... Os Processos, necessariamente, devem ser desenhados de forma que sejam ágeis, flexíveis e de baixo custo. Assim sendo, desperdício zero, sem atividades não conformidade. As empresas precisam necessariamente concentrar esforços na busca de seu aprimoramento e melhoria nos Processos. Não basta apenas implantar inovação tecnológica, mas também eliminar (zero) de desperdícios, (Filosofia JIT), que consiste de todo insumo consumido na produção de forma eficiente e eficaz. Pode-se elencar uma infinidade de tipos de desperdícios nos Estoques; desde a falta de Treinamento do Operacional até a não observância da validade de alguns dos itens no Estoque.
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1. Define-se Auditoria, quanto a origem, como uma palavra
advinda da lngua latina audire, que significa ouvir. A palavra
Auditoria provm da lngua inglesa, mais precisamente do verbo ingls
to audit, que significa examinar, ajustar, corrigir, e/ou
certificar. A Auditoria est atrelada historicamente atuao sobre
resultados da rea Contbil- Financeira, por esta razo muitas
conceituaes de Auditoria at pouco tempo atrs detinha-se neste foco.
Ao longo dos anos, o conceito e definio de Auditoria sofreu, e
ainda vem sofrendo, evolues, desprendendo-se de uma atuao com foco
Contbil, e passando para uma abordagem global e sistmica da
organizao. Hoje a Auditoria se aplica aos mais diversos tipos de
Processos e atividades dentro de uma organizao. E para que serve a
Auditoria Interna?
2. Primeiro: aconselhvel a necessidade das empresas em possuir
uma unidade de Auditoria Interna para assegurar que os Controles e
procedimentos internos adotados nos Processos sejam executados.
Segundo: para garantir eficincia e eficcia das reas
organizacionais, Estoques por exemplo, como tambm, para que estas
(reas) possam fornecer informaes crveis e em tempo hbil. Terceiro:
subsidiar os gestores da empresa nas tomadas de decises em prol do
cumprimento de misses, objetivos e metas individuais (viso
funcional, por setor ou rea) e gerais (viso sistmica, o todo).
3. A Auditoria Interna uma atividade independente e objetiva
que presta servios de avaliao (assurance) e de Consultoria que tem
como objetivo adicionar valor e melhorar as Operaes (Treinamento)
de uma organizao. A Auditoria auxilia, tambm, a organizao a alcanar
seus objetivos adotando uma abordagem sistemtica e disciplinada
para a avaliao e melhoria da eficcia dos Processos de Controle. De
acordo com o presente conceito, a Auditoria Interna tem como funo
principal avaliar o Processo de Gesto, no que se refere aos seus
diversos aspectos referentes a melhoria das Operaes e Controles,
apontando eventuais desvios e vulnerabilidade s quais a organizao
est sujeita.
4. Mas, qual a definio de Auditoria Interna de Processos?.
Consiste em um Processo contnuo de avaliao das aes, procedimentos e
mtodos inseridos em categorias de Processos Organizacionais
previamente Desenhados, a nvel Operacional, Ttico e Estratgico, com
o intuito de informar Administrao se as diretrizes Planejadas esto
efetivamente e adequadamente implantadas, bem como da existncia de
fatores indesejveis que interfira de alguma forma na eficincia e
eficcia da organizao. Tais conceitos sugeridos de Auditoria Interna
de Processos foram desenvolvidos na viso de poderem ser aplicveis
em organizaes de qualquer porte e segmento, entretanto, pode-se e
deve-se adotar o que melhor reflete e/ou enquadra-se realidade
organizacional.
5. O posicionamento da Auditoria Interna, numa viso atual do
seu funcionamento, centra a sua ateno, no na Auditoria aos rgos da
empresa, mas s atividades / Processos que esta exerce. Nesta
concepo, a Auditoria Interna constitui uma funo de apoio Gesto e,
alm de importante, tornou-se imprescindvel no mundo empresarial
atual, visto que Assessora as empresas na obteno de eficincia e
eficcia dos Processos e recursos internos. Os Estoques constituem
um dos principais Ativos de toda e qualquer organizao. Por
constituir Ativos importantes, se faz necessrio uma ao eficaz de
Auditoria para determinar as quantidades e a qualidade dos mesmos,
assim como conferir a exatido dos clculos referentes a seus
valores. Recomenda-se que a empresa deva buscar uma organizao em
seus Processos internos no sentido de controlar e fazer vigilncia
permanente de seus Estoques, sua guarda, manuseio e movimentao. O
Controle de Estoque, portanto, deve ser racionalmente dimensionado,
no podendo ser maior do que o necessrio para que a empresa no
comprometa o seu Capital de Giro nem muito pequeno para que no
comprometa o suprimento das necessidades da empresa.
6. O descontrole dos Estoques pode ocasionar srias consequncias
, empresa, como o aumento de custos e de despesas financeiras,
ociosidade de recursos e reduo da lucratividade. Outro aspecto que
dever ser mensurado nos Estoques so perdas, provocadas pelas
rupturas, furtos, erros operacionais, avarias e alguns outros tipos
de desperdcios. Tambm devero ser consideradas as normas contbeis,
cujas Operaes precisam est em conformidade com a legislao vigente.
Uma das principais diferenas entre a empresa atual e a antiga a
constante procura de melhoria nos desenhos dos Processos,
eliminando atividades que no agregam valor.
7. Os Processos, necessariamente, devem ser desenhados de forma
que sejam geis, flexveis e de baixo custo. Assim sendo, desperdcio
zero, sem atividades no conformidade. As empresas precisam
necessariamente concentrar esforos na busca de seu aprimoramento e
melhoria nos Processos. No basta apenas implantar inovao
tecnolgica, mas tambm eliminar (zero) de desperdcios, (Filosofia
JIT), que consiste de todo insumo consumido na produo de forma
eficiente e eficaz. Pode-se elencar uma infinidade de tipos de
desperdcios nos Estoques; desde a falta de Treinamento do
Operacional at a no observncia da validade de alguns dos itens no
Estoque. As atividades envolvendo a rea de Estoques oferecem ao
Auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendaes
construtivas, visando ao aprimoramento dos Controles e Reduo de
Custos da empresa que estar sendo Auditada.
8. Em virtude da grande concorrncia existente em qualquer setor
da economia e da necessidade que as empresas tm em controlar os
seus Ativos, a Auditoria de Estoques passou tambm a ser utilizada
como uma ferramenta Estratgica de Gesto. Nos mais variados tipos de
negcios, a Gesto de Estoques foi por muito tempo relegada a um
segundo plano. Roubo, furtos, desvios, avarias, cadastro irregular
de produtos, erro de digitao, negligncia no recebimento (entrada e
sada de mercadorias) e a displicncia na Operao de caixa so fatores
que dia-a-dia comprometem o Controle de Estoque resultando
consequentemente em perdas econmicas e financeiras. Esses aspectos
tambm tem sido objeto alvo da Auditoria e da Controladoria interna
principalmente de Negcios varejista.
9. Ainda no tocante ao Negcio varejista o Estoque se destaca
como sendo um item alvo para Reduo de Custos, no apenas pela sua
relevncia dentro do Custo Total frente margem das empresas, mas
principalmente, pelo valor imobilizado nesta conta do Ativo pois
afeta diretamente o retorno sobre o capital (ROI) dos
cotistas/acionistas. Outro fator importante para evidncia do custo
financeiro do Estoque o mercado global dos ltimos anos do sculo XX,
que foram marcados pelas taxas recordes de juros reais. No Brasil,
a situao tem sido ainda mais difcil, pois o governo por inmeras
vezes vem recorrendo ao aumento da taxa bsica de juros, como forma
de frear o consumo para impedir a volta da inflao. No entanto, esta
medida tambm aumenta os juros do mercado em geral e torna o custo
de Estoque caro em comparao aos pases desenvolvidos.
10. A forma pela qual o Auditor se satisfaz quanto existncia
efetiva dos Estoques a contagem fsica. No importa quo eficiente o
sistema de registro contbil dos Estoques empregado pela organizao,
a contagem fsica faz-se necessria para assegurar que o registro
contbil reflita com propriedade exata a existncia fsica. O
inventrio fsico refere-se contagem de materiais de um determinado
grupo ou mesmo todos os itens em estoque para confronto com a
contabilidade. Ele tem dois objetivos especficos, sendo o
levantamento real da situao do Estoque para ser levado ao balano da
empresa e uma Auditoria da situao do Estoque, procedimentos e
Processos desenvolvidos no Almoxarifado. O inventrio fsico, tem sua
relevncia pois essa atividade est presente e uma preocupao em todos
os tipos de empresa. Ele representa um procedimento de Controle que
visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam os bens
da empresa. Da recomendvel que os participantes da contagem no
sejam as pessoas responsveis pela custdia dos Estoques.
11. Um bom sistema de Controle interno, as empresas utilizam o
Processo de inventrios permanentes rotativos, objetivando reduzir
custos e evitar a paralisao durante o balano geral. Porm, existem
algumas outras empresas que fazem inventrios fsicos de todos os
bens do Estoque apenas no final ou prximo do final do exerccio
social. O Estoque normalmente se configura como um dos maiores
itens do Ativo do balano e, sendo constitudo de grande variedade de
itens, diversificados quanto sua natureza e tamanho, exigir muito
trabalho, demandando boa organizao e grande ateno para o bom xito
do servio. Nesse sentido, cabe ao Auditor observar o
desenvolvimento do inventrio fsico do Estoque, determinando com
exatido as classificaes desse inventrio. Para concluir, esse artigo
revela a importncia da Auditoria de Estoques, bem como as
principais tcnicas utilizadas para comprovar as veracidades dessas
informaes.
12. So apresentados conceitos sob a tica de alguns autores para
compreender a importncia da Auditoria dos Estoques, pois representa
uma ao importante para aferir os investimentos, na formao do
capital de giro e no impacto da determinao do lucro real das
empresas. O levantamento especfico de produtos/mercadorias o
valioso instrumento, utilizado na Auditoria fiscal-contbil, que
envolve no apenas as mercadorias existentes nos estoques, mas tambm
o fluxo de entradas e sadas. Segundo LIMA, (1988, p.29) a frmula
que consiste no acompanhamento fsico da circulao de mercadorias,
criteriosamente especificados, a fim de que o fisco possa concluir
pela regularidade ou no do lanamento tributrio. A aplicao desse
procedimento, se faz necessrio que o contribuinte auditado, esteja
obrigado a cumprir a obrigao acessria de emitir notas fiscais
sempre que promover sadas de mercadorias, a qualquer ttulo.