Внедрение IRM archiveDoc

Опыт и примеры решений построения и ведения Электронных архивов

Гирич ВладимирВедущий руководитель проекта

IRM archiveDoc

ГОССЕКТОР

КОММЕРЧЕСКИЙСЕКТОР

IRM archiveDocЗаказчики и проекты

Правительство Москвы: Архив организационно-распорядительных документов

Комитет государственного строительного надзора города Москвы: Архив проектной документации

Московская телекоммуникационная корпорация «КОМКОР»: Архив бухгалтерских документов

Страховая компания «Оранта»: Архив договоров страхования

IRM archiveDocСтруктурная схема

Производственные системы

ERP CRM ECM CAD

Шина интеграции данных

Электронный архив IRM archiveDoc

Потоковое сканирование

Загрузка книг поступления (MS Office)

Текущий ввод

Архивисты Сотрудники организации Удаленные пользователи

IRM archiveDocПостроение и заполнение архива

Архив Правительства Москвы

• Потоковое сканирование организационно-распорядительных документов, создание массива графических файлов (60 000 файлов формата tif)

• Загрузка информационного ресурса в архив (согласно утвержденной номенклатуре дел)

• Индексирование массива электронных образов документов, создание информационного ресурса(база .mdb с индексными данными)

IRM archiveDocВедение и использование архива

Архив Правительства Москвы

• Исполнение внутренних запросов в архив

• Формирование описей для передачи дел в Главархив

• Исполнение внешних запросов в архив (физические и юридические лица)

• Формирование актов об уничтожении дел

• Отслеживание статуса архивных дел (в подразделении, в архиве организации, передано на постоянное хранение, уничтожено по акту)


Московская телекоммуникационная корпорация «КОМКОР»

• Потоковое сканирование счетов-фактур, создание массива графических файлов (50 000 файлов формата tif)

• Загрузка бухгалтерских документов в архив с помощью модуля индексации IRM archiveDoc


Страховая компания «Оранта»

• Ретроконверсия архива бумажных страховых полисов (потоковое сканирование и загрузка с использованием штрих кодов для дел и мест хранения – папок и боксов)

• Автоматизированная регистрация и сканирование текущих договоров страхования в офисах продаж (порядка 300 000 договоров в год)

• Распознавание страховых полисов (ABBYY Recognition Server)

• Автоматизированная передача договоров страхования из офисов продаж в архив по сдаточным описям

500 000 договоров страхования в год


Страховая компания «Оранта»

• Прием договоров страхования из офисов продаж)

• Учет выдачи оригиналов договоров страхования по запросам инспектирующих органов

• Автоматизированная обработка запросов в архив (выдача копий страховых полисов)

• Учет мест хранения договоров (папки, боксы)

• Передача договоров на постоянное хранение (Iron Mountain)


Комитет государственного строительного надзора города Москвы

130 000 дел с проектной документацией

• Конвертация и загрузка в архив данных из Книг поступления проектной документации(MS Excel, 130 000 дел)

• Автоматическая привязка архивных дел к строительным проектам

• Автоматическое заполнение справочника проектов и справочника организаций

• Автоматическая передача электронных документов в архив из производственной АИС согласно номенклатуре дел подразделений


Комитет государственного строительного надзора города Москвы

• Прием проектной документации от застройщиков

• Автоматическое пополнение архива документами из производственной системы

• Исполнение внутренних запросов в архив

• Исполнение внешних запросов в архив (физические и юридические лица)

• Просмотр сотрудниками МГСН электронных документов из интерфейса производственной системы

• Выдача дел во временное пользование (в том числе по запросам инспектирующих органов)

• Отчеты по поступлению и использованию дел архива

• Подготовка описей для передачи дел на постоянное хранение в Главархив

• Отслеживание статуса архивных дел (в подразделении, в архиве организации, передано на постоянное хранение)

IRM archiveDocЭлектронный арихив и безбумажные технологи

Документы создаются и существуют только в электронном виде

Подлинность документов гарантируется электронной подписью

За счет интеграции документы, изначально созданные в системах электронного документооборота, попадают в систему автоматически

Оперативный доступ к электронным копиям бумажных документов и к документам, первоначально созданным в электронном виде (например, CAD/CAM и т.п.)

Использование документов архива осуществляется из клиентских мест сотрудников или из производственных систем

Документы передаются на постоянное хранение (в Главархив) в электронном виде

IRM archiveDocОсновные возможности

Строго регламентированный доступ к документам архива, надежная защита от подмены документов

Минимизация времени и трудозатрат на поиск требуемых документов (поиск по штрих-коду, реквизитам и распознанному тексту)

Обеспечение гарантированной доступности и удобства использования необходимых документов

Безопасное хранение и передача электронных копий документов по зашифрованным каналам связи

Гарантированное обеспечение подлинности документов за счет использования электронной подписи

Автоматический учет движения документов: поступления, выдачи во временное пользование, передачи на постоянное хранение или уничтожения


Обеспечение целостности и сохранности бумажного фонда: вместо бумажных документов по запросам выдаются их электронные копии

Сокращение затрат на содержание помещений для хранения традиционных архивов бумажных документов, а также на обеспечение в них необходимых технических и климатических условий, требующихся для долговременного хранения документов без риска их порчи или безвозвратной потери

Ведение архивных фондов, описей и дел, управление номенклатурой

Регламентированный (ограниченный правами) оперативный доступ к документам электронного архива

Поиск дел и документов в электронном архиве по реквизитам, штрих-коду, распознанному тексту


Потоковое сканирование, распознавание и индексация документов (с использованием ABBYY Recognition Server)

Хранение электронного контента, созданного в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы

Встроенное средство для просмотра и печати документов распространенных графических и текстовых форматов

Формирование и печать сдаточных и сводных описей, актов о выделении дел к уничтожению

Управление местами хранения дел организации, учет перемещения архивных дел

Реализация доступа к хранилищу из внешних программных приложений, интеграция с программно-аппаратными комплексами долговременного хранения электронного контента

IRM archiveDocКлючевые преимущества

Привязка архивных дел и документов к проектам (например, проектам строительства) с последующим поиском и группировкой по проектам

Перемещаемые места хранения архивных дел и документов

Общие и личные папки для размещения документов

Автоматизированное комплектование дел в архиве

Интеграция с внешними СЭД, производственными и учетными системами

IRM archiveDocКлючевые преимущества

• Автоматизированная выдача дел во временное пользование

• Централизованное хранение и регламентированный защищенный доступ к документам из удаленных офисов

• Обработка запросов к архиву -настраиваемый бизнес-процесс

• Передача документов по защищенным каналам связи с шифрованием (даже по локальной сети)

• Хранение версий документов

СПАСИБО ЗАВНИМАНИЕ

Гирич ВладимирВедущий руководитель проекта

IRM archiveDoc

Business

Внедрение IRM archiveDoc