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Material sobre a Administração do Tempo, elaborado para o treinamento dado na empresa Embali, em 2012 como parte de um Programa de Excelênci
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Administração do Tempo
por
Milton Henrique
Como vocêadministra o seu tempo?
Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!
O dia passa voando!
Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!
O dia tem exatamente
24 horas para todo mundo, a diferença é o que você faz com as
suas 24 horas!
Planejamento
08 às 09 horas – Ler Jornal
09 às 10 horas – Ler E-mail
10 às 12 horas – Retornar Telefonemas
12 às 14 horas – Almoço
14 às 16 horas – Reunião Vendas
16 às 18 horas – Projeto 2013
Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!
Planejamento é fundamental!
Qual é o seu Horário Nobre?
Estabeleça Prioridades
• Relacionar tudo o que precisa ser feito
• Ordenar, em ordem de prioridade
Importante e Urgente
Muito Importantes
Pouco Importantes
Pouco Urgentes
Muito Urgentes
1⁰
2⁰
3⁰
4⁰
Você precisa MESMO fazer TUDO?
Analise quanto custa o seu tempo!
Você sabe quanto custa sua hora perdida?
Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo
Uso da Tecnologia na Administração do Tempo
Reserve pequenos intervalos para
relaxamento durante o dia
Reserve energias para a sua família, no fim do expediente
Reserve tempo para os seus Hobbies
Desperdício de Tempo
• Desorganização
Como Economizar Tempo
“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
Desperdício de Tempo
• Procrastinação
Como Economizar Tempo
• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o
• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”
Desperdício de Tempo
• Não Saber Dizer “NÃO”
Como Economizar Tempo
• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”
Desperdício de Tempo
• Visitas
Como Economizar Tempo
• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala
• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé
Desperdício de Tempo
• Telefonemas
Como Economizar Tempo
• Foco no assunto a ser tratado
• Dê respostas breves
Desperdício de Tempo
• E-mails
Como Economizar Tempo• Separe os e-mails endereçados
PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo
• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails
• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo
Desperdício de Tempo
• Tempos de Espera
Como Economizar Tempo
• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto
• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos
Desperdício de Tempo
• Reuniões
Reuniões Produtivas
Divisão de Funções
• Líder– tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar
com os resultados do encontro
• Facilitador– É alguém que pensa na logística e na dinâmica da
reunião
• Controlador do Tempo– garante o cumprimento do cronograma
Objetivo geral e pauta bem definidos
• Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes
• Foco
• Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião
Lista Enxuta de Participantes
Preparação Prévia dos Participantes
Horários Respeitados
• O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar
Elabore um Plano de Ação
Obrigado pela atenção!
FIM