Автоматизация компаний в сфере недвижимости

LOGOwww.wconsults.ru

ИТ-Решения:

НедвижимостьАвтоматизация бизнес-процессов

114115, г. Москва, ул. 2-ая

Энтузиастов, д.5, корп.21,оф. 203

+7 (495) 240-82-71

[email protected]

www.wconsults.ru

Большинство компаний, деятельность которых связана с арендой и эксплуатацией

недвижимости, сталкиваются с такими сложностями как:

Низкий уровень

автоматизации процессов

Разобщенность

информации

• Низкая скорость обмена информацией внутри компании;

• Дублирование данных;

• Сложность подготовки консолидированной отчетности.

• Большой объем ручной работы;

• Высокая вероятность ошибок;

• Низкая скорость подготовки отчетности;

• Сложности с достоверностью отчетов.

Типовые проблемы для управления недвижимостью

www.wconsults.ru ИТ-Решения: Недвижимость2

Зачастую каждое подразделение компании для решения своих

задач использует свой набор программного обеспечения

Пример: отдел бухгалтерского учета работает с

специализированной программой, а отдел аренды

со стандартными офисными приложениями.

Типичная картина для управления недвижимостью


Результат – отсутствие единой системы управления программным обеспечением

и высокая стоимость обслуживания

EXCEL!?

На практике, самая распространенная в российских компаниях программа

для управления недвижимостью – Microsoft ® Excel ®

Но использование электронных таблиц:

• Делает невозможным или крайне неудобным ведение истории

изменения данных, например – договорных отношений с клиентами

• Влечет большие временные затраты на подготовку сложных отчетов

• Вызывает большие сложности при объединении данных разных

сотрудников или подразделений

• Отсутствие единого стандарта хранения и регистрации данных

приводит к тому, что содержимое файла с данными понятно только

автору этого файла

Типичная картина для управления недвижимостью


Рост клиентской базы и количества объектов, находящихся в

управлении неизбежно вызывают:

Увеличение времени подготовки первичной документации;

Увеличение времени формирования отчетных данных.

Сотрудники большую часть времени тратят на механическую работу – сбор и

обработку информации, в ущерб анализу и управлению

Избыток данных


Усугубляет проблему

отсутствие формализации

бизнес-процессов:

Бизнес-процессы не формализованы.

Бизнес-процессы не описаны.

Порядок выполнения бизнес-процесса не прозрачен.

Нет ответственности за бизнес-процесс.

Нет упорядоченных бизнес-процессов

6www.wconsults.ru ИТ-Решения: Недвижимость

А вы задумывались сколько денег теряет компания при отсутствии четкой

формализации?

На подпись

служебной записки

уходит неделя

Счет уходит в

оплату

через 3-4 дня

Подпись заявления

— на следующий

день

Потери во времени на согласование документов


1000+ сотрудников 200+ сотрудников 20+ сотрудников:

Согласование документа отнимает много времени

В год на среднего менеджера по продажам приходится до 75 документов:

10 заявлений;

30 служебных

записки;

30 счетов;

5 договоров;

1 час на согласование

одного документа

75 часов рабочего времени

в год на согласования

Средняя зарплата: 40 000

рублей/месяц

Накладные расходы (налоги, аренда):

40 000 рублей/месяц

Стоимость 1 рабочего человеко-часа:

500 рублей

Потери в деньгах на согласованиях документов


37 500 рублей на одного сотрудника в год теряется на согласованиях.

Потери 3 750 000 рублей в год для компании 100 человек

Несовершенство информационного обеспечения в конечном

итоге влечет:

Увеличение расходов;

Снижение эффективности использования

объектов недвижимости

Снижение качества обслуживания клиентов;

Снижение рентабельности компании в целом;

Негативный результат


Выход из ситуации – развитие информационного

обеспечения компании, интеграция различных

департаментов в рамках единой информационной

системы

Система должна быть:

Комплексной, обеспечивающей решение разных

учетных и управленческих задач

Должна иметь конкретную отраслевую

направленность – управление арендой и

эксплуатацией недвижимости

Выход найден


Предложение Веб Консалт

www.wconsults.ru ИТ-Решения: Недвижимость

Мы предлагаем:

Аудит бизнес-процессов и сопутствующий консалтинг: финансовый анализ, HR-

анализ, бизнес-анализ;

Подготовка внутренней регламентирующей документации бизнес-процессов;

Внедрение IT-решения для комплексной автоматизации бизнес-процессов

предприятия сектора недвижимость (ERP);

Автоматизацию документооборота и архивирование(ECM);

Внедрение и автоматизацию системы KPI для сотрудников компании;

Автоматизацию продаж и внедрение системы взаимоотношения с клиентами(CRM);

11



Аудит бизнес-процессов и сопутствующий консалтинг: финансовый анализ, HR-

анализ, бизнес-анализ;

12

Информационный аудит бизнес-процессов основан на:

Анализе документов, регламентирующих этот процесс;

Проведении интервьюирования сотрудников, выполняющих бизнес-

процесс;

Анализе полученной информации;

Управление проектом Этапы проведения работ Ожидаемые результаты

Методика проведения работ


Со стороны консультантов

проектом управляет руководитель

проекта. Ему подчиняются

консультанты, которые в свою

очередь управляют рабочими

группами.

Со стороны предприятия работывозглавляет Директор проекта,который после внедрения несетответственность за функционированиеи эффективность бизнес-процессов.

Управление проектом


Руководитель проекта

Консультанты

от Консультанта От Предприятия

Директор проекта

Владельцы процессов

Рабочие группы

Управление проектом


Для каждого выделенного бизнес-процесса формируется рабочая группа, в состав

которой входят сотрудники подразделений, задействованные в бизнес-процессе.

Возглавляет рабочие группы владелец процесса.

1. Проведение организационного совещания

2. Организация рабочих групп по бизнес-процессам (БП).

3. Разработка проекта документа «Регламент выполнения БП»

4. Согласование и утверждение документа «Регламент выполнения БП»

5. Описание информационной модели бизнес-процессов

Этапы проведения работ


Формулируются

существующие

проблемы –

симптомы

Определяются

причины,

породившие

указанные

проблемы

Формулирование

целей -

результатов,

которое

Предприятие

хочет

достичь

Формулирование

перечня задач –

эффектов, для

достижения

поставленных

целей

Определение

ресурсов –

состава работ

для

достижения

поставленных

целей

Рабочие группы совместно с консультантами

Текущее состояние

«как есть»

Желаемое состояние

«как должно быть»

Процесс проведения работы по группам




Подготовка внутренней регламентирующей документации бизнес-процессов;

18

Основные процессы управления недвижимостью


Компании владеющие

оперативной недвижимостью,

Арендаторы

Управляющие и сервисные

компании, ЖКХ

Собственники, девелоперы,

инвесторы

Снижение операционных

расходов

Увеличение эффективности

использования площадей

Поддержка регламентов

Соблюдение сроков работ

Нормативное обеспечение

деятельности

Широкий спектр услуг

Повышение качества услуг


Контроль затрат (операционных

расходов и расходов аренды);

Повышение доходов от аренды;


Учет операционных

расходов

Продажа площадей

Организация переездов

Контроль занятости

площадей

Управление

площадями

Контроль качества

исполнения работ

Контроль времени

исполнения работ

Обработка заявок

Организация плановых

заявок

Учет финансов

Отчетность перед

клиентами

Учет операционных расходов

Управление площадями

Учет платежей

Поиск инвесторов, заказчиков и

арендаторов

Контроль качества

строительства

Продажа площадей

Управление отношениями с

клиентами

Аренда площадей

Организации

Задачи

Процессы

Бизнес-процесс: Подбор арендаторов


Бизнес-процесс: Заключение договора аренды




Внедрение IT-решения для комплексной автоматизации бизнес-процессов

предприятия сектора недвижимость (ERP);

22

Полный функционал по управлению недвижимости


Учет договоров аренды

Учет взаиморасчетов с

арендаторами

Эксплуатации объектов

аренды

Заключение договора

аренды

Дополнительное

соглашение

Расторжение договора

аренды

График обслуживания

объектов аренды

Заявки на обслуживания


Закрытие заявки на

обслуживание объектов

аренды

Выполнение работа по

обслуживанию объектов

аренды

Планирование затрат

на эксплуатацию

Отч

еты

Счет на арендуАкт снятия

показаний счетчика

Начисление пени

Начисление

арендной платы

Планируемое

поступление ДСОтчеты по

арендаторам

Шаблоны документов

Диаграмма ганта состояния


Подбор свободных площадей


Справочник объектов

недвижимости может

иметь древовидную

структуру, которая

обеспечивает

наглядное

представление реальной

физической вложенности

объектов, например:

корпус –этаж –

помещение

Контролирование арендованных площадей


С помощью календаря

занятости возможно

представлять в более

удобном виде

арендуемую

недвижимость.

Карточка документа Договор


Карточка договора

может быть настроена

индивидуально под

заказчика. Также

возможно печатата

шаблон договора

Карточка документа Площадь


Карточка помещения

может быть настроена

индивидуально под

заказчика.



Автоматизацию документооборота и архивирование(ECM);

28

Оценить стоимость любого документа и его оформления


Монитор процессов

показывает общее

состояние дел по

процессу.

Он показывает на ком

сколько активных

процессов находится в

данный момент.

Этот инструмент

становится доступен

автоматически после

публикации процесса.

Упростить оформление документов


Упростить оформление

документов

Обрабатывать данные из любых источников


SAP и др.1СOLAPE-mailРучной ввод

Один из простых и

эффективных способов

– это организация

ручного ввода данных с

помощью задач, которые

запускаются строго в

определенное время



Внедрение и автоматизацию системы KPI для сотрудников компании;

32

KPI обеспечивает комплексноеустановление иерархии целей на всехуровнях руководства. Это дает всемменеджерам не только ясность задач, но и возможность спланировать ихдостижение

Распределить процессы между сотрудниками


Для связипоказателейи «кармана» ответственных, KPI используетмеханизм«матрицэффективности».

Далеенастроенныйсвоевременный сборзначенийпозволяетперевестиэффективность сотрудникав денежныйэквивалент.

Для каждого сотрудника создана матрица эффективности, которая показывает насколько он результативен в отчетном периоде.

В конце месяца проценты эффективности превращаются в деньги в соответствии с положениями об оплате труда, принятыми в компании.

Оценить эффективности каждого бизнес процесса в трудозатратах!




Автоматизацию продаж и внедрение системы взаимоотношения с клиентами(CRM);

35

CRM

Социальные

сети

Мессенджеры

Сайт

Телефония

Омниканальность


Менеджер

Проверка контрагента на этапе согласования договора


ERP

API

Обеспечить централизованное хранение информации согласно графикам работ, ресурсам и

стоимостям;

Контроль и анализ изменений графиков работ, ресурсного и кадрового обеспечения,

финансирование;

Равномерное распределение нагрузок;

Обновление данных в сетевом режиме;

Создание отчетов и графических диаграмм;

Управление документацией по проекту;

Интеграция систем управления проектами с основными офисными приложениями.

Вы еще не определились зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы? Тогда вот еще зачем:


Наша компания занимается комплексной автоматизацией бизнес-процессов, таким образом

мы обеспечим внедрение от анализа потребностей и разработки технической документации до

рабочей версии системы и обученными сотрудниками;

Наша компания предоставляет гибкую систему ценообразования и скидки;

Внедрение стандарта управления проектом PmBOK позволяет наиболее точно прогнозировать

бюджет проекта и срок исполнения;

Для обеспечения технической поддержки пользователей мы руководствуемся мировым

стандартом ITIL;

Большой опыт в консалтинге проектов автоматизации;

Предоставлении поддержки SLA 24\7;

Несколько фактов о Веб Консалт




Как мы работаем;

40

Совместно

с представителем

заказчика

уточняются

требования

к выполнению

поставленной

задачи

Уточнение

задачи

Разработка ТЗ

и проектной

документации

Бизнес-

анализ

Разработка

полноценного

технического

задания и


для ведения

проекта:

маршрутная

карта и др.

Разработка и

внедрение

На основании разработанного ТЗ подбирается IT решение и проводятся обсуждения по этапам внедрения

Непосредственна

я реализация

проекта на базе

выбранного

решения

заказчиком

Анализ компании заказчика и его внутренних процессов.

Сдача в

эксплуатацию

Разработка

полноценного

технического

задания и


для ведения

проекта:

маршрутная

карта и др.

Подбор и

обсуждение

решения

1 этап 2 этап 3 этап 4 этап 5 этап 6 этап

22

Проектный подход к решению задач


Обучение сотрудников заказчика - По мере расширения

пользовательской базы, наша компания производит обучение

сотрудников

Обслуживание - Решение пользовательских задач, обновление

программного обеспечения и доработка под заказчика

Обслуживание и поддержка


Поддержка гарантирует получение новых версий системы поставщиков ПП, устранение ошибок, ответы на вопросы и прием запросов на улучшение системы.

Результат


В результате нашей работы заказчик получает:

Единое информационное пространство для все подразделений, в том числе

территориально распределенных в любой точки мира;

Автоматизация учета объектами недвижимости и земельными участками;

Ведение объектов недвижимости с произвольным набором характеристик;

Контроль состояния объектов недвижимости.

43

Результат


Веб Консалт - компания единомышленников, которая была основана в 2012 году, но опыт работы

специалистов компании более 5 лет. В команду Веб Консалт входят люди с высокой компетенцией и

являются профессионалами с профильным образованием в области IT и дизайна.

44

Наши контакты


Спасибо за внимание! Мы с удовольствием проконсультируем по любым вопросам.

wconsultsru

[email protected]

111024, г.Москва, ул.2-ая Энтузиастов, д.5, корп. 21, офис 203

Тел: +7 (495) 240 82 71

www.wconsults.ru

+79163445522

mailto:[email protected]

Business

Автоматизация компаний в сфере недвижимости