групповое перемещение удобно использовать для перемещения нескольких единиц имущества из одного помещения в другое. Поля «Откуда» и «Куда» вынесены в шапку документа, действительны для всего имущества документа.



При индивидуальном перемещении «Откуда» и «Куда» заполняются для каждой строки документа.



Состояния имуществаПользовательские состояния. Изменение состояний. Изменение маркера.

Состояния имущества

Состояние имущества позволяет учитывать различные особенности того или иного имущества. Состояния могут быть любыми, например «В ремонте», «Выдано на руки» и т.п. Состояния заводятся пользователем.

Состояния имуществаСправочник «Состояния имущества»Основные действия:• Создание состояния• Изменение состояния• Результат

В справочнике содержатся состояния, которые можно назначить имуществу. Можно заводить свои состояния


Вводится название состояния, цвет, которым будет помечено имущество в этом состоянии и приоритет.


Изменение состояния можно сделать со страницы просмотра и управления имуществом.Выбираем имущество, для которого будет изменено состояние, и нажимаем пункт меню «Изменить состояние имущества».


Выбираем нужное состояние и проводим документ.


Теперь выбранное имущество имеет состояние «Ожидает ремонта».

МаркерДокумент «Изменение маркера»Основные действия:• Создание документа• Выбор маркера• Документ• Результат

Для изменения маркера используется пункт «Изменить маркер имущества».


Система предложит выбрать новый маркер для выбранного имущества.


Создан документ смены маркера. После его проведения, изменения будут внесены в базу.


Результат изменения маркера.

ИнвентаризацияРаспоряжения на инвентаризацию. Инвентаризация.

Инвентаризация

Инвентаризация имеет целью выявление фактического наличия имущества исопоставление фактического наличия имущества с данными учёта.

Распоряжение на инвентаризациюДокумент «Распоряжение на инвентаризацию»Основные действия:• Создание распоряжения• Просмотр результатов

Документ распоряжения на инвентаризацию содержит информацию о времени и месте проведения инвентаризации. Является основанием для создания непосредственно документов инвентаризации.

ИнвентаризацияДокумент «Инвентаризация»Основные действия:• Создание документа• Печать результатов:

• ИНВ-3• Сводная накладная

Документ содержит в себе данные, полученные в ходе инвентаризации.Данные могут быть заполнены вручную, либо загружены с мобильного устройства сбора данных.



Содержит встроенные формы для печати. Стандартные формы ИНВ- для бухгалтерской отчётности. Есть сводная накладная для управленческого учёта имущества.



Стандартная форма ИНВ-3.



Сводная накладная для управленческого учёта имущества.

Распоряжение на инвентаризациюДокумент «Распоряжение на инвентаризацию»Основные действия:• Создание распоряжения• Просмотр результатов

Просмотр результатов сводит все данные из документов инвентаризации, которые имеют основанием это распоряжение.

Результаты инвентаризацииОтчёт «Результаты инвентаризации»Основные действия:• Пользовательский отбор• Отражение результатов

инвентаризации• Печать отчёта

Отражает сведения, полученные в результате инвентаризации.Можно использовать пользовательский отбор.



На основании данных, содержащихся в отчёте, можно сформировать документы перемещения, изменения маркера или изменения состояния.



Созданный отчёт можно распечатать.

Отчёты

Отчёты по движениям имущества. Отчёты по остаткам. Состояния инвентарных объектов. Отчёты о результатах инвентаризации.

Движения имуществаОтчёт «Движения имущества»Основные действия:• Пользовательский отбор• Выбор варианта группировки• Печать отчёта

Отражает все движения имущества.Можно использовать пользовательский фильтр для вывода отчёта в разрезе даты, имущества, помещения или держателя. Есть возможность добавлять свои фильтры.


Встроенные варианты вывода отчёта. Группируется либо по имуществу, либо выводятся все документы списком. Можно создать и сохранить свой вариант вывода.


Сделанный отчёт можно распечатать.

Движения имущества по держателямОтчёт «Движения имущества по держателям»Основные действия:• Пользовательский отбор• Выбор варианта группировки• Печать отчёта

Отражает движения имущества по держателям. Действия с отчётом аналогичны предыдущему.

Движения имущества по помещениямОтчёт «Движения имущества по помещениям»Основные действия:• Пользовательский отбор• Выбор варианта группировки• Печать отчёта

Отражает движения имущества по помещениям. Действия с отчётом аналогичны предыдущим.

Остатки имуществаОтчёт «Остатки имущества»Основные действия:• Пользовательский отбор• Выбор варианта группировки• Печать отчёта

Отражает сведения об остатках имущества. Использован пользовательский фильтр для вывода отчёта об остатках на начало этого месяца. Есть возможность добавлять свои фильтры.


Встроенные варианты вывода отчёта. Группируется либо по держателям, по помещениям.Можно создать и сохранить свой вариант вывода.



Состояние инвентарных объектовОтчёт «Состояние инвентарных объектов»Основные действия:• Пользовательский отбор• Выбор варианта группировки• Печать отчёта

Отражает сведения об изменениях состояния инвентарных объектов.Действия аналогичны предыдущим.



Отражает сведения, полученные в результате инвентаризации.Можно использовать пользовательский отбор.



На основании данных, содержащихся в отчёте, можно сформировать документы перемещения, изменения маркера или изменения состояния.




Лицензирование

Лицензирование.

Сравнение лицензий

Базовая

Работа только с 1С.Работа с ТСД и RFID-принтером невозможна. Можно печатать этикетки со штрихкодами.

Расширенная

1С + ТСД.Появляется возможность проводить инвентаризацию по штрихкодам.

RFID

1С + ТСД + RFID.Можно печатать и программировать RFID-этикетки. Инвентаризация возможна как на штрихкодах, так и с использованием RFID.

Прочитать подробнее на сайте

http://cleverence.ru/support/%D0%9B%D0%B8%D1%86%D0%B5%D0%BD%D0%B7%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5+%D0%9A%D0%BB%D0%B5%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%BD%D1%81:+%D0%A3%D1%87%D0%B5%D1%82+%D0%B8%D0%BC%D1%83%D1%89%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0/

http://cleverence.ru/support/%D0%9B%D0%B8%D1%86%D0%B5%D0%BD%D0%B7%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5+%D0%9A%D0%BB%D0%B5%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%BD%D1%81:+%D0%A3%D1%87%D0%B5%D1%82+%D0%B8%D0%BC%D1%83%D1%89%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0/

Сравнение лицензий

Дополнительные лицензииЕсли клиенту недостаточно рабочих мест, входящих в лицензию, то есть возможность докупить дополнительные рабочие места: +1 (один) дополнительный пользователь конфигурации 1С (для уровня БАЗОВАЯ,

РАСШИРЕННАЯ или RFID) +1 (одно) дополнительное мобильное рабочее место для ТСД (только для уровня

лицензии РАСШИРЕННАЯ) +1 (одно) дополнительное мобильное рабочее место для ТСД со RFID-

считывателем (только для уровня лицензии RFID)

+1 (одно) дополнительное мобильное рабочее место для RFID-принтера (только для уровня лицензии RFID)

Переход на другую лицензиюЕсли клиент хочет перейти на более дорогую лицензию, то можно предложить ему следующие пакеты: Upgrade с уровня лицензии БАЗОВАЯ до РАСШИРЕННАЯ (возможность использования

ТСД + 2 дополнительных пользователя 1С) Upgrade с уровня лицензии РАСШИРЕННАЯ до RFID (возможность использования RFID-

ТСД и RFID-принтера + 2 дополнительных пользователя 1С) Upgrade с уровня лицензии БАЗОВАЯ до RFID (возможность использования RFID-ТСД и

RFID-принтера + 4 дополнительных пользователя 1С)

ЛицензииРаздел «Лицензирование»Основные действия:• Установка лицензии• Общая информация• Информация по мобильным

устройствам• Информация по принтерам

Выбрать и открыть файл лицензии.



Показаны основные данные по установленной лицензии.



Данные по лицензированию мобильных устройств.



Информацию о лицензиях на RFID-печать можно узнать в менеджере печати.

Пример выбора лицензииКлиент хочет проводить инвентаризацию имущества с использованием 3 ТСД и штрихкодов. Ему подойдёт следующий набор: Клеверенс: Учёт имущества, РАСШИРЕННАЯ +1 (одно) дополнительное мобильное рабочее место для ТСД (только для

уровня лицензии РАСШИРЕННАЯ) +1 (одно) дополнительное мобильное рабочее место для ТСД (только для

уровня лицензии РАСШИРЕННАЯ)

Выгода

Сколько можно заработать.

Составляющие проекта

Лицензии и услуги Цена закупки Цена продажи Маржа

Базовая 9 977,50 р. 15 350 р. 5 372,50 р.

Расширенная 38 025,00р. 58 500,00р. 20 475,00р.

RFID 88 335,00р. 135 900,00р. 47 565,00р.

ВНЕДРЕНИЕ от 16 000 р. от 16 000 р.

ДОРАБОТКИ от 16 000 р. от 16 000 р.

Пример коммерческого предложения№ Фото Наименование

Кол-во

Закупка Продажа Разница

1

1C-ASSET-MANAGEMENT-RFID - Клеверенс: Учет имущества, RFID - (до 5 пользователей 1С, разрешен 1 RFID ТСД и 1 RFID-принтер)

1 88 335,00 135 900,00 47 565,00

2

Терминал сбора данных DS5 RFID UHF(4.3inch, 2D imager, Wifi b/g/n, 3G, BT, WinEH 6.5, 512Mb RAM/1Gb ROM, Numeric, IP67, АКБ 5200 mAh, подставка)

1 110 000,00 130 034,00 20 034,00

3

RZ400-200E-000R1 - Принтер Zebra RZ400, разрешение 203 точки на дюйм

1 163000 218 262,00 55 262,00

4

3000127 RFID- метка UHF Confidex Silverline (100 x 40 x 0,8 mm)

500 42500,00 50000,00 7500,00

130 361,00

Спасибо за внимание

Business

Клеверенс. Учет имущества