Embed Size (px)
DESCRIPTION
Introduktion til 360 PROJECT REVIEW - et hurtigt, uafhængigt og værdiskabende "sundhedstjek af projekter". Uafhængigt af projektmodel og -metode kommer projektets styrker og udfordringer frem i lyset, så man kan arbejde med dem. Gennem en afsluttende workshop prioriteres indsatsområderne og en handleplan formes, som giver både retning og midler fremad.
Citation preview
Alle projekter!har en risiko for!
at projektet fejler.!!
(Uanset hvor dygtig og grundig man er)!
Fakta:!
360 Project Review!afdækker
indsatsområder som
forøger projekters mulighed for succes!
proaktiv minimering af risikoen for projektet fejler
Analysen!◦ Tager udgangspunkt i mennesker og er derfor!
• Uafhængig af projektmodel og –metode!• Uafhængig af projektets organisering!• Uafhængig af hvor langt projektet er
!
◦ 360° analyse af alle roller og interesser!• Chefer, projektejere, styregruppe, sponsor!• Kunder, brugere!• Samarbejdspartnere!• Leverandører!• Projektledelse!
• Projektdeltagere!• Andre afdelinger!• Andre interessenter, som er relevante for projektets succes!
bredt repræsentativt udvalg
Forløb!
1! 2!
4! 3!
360°!Afklare behov!og omfang!
Afklaring af kompleksitet og særlige forhold!
Valg af KPI’er!
Systemet!udsender e-mails!
Hver person svarer individuelt på spørgeskemaet!
Afklarende spørgsmål pr. telefon!
Analyse af data samt observationer og anbefalinger!
Klargøring af rapport!
Resultater!præsenteres!
Indsatsområder prioriteres!
Handleplan!formes inkl.!retning og midler!
dét gør vi sammen
dét gør I - hver for sig
dét er vores arbejde
Tidsplan!
Dag 1!
Opstarts-møde!(ca. 1 time)!
!Spørge-skemaer
udsendes via e-mail!
Dag 5!
Afsluttende workshop!
(ca. 2-4 timer)!!
Resultater præsenteres
og drøftes!!
Indsatser prioriteres!
!Handleplan
formes!
Dag 4!
Analyse af data og evt.
supplerende spørgsmål via.
telefon!!
Udarbejdelse af rapport!
Dag 3!Dag 2!
Besvarelser udfyldes af udpegede
interessenter!(ca. 1 time)!
ca. én uge i alt (ellers ændrer verden sig)
buffer, så alle får svaret på spørgeskemaet
Vi "nder!
Projekter, der gør noget godt, som andre kan lære af!
Projekter, der har!væsentlige risici eller
uhensigtsmæssigheder,!som bliver bragt frem i lyset!
Udfordringer!
Væsentlige Risici!&!
Uhensigtsmæssigheder!
forretningen og projektet er ikke
på linie
individerne i styregruppen har meget forskellige syn på projektet
projektledelsen bør styrkes
risici bør håndteres bedre
manglende sammenhæng
mellem strategi og mål
manglende sammenhæng
mellem ambitioner, tid og budget
opgaven er for stor
lav ledelsesmæssig forankring eller
ejerskab
projektets kommunikation bør
styrkes
svag business case
konflikter
manglende leverandørstyring
god business case, men andre forhold gør, at projektet ikke er
levedygtigt
Styrker!
forretningen og projektet arbejder i samme retning
stor enighed i styregruppen projektledelsen
arbejder effektivt
risici håndteres proaktivt
stram styring af tidsplan og budget
opgaven er tilpas afgrænset
god ledelsesmæssig forankring og
tydeligt ejerskab
klare mål og succeskriterier
stærk business case tillid
god leverandørstyring
Projekter, der gør noget godt, som andre kan lære af!
Fælles forståelse!allignment af organisationen
Selve analysen!
◦ Dataindsamling gennem spørgeskema!• 360 graders analyse!• 12 hovedemner (KPI)!
• 35 vigtige faktorer (PI)!
• 2-5 spørgsmål som scores fra 1 – 5 point!
• Mulighed for uddybende kommentarer!
!
◦ Dataanalyse!• Afvigelser!
• Spredning!– Mellem grupper!– Inden for grupperne!
• Sammenhænge på tværs og konsistens i svarene!
Projektet!
Emne 1!
Faktor 1!
Spørgsmål 1!
Spørgsmål 2!
Spørgsmål 3!
Faktor 2! …!
Emne 2! …!
…!
Eksempel
Samlet resultat (uden benchmark)!
0.00#
1.00#
2.00#
3.00#
4.00#
5.00#Forretningsmæssige rammer!
Projektopgaven!
Økonomi og ressourcer!
Organisatoriske rammer!
Projektledelse og –styring!
Projektprocesser og - værktøjer!
Planlægning og tidsramme!
Risikostyring!
Samarbejde!
Kommunikation!
Viden og kompetencer!
Dokumentation!
Observation!Kommunikation er scoret lavere end de øvrige parametre!
Observation!Projektprocesser er scoret lavt!
Eksempel drill down med interessentgrupper
Kommunikation!
0#
0.5#
1#
1.5#
2#
2.5#
3#
3.5#
4#
4.5#
5#a. Behov!
b. Styring!c. Tilgængelighed!
Observation!Projektlederen mener behovet for kommunikation er opfyldt, mens forretningen mener det stik modsatte!
Observation!Forretningen anser tilgængeligheden for at være i top, mens projektledelsen synes, at den kunne være bedre!
Eksempel drill down Projektprocesser -> Styringsformer!
0#
1#
2#
3#
4#
5#
Der "ndes en projektmodel for styring og organisering af
projektet!
Projektmodellen anvendes i projektet!
Projektmodellen understøtter projektet!
Observation!Der "ndes en projektmodel, som anvendes i et vist omfang, men som ikke gavner projektet.!Anvendes den fordi projektlederen bliver målt på det?!Hvordan er disse forhold for øvrige projekter i organisationen?!
Værdi!◦ Projektlederen!
• Gedigen indsigt – ud over hvad han selv kan opnå!• Pejling om hvor det går godt, og hvor der er kan forbedres!• Vej til at synliggøre udfordringer og konkretisere fornemmelser!• Mulighed for at reducere risici!
◦ Forretningen/Ledelsen!• Ro i maven!• Projekter med større leverancesikkerhed!• Synligt hvordan det enkelte projekt kan støttes!• Synligt hvilke igangværende projekter, der kræver ledelsesfokus!
◦ Projektkontoret!• Ensartet føling med hvordan projekterne her det!• Benchmarks på tværs af porteføljen!• Måle e#ekterne af overordnede tiltag!• Mulighed for proaktiv støtte af projekter, der har behov for hjælp!• Spotte ”good practice” – lær fra de bedste!
Hvornår?!
Før projektet!
Efter!projektet!
Op til faseovergang eller gate!
Hvordan står reelt det til?!
Er forretningen og projektet på linje?!
Udskiftning af centrale aktører!
Er vi kommet godt fra start?!
Mistanke om!skjulte dagsordener!
eller kon"ikter!
Mangel på kommunikation fra
projektet!
Ny retning eller større ændring af scope!
Igangværende projektforløb!
Begivenheder:
Undren:
!
”At sætte mennesker i centrum og sammen fokusere!
på at løfte projektets udfordringer!
giver meget mere værdi end lange og tunge inspektioner af
dokumenter, fase-tjeklister og løftede pege#ngre.”!!
- Kristian Sørensen Stifter & Seniorkonsulent
Pakker!
360 Project!Screening!
Tag temperaturen!på en!
række projekter hurtigt og e#ektivt!
360 Project Inspection!
Inspektion af projektdokumenter!
!Personlige interviews
med udvalgte interessenter!
!Sparring og
opfølgning på implementering af
handleplan!
360 Project!
Review!
Detaljeret analyse gennem spørgsmål til en række udvalgte
interessenter, der bredt repræsenterer de forskellige
interesser og roller ift. projektet!!
Detaljeret rapport over resultater inkl. benchmarks og konsulentens observationer og
anbefalinger!!
Facilitering af workshop til prioritering af indsatsområder,!
give retning og midler! samt udformning af en
handleplan!
enkelt og hurtigt
gedigen indsigt
efter behov
