Битрикс24 - обзор функционала

повышаем эффективность работы компании

12 инструментов для отрыва от конкурентов

Объединяем компанию

Компания как «черный ящик», все на «устных договоренностях» между сотрудниками…

Как обычно происходит

Действия сотрудников Итог ???

В «Битрикс24»: •  Прозрачность компании и

всех рабочих процессов.

•  В центре внимания – сотрудники.

•  Иерархия в структуре используется в управлении задачами, для рабочих отчетов, планерок, в правах доступа

• Можно «перетащить» мышкой сотрудника из одного отдела в другой, поменять руководителей отделов, добавить новых сотрудников

Визуальная структура

•  быстрый поиск телефонов, e-‐mail сотрудников

•  возможность сразу написать коллеге сообщение через Бизнес-‐чат

•  справочник можно экспортировать в Excel, синхронизировать с Outlook

•  возможность синхронизировать список сотрудников с Mac, iPhone, iPad или Android

Список сотрудников

Быстрый доступ для оперативной реакции на изменения: •  к нужному сотруднику •  к нужным данным •  в нужный момент

Рабочее пространство


Сложно быстро найти нужную информацию (что-‐то в почте, в скайпе, в sms, на листочках…)

В Битрикс24

Единая «Живая Лента» всей компании:

• Мгновенный обмен информацией • Быстрое обсуждение -‐ быстрое принятие решений • Моментальная реакция коллег • Инструменты мотивации

Мгновенные коммуникации


Сложно достучаться вовремя до сотрудника (уехал, в командировке, на обеде, в отпуске…)

В Битрикс24

•  Все контакты – под рукой

• Общение – с любого устройства: ноутбук, планшет, смартфон

•  Коммуникации в любых форматах: видео, аудио, текст, файлы

•  Каждый сотрудник всегда на связи и доступен в «один клик»

•  Вы легко найдете старое сообщение из переписки с коллегами, даже если прошло много времени и вы несколько раз сменили рабочий компьютер.

•  Вся переписка с коллегами хранится на портале в истории -‐ со своим встроенным поиском по архиву сообщений.

История бизнес-‐чата

Вы можете пригласить коллег в чат и быстро обсудить текущую задачу.

Групповой чат

Ваши сотрудники всегда узнают о новых событиях на портале: о приглашениях в группу или на встречу, о новых «лайках», поставленных бизнес-‐процессах, задачах, комментариях к ним и т.д. -‐ центр нотификации Бизнес-‐чата исправно выводит уведомления на портале.

Центр уведомлений

Контроль и планирование: инструменты руководителя

•  Совместная работа над задачами

•  Делегирование •  Счетчики просроченных задач •  Распределение ролей:

ответственный, руководитель, соисполнитель, наблюдатель

•  Чек-‐лист •  Напоминания •  Шаблоны для быстрого

создания задач •  Диаграмма Ганта

Задачи в «Битрикс24»

Поставить задачу сотруднику можно всего в «один клик»! •  Напишите, что нужно сделать, когда и кто за это отвечает;

•  Дальше – проверяйте результат J

Задача в «один клик»

Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить комплект (документов, макетов…), используйте чек-‐лист. Это наглядно, удобно и прозрачно для всех участников: сразу видно, как двигается процесс. Пункты из чек-‐листа можно менять местами, редактировать и вычеркивать.

Чек-‐листы для сложных задач

Следить за сроками вам помогут счетчики. Старайтесь свести значение счетчика к минимуму: устанавливайте реальные сроки, сдвигайте их при необходимости, закрывайте сделанные задачи. Идеальный вариант, чтобы счетчиков не было совсем – ведь это значит, что вы все задачи успеваете делать вовремя J

Контроль сроков как… игра :)

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта. Это классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. И это не просто «вид» – передвигая «ленту», вы сдвигаете срок самой задачи.

Диаграмма Ганта

Даже в море информации в Битрикс24 вы не упустите задачу.

•  Вам придет уведомление в бизнес-‐чат

•  Вы увидите сообщение о задаче в живой ленте

•  Если вы не в офисе, с вами нет ноутбука, вы получите уведомление в мобильное приложение

Не пропустить ни одной задачи!

Если рядом нет ноутбука, это не повод останавливать задачи :) •  Поставьте мобильное приложение

«Битрикс24»

•  Следите за сроками в задачах

•  Создавайте новые и работайте с текущими

Мобильные задачи

Управление задачами

•  Забудьте о стикерах с напоминаниями

• Ни одно поручение не потеряется

•  Удобный контроль за сроками

•  Учет времени по задачам

•  Рабочие группы для проектов

• Интеграция с Outlook

Отчетность

Отчеты руководителю • Прозрачность для компании – уходят непонятные потери рабочего времени сотрудников

• Руководитель может быстро просмотреть все отчеты каждого сотрудника

• Быстрая обратная связь для сотрудников

• Синхронизация компании по целям

В Рабочий отчет автоматически попадают:

•  Все ежедневные отчеты, которые заполнялись в закладке Отчет за день инструмента Рабочий день.

•  Все задачи, которые выполнялись в течение отчетного периода. Задачи в отчет можно добавлять и с помощью селектора задач выбрать из списка.

В рабочий отчет не попадают события, участие в которых не подтверждено сотрудником.

Составление отчета можно отложить на один час.

После составления отчета сообщение о нем выведется в Живой ленте для самого сотрудника и его руководителя.

только для тарифа «Компания» Рабочие отчеты

только для тарифа «Компания»

•  Отчеты сотрудников должны быть утверждены и оценены руководителем подразделения.

•  Для утверждения достаточно просто кликнуть по отчету в календарной сетке, откроется форма отчета.

Оценка отчета

Отчеты по задачам и проектам •  По затраченному времени,

по ресурсам и другие •  Конструктор отчетов

•  Типовые отчеты

Отчеты по задачам и проектам

• По затраченному времени

• Отчет по ресурсам

Конструктор отчетов

У каждой компании – своя специфика. Иногда типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам.

Типовые отчеты

Следите за эффективностью работы сотрудников и всей компании. В «Битрикс24» 7 типовых отчетов: •  Общий отчет •  Занятость по проектам •  Задачи на месяц •  Отчет по эффективности •  Задачи за прошлый месяц •  Ресурсный учёт по задачам •  Ресурсный учёт по исполнителям

Отчеты в CRM •  Аналитические отчеты для

лидов, контактов, компаний, сделок, счетов и других элементов CRM

•  Отчет по телефонии в CRM

•  Готовые наборы отчетов для менеджера и руководителя

•  Рейтинг сотрудника

•  Автоматический обзвон

•  Учет KPI

Учет рабочего времени

• Быстрая подготовка плана задач на день

• Просмотр событий на сегодня

• Быстрое добавление встреч в календари

План на день

Учет начала и конца рабочего дня, перерывов, отсутствий.

только для тарифа «Компания»

•  Текущее время •  Время очередного события (если

есть) •  Количество незакрытых задач этого

дня

•  Состояние (Работаю, Перерыв, Завершен)

Учет рабочего времени

•  Это полный отчет о рабочем времени каждого сотрудника компании.

•  Сотрудник видит данные только по своим рабочим дням.

•  Руководитель может видеть данные по своему отделу и может изменять данные у своих подчиненных и свои собственные.

•  Если работник находится вне офиса, то есть возможность проверить по какому IP он заходил на портал и с какого часового пояса.

•  Замечания – процент отклонений от «расписания» (настроек рабочего дня).

только для тарифа «Компания» Отчет о рабочем времени

Совместная работа с документами


Уходит сотрудник, а вместе с ним навсегда уходят накопленные знания и важные документы -‐ договора, информация о клиентах и партнерах и т.д…

В Битрикс24

•  Единое корпоративное хранилище данных

•  Важные документы, отчеты, презентации и прочие данные не пропадут и не «уйдут» вместе с сотрудником -‐ «Битрикс24.Диск» надежно сохранит их

•  Совместная работа с файлами

•  Всегда актуальные версии документов на локальных компьютерах сотрудников

•  Редактирование документов в онлайне без офисного ПО (GoogleDocs, MS Office Online) и в локальных программах

Планирование совместных событий


Вы тратите уйму времени и ресурсов на планирование и согласование встреч… Вместо того, чтобы заниматься действительно важными делами.

В Битрикс24

Планировщиком задач и дел спланирует все за вас и поможет эффективно организовать рабочий день:

•  Интеграция с календарями на других устройствах •  Напоминания о предстоящих событиях •  Обсуждение событий •  Интеграция с iPhone, iPad, Android, MacOS, MS Outlook

•  Отсутствия сотрудников компании на рабочем месте по каким-‐либо причинам фиксируются в Графике отсутствий.

•  Используйте фильтр по типам отсутствий. Например, выберите только «Отпуск», чтобы распределить отпуска.

•  График можно просматривать график по конкретному подразделению/отделу.

•  Если сотрудник отмечает в своем календаре «Занят», отсутствие появится в этом графике.

График отсутствий

•  Автоматизирует подготовку к собранию и его проведение

•  Помогает контролировать исполнение поставленных на собрании задач

•  Хранит историю

•  Обеспечивает «прозрачность» всего процесса для руководства и сотрудников

Незакрытые вопросы из предыдущих планерок переходят в следующие. Руководители подразделений имеют доступ к собраниям, в которых участвуют их подчиненные, даже если руководители не входят в состав участников собрания.

только для тарифа «Компания» Собрания и планерки

Управление продажами

•  Кропотливая работа с «холодными» контактами…

•  Превращение их в потенциальных клиентов…

•  Формирование доверительных отношений с клиентами…

•  Позвонить, встретиться, написать, напомнить, поздравить, перезвонить, отправить предложение…

Список процессов, ведущих к продаже, можно продолжать бесконечно.

Как превратить потенциальных покупателей в лояльных клиентов? Как организовать работу максимально эффективно? Как продавать больше?

CRM в «Битрикс24»

•  CRM включена в информационное пространство вашей компании, это не отдельный инструмент для отдела продаж, а часть инфраструктуры компании

•  Впервые CRM интегрирована с виртуальной АТС

•  Расширенная аналитика сделок

•  Автоматизация работы менеджеров

•  Мобильная CRM

•  Интеграция с 1С

•  Интеграция с сайтом

ВАШ КЛИЕНТ

Заходит на сайт

главное -‐ клиент

Звонит вам

База клиентов в CRM

Виртуальная АТС Битрикс24

Пишет

Ваш клиент попадает сразу на своего менеджера, не дожидаясь пока его переключат.

Даже пропущенный звонок фиксируется в CRM и становится лидом.

Вы не переспрашиваете клиента, что он заказывал – вся информация уже есть.

Письмо от нового клиента -‐ это контакт в CRM

Письмо от вашего клиента – пометка в карточку контакта в CRM.



Клиент заполняет заявку на сайте – вы получаете новый лид в CRM.

Все учитывается и сохраняется.

Продают!

Принимают звонки клиентов

Виртуальная АТС

Звонят клиентам

Менеджер сразу видит, кто из клиентов звонит, его фото, имя, историю заказов

Когда звонит новый клиент, менеджер сразу добавляет его в CRM.

Менеджер звонит клиенту сразу из CRM. Можно с трубкой.

Все звонки записываются.

Сделки

База клиентов

Менеджер видит, на какой стадии сделка с клиентом и какой следующий шаг нужен, чтобы в результате успешно ее завершить.

Коммерческие предложения

Счета

Задачи Календари

Бизнес-‐процессы

Виртуальная АТС

База клиентов

Каталог товаров

Число линий не ограничено.

Менеджер отправляет компред клиенту сразу из CRM.

Менеджер получает автоматические уведомления об оплате.

Лиды Контакты и компании Менеджер видит новые лиды, его задача превратить их в контакт (в потенциального клиента).

У каждого менеджера есть мобильная CRM!

ВАШИ СОТРУДНИКИ связь с клиентами

Автоматизируете процессы

Контролируете

Анализируете продажи

Вы видите, как работает каждый менеджер, как идут продажи. Вы – всегда в курсе!

Вся информация о клиентах и продажах сохраняется у вас в компании.

У вас всегда актуальная информация о продажах

Вы видите срез по каждому менеджеру, по клиентам, лидам, сделкам.

Бизнес-‐процессы Типовые операции автоматизируются. Ваши менеджеры получают дополнительное время на работу с клиентами.

Аналитические отчеты

Конструктор отчетов

Аналитические отчеты

Права доступа Менеджеры будут видеть тех клиентов, те сделки (и другие элементы), которые вы разрешите им видеть.

ВЫ -‐ РУКОВОДИТЕЛЬ управление

Работа с потенциальными клиентами Формируем базу, обрабатываем контакты


Контакты поступают из самых разных источников: телефонные звонки, визитки, сайт, заказы в интернет-‐магазине, внешние базы… В результате: •  Все в разных файлах •  У разных сотрудников разные версии •  Файлы хаотично обновляются •  Нужный контакт сложно найти •  Что-‐то проанализировать – не

реально…

В «Битрикс24»

•  Единая база клиентов для всех сотрудников

•  Распределение прав доступа к данным между сотрудниками

•  Полная история клиента

•  Быстрый поиск по базе клиентов •  Звонок клиенту напрямую из CRM с

записью разговора

•  Импорт контактов из Outlook, Яндекс.Почты, Gmail, Mail.ru и других источников

•  Поиск и удаление дубликатов •  Интеграция с вашим сайтом и интернет-‐

магазином •  Аналитические отчеты

Любой пропущенный звонок фиксируется как лид в CRM

Лиды можно автоматически распределять между разными менеджерами. Например, в зависимости

от суммы контракта.

69% лояльных клиентов рекомендуют компанию своим друзьям и коллегам, а 50% будут прибегать к услугам

данной компании чаще.

Источник: h,p://ibusiness.ru/blog/upravlyeniye_markye@ngom_i_prodazhami/39056

А знаете ли вы, что? J

Привлечение нового клиента обойдется компании в шесть раз дороже, чем удержание старого.

Большинство клиентов больше не будут покупать ваши продукты или пользоваться услугами вашей компании после негативного опыта общения (например, не напомнили про акцию, не вовремя прислали счет, не перезвонили узнать, все ли понравилось и т.д.)

Считайте NPS до и после внедрения CRM

Источник: h,p://ibusiness.ru/blog/upravlyeniye_markye@ngom_i_prodazhami/39056

Как из потенциального клиента сделать лояльного?

Готовим план: список дел с напоминаниями


•  Важно не забыть напомнить клиенту об акции, скидке, сообщить о новом поступлении etc

•  Человеческий фактор: все всё забывают

•  Список напоминаний -‐ на стикерах, они теряются


Для каждого контакта формируется список дел: •  Задачи •  Звонки •  Встречи •  Письма •  Другие события

Дела распределяются по расписанию. Менеджер видит список всех дел на день и получает уведомления с напоминаниями.

Запланируйте заранее ваши дальнейшие шаги: звонок потенциальному клиенту, встречу, задачу, письмо.

Позвоните клиенту из «Битрикс24» на его

мобильный или городской телефон.

Клиентам можно позвонить сразу из CRM и даже записать разговор

Готовый сценарий продажи для менеджеров


•  Учим нового менеджера неделю, месяц, год…

•  Что-‐то все равно упускается (менеджер забывает уточнить у клиента о доставке или, к примеру, о банте на коробку)


Вы настраиваете: •  поля карточки клиента •  стадии сделки •  коммерческого

предложения Так, как это необходимо для ваших продаж в вашей компании. Менеджер «ведет» клиента по этим стадиям и ничего не упустит.

Клиент готов сделать покупку? Переведите

сделку на новую стадию.

Когда звонит клиент…


•  «Кто это??????»

•  Сложно определить, кто звонит

•  Еще сложнее вспомнить историю общения с этим клиентов

•  Максимум, телефонные номера клиентов хранятся в адресной книге, но список редко обновляется

Клиент звонит вам Виртуальная АТС Битрикс24

Ваш клиент попадает сразу на своего менеджера, не дожидаясь пока его переключат.

Даже пропущенный звонок фиксируется в CRM и становится лидом.

Вы не переспрашиваете клиента, что он заказывал – вся информация уже есть.

Клиент слышит ваше собственное голосовое приветствие, узнает вашу мелодию.

Если менеджера нет на месте, звонок перенаправляется на его мобильный телефон.

Когда звонит новый клиент, менеджер сразу добавляет его в CRM.

В Битрикс24

•  Быстрое подключение •  Выгодно •  Неограниченное число входящих линий

•  Маршрутизация звонков •  Запись разговоров •  Перенаправление во время вызова •  Встроенная интеграция с CRM •  Подключение своей АТС •  В дополнение к гарнитуре можно использовать телефонный аппарат

•  Бесконечная очередь •  Все интегрировано с бизнес-‐процессами компании

Битрикс24 – ваша виртуальная АТС

При входящем звонке открывается карточка клиента

Готовим коммерческое предложение


•  Сбор информации от клиента

•  Расчет стоимости

•  Подготовка файла с коммерческим предложением

•  Файлы хранятся у менеджеров

•  Переписка с клиентом по почте и правки в предложении, возникают несколько версий файла…


•  Формирование коммерческого предложения для клиентов по нужному вам шаблону

•  Добавление товаров сразу из каталога

•  Расчет стоимости с учетом скидок и налогов

•  Возможность распечатать, отправить по e-‐mail

•  Отслеживание статусов коммерческого предложения

Настраиваем коммерческое предложение под свой бизнес

Клиент готов платить! Выставляем счет на оплату


•  Менеджер запрашивает у бухгалтерии счет

•  Клиент ждет…

•  Отправляет клиенту и ждет оплату

•  Уточняет у бухгалтерии

•  Клиент ждет…


•  Счет можно оформить сразу в CRM и отправить клиенту по email

•  Счет можно оформить с мобильного сразу на встрече с клиентом

•  Счет будет продублирован в 1С

•  Информация об оплате счета поступит из 1С в CRM и менеджер это сразу увидит

Оплату счета можно подтвердить вручную или

автоматически принять из «1С»

Повторные продажи


•  Поиск в разных файлах, в переписке с клиентами (кто когда и что покупал)

•  Часто отдельные письма каждому клиенту с предложением скидки или подарка при повторной покупке

•  На это уходит слишком много времени…


•  Выбор нужной категории клиентов из базы

•  История сделок с клиентом

•  Запланировать звонок/письмо клиенту заранее

«Что у нас с продажами?» Считаем конверсию, строим воронку продаж


•  Собрать все в Excel

•  Попытаться посчитать и сравнить источники

•  Обновить базу, посчитать еще раз…


•  Аналитические отчеты для лидов, контактов, компаний, сделок, счетов и других элементов CRM

•  Отчет по телефонии

•  Готовые наборы отчетов для менеджера и руководителя

•  Рейтинг сотрудника

Оценивайте эффективность менеджеров, прогнозируйте доход, анализируйте клиентов!

И другие отчеты в CRM

Анализируйте продажи с помощью привычного отчета с «воронкой».

А ещё?

Мобильная CRM

Установите мобильное приложение «Битрикс24» на свой смартфон или планшет и всегда оставайтесь на связи! Работайте с CRM откуда угодно -‐ из аэропорта, кафе, из любой точки, где есть Интернет.

Почта


У каждого сотрудника свой почтовый ящик, а может и несколько… А также – зоопарк адресов…

Вся переписка уходит вместе с уволенным сотрудником.

В Битрикс24

Битрикс24.Почта -‐ готовый почтовый сервер для вашей компании.

•  Вся переписка сохраняется в Битрикс24 •  Неограниченное число ящиков @bitrix24 •  Управление ящиками сотрудников •  Быстрый доступ к почте из «Битрикс24» •  Уведомления о новых письмах

•  Неограниченный объем места •  Антивирус •  Антиспам •  Бесплатно

Совместно с и

Свой домен в почте

Если у вас есть свой домен, просто подключите его к «Битрикс24» и работайте со своей корпоративной почтой:

•  подключайте почтовые ящики сотрудникам,

•  следите за новыми сообщениями из «Битрикс24»,

•  проверяйте почту без повторной авторизации.

Если у вас нет своего домена, получите его бесплатно для почты в «Битрикс24»!

Другие почтовые сервисы

Подключите к «Битрикс24» почтовый ящик и и работайте с почтой. Вы увидите счетчик новых писем и быстро сможете перейти в свой ящик в Gmail, Mail.ru, Microso� Exchange и другие почтовые системы. Все работает просто: •  нужно выбрать почтовую систему •  ввести логин и пароль для почтового

ящика •  следить за счетчиком в меню «Почта»

•  читать папку «Входящие» в новом окне

Автоматизация рабочих процессов


Ежедневно сотрудники занимаются не только своей основной работой, но и сталкиваются с необходимостью оформления документов, оплаты счетов, заявлений.

Хождение по кабинетам, поиск нужных людей, прочие неэффективные действия…

Вы считали, сколько времени сотрудников и ваших денег уходит на все это?

В Битрикс24

•  Готовые бизнес-‐процессы •  Запуск и утверждение прямо из

«Живой ленты» •  Визуальное представление

каждого шага •  Делегирование заданий •  Делегирование прав

управления •  Гибкая настройка

Не нужно тратить время на «бумажки», помнить всю цепочку действий процесса, контролировать передачу задачи от одного сотрудника другому — за вас это сделает Битрикс24.

6 готовых бизнес-‐процессов

Самые популярные бизнес-‐процессы:

o  счета на оплату

o  выдача наличных/отчет/возврат

o  входящие документы

o  исходящие документы

o  заявление на отпуск

o  заявление на командировку

Мобильные приложения «Битрикс24»

• Живая лента • Управление задачами • Работа с файлами • CRM • Мгновенные сообщения • Контакты сотрудников • Рабочие группы • Push-‐уведомления • Многопортальность

Бесплатно для каждого сотрудника

Мобильные приложения

•  Пульс компании

•  Экстранет

•  Рабочие группы

•  Битрикс24.Network

•  Поддержка24

А также

Приложения

Ваши данные – в безопасности

•  Двухэтапная авторизация (OTP)

•  Шифрованный обмен данными 256bit (с использованием сертификата SSL)

•  Сетевые экраны / фильтры

•  Проактивный фильтр (WAF -‐ Web Applica�on Firewal)

•  Физическое разделение данных разных клиентов

•  Повышенная защита дата-‐центров (SAS 70 Type II)

•  Разграничение прав доступа пользователей

•  Ежедневное резервное копирование всех данных

Битрикс24 полностью соответствует российскому законодательству: все персональные данные российских пользователей расположены в дата-‐центрах в России.

•  Весь комплект инструментов для работы вашей компании

•  Удобный, понятный, современный интерфейс

•  Быстрое подключение – начать работать можно сразу после регистрации

•  Достаточно любого браузера

•  Не нужно устанавливать ПО

•  Не нужно внедрять

•  Можно начать с бесплатного тарифа для 12 сотрудников

•  700 000+ компаний по всему миру уже работают в Битрикс24

Битрикс24 «в облаке»

Сколько стоит «Битрикс24»

Поиграем? J

Представьте, что вы – руководитель небольшого бизнеса (какого – придумайте сами). Вам необходимо собрать своих сотрудников в единой среде для работы над проектом, да и просто для удобных коммуникаций. Креатив приветствуется J

Делимся на 2 команды

Что необходимо сделать •  Создать Битрикс24, придумать название своей компании

•  Включить демо-режим, начать рабочий день

•  Пригласить сотрудников, создать визуальную структуру компании

•  Написать сообщение в Живой Ленте, обсудить в ней проект (комментарии, лайки)

•  Создать собрание в Календаре через планировщик для обсуждения проекта

•  Написать объявление

•  Поставить задачу со сроками, где будет идти работа над проектом

•  Создать лид в CRM, довести лид до сделки

•  Установить мобильное приложение

Победит тот, кто первый выложит селфи своей команды в Живую Ленту через мобильное приложение J

Спасибо за внимание! Вопросы?

Business

Битрикс24 - обзор функционала