3 Formas de medir o progresso do projeto

Como você sabe quando você terminou seu projeto? Se você estiver pintando uma ponte é muito fácil: você terminou quando você chega ao outro lado e toda a ponte foi pintada. Também é fácil ver quanto progresso você fez, pois você pode ver o quão longe os pintores foram!

Em muitos projetos, medir o progresso é muito mais difícil. Você faz isso pela quantidade de linhas de código escritas pelos desenvolvedores de software? Isso não é ideal, pois muitas vezes quanto menos linhas eles escrevem, melhor e mais limpo é o produto final. Então que tal por dias gastos? Também não é ideal, pois a equipe poderia estar gastando muito tempo no projeto, mas não avança nada para cumprir os objetivos do projeto.

Você precisa de uma maneira concreta de medir o progresso, de modo que você possa verificar que o seu projeto está no caminho certo e será concluído de acordo com o cronograma do projeto. Há várias maneiras pelas quais você pode fazer isso, e todas elas vão dar-lhe informações diferentes sobre quão bem o seu projeto vai em relação os seus prognósticos e previsões. Meu conselho é encontrar uma maneira que funciona para você e depois seguir com ela por todo o projeto. Aqui estão três técnicas que você pode tentar. Por que não tentar usá-las e ver se elas lhe dão a informação que você precisa para medir o progresso de forma eficaz?

Técnica #1Marcos

Técnica #2Quadros de Horários

Técnica #3Porcentagem

Concluída

Sua equipe deve fornecer os dados necessários para qualquer técnica utilizada.

Use as ferramentas de software para automatizar a medição de progresso.

Adote a técnica que se adapta melhor a sua empresa.

MarcosMarcos são indicadores que mostram o início de uma fase ou o fim de uma fase, e devem estar representados em seu gráfico de Gantt . Eles não são tarefas em si, mas são momentos no tempo em que algo deveria ter sido iniciado ou concluído. Às vezes, eles estão ligados às atividades do projeto, e às vezes são datas fixas, como a entrega de uma peça de equipamento ou a data de uma reunião para aprovar e assinar o escopo do projeto, por exemplo.

Você pode usar os marcos como uma maneira rápida de acompanhar o seu progresso contra o seu plano. Faça uma lista dos marcos e das datas que eles devem ser alcançados. Depois, você pode monitorar o progresso por meio da revisão das datas dos marcos e quão próximo você está de chegar a cada um.

Você deve ser capaz de ver se você está no caminho certo ao pensar sobre quanto trabalho ainda resta fazer e quanto tempo tem antes do próximo meto. Converse com sua equipe sobre se as datas são realistas e isto também lhe dará uma ideia de como o projeto está indo.

Técnica #1

Quadros de HoráriosQuadros de horários são outra forma de medir o progresso. Cada membro da equipe irá registrar no que eles vêm trabalhando, normalmente semanalmente. Você pode então comparar a quantidade de tempo que eles estão gastando em tarefas de projeto com as estimativas iniciais para o trabalho. Se eles estão gastando mais tempo em alguma tarefa específica, você pode chegar à conclusão que é improvável que essa atividade de projeto termine na data especificada. Você provavelmente vai descobrir que suas ferramentas de software de gerenciamento de projetos vão fazer esses cálculos para você e que você pode puxar um relatório que mostra a quantidade de trabalho que está sendo feito contra as previsões originais. Isto vai poupar um monte de trabalho manual, então use os relatórios criados para acelerar o processo de comparar o trabalho real com o trabalho planejado.

Desta forma, os quadros de horários podem te dar um alerta de que o projeto vai atrasar. É também um lembrete para rever suas estimativas regularmente, porque se as estimativas de quanto tempo vai demorar para concluir as tarefas não estiverem corretas, então em geral o plano do projeto todo vai estar errado!

Técnica #2

Porcentagem ConcluídaFinalmente, você pode tentar medir o progresso pela quantidade de tarefas globais que são concluídas no plano do projeto. Quando o projeto começa está 0% concluído. Quando ele for concluído, ele será 100% concluído. Durante o projeto, você estará em algum ponto entre esses dois!

Se você está no meio do projeto em termos de tempo, você pode esperar estar no meio do trabalho do projeto também. Então, se você está há 3 meses em um projeto de seis meses e seu software de gerenciamento de projetos calculou que você concluiu apenas 25% do trabalho, você sabe que você tem um problema em potencial, pois idealmente você deveria estar em 50%.

Esta não é a forma mais científica para determinar o progresso - você pode, por exemplo, ter um monte de tarefas que estão para terminar nas últimas semanas, então você não pode esperar ter o trabalho e o tempo gasto correspondendo perfeitamente. No entanto, para muitos projetos isto lhe dará uma indicação razoável de quanto progresso foi feito, e se a equipe está trabalhando rápido o suficiente ou não.

Técnica #3

Para Concluir…

Acompanhar o progresso de um projeto é parte "ciência" e competências técnicas de gerenciar o seu plano de projeto, quadros de horários e cronograma, e parte "arte" com você usando o seu julgamento na condição de gerente de projeto para avaliar com precisão se a sua equipe está ou não fazendo o progresso que você espera. É claro, conhecer o progresso que está sendo feito é apenas metade da história - você também precisa saber o que fazer se você não estiver no caminho certo, mas isso é assunto para outro dia!

Autor: Jason Westland

CEO do ProjectManager.com

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