Недооцененный потенциал ECM

Недооцененный потенциал ЕСМ

Станислав Макаров, журналист-аналитик CNews

Ассоциация AIIM ввела термин ECM в 2000 г.На самом деле, большинство технологий ECM было представлено на рынке гораздо раньше, с начала 90-х.

Летний форум ТЕЗИС, 2013

ECM — 20 лет на рынке

Подводим итоги? Отнюдь!Все только начинается...

A “Future History” ofContent Management



По данным IDC, мировой рынок ECM растет чуть быстрее мирового рынка ПО в

целом — на 8% в год

против 7%, соответственно.

Согласно Gartner, рынок ECM будет расти в среднем на 10,1% в год, и к 2014 г.

достигнет $ 5,7 млрд.



Весь российский рынок ПО растет на 15%, а

ECM – даже на 23% в год. Это почти в 4 раза выше общемировых показателей.

По мнению экспертов, бурный рост ECM в России связан с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства.


«Преодоление пропасти», Джеффри Мур Джеффри Мур утверждает, что ранний и массовый рынок хай-тек товаров разделяет "пропасть", на преодоление которой и должны быть направлены все силы предприятия. Такая "пропасть" обусловлена существенными различиями между участниками раннего рынка (технологическими энтузиастами и провидцами) и участниками массового рынка (прагматиками).


Hype Cycle

ECM — это стратегия,а не одна конкретнаятехнология.Ее элементы находятсяна разных уровняхзрелости.

Где место ECM?


Трансформация ECM

- Сильно структурированные склады знаний- Медленно измененяются- Транзакционные- Надежные и стабильные- Основа бизнеса- В стороне от социальности

- Свободно структурированные потоки знаний- Быстро адаптируются- Интерактивные- Динамичны и текучи- На острие бизнеса- Основательно социальныДжеффри Мур

Драйверы- Более быстые бизнес циклы и малое окно возможностей;- Движение к человеко-центричным и клиенто- ориентированным техникам;- Потребность в адаптивных и быстрых бизнес-процессах;- Устранение ограничений, чтобы использовать возможности;- Прежняя излишняя приверженность системам документирования.

Системыдокументирования

Системывовлечения


Трансформация ECM

Электроннаяканцелярия

Управлениебизнесом

ECM сегодня становится частью комплексной системы управления бизнесом

Только канцелярия — это вчерашний день

Вы что не знаете, что сейчас уже никто в однобортном не воюет?

Спасибо за внимание!


Модель зрелости ECM

Большинство российских заказчиков


Россия - Запад

Сегодня отставание заключается не столько в технологиях ECM, сколько в понимании их назначения и практике использования.


Из чего сделан ECM:

Document Management: 15%

Image Processing: 18%

Workflow/BPM: 22%

Records Management: 13%

WCM: 7%

Social Content: 15%

Extended Components: 10%

Посмотрим вооруженным глазом..

Потенциал ECM не используется на 100%


Отсутствие в архитектуре ECM-решений важных функциональных и технологических блоков снижает эффективность решения и дискредитирует технологию ECM в целом — потому что нагрузка на конечных пользователей увеличивается, а улучшения бизнес-процессов не происходит.

ECM следует использовать более комплексно — тогда и эффект будет более ощутим.


Почему ECM используется неэффективно?

Причины

Диктатура заказчика

Изобилие технологий

Заказчики не просят продвинутых решений, потому что не знают о них. Интеграторы не предлагают, потому что не хватает ресурсов на всё. Плюс стремление разрабатывать собственные решения.

Любовь к разработке


Диктатура заказчика

Лозунг «клиент всегда прав» не всегда работает в пользу клиента.(но это очень удобно исполнителю.)

Функциональный

заказчик

Эксперт вECM

Если заказчик плохо разбирается в возможностях технологии, он не может сформулировать требования к системе.

• Фокус на традиционных сферах применения:– Делопроизводство, письма граждан,

управление договорами...

• Недостаточное внимание юзабилити:– Заказывают и принимают систему одни люди, а

пользуются совсем другие.

• Неэффективное расходование средств:– «Любой каприз за ваши деньги».


Диктатура заказчика - последствия

Разговаривать на одном языке, причем учить его обязаны обе стороны — и поставщики, и клиенты.


Как преодолеть влияние этого фактора?

Функциональный

заказчик

Эксперт вECM


Изобилие технологий ECMБазовые сервисы ECM

Бизнес-ECM

Транзакционные ECM

Мотивирующие ECM

Нельзя объять необъятное!

По мнению Forrester, время интегрированных ECM-пакетов прошло. Наступает эпоха контенто-центрированных приложений. Фрагментация рынка ECM возрастет.

Поставщики специализированных решений смогут успешно конкурировать с глобальными вендорами.

Технологий станет только больше.


Прогноз: проще не станет!

Многие технологии стали привычными для заказчиков и широко используются в проектах:• Управление документами (Document Mgmt.)

• Управление записями (Records Mgmt.)

• Управление потоками работ (Workflow)

• Хранение документов (Storage)

• Безопасность


Классические технологии — все хорошо!

Но это было уже 20 лет назад!


Карта ECM

Постер формата А1 от AIIM по ссылке

http://www.aiim.org/pdfdocuments/AIIM_ECM_Roadmap_Poster.pdf


Использовать инструменты по назначению

Профессионал отличается от любителя как правило тем, что у него больше инструментов и он их активно использует.

Только некоторые из «редких» технологий:• Электронные формы (e-Forms)

• Сборка документов (Document Composition)

• Ввод документов (Document Capture)

• Коллективная работа (Collaboration)

• Социальные инструменты (Social Tools)

• Управление цифровыми правами (DRM)

• Таксономия (Taxonomy)

• ПО промежуточного слоя (Middleware)Летний форум ТЕЗИС, 2013

Обратить внимание!


Российская специфика ECM

О хорошем:- Соответствие стандартам и традициям- Работа с ЭЦП- Готовность к модификации решений

О плохом — следующий слайд


Российская специфика ECM

УВАЖАЕМЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ!

В связи с внедрением в 2013 г.электронного

документооборотавозможно некотороеувеличение времени

ожидания оформленияконсультации.

Приносим извинения завременные трудности и

благодарим за понимание.

Администрация

• Слабая связь показателей документооборота с KPI - показателями эффективности. «Контроль исполнения» может оказаться демотивирующим фактором. В более широком контексте: нужна интеграция ECM с BI по многим аспектам.

• Разность подходов к автоматизации бизнес-процессов. С точки зрения теории BPM, вообще не может быть «процесса обработки входящих документов» и «процесса обработки исходящих».

• Невнимание к «малой механизации» – множество рутинных операций пользователи продолжают делать вручную даже после внедрения ECM.

• Недостаточное использование управления знаниями, в первую очередь, корпоративного поиска (Enterprise Search), построения таксономий и др.


Наиболее существенные упущения

• Отсутствие типовых механизмов интеграции с другими бизнес-приложениями. Документооборот существует обособленно, обмен данными с ERP происходит редко.

• Перегруженность пользовательского интерфейса. Явная диспропорция между относительной простотой предметной области и сложностью интерфейсов СЭД.

• Мобильные решения только для руководителей – между тем, iPad давно перестал быть символом высокого статуса.


Наиболее существенные упущения (2)

Тем временем,бумажный документооборотпродолжает доминировать


Найти место ECM на BSC

ECMERP

Статистика по движению документов и контролю исполнения не показывает насколько хорошо или плохо идет бизнес.

Данные из ECM должны быть связаны с экономическими показателями.

BI


Настоящий BPM

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Существуют три вида бизнес-процессов:Управляющие —Корпоративное управление и Стратегический менеджмент...Операционные — Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи...Поддерживающие — Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка...

ECM BPM+ = Правильное решение

ECM система, как правило, ничего не знает о внутренней структуре документа, она видит только его карточку.


Перейти на уровень документа

ECM

Документ?

«Как есть»

ECM

ДокументУправляет созданием,заполнением и структурой документа.

Черныйящик

«Как должно быть»

e-Forms, Document Composition

Сборка договоров из готовых фрагментов, заполнение форм вместо сложных карточек в СЭД.


Зачем нужна таксономия?

Человек мыслит структурами, а не SQL-запросами.

В ECM нужны средства навигации по смыслу документов.


Интеграция «как есть»

Каждый отдельный коннектор написать просто.Поддерживать такую систему — нереально.


Типовые средства интеграции ECM

ECM живут не в вакууме. Им надо общаться друг с другом и с прочими бизнес-приложениями.

Программировать коннекторы — вчерашний день.

Решение — универсальный движок для управления потоками данных.


Безопасность: зона особого вниманияТрадиционно, безопасности и разграничению доступа уделяется много внимания и на это выделяются внушительные бюджеты.

Увы, часто картина такова:мощная дверь и хилый забор.

Парадокс — решения по безопасности одновременноизбыточны и недостаточны.


Политики доступа — нужен аудит

Contract


Digital Rights Management

User

Cre a t e d b y Trial V e rs i on

C re a te d by Trial V e rsion

C re a t e d b y Trial V e rs ionECM

e-mailContract

DRM

Контролирует функции- редактирования- копирования- печати- просмотра

Даже за периметром ECM документ может быть защищен.


Мобильные ECM-решения

«Планшет руководителя»

Исполнителям не надо

Внимание разработчиков сосредоточено на мобильных решениях для руководства.


Мобильные ECM-решения

«Планшет руководителя»

Мобильные решениядля всех сотрудников

Клиентская база мобильных решений на самом деле значительно шире.


Мобилизация неизбежна

В 2011 число смартфонов и планшетов превысило число ПК

В 2016 – превысит в 3-4 раза!

Вы все еще думаете: Мобильная ECM — только руководителям

или всем сотрудникам?


Использовать потенциал ECM:

Не изобретать велосипед, применять готовые решения. В палитре ECM много красок.

Строить новые сценарии использования.Забыть о документообороте!

Интегрировать ECM в ИТ-ландшафт.Лучше использовать типовые решения, поменьше программирования.

Развивать мобильные решения.Мобильных пользователей гораздо больше, чем кажется.


ECM — что выбрать?

Отечественное или импортное?


Объем продаж — не критерий выбора

Статистика продаж автомобилей в России в 2012 году

Место Марка Кол-во

1 Lada 537625

2 Chevrolet 205042

18 BMW 37515

19 Mercedes-Benz 37436

20 Audi 33512

21 Citroen 32859

При выборе ECM нужно учитывать множество факторов, не только положение на рынке и объем продаж.


Магический квадрат ECM 2012

Не стоит зацикливаться только на лидерах.

Есть много интересных решений.


Российские ECM на мировом фоне

1) Годовой оборот не менее 10 млн. $

2) Активное присутствие на рынке хотя бы в двух глобальных регионах

3) Коммерчески доступный ECM-продукт и наличие доступных внедрений

4) Интегрированный набор приложений, хотя бы 4 из компонент ECM

Критерии Gartner:

Российские ECM вполне могут претендовать на место в Магическом квадрате Gartner. Но надо развивать международные продажи.

Спасибо за внимание!


Остались вопросы?

Станислав Макаров

журналист-аналитик

[email protected]

+7 (985) 769 7356

Business

Недооцененный потенциал ECM