Брошюра функциональные возможности системы электронного документооборота Directum

Функциональные возможности

Архитектура Технические возможности

Управление электронными документамиУправление деловыми процессами Канцелярия

Управление совещаниями и заседаниямиУправление договорами

Комплексный ECM-подход

1

Содержание

О системе DIRECTUM 2

Интерфейс DIRECTUM 4

Управление электронными документами 6

Создание документа, Обеспечение конфиденциальности информации, Версионность документа, Электронная подпись, Связанные документы, Жизненный цикл документа, Ведение истории работы

Управление деловыми процессами 14

Создание задачи, Вложения, Формирование маршрута вручную, Схема маршрута, Механизм типовых маршрутов, Настройки маршрута, Организация работы с входящими заданиями, Проверка исполнения задачи

Дополнительные возможности 22

Замещение, Отчеты, Мастера действий, Поиск

Канцелярия 28

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, Регистрация документов, Движение и исполнение документов, Поиск и анализ информации

Управление совещаниями и заседаниями 34

Подготовка к совещанию, Проведение совещания, Контроль исполнения решений

Управление договорами 38

Подготовка проекта договора, Согласование договора, Контроль исполнения договора

Интеграция с системами обмена 42

Многообразие сценариев отправки, Быстрота обработки входящих документов

Платформа 44

Архитектура системы, Адаптация системы, Интеграционные механизмы, Территориально распределенная работа, Работа в холдингах, Интеграция с порталами, Технические требования

2

О системе DIRECTUM

DIRECTUM – это система электронного документообо-рота и управления взаимодействием. DIRECTUM соот-ветствует концепции ECM (Enterprise Content Manage-ment) согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам управления информацией и изображени-ями (AIIM), и включает в себя функции:

Ввода и преобразования документов (Capture)

Управления совместной работой (Manage)

Долговременного хранения документов (Store)

Обеспечения их целостности (Preserve)

Доставки информации (Deliver)

Система построена по модульному принципу:

3

Платформа и инструменты:

Microsoft SQL Server обеспечивает хранение дан-ных системы.

Предметно-ориентированная платформа IS-Builder позволяет развивать функциональность DIRECTUM. Специальные компоненты на ее осно- ве предоставляют дополнительный технический инструментарий для развития системы силами ИТ-специалистов заказчика.

Клиентские приложения расширяют возможно-сти применения системы конкретными пользова-телями.

Базовые модули:

Управление электронными документами обе-спечивает создание и хранение неструктурирован-ных документов, версионность и жизненный цикл, права доступа, историю работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Управление деловыми процессами обеспечи-вает согласование, обработку и движение доку-ментов (docflow), выдачу заданий и контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, свободные и жесткие маршруты (workflow).

О системе DIRECTUM

подробнее на стр. 6 – 27

подробнее на стр. 44 – 52

Список бизнес-решений постоянно пополняется и представлен на сайте компании:

www.directum.ru/bizsolutions

Бизнес-решения

Набор решений разработан для реализации профильных задач бизнеса в различных сферах. Каждое бизнес-решение представляет готовый пакет, включающий специализированный функционал, услуги бизнес-консалтинга и внедрения.

4

Интерфейс DIRECTUM

DIRECTUM внешне напоминает Проводник Windows и Microsoft Outlook, что заметно упрощает работу в нем новых пользователей.

По умолчанию для каждого пользователя настроены предустановленные папки:

Во Входящие поступают задания, которые сотруд-нику нужно выполнить;

Папка Исходящие содержит поставленные им задачи;

Избранное – это личная папка пользователя;

Общая папка представляет собой электронный архив всей организации.

5Интерфейс DIRECTUM

Компоненты системы, доступные в отдельной предус- тановленной папке (например, справочники и отчеты модуля «Канцелярия», средства модуля «Управле-ние договорами»), расширяют базовый функционал DIRECTUM, а также предоставляют средства админи-стратора и разработчика. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе.

Для каждой папки возможно создание «обложки», ко-торая является одним из удобных вариантов представ-ления информации. На обложке размещаются логиче-ски сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы.

Подробнее на стр. 23

6

Управление электронными документами

Развитие любой организации неотрывно связанос увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с доку-ментами.

Создание документаПри создании документа средствами системы часто используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки» и т.п. При этом в текст документа можно автоматически переносить уникаль-ные реквизиты, указанные в карточке документа.

Также пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы, со сканера или из электронного письма бла-годаря интеграции с Microsoft Outlook.

7

Конструктор документов позволяет создавать типо- вые документы на основе уже подготовленных маке-тов.

Макеты предусматривают заполнение пользовате-лем отдельных фрагментов или изменение разделов документов в зависимости от начально введенного значения (например, определенные пункты договора могут менять формулировку исходя из его суммы или типа договора).

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью Мастеров действий.


Подробнее о Мастерах действий на стр. 24–25

8


Обеспечение конфиденциальности информацииКонфиденциальность документов, хранящихся в систе-ме DIRECTUM, обеспечивается:

контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;

шифрованием, которое может осуществляться как на основе сертификата электронной подписи поль-зователя, так и установкой пароля;

протоколированием всех действий пользователей: просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Подробнее об истории работы на стр. 13

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых храни-лищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

9

Версионность документаКаждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

Каждая версия может находиться в одном из состоя-ний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. доступной толь-ко для пользователей с полными правами на доку- мент. Использование скрытых версий удобно при раз- работке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.


10


Электронная подписьЭлектронная подпись (ЭП) гарантирует авторство и не- изменность электронного документа после его подпи- сания. Система поддерживает два вида ЭП: визирую-щую и утверждающую. Визирующая подпись свиде-тельствует о том, что подписавший документ ознако-мился с ним. Утверждающая – может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках полномочий и сви- детельствует об окончательном утверждении доку-мента. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Также для повышения надежности работы с ЭП систе-ма DIRECTUM может быть интегрирована с различны-ми системами криптозащиты информации (в том числе с системами, сертифицированными ФСБ (ФАПСИ). Ин- теграция возможна благодаря реализации ЭП с ис- пользованием Microsoft CryptoAPI.

11

Для безопасной и удобной работы с ЭП предусмотрено использование внеш- них носителей, в том числе переносных ключей eToken или Rutoken. Носители являются удобным средством, которое обеспечивает пользователю возмож- ность свободно перемещаться между рабочими местами, не прибегая к про-цедуре экспорта-импорта закрытых ключей.

Связанные документыДокументы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

Связь между документами устанавливается в обе сто-роны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.


12


Жизненный цикл документаДля каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с опреде- ленными стадиями и правилами перехода между ни- ми. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

Например, жизненный цикл вида документа «Входя-щий счет на оплату» включает стадии «Инициализа-ция», «Внутреннее согласование», «Отказано в опла-те», «Оплата», «Оплачен». Стадии будут автоматически меняться в рамках бизнес-процесса, соответственно изменяя состояние документа.

13

Ведение истории работыИстория работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения тек-ста или карточки документа. Функция ведения исто-рии является обязательной для систем электронного документооборота.

В DIRECTUM протоколируется работа всех пользова-телей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т.д.


Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, зада-ний, уведомлений и записей справочников.

14

Управление деловыми процессами

В основе работы любой организации лежат деловые процессы: подготовка и согласование документов, об- служивание заказов, выполнение распоряжений, об-суждение предложений, совещания и т.д.

DIRECTUM автоматизирует бизнес-процессы различ-ной сложности. Информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответ-ствии с настроенными правилами.

Создание задачи

Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее карточке исполнителей (маршрут задачи), срок исполнения, а также сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и поясне-ния по задаче.

Описание маршрутовна стр. 16–19

15

При необходимости в ходе выполнения работ мо-гут создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.

ВложенияВ задачу можно добавить любое количество произ-вольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Объекты системы, и в частности докумен-ты, связанные с выполнением работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного исполнителем.


16


Формирование маршрута вручнуюНазначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с помощью типового маршрута.

При «ручном» формировании маршрута инициатор самостоятельно составляет список исполнителей. В качестве исполнителя можно указать как конкретного сотрудника, так и группу (например, структурное под-разделение или рабочую группу проекта, где конкрет-ные исполнители заполнятся исходя из актуального состава группы).

Участники процесса получают задания или уведомле-ния на каждом этапе маршрута.

В случае использования типового маршрута также мо- жет выполняться заданный сценарий. Он позволяет ав-томатически совершать различные действия над объ- ектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников и др.).

Описание типовых маршрутовна стр. 18

17

Схема маршрутаОтследить выполнение работ по задаче можно на гра- фической схеме. Инициатор задачи (или его замеща-ющий) в любой момент может определить исполните-лей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

изменить схему движения документов для ускоре-ния процессов;

назначить другого исполнителя;

прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.


18


Механизм типовых маршрутовДля определения процессов, подлежащих жесткой рег- ламентации или часто повторяемых, могут быть настро-ены типовые маршруты. С помощью типового маршру-та автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), заполняются нужные поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

В системе выделяется два вида типовых маршрутов: свободный и жесткий.

Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную. Жесткие типовые маршруты предназначены для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Схема типовых маршрутов может динамически изменяться в зависимости от ре- зультатов выполнения предыдущих этапов маршрута или наступления специальных условий.

19

Настройки маршрутаМеханизм типовых маршрутов включает в себя сред-ства для настройки процессов любой сложности с по- мощью графического редактора.

Для настройки свободных типовых маршрутов редак-тор максимально упрощен: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки.

Для жестких маршрутов задается расширенный набор этапов: появляются условия переходов, сценарии, блоки ожидания, мониторинга событий. Для формиро-вания типовых маршрутов также могут использовать-ся специализированные прикладные блоки, например реализующие интеграцию с ERP-системами.


20


Организация работы с входящими заданиямиВсе выданные задачи исполнители получают в виде за-даний в свою папку «Входящие». При работе с задания-ми доступен предпросмотр вложений, инструкций, а также условия выполнения работ (например, «Согла-совано», «На доработку» и т.п.).

Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать время, когда необходимо вернуться к его выполнению.

21

Проверка исполнения задачиКонтроль выполнения задачи может осуществляться инициатором из папки «Исходящие», которая содер-жит созданные им задачи. Внутри папки пользователь может создать собственную структуру для того, чтобы упорядочить и проранжировать контролируемый объ-ем работ. Также для структурирования задач и заданий может использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).


22

Дополнительные возможности

ЗамещениеЕсли сотрудник по каким-либо причинам длительное время отсутствует на рабочем месте, например нахо-дится в командировке или отпуске, то его обязанности автоматически переходят замещающему сотруднику, который получает права отсутствующего коллеги.

На время отсутствия сотрудника его заместитель имеет возможность автоматически принимать входящие за- дания коллеги, контролировать исполнение исходя-щих задач и обращаться ко всем необходимым доку-ментам.

23

ОтчетыБазовые возможности системы предусматривают фор-мирование отчетов для анализа данных по наличию и изменению электронных документов, а также состоя-нию и исполнению задач и заданий.

При необходимости анализа сложных процессов вклю-чается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типовых маршрутов благодаря встроенной функции регистратора. Эти данные преоб-разуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о пользователях.


Необходимый перечень отчетов может быть настроен в соответствии с тре-бованиями конкретной организации, в т.ч. силами ИТ-специалистов заказчи-ка.

24


Мастера действийМастера действий облегчают выполнение рутинных операций или редких действий (например, оформ-ление и согласование заявления) с использованием интуитивно понятного интерфейса.

Например, мастер действий может запрашивать у пользователя необходимые параметры для создания типового заявления на основе макета, генерирует его и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения. При этом часть необходимых данных (например, количество дней от- пуска) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий.

25Управление деловыми процессами

26

ПоискВ системе предусмотрены различные возможности поиска. Поиск может осуществляться по реквизитам карточки, а также по содержимому документа или тек- ста задачи с учетом всех грамматических форм слов (полнотекстовый поиск).

В системе DIRECTUM предусмотрен как поиск кон-кретных объектов системы (документов, папок, задач, заданий), так и глобальный поиск, при котором резуль-татом поиска может стать любой объект. Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, ка- кой объект является искомым, и ему необходимо вос- пользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.


27

Также имеется возможность осуществлять специали-зированный поиск электронных документов, исполь-зуя:

предопределенные поиски (например, «Мои по-следние измененные документы»);

настроенные администраторами специальные пои-ски по часто используемым критериям;

технологию связанных документов.

Существует возможность поиска по последним откры-тым объектам, список которых доступен из соответ-ствующего пункта меню DIRECTUM.


С более подробной информацией о возможностях системы можно ознако-миться на сайте компании www.directum.ru/system.

28

Канцелярия

Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение рутин-ных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

регистрацию местонахождения бумажного доку- мента на любом этапе жизненного цикла: рассмот- рение руководством, согласование, исполнение и т.д.;

контроль над своевременным исполнением пору-чений, резолюций и указаний руководства;

списание документов в дело в соответствии с при-нятой в организации номенклатурой дел;

быстрый поиск документов, получение необходи-мых стандартных форм и журналов, а также стати-стических отчетов по документообороту организа-ции.

29

Ведение номенклатуры дел и журналов реги-страцииОдно из важных требований ГСДОУ и архивного хра-нения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел заносится в специальный справочник системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку, а также опись доку-ментов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.


30


Регистрация документовДля регистрации документов используются регистра- ционно-контрольные карточки (РКК), которые содер-жат все первичные данные, а также необходимую ин- формацию о состоянии бумажного документа (место- нахождение, состояние исполнения и т.д.). При регис- трации из РКК возможно занесение в систему скан-об-раза документа, который автоматически присоединя-ется к карточке.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по кото-рой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

31

Для исходящих документов по данным РКК можно сформировать список рассылки по организациям, а также распечатать конверт.


Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесе-ние документов в систему.

32


Движение и исполнение документовПосле регистрации входящий документ проходит эта-пы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения. Дальнейшая работа поль-зователей с документом может вестись полностью в электронном виде или в бумажном, в зависимости от стиля работы компании.

Для исполнителей, которые работают в электронном виде, секретарь или сам руководитель могут быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позво-ляет максимально полно использовать возможности автоматизированного контроля исполнения поруче-ний:

фиксацию полной переписки по исполнению пору-чений в задачах;

отправку их на доработку;

гибкую настройку маршрутизации и т.д.

33

Поиск и анализ информацииВозможности системы позволяют осуществлять поиск документов по регистрационным номерам, коррес- понденту, автору резолюции, а также по всем реквизи-там РКК и их произвольному сочетанию.

Также в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: «Документы на рассмотрении», «Просроченные поручения», «Документы, подлежащие возврату» и т.д.


34

Управление совещаниями и заседаниями

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» нацелен на повышение эффективности внутрикорпо-ративной коммуникации, ускорение обмена информа-цией и принятия решений. С использованием модуля время, отведенное для совместной работы, расходует-ся максимально результативно.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, мо- жет настраиваться индивидуально под процессы организации.

35

Подготовка к совещаниюПодготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, про-должительность, повестка). Всем участникам рассыла-ются необходимые документы для их предварительно-го согласования и утверждения совещания.


Создать совещание можно и с помощью мастера действий. В зависимости от выбранных параметров мастер автоматически резервирует помещение, отправляет совещание на согласование, формирует повестку и протокол.

36


Проведение совещанияНа этапе проведения совещания сотрудник, выполня-ющий роль секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

Протокол автоматически рассылается участникам на согласование, а затем утверждается с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до сотрудников.

37

Контроль исполнения решенийРешения, вынесенные по итогам совещания, рассыла-ются ответственным участникам заданиями.

Механизмы системы призваны исключить случаи, ког-да принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения протокола. Сот- рудник, назначенный контролировать исполнение решений, всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.


38

Управление договорами

Модуль «Управление договорами» предназначен для автоматизации всех этапов работы с договорными документами (подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента). Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных.

Подготовка проекта договораПервым этапом работы с договорным документом яв-ляется разработка проекта документа. Ответственный сотрудник создает исходящий договор в системе либо заносит входящий документ в DIRECTUM.

39

Согласование договораНа этапе согласования ответственный сотрудник от- правляет проект договора по типовому маршруту, ко- торый позволяет задать строго определенную после-довательность согласования для каждой категории договорных документов. Использование электронной подписи согласующими гарантирует авторство подпи-си на электронном документе и его неизменность.


Использование технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти по штрихкоду элек-тронный договор и сверить его с бумажным оригиналом.

40


Контроль исполнения договораРегистрация сопутствующих договорных документов в справочнике «Договоры» дает возможность анали- зировать существенные изменения, влияющие на ус- ловия и сроки действия договора.

41

Для сотрудников, ответственных за договор, можно настроить напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора.

Ведение этапов по договорам предоставляет дополни-тельные возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в системе отчетов.


Подробнее о функционале этих и других бизнес-решений можно узнать на сайте компании www.directum.ru/bizsolutions.

42

Интеграция с системами обмена

Обмен юридически значимыми электронными доку-ментами между организациями – актуальная бизнес- задача, решение которой открывает новые возможно-сти для перехода на безбумажные технологии. Инте-грация систем межкорпоративного документооборо- та с ECM-системой делает такой обмен бесшовным, снимая еще один барьер на пути эффективного взаи-модействия.

Модуль «Интеграция с системами обмена» (DIRECTUM Interchange System Integration или DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия таких систем (на-пример, Synerdocs, Диадок) с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых доку-ментов.

В результате все операции осуществляются через при-вычный для пользователей интерфейс DIRECTUM.

43

Модуль позволяет решать задачи:

приема документов и сохранения их в DIRECTUM;

регистрации, согласования и отправки документов из DIRECTUM в другие организации через системы обмена.

Многообразие сценариев отправкиПредусмотрено несколько вариантов отправки доку-ментов, каждому из которых соответствует специально настроенный сценарий:

комплект документов одному адресату;

один комплект нескольким адресатам;

массовая отправка разных комплектов документов разным адресатам;

комплект документов, связанный с исходящей РКК, нескольким адресатам из списка рассылки.

Быстрота обработки входящих документовВходящие документы отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из кар-точки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмо-треть их. После согласования и подписания всеми уполномоченными лицами комплект документов отправляется контрагенту.

44

Платформа

Архитектура системы

45

Архитектура DIRECTUM обладает важными преимуще-ствами:

Открытость. Платформа IS-Builder поддерживает технологии Microsoft COM и .NET и содержит гото-вые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов.

Расширяемость. Объектная модель и инструмент разработки IS-Builder позволяют создавать соб-ственные объекты для решения специфичных задач. Ядром системы является СОМ-сервер, а зна-чит, управляющие функции системы можно исполь-зовать в любых сторонних приложениях.

Масштабируемость. Территориально распреде-ленная работа на основе механизма репликации минимизирует требования к пропускной способ- ности каналов связи и вторичным серверам. Выделение SQL-серверных и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распреде-лением нагрузки на серверы.

Надежность. Поддержка транзакционной модели гарантирует целостность данных на протяжении всех стадий их жизненного цикла. Управляемые SQL- и файловые хранилища позволяют организо-вать надежное хранение документов.

Безопасность. Для каждого объекта системы ве- дется история работы, а также настраиваются пра- ва доступа. Конфиденциальные документы и зада- чи могут быть зашифрованы любым Microsoft CryptoAPI-совместимым криптопровайдером. Обе-спечивается высокая защита от несанкционирован-ного доступа к хранилищам документов всех типов.

Платформа

46

Платформа

Адаптация системыБлагодаря предметно-ориентированному инструмен-ту разработки IS-Builder возможна адаптация системы к специфике организации, развитие ее функциональ-ности и интеграции с другими системами.

В числе возможностей IS-Builder:

разработка состава и структуры данных справоч-ников;

возможность создания собственных функций;

визуальная настройка карточек справочников и документов;

задание бизнес-логики поведения карточек на основе механизма событий;

удобная разработка блоков типовых маршрутов с возможностью их повторного использования и переноса между системами;

настройка различных отчетов с возможностью про-ведения многомерного анализа данных и т.д.

47

Интеграционные механизмыНабор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) ориентирован на решение типовых задач интеграции с наиболее востребованными классами систем (ERP, BPM и др.), а также с системами обмена электронными документами.

С их использованием значительно облегчаются про-цессы:

синхронизации справочников и двухсторонней передачи данных;

сохранения документов и отчетов интегрируемой системы в DIRECTUM;

согласования в DIRECTUM учетных объектов инте-грируемой системы;

просмотра документов DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Уже сейчас разработаны коннекторы к наиболее рас-пространенным системам – 1С, Microsoft Dynamics AX, SAP, работающие в т.ч. посредством веб-сервисов.

Платформа

48

Платформа

Территориально распределенная работаРаботу удаленных подразделений в DIRECTUM можно организовать несколькими способами.

Веб-клиент и мобильный веб-клиент позволяют ра-ботать с DIRECTUM через интернет, используя браузер. Этот режим полезен сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с исполь-зованием мобильного доступа, а также для тех, кому по работе нужен облегченный функционал.

Альтернативой веб-клиенту является режим терми-нального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой DIRECTUM.

49

Сервер репликации данных позволяет организовать автоматический обмен данными между удаленными серверами. При этом не требуется прямого соеди-нения и выдвигаются минимальные требования к качеству и типу связи.

Репликация обеспечивает высокую масштабируемость территориально распределенной работы. Частота сеансов связи определяется потребностями органи-зации в актуализации данных (от 1 раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо.

Платформа

50

Платформа

Работа в холдингахСервисы взаимодействия независимых систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services или DICS) нацелены на решение задачи эффективного взаимодействия в холдинговых структурах.

Сервисы DICS обеспечивают прохождение сквозных бизнес-процессов в территориально распределен-ных структурах, использующих независимые системы DIRECTUM. При этом обеспечивается соблюдение единых регламентов движения документов, поддер-живается обмен с электронной подписью.

51

Интеграция с порталамиПортальные компоненты DIRECTUM для SharePoint обеспечивают работу с объектами DIRECTUM через веб-интерфейс портала. Различные условия синхро- низации позволяют отслеживать изменения и полу-чать данные с узлов SharePoint, а также публиковать в библиотеках и списках портала документы DIRECTUM, в том числе с сохранением связей между ними.

Платформа

52

Платформа

Технические требованияТребования к серверу системы DIRECTUM зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. При этом общее количество зарегистрированных пользователей систе-мы может быть больше (обычно в 2-3 раза). Приведен-ные типовые требования к аппаратной и программной части сервера разработаны исходя из усредненных ус-ловий работы. В каждом конкретном случае возможны отклонения как в большую, так и в меньшую сторону. Для систем с количеством работающих пользователей более 500 требования определяются индивидуально в зависимости от объемов данных и характера работы пользователей.

Платформа

www.directum.ruECM-Journal.ru

club.directum.ru

Business

Брошюра функциональные возможности системы электронного документооборота Directum