17
«Оптимизация процесса создания документов» Департамент систем управления документами http://landocs.ru

Конструктор документов LanDocs

  • Upload
    lanit

  • View
    2.598

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Конструктор документов LanDocs

«Оптимизация процессасоздания документов»Департамент систем управления документами

http://landocs.ru

Page 2: Конструктор документов LanDocs

Типовая ситуацияКомпании тратят неоправданно много времени на разработку и согласование документов.

Рассмотрим компанию, в которой в месяц создается 1000 документов:

• 80% документов по сделкам – не типовые;• трудозатраты на 1 не типовой документ могут достигать 70 часов;• в создании и согласовании документов такой компании может быть

задействовано до 300 человек;• 20% разработанных документов будут содержать ошибки и неточности.

Page 3: Конструктор документов LanDocs

Почему это происходит?Высокий процент не типовых документов в компании влечет за собой целый ряд проблем:

• Привлечение высокооплачиваемых сотрудников для решения рядовых задач;• Высокие трудозатраты на создание документов и большой процент ошибок,

связанных с человеческим фактором;• Неоправданно длинный цикл согласования большинства документов большим

кругом лиц;• Потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании.

Page 4: Конструктор документов LanDocs

Проблема №1Квалифицированные высокооплачиваемые сотрудники занимаются не своими обязанностями.

Процессы создания не типовых документов требуют привлечения квалифицированных предметных специалистов: юристов, экономистов и тд., так как делегирование этой работы рядовым сотрудникам влечет ошибки и неточности.

Вместо того, чтобы рассматривать сложные и спорные случаи, сотрудники-эксперты отвлекаются на рутинную работу, которая, при должной автоматизации, могла быть выполнена рядовыми сотрудниками с меньшей оплатой труда.

Page 5: Конструктор документов LanDocs

Проблема №2Высокие трудозатраты на создание не типовых форм документов:

По опыту, на создание не типового документа сотрудники тратят в 3 раза больше времени, при этом в каждом 5-ом документе впоследствии будут обнаружены ошибки и неточности.

Человеческий фактор грозит компании повышенными расходами при обеспечении сделок и приводит к увеличению трудозатрат на проверку готовых документов.

Page 6: Конструктор документов LanDocs

Проблема №3Долгое согласование.

Типовая форма идет по упрощенному маршруту согласования.

Не типовая требует длительного согласования большим кругом лиц, многие из которых являются высокооплачиваемыми специалистами.

Это увеличивает время контрактования и издержки на обеспечение сделок.

Page 7: Конструктор документов LanDocs

Проблема №4Потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании.

Распространенная ситуация: опыт и тонкости создания документа известны только создающему их квалифицированному сотруднику и нигде не зафиксированы.

При уходе такого сотрудника все эти наработки будут безвозвратно утеряны.

Page 8: Конструктор документов LanDocs

РешениеПеревести большую часть не типовых форм в типовые с помощью гибких шаблонов, используя Конструктор документов.

Конструктор документов LanDocs позволит превратить типовую форму в гибкий шаблон, который может предусматривать различные варианты условий. За счет этого, возможно снизить процент нетиповых форм документов до 50%.

Исчезает необходимость проводить согласование и готовить записки-обоснования.

Таким образом:• В процессе создания документа потребуется меньше высокооплачиваемых

сотрудников;• Увеличиться скорость создания и согласования документов;• Снизится количество ошибок.

Page 9: Конструктор документов LanDocs

Сценарий работы Пользователя• Гибкий шаблон состоит из опросного листа и

текста документа;• Опросный лист содержит вопросы и варианты

ответов;• Пользователь просто выбирает ответы,

подходящие под конкретную ситуацию или сделку;

• Конструктор автоматически формирует текст документа в соответствии с выбранными ответами;

• Пользователь вручную заполняет необходимые поля ввода (или использует автозаполнение);

• Пакет необходимых документов (приложений, актов и т.д.) также формируется автоматически. Данные, введенные в документ, моментально перетекают в пакет документов.

Page 10: Конструктор документов LanDocs

Сценарий работы экспертаДля обеспечения быстрой, простой и комфортной работы Пользователя, Эксперт создает гибкие шаблоны, перенося в них базу собственных знаний. • Эксперт готовит содержимое документа;• Формирует вопросы и ответы опросного листа;• Связывает содержимое документа с ответами.

Page 11: Конструктор документов LanDocs

Согласование и СЭДСозданный документ (или пакет документов) можно отправить на согласование прямо из Конструктора LanDocs.

При этом:• Согласование будет проходить по

заранее заданному маршруту;• Согласование типовой формы будет

проходить в ускоренном режиме;• Исключение ошибок в документе

позволит значительно сократить трудозатраты на вычитку документа.

Page 12: Конструктор документов LanDocs

РезультатыИспользование Конструктора документов позволит :

• Быстро создавать документы и не допускать ошибок;• Привлечь к работе сотрудников с меньшим уровнем заработной платы;• Сократить цикл согласования и количество визирующих лиц;• Снизить трудозатраты на создание документов;• Обеспечить сохранность опыта и наработок сотрудников;• Исключить риск появления пеней и штрафов из-за ошибок в документах.

Page 13: Конструктор документов LanDocs

Экономия в процессе создания документов

До внедрения После внедрения Экономия

Документов в месяц 1000 1000

Трудозатраты на разработку 1 типового документа (часов)

4 4

Трудозатраты на разработку 1 не типового документа (часов)

14 14

Зарплата сотрудника, работающего с типовыми документами

40 000 руб. 40 000 руб.

Зарплата сотрудника, работающего с не типовыми документами

60 000 руб. 60 000 руб.

Типовых документов 20% 50%

Не типовых документов 80% 50%

Трудозатраты на разработку документов (человеко-часов) в месяц

12 000 чч. 9 000 чч. 3 000 чч.

Затраты на создание документов (в месяц)

4 000 000 руб. 2 840 000 руб. 1 160 000 руб.

Page 14: Конструктор документов LanDocs

Специальное предложение1. 100 пользовательских лицензий LanDocs Конструктор документов;2. Настроенный опросный лист и шаблоны документов;на основе регламента о договорной работе;3. Обучение 5 групп пользователей (всего 25 пользователей);4. Обучение 2 администраторов;5. Внедрение в течении 1 месяца;6. Техническая поддержка и обновления в течении 1 года.

ЗА 2 250 000 РУБЛЕЙ.СРЕДНЯЯ СТОИМОСТЬ ПОЛНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ

1 РАБОЧЕГО МЕСТА - 22 500 РУБЛЕЙ

Первые 5 оставивших заявку, получат:·        Бесплатный аудит положения о договорной работе, действующего в компании; ·        Месяц бесплатной работы в Конструкторе договоров.

Каждый участник вебинара получит бесплатный доступ к Конструктору документов на 2 недели.

Page 15: Конструктор документов LanDocs

Перспектива развития решенияДоговорная работаРешение LanDocs направлено на упрощение процессов работы с договорами независимо от численности сотрудников компании и вида ее деятельности. А также позволяет:

• Сформировать защищенную систему для управления всеми договорами организации, в том числе для подразделений компании, находящихся в удаленных друг от друга регионах;

• Контролировать процессы согласования договоров, получать отчетность по движению документов;

• Ускорить поиск документов;• Сократить риски, связанные с утерей и

невозвратом договоров.

Page 16: Конструктор документов LanDocs

Сравнение документовГотовое решение «Сравнение документов» на базе LanDocs, обеспечит возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, а это значит будет меньше судебных издержек, пеней и штрафов по договорам. А вашим сотрудникам:• не нужно вычитывать документы;• не нужно открывать дополнительные программы;• доступна высокая скорость заключения договоров.

Перспектива развития решения

Page 17: Конструктор документов LanDocs

Департамент систем управления документами ЛАНИТ+7 (495)967-6650

Алексей Фитискинмоб.: +7 (903) 1345-8-45E-mail: [email protected]

http://landocs.ru

Спасибо за внимание!