Upload
lanit
View
2.598
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
«Оптимизация процессасоздания документов»Департамент систем управления документами
http://landocs.ru
Типовая ситуацияКомпании тратят неоправданно много времени на разработку и согласование документов.
Рассмотрим компанию, в которой в месяц создается 1000 документов:
• 80% документов по сделкам – не типовые;• трудозатраты на 1 не типовой документ могут достигать 70 часов;• в создании и согласовании документов такой компании может быть
задействовано до 300 человек;• 20% разработанных документов будут содержать ошибки и неточности.
Почему это происходит?Высокий процент не типовых документов в компании влечет за собой целый ряд проблем:
• Привлечение высокооплачиваемых сотрудников для решения рядовых задач;• Высокие трудозатраты на создание документов и большой процент ошибок,
связанных с человеческим фактором;• Неоправданно длинный цикл согласования большинства документов большим
кругом лиц;• Потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании.
Проблема №1Квалифицированные высокооплачиваемые сотрудники занимаются не своими обязанностями.
Процессы создания не типовых документов требуют привлечения квалифицированных предметных специалистов: юристов, экономистов и тд., так как делегирование этой работы рядовым сотрудникам влечет ошибки и неточности.
Вместо того, чтобы рассматривать сложные и спорные случаи, сотрудники-эксперты отвлекаются на рутинную работу, которая, при должной автоматизации, могла быть выполнена рядовыми сотрудниками с меньшей оплатой труда.
Проблема №2Высокие трудозатраты на создание не типовых форм документов:
По опыту, на создание не типового документа сотрудники тратят в 3 раза больше времени, при этом в каждом 5-ом документе впоследствии будут обнаружены ошибки и неточности.
Человеческий фактор грозит компании повышенными расходами при обеспечении сделок и приводит к увеличению трудозатрат на проверку готовых документов.
Проблема №3Долгое согласование.
Типовая форма идет по упрощенному маршруту согласования.
Не типовая требует длительного согласования большим кругом лиц, многие из которых являются высокооплачиваемыми специалистами.
Это увеличивает время контрактования и издержки на обеспечение сделок.
Проблема №4Потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании.
Распространенная ситуация: опыт и тонкости создания документа известны только создающему их квалифицированному сотруднику и нигде не зафиксированы.
При уходе такого сотрудника все эти наработки будут безвозвратно утеряны.
РешениеПеревести большую часть не типовых форм в типовые с помощью гибких шаблонов, используя Конструктор документов.
Конструктор документов LanDocs позволит превратить типовую форму в гибкий шаблон, который может предусматривать различные варианты условий. За счет этого, возможно снизить процент нетиповых форм документов до 50%.
Исчезает необходимость проводить согласование и готовить записки-обоснования.
Таким образом:• В процессе создания документа потребуется меньше высокооплачиваемых
сотрудников;• Увеличиться скорость создания и согласования документов;• Снизится количество ошибок.
Сценарий работы Пользователя• Гибкий шаблон состоит из опросного листа и
текста документа;• Опросный лист содержит вопросы и варианты
ответов;• Пользователь просто выбирает ответы,
подходящие под конкретную ситуацию или сделку;
• Конструктор автоматически формирует текст документа в соответствии с выбранными ответами;
• Пользователь вручную заполняет необходимые поля ввода (или использует автозаполнение);
• Пакет необходимых документов (приложений, актов и т.д.) также формируется автоматически. Данные, введенные в документ, моментально перетекают в пакет документов.
Сценарий работы экспертаДля обеспечения быстрой, простой и комфортной работы Пользователя, Эксперт создает гибкие шаблоны, перенося в них базу собственных знаний. • Эксперт готовит содержимое документа;• Формирует вопросы и ответы опросного листа;• Связывает содержимое документа с ответами.
Согласование и СЭДСозданный документ (или пакет документов) можно отправить на согласование прямо из Конструктора LanDocs.
При этом:• Согласование будет проходить по
заранее заданному маршруту;• Согласование типовой формы будет
проходить в ускоренном режиме;• Исключение ошибок в документе
позволит значительно сократить трудозатраты на вычитку документа.
РезультатыИспользование Конструктора документов позволит :
• Быстро создавать документы и не допускать ошибок;• Привлечь к работе сотрудников с меньшим уровнем заработной платы;• Сократить цикл согласования и количество визирующих лиц;• Снизить трудозатраты на создание документов;• Обеспечить сохранность опыта и наработок сотрудников;• Исключить риск появления пеней и штрафов из-за ошибок в документах.
Экономия в процессе создания документов
До внедрения После внедрения Экономия
Документов в месяц 1000 1000
Трудозатраты на разработку 1 типового документа (часов)
4 4
Трудозатраты на разработку 1 не типового документа (часов)
14 14
Зарплата сотрудника, работающего с типовыми документами
40 000 руб. 40 000 руб.
Зарплата сотрудника, работающего с не типовыми документами
60 000 руб. 60 000 руб.
Типовых документов 20% 50%
Не типовых документов 80% 50%
Трудозатраты на разработку документов (человеко-часов) в месяц
12 000 чч. 9 000 чч. 3 000 чч.
Затраты на создание документов (в месяц)
4 000 000 руб. 2 840 000 руб. 1 160 000 руб.
Специальное предложение1. 100 пользовательских лицензий LanDocs Конструктор документов;2. Настроенный опросный лист и шаблоны документов;на основе регламента о договорной работе;3. Обучение 5 групп пользователей (всего 25 пользователей);4. Обучение 2 администраторов;5. Внедрение в течении 1 месяца;6. Техническая поддержка и обновления в течении 1 года.
ЗА 2 250 000 РУБЛЕЙ.СРЕДНЯЯ СТОИМОСТЬ ПОЛНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ
1 РАБОЧЕГО МЕСТА - 22 500 РУБЛЕЙ
Первые 5 оставивших заявку, получат:· Бесплатный аудит положения о договорной работе, действующего в компании; · Месяц бесплатной работы в Конструкторе договоров.
Каждый участник вебинара получит бесплатный доступ к Конструктору документов на 2 недели.
Перспектива развития решенияДоговорная работаРешение LanDocs направлено на упрощение процессов работы с договорами независимо от численности сотрудников компании и вида ее деятельности. А также позволяет:
• Сформировать защищенную систему для управления всеми договорами организации, в том числе для подразделений компании, находящихся в удаленных друг от друга регионах;
• Контролировать процессы согласования договоров, получать отчетность по движению документов;
• Ускорить поиск документов;• Сократить риски, связанные с утерей и
невозвратом договоров.
Сравнение документовГотовое решение «Сравнение документов» на базе LanDocs, обеспечит возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, а это значит будет меньше судебных издержек, пеней и штрафов по договорам. А вашим сотрудникам:• не нужно вычитывать документы;• не нужно открывать дополнительные программы;• доступна высокая скорость заключения договоров.
Перспектива развития решения
Департамент систем управления документами ЛАНИТ+7 (495)967-6650
Алексей Фитискинмоб.: +7 (903) 1345-8-45E-mail: [email protected]
http://landocs.ru
Спасибо за внимание!